Hướng dẫn toàn diện để tối ưu hóa quy trình kế toán mà không làm phức tạp hóa tình hình tài chính của bạn
Tại cốt lõi, kế toán tồn tại để biến dữ liệu tài chính của bạn thành thông tin có thể sử dụng được. Bạn bắt đầu với các dữ liệu thô như hóa đơn, phiếu thu, đơn đặt hàng và hồ sơ thanh toán, sau đó chuyển đổi chúng thành thông tin giúp bạn hiểu rõ hoạt động kinh doanh của mình. Thông tin này cho bạn biết tình hình tài chính của bạn có khỏe mạnh hay không, liệu bạn có tuân thủ các yêu cầu tuân thủ hay không, và nơi bạn đang tiết kiệm hoặc mất tiền.
Phần mềm kế toán hiện đại đã loại bỏ phần lớn công việc thủ công trong quy trình này. Thay vì thực hiện các tính toán và ghi chép sổ sách bằng tay, bạn có thể tạo ra các báo cáo tài chính chính xác một cách tự động — miễn là dữ liệu cơ sở đầy đủ và nhất quán. Vấn đề là phần mềm kế toán chỉ có thể hoạt động dựa trên dữ liệu mà nó nhận được. Các khoản thanh toán, hóa đơn và giao dịch đều được nhập vào sổ sách kế toán, và khi thông tin này không đầy đủ hoặc không nhất quán, ngay cả phần mềm kế toán tốt nhất cũng không thể luôn tạo ra kết quả đáng tin cậy.
Đó là lý do tại sao việc tối ưu hóa quy trình kế toán không chỉ đơn thuần là việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Quy trình này bắt đầu từ hạ tầng tài chính có khả năng thu thập dữ liệu chính xác và được tổ chức khoa học ngay từ nguồn. Tích hợp Slash với QuickBooks cho phép bạn đồng bộ hóa tất cả giao dịch thẻ công ty, chuyển khoản ngân hàng và thông tin kho bạc từ một bảng điều khiển tài chính thống nhất trực tiếp vào hệ thống kế toán của bạn.¹ Cùng nhau, các công cụ này mang lại cho bạn khả năng quản lý tài chính doanh nghiệp mạnh mẽ đồng thời duy trì quy trình kế toán hiệu quả và luôn cập nhật.
Tổng quan về các quy trình kế toán cơ bản
Kế toán hiệu quả phụ thuộc vào một hệ thống các quy trình liên kết với nhau, hỗ trợ việc ghi chép chính xác, tuân thủ quy định và ra quyết định tài chính. Hiểu rõ các chức năng cốt lõi này giúp dễ dàng nhận diện các điểm yếu trong quy trình kế toán và đánh giá nơi cải tiến quy trình có thể mang lại tác động lớn nhất:
- Hòa giải: So sánh sổ sách kế toán nội bộ với các báo cáo tài chính bên ngoài, chẳng hạn như sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng, để xác minh tính chính xác và giải quyết các chênh lệch. Quy trình này đóng vai trò trong việc phát hiện sai sót, hoạt động không được ủy quyền và sự chênh lệch về thời gian có thể làm sai lệch báo cáo tài chính.
- Báo cáo: Việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quản lý nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các báo cáo này (bao gồm báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ) đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định chiến lược và đáp ứng các yêu cầu pháp lý.
- Chuẩn bị thuế: Việc thu thập, tổ chức và tính toán dữ liệu tài chính cần thiết để nộp tờ khai thuế chính xác và tuân thủ các nghĩa vụ thuế liên bang, tiểu bang và địa phương. Một quy trình thuế được quản lý tốt cũng hỗ trợ việc xác định các khoản khấu trừ và tín dụng thuế hợp lệ.
- Chuẩn bị cho cuộc kiểm toán: Việc tổ chức hồ sơ tài chính, lập hồ sơ kiểm soát nội bộ và duy trì các dấu vết kiểm toán rõ ràng để hỗ trợ các cuộc kiểm toán nội bộ hoặc ngoại bộ. Việc lập hồ sơ một cách nhất quán giúp chứng minh tuân thủ, giảm rủi ro kiểm toán và cung cấp sự đảm bảo cho nhà đầu tư, nhà cho vay và cơ quan quản lý.
