Kế toán tiền điện tử 101: Thách thức, quy trình làm việc và các thực hành tốt nhất
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp tích hợp blockchain và tiền điện tử vào quy trình tài chính của mình. Từ việc chuyển khoản bằng stablecoin đến thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền điện tử, tiền điện tử không còn chỉ dành cho những người tiên phong; nó đang trở thành một phần thực sự trong cách các công ty chuyển tiền, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
Nhưng một khi bạn bắt đầu sử dụng tiền điện tử, hệ thống kế toán của bạn có thể nhanh chóng trở nên phức tạp. Các giao dịch thanh toán và chi phí có thể được lưu trữ trên nhiều ví khác nhau, kết hợp giữa môi trường tiền fiat và tiền điện tử, điều này khiến việc duy trì một bản ghi tài chính duy nhất, sạch sẽ và đáng tin cậy trở nên khó khăn. Nếu không có công cụ phù hợp, điều này có thể dẫn đến việc phải sử dụng vô số bảng tính và đối chiếu thủ công.
Các nền tảng tài chính như Slash là công cụ hữu ích cho đội ngũ kế toán tiền điện tử của bạn.¹ Bằng cách tích hợp hoạt động tiền điện tử cùng với các hoạt động ngân hàng và kế toán truyền thống, Slash² loại bỏ sự phức tạp của việc theo dõi hai hệ thống riêng biệt. Đội ngũ của bạn sẽ có một bảng điều khiển duy nhất cho tiền fiat và tiền điện tử, tích hợp với các công cụ như QuickBooks và Xero, giúp kế toán tiền điện tử trở thành một phần thống nhất trong quy trình làm việc của bạn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về kế toán tiền điện tử là gì, những thách thức bạn sẽ gặp phải, cách nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn và các giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình này. Chúng tôi cũng sẽ trình bày cách Slash giúp thống nhất hệ thống tài chính của bạn, mang lại tầm nhìn tài chính và sự thuận tiện trong kế toán cho cả tiền mặt và tiền điện tử.
Kế toán tiền điện tử là gì và tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp đang phát triển?
Kế toán tiền điện tử là việc ghi chép và quản lý sổ sách liên quan đến tài sản tiền điện tử; theo dõi, định giá và báo cáo các token và tiền điện tử kỹ thuật số trong sổ cái tài chính của bạn. Kế toán tiền điện tử đảm bảo rằng sổ sách của bạn phản ánh tất cả các giao dịch có giá trị mà bạn thực hiện trên các sàn giao dịch blockchain và có thể phân biệt với kế toán truyền thống theo một số cách quan trọng:
- Hệ thống kỹ thuật số. Ở mức cơ bản nhất, kế toán tiền điện tử bao gồm các giao dịch thanh toán, giao dịch mua bán, cho vay và nhiều hoạt động khác liên quan đến tiền điện tử. Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu tiếp cận tiền điện tử, điều này có thể đồng nghĩa với việc phải đối mặt với những khái niệm mới, thuật ngữ chuyên ngành và phương thức thanh toán có thể gây nhầm lẫn khi bắt đầu thực hiện kế toán.
- Hệ sinh thái phức tạp. Tiền điện tử của bạn có thể được lưu trữ và chuyển đổi giữa nhiều loại ví, sàn giao dịch và nền tảng thanh toán khác nhau. Trong các ứng dụng kế toán tiền điện tử thực tế, điều này có thể dẫn đến sự phức tạp trong việc theo dõi, quản lý và báo cáo tất cả các giao dịch của bạn theo thời gian thực, trên nhiều nền tảng khác nhau.
- Biến động. Trong khi một số loại tiền điện tử như stablecoin được thiết kế để duy trì sự ổn định về giá, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Bitcoin và Ethereum, hai loại tiền điện tử chính, là những tài sản có tính biến động cao, nghĩa là giá của chúng thay đổi từng phút. Đối với kế toán, điều này có thể dẫn đến việc báo cáo khó khăn tùy thuộc vào thời điểm mua và thời điểm báo cáo.
- Sự phát triển của các quy tắc báo cáo. Giống như chính tiền điện tử, các luật, quy định và yêu cầu báo cáo liên quan đến tiền điện tử mới chỉ bắt đầu được áp dụng. Điều này có nghĩa là kế toán tiền điện tử là một lĩnh vực đang thay đổi nhanh chóng.
Từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn, việc gặp phải sai sót kế toán có thể gây tốn kém, làm tổn hại uy tín của bạn và ảnh hưởng đến vị thế pháp lý của doanh nghiệp. Báo cáo chính xác và sổ sách kế toán sạch sẽ trên các nền tảng tiền điện tử và ví điện tử là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp đang tham gia hoặc đã hoạt động trong lĩnh vực thanh toán tiền điện tử và môi trường blockchain.