- Quản lý hóa đơn: Quản lý toàn diện cả khoản phải thu (hóa đơn khách hàng) và khoản phải trả (hóa đơn nhà cung cấp), từ việc tạo lập và phát hành cho đến thu hồi và thanh toán. Sự thiếu hiệu quả trong lĩnh vực này có thể ảnh hưởng đến khả năng theo dõi dòng tiền và thời gian thanh toán.
- Quản lý tài sản cố định: Theo dõi tài sản dài hạn (thiết bị, tài sản cố định, phương tiện vận tải) trong suốt vòng đời của chúng, bao gồm tính toán khấu hao và ghi chép việc thanh lý. Quản lý tài sản hợp lý giúp đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và tối ưu hóa các khoản khấu trừ thuế.
Điều đó thực sự có nghĩa là gì khi tối ưu hóa quy trình kế toán của bạn?
Cải thiện quy trình kế toán của bạn bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng quy trình đóng sổ cuối tháng: các tài khoản nào cần đối chiếu trước tiên, thời điểm cần nhập hóa đơn, và các phê duyệt cần thiết trước khi báo cáo được hoàn tất. Phần mềm kế toán như QuickBooks hoặc Xero có thể xử lý phần lớn các tính toán và ghi chép, nhưng các quy trình làm việc rõ ràng, có thể lặp lại vẫn là yếu tố quan trọng để đảm bảo sổ sách kế toán của bạn luôn nhất quán.
Hầu hết công việc kế toán cuối cùng đều hướng đến hai mục tiêu chính: lập báo cáo tài chính và nộp thuế. Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc vào chất lượng của các tác vụ đầu vào như đối chiếu ngân hàng, xử lý hóa đơn, nhập liệu lương và theo dõi chi phí. Việc tích hợp phần mềm kế toán với nền tảng ngân hàng doanh nghiệp hiện đại như Slash có thể giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng của các dữ liệu đầu vào này. Slash tích hợp các giao dịch thanh toán vào và ra vào một hệ thống duy nhất, tự động phân loại giao dịch và lưu trữ chi tiết hóa đơn. Bạn có thể xuất tất cả dữ liệu trực tiếp sang QuickBooks, giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công và chỉnh sửa.
Theo thời gian, việc sử dụng phần mềm kế toán tự động và các công cụ tài chính hiện đại có thể hỗ trợ ba kết quả chính:
- Giảm thiểu thời gian lãng phí: Tự động hóa việc nhập liệu, đối chiếu và báo cáo định kỳ giúp giảm bớt công việc lặp đi lặp lại cho các đội ngũ tài chính.
- Nâng cao độ chính xác: Lỗi trong dữ liệu tài chính có thể làm sai lệch các chỉ số dòng tiền, gây trì hoãn việc nộp báo cáo và dẫn đến các vấn đề tuân thủ. Việc tích hợp hệ thống giúp đảm bảo các giao dịch được ghi nhận một cách nhất quán và được kiểm tra trước khi báo cáo được hoàn thiện.
- Tiết kiệm tiền: Dữ liệu kế toán sạch sẽ và đáng tin cậy hơn giúp dễ dàng nhận diện các khoản khấu trừ thuế, theo dõi chi tiêu và lập ngân sách, từ đó có thể dẫn đến tiết kiệm và kiểm soát chi phí tốt hơn theo thời gian.
Các bước để tối ưu hóa quy trình kế toán là gì?
Dưới đây, chúng tôi trình bày cách doanh nghiệp của bạn có thể đánh giá các quy trình kế toán hiện tại và áp dụng các thay đổi có thể cải thiện độ chính xác, hiệu quả và khả năng kiểm soát theo thời gian:
1. Xác định các điểm nghẽn đang làm chậm quy trình kế toán của bạn.
Bắt đầu bằng cách lập bản đồ quy trình kế toán hiện tại của bạn từ đầu đến cuối — theo dõi cách hóa đơn di chuyển từ khi nhận đến khi thanh toán, cách chi phí được phê duyệt và thời gian thực tế để hoàn thành việc đối chiếu ngân hàng. Thảo luận với đội ngũ của bạn về những nơi họ thường xuyên thiếu thông tin, phải làm lại công việc hoặc dành quá nhiều thời gian cho các tác vụ thủ công.
2. Xác định các chỉ số hiệu suất và tiêu chuẩn rõ ràng.
Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) cho các quy trình kế toán của bạn để có thể theo dõi sự cải thiện theo thời gian. Các chỉ số có thể bao gồm thời hạn hoàn thành báo cáo tài chính hàng tháng, thời gian dành cho việc đối chiếu, chi phí xử lý hóa đơn cho mỗi giao dịch, hoặc tỷ lệ lỗi trong báo cáo tài chính. So sánh kết quả nội bộ với các tiêu chuẩn ngành có thể giúp thiết lập kỳ vọng thực tế về những gì các quy trình được tối ưu hóa nên đạt được.
3. Tận dụng công nghệ kế toán và thanh toán hiện đại
Một hệ thống công nghệ tích hợp có thể giảm bớt nhu cầu chuyển dữ liệu thủ công giữa các hệ thống. Việc tích hợp phần mềm kế toán với các nền tảng ngân hàng, công cụ thanh toán và hệ thống quản lý chi phí có thể cải thiện tính nhất quán của dữ liệu và giảm thiểu trễ. Khi khối lượng giao dịch tăng lên, việc thường xuyên đánh giá các tích hợp mới hoặc tính năng tự động hóa có thể phát hiện thêm các cơ hội cải thiện hiệu quả.
4. Tiêu chuẩn hóa quy trình kế toán để giảm thiểu sai sót.
Ghi chép cách thực hiện các tác vụ kế toán lặp lại có thể cải thiện tính nhất quán và giảm sự biến động giữa các thành viên trong nhóm. Quy trình làm việc tiêu chuẩn có thể rút ngắn thời gian đào tạo cho nhân viên mới, làm rõ trách nhiệm phê duyệt và giúp dễ dàng xác định vấn đề khi kết quả không đạt kỳ vọng. Danh sách kiểm tra, mẫu biểu và quy trình phê duyệt được định nghĩa có thể giúp đảm bảo công việc được thực hiện theo cùng một cách mỗi lần.
5. Tự động hóa các tác vụ có khối lượng lớn và lặp đi lặp lại.
Tự động hóa có thể mang lại hiệu quả cao nhất khi áp dụng cho các tác vụ được thực hiện thường xuyên, chẳng hạn như đối chiếu ngân hàng, xử lý hóa đơn, phê duyệt chi phí và các bút toán định kỳ. Giảm thiểu việc nhập liệu thủ công trong các lĩnh vực này có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình nhập liệu, đặc biệt khi khối lượng giao dịch tăng lên.
6. Nâng cao sự hợp tác giữa các đội ngũ tài chính và vận hành.
Các quy trình làm việc chung có thể giúp các thành viên không thuộc bộ phận tài chính dễ dàng hơn trong việc nộp chi phí, phê duyệt hóa đơn hoặc truy cập thông tin tài chính liên quan mà không cần phụ thuộc vào email hoặc các yêu cầu tạm thời. Các công cụ như Slash có thể giúp tự động hóa quy trình phê duyệt của bạn và đơn giản hóa cách quản lý chi tiêu của nhân viên thông qua các tính năng kiểm soát thẻ như giới hạn tùy chỉnh, hạn chế theo danh mục và cấu hình quy tắc theo cấp độ đội nhóm.