Những thách thức chính trong kế toán tiền điện tử
Khác với các sàn giao dịch tiền pháp định, các giao dịch thanh toán, cho vay và chi tiêu bằng tiền điện tử có thể diễn ra trên nhiều mạng lưới kỹ thuật số khác nhau. Các yếu tố khác biệt liên quan đến biến động giá cả và các quy định thuế mới nổi có thể làm phức tạp thêm việc kế toán tiền điện tử. Việc nắm rõ những điểm cần lưu ý là bước đầu tiên quan trọng cho đội ngũ kế toán của bạn:
Theo dõi dữ liệu phân mảnh trên các ví và sàn giao dịch
Nhiều đội ngũ tài chính chuyên về tiền điện tử sẽ hoạt động trên nhiều ví tiền điện tử, hơn một sàn giao dịch và các ứng dụng hoặc nền tảng thanh toán khác nhau. Do không có thị trường trung tâm tích hợp, việc đối chiếu giao dịch có thể khó theo dõi và kiểm soát.
Định giá tiền điện tử dựa trên biến động giá
Trong kế toán, việc theo dõi giá trị một cách chính xác là rất quan trọng. Tuy nhiên, với tiền điện tử, tính biến động của chúng có thể gây ra thách thức cho đội ngũ kế toán của bạn. Việc duy trì chính sách định giá nhất quán, với nguồn gốc và thời gian giao dịch được theo dõi chính xác là điều cần thiết. Ngoài ra, việc cập nhật các quy định pháp lý, như US GAAP, đảm bảo rằng bạn đang theo dõi tài chính tiền điện tử của mình và duy trì báo cáo tài chính một cách chính xác. Hiện tại, điều này có nghĩa là tài sản tiền điện tử phải được đo lường theo giá trị hợp lý, với các thay đổi được phản ánh trong lợi nhuận ròng.
Quản lý các giao dịch có khối lượng lớn
Sổ cái tiền điện tử có thể trở nên phức tạp do khối lượng giao dịch tiền điện tử lớn. Các giao dịch nhỏ, hoán đổi, giao dịch và sàn giao dịch có thể tích lũy và gây ra khó khăn.
Tuân thủ các quy định về thuế và báo cáo.
Kế toán tiền điện tử và kế toán viên tiền điện tử phải đối mặt với các yêu cầu thuế và báo cáo đặc thù. Tại Hoa Kỳ, tiền điện tử được đối xử khác biệt so với tiền tệ fiat, với tài sản kỹ thuật số được ghi nhận như tài sản. Việc xác định những gì được coi là lợi nhuận vốn, thu nhập, hàng tồn kho và tài sản vô hình có thể phức tạp, do đó việc tham khảo các nguồn tài liệu của Hoa Kỳ và IFRS là cần thiết đối với các đội ngũ kế toán tiền điện tử.
Tránh sai sót từ các quy trình thủ công
Các quy trình thủ công, đặc biệt trong lĩnh vực kế toán, có thể khiến sổ cái và báo cáo tài chính dễ mắc lỗi và gây ra công việc thủ công tốn thời gian cho đội ngũ kế toán tiền điện tử của bạn. May mắn thay, tài sản kỹ thuật số là một phần của hệ sinh thái kỹ thuật số, nơi các công cụ tự động hóa có thể hỗ trợ theo dõi tài chính và lập báo cáo tài chính, giúp bạn giảm thiểu rủi ro kiểm toán và báo cáo sai lệch.
Bạn có thể dự đoán sẽ gặp một số rào cản khi thực hiện kế toán tiền điện tử và chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán trong tương lai. Việc nắm rõ các thách thức trước khi bắt đầu có thể hữu ích, nhưng hiểu rõ cách thức hoạt động của kế toán tiền điện tử nói chung cũng có thể giúp bạn theo dõi chính xác các giao dịch và trao đổi tiền điện tử, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho việc áp dụng kế toán blockchain.
Cách thức hoạt động của kế toán tiền điện tử trong thực tế
Kế toán tiền điện tử hoạt động tương tự như kế toán tiền mặt hoặc tiền pháp định thông thường, nhưng có những hệ sinh thái, quy tắc và quy định rộng lớn hơn cần lưu ý. Để có cái nhìn tổng quan, quy trình kế toán tiền điện tử có thể được chia thành bốn bước:
Thu thập dữ liệu giao dịch
Việc ghi chép chính xác các hoạt động liên quan đến tiền điện tử đòi hỏi phải thu thập thông tin từ các ví, sàn giao dịch và nền tảng thanh toán. Việc nắm rõ nơi bạn sử dụng tài sản tiền điện tử của mình là rất quan trọng, và các công cụ như Slash có thể được sử dụng để tự động hóa và theo dõi dữ liệu blockchain, đồng thời tạo và duy trì sổ cái kế toán một cách liền mạch.
Phân loại thu nhập và chi phí
Trong kế toán, việc báo cáo chính xác là yếu tố quan trọng và sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện kiểm toán và nộp thuế sau này. Kế toán viên tiền điện tử có thể thực hiện việc này một cách thủ công hoặc tự động, sử dụng các công cụ kỹ thuật số, để phân loại các khoản thanh toán, chi tiêu của nhà cung cấp và khách hàng, thu nhập, lãi suất và nhiều hạng mục khác, bằng cách áp dụng các quy tắc để phân loại sổ cái và duy trì báo cáo tài chính rõ ràng.
Tính toán lợi nhuận và lỗ
Theo dõi cơ sở chi phí bao gồm việc báo cáo lợi nhuận và lỗ vốn cũng như thu nhập. Theo GAAP, việc đảm bảo theo dõi thu nhập và chi phí theo giá trị thị trường công bằng là tiêu chuẩn. Giá trị thị trường công bằng có thể thay đổi tùy thuộc vào thu nhập ròng và được phản ánh qua thu nhập toàn diện, do đó việc theo dõi chặt chẽ báo cáo là rất quan trọng.
Tạo báo cáo và nộp thuế
Kế toán tiền điện tử sẽ cần lập báo cáo và nộp thuế, bao gồm việc tạo nhật ký kiểm toán và báo cáo nộp thuế. Điều này bao gồm các biểu mẫu 1099-DA và lịch sử giao dịch. Đối với kế toán tiền điện tử, việc đảm bảo rằng hồ sơ của bạn khớp với những gì đã báo cáo là rất quan trọng, và việc sử dụng các công cụ tự động hóa trong quá trình mở rộng hoạt động với tiền điện tử hiện nay có thể giúp bạn trong việc báo cáo trong tương lai.
Phần mềm tốt nhất cho kế toán tiền điện tử hiệu quả
Hiện nay, có nhiều công cụ và phần mềm kế toán tiền điện tử sẵn có để doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng. Việc lựa chọn và so sánh các tùy chọn dựa trên tích hợp kế toán, các blockchain được hỗ trợ, ví điện tử và nền tảng, cũng như khả năng tích hợp với kế toán tiền mặt truyền thống và tiền pháp định là rất quan trọng.
Dấu gạch chéo
Slash hoạt động như một trung tâm tài chính cho doanh nghiệp, tích hợp cả giao dịch tiền tệ fiat và tiền điện tử trên một nền tảng duy nhất. Bằng cách kết nối trực tiếp với các nền tảng kế toán truyền thống như QuickBooks và Xero, Slash cho phép doanh nghiệp tích hợp dữ liệu giao dịch tiền điện tử chính xác vào sổ cái tổng hợp một cách liền mạch, loại bỏ việc nhập liệu thủ công, tối ưu hóa quy trình làm việc và đơn giản hóa việc đối chiếu và quản lý dòng tiền.
Koinly
Koinly là phần mềm tự động hóa báo cáo thuế tiền điện tử và theo dõi danh mục đầu tư. Koinly cho phép bạn tích hợp các loại tiền điện tử như Bitcoin và Ethereum từ blockchain vào phần mềm của họ.
Theo dõi tiền điện tử
CoinTracker là phần mềm quản lý thuế tiền điện tử nổi tiếng với khả năng tích hợp mượt mà với các ví và sàn giao dịch như Coinbase. Phần mềm này hỗ trợ nhiều loại blockchain và cung cấp các báo cáo đơn giản hóa.
Cryptio
Crypto được thiết kế dành cho doanh nghiệp, cung cấp các báo cáo sẵn sàng cho kiểm toán và các tính năng kế toán nâng cao.
Câu hỏi thường gặp
Ai đánh thuế tiền điện tử?
Ở Hoa Kỳ, Cục Thuế Vụ (IRS) đánh thuế tài sản tiền điện tử và coi chúng như tài sản. Hãy khai báo thuế tiền điện tử của bạn bằng mẫu 1099-DA.
Chi phí thuê một kế toán tiền điện tử là bao nhiêu?
Không có mức phí tiêu chuẩn cho tất cả các kế toán viên tiền điện tử. Thay vào đó, thu nhập của nhân viên có thể được xác định dựa trên số năm kinh nghiệm, nền tảng ngành nghề và kỹ năng chuyên môn. Việc sử dụng các công cụ kế toán tự động đôi khi có thể miễn phí.
Xử lý theo IFRS đối với các giao dịch tiền điện tử là gì?
IFRS xử lý các giao dịch tiền điện tử khác nhau tùy thuộc vào mục đích của công ty khi sở hữu tiền điện tử.
¹ Slash Financial, Inc. là một công ty công nghệ tài chính và không phải là ngân hàng. Dịch vụ ngân hàng được cung cấp bởi Column N.A., thành viên của FDIC.
² Dịch vụ chuyển đổi, chuyển nhượng và lưu ký tiền điện tử được cung cấp bởi Bridge, không phải bởi Column, N.A. hoặc Slash. Tiền điện tử không được lưu ký bởi bất kỳ ngân hàng nào, không được bảo hiểm bởi FDIC, có thể biến động về giá trị và có thể bị mất mát. Các điều khoản và điều kiện áp dụng.