8. Thuê ngoài hoặc giao phó các công việc kế toán có giá trị thấp.
Nếu bạn xử lý một lượng lớn giao dịch phức tạp hoặc hoạt động trong ngành có quy định nghiêm ngặt, một số nhiệm vụ có thể được thực hiện tốt hơn bởi các đơn vị bên ngoài đội ngũ tài chính chính. Các công việc như kế toán, xử lý lương thưởng hoặc chuẩn bị thuế có thể được giao cho các nhà cung cấp chuyên nghiệp, giúp nhân viên nội bộ tập trung vào giám sát, phân tích và các công việc tài chính có tác động lớn hơn.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Làm thế nào tự động hóa kế toán có thể nâng cao hiệu quả và độ chính xác
Tích hợp phần mềm kế toán với nền tảng ngân hàng doanh nghiệp như Slash có thể nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách cho phép chia sẻ dữ liệu trực tiếp giữa hệ thống ngân hàng và kế toán. Khi kết hợp, các công cụ phù hợp có thể giảm thiểu phức tạp trong hoạt động và mang lại nhiều lợi ích khác, chẳng hạn như:
Tiết kiệm thuế
Khi hóa đơn được ghi nhận, khớp với giao dịch và phân loại tự động bằng Slash, các chi phí được khấu trừ có thể dễ dàng xác định hơn trong mùa khai thuế. Tự động hóa cũng có thể hỗ trợ việc ghi nhận chi phí chính xác hơn theo thời gian. Ví dụ, tính năng tài sản cố định của QuickBooks cho phép doanh nghiệp theo dõi khấu hao bằng các phương pháp đường thẳng, khấu hao theo tỷ lệ giảm dần kép hoặc MACRS, giúp đảm bảo chi phí được phân bổ một cách nhất quán.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp được cải thiện
Sử dụng phần mềm kế toán và ngân hàng cùng nhau có thể cải thiện cách quản lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp. Các nền tảng như QuickBooks có thể hỗ trợ khớp hai chiều hoặc ba chiều, cho phép hóa đơn được xác minh tự động so với đơn đặt hàng hoặc biên lai.
Sau khi hóa đơn được phê duyệt, Slash có thể được sử dụng để chuyển khoản thanh toán qua hệ thống ACH toàn cầu và chuyển khoản quốc tế đến hơn 180 quốc gia, qua các hệ thống thanh toán thời gian thực như RTP hoặc FedNow, hoặc qua các loại tiền điện tử ổn định được neo giá với USD như USDC và USDT.⁴ Cùng nhau, các công cụ này có thể giúp giảm thiểu sự chậm trễ trong thanh toán và có thể hỗ trợ duy trì các quy trình thanh toán cho nhà cung cấp một cách nhất quán hơn.
Giảm tải công việc
Một trong những lợi ích rõ rệt nhất của việc tối ưu hóa hệ thống kế toán là giảm bớt gánh nặng công việc cho đội ngũ tài chính. Việc cập nhật sổ cái, kiểm tra giao dịch và đối chiếu tài khoản trên các bảng tính hoặc công cụ không kết nối có thể tốn hàng giờ mỗi tuần. Hệ thống kế toán và ngân hàng tích hợp có thể tự động hóa các cập nhật này bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu giao dịch trực tiếp với sổ cái tổng hợp, giảm thiểu nhu cầu nhập liệu và kiểm tra thủ công.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Các quy trình kế toán hiệu quả hơn có thể góp phần trực tiếp vào việc nâng cao tính minh bạch tài chính. Khi các khoản phải trả và phải thu được theo dõi và đối chiếu một cách nhất quán, dự báo dòng tiền trở nên đáng tin cậy hơn và phân tích chi tiêu trở nên dễ dàng hơn. Việc theo dõi được cải thiện cũng giúp dễ dàng xác định chi phí gián tiếp, đánh giá chi tiêu của nhà cung cấp và theo dõi thời gian thanh toán. Slash cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực thông qua bảng điều khiển phân tích, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về dòng tiền, hoạt động thanh toán và hiệu quả tài chính.
Nâng cao tuân thủ và phòng ngừa gian lận
Tự động hóa có thể củng cố các biện pháp kiểm soát nội bộ bằng cách duy trì nhật ký kiểm toán cho mỗi giao dịch, từ khi bắt đầu cho đến khi được phê duyệt và thanh toán. Quy trình phê duyệt có thể đảm bảo hóa đơn và chi phí được xem xét trước khi tiền được chuyển, điều này có thể giảm thiểu rủi ro thanh toán trái phép hoặc gian lận. Các biện pháp kiểm soát tích hợp cũng có thể tự động phát hiện hóa đơn trùng lặp, số tiền thanh toán bất thường hoặc vi phạm chính sách, giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ mà không cần giám sát thủ công nhiều.
Tối ưu hóa quy trình kế toán của bạn với Slash
Nếu mục tiêu của bạn là giảm bớt công việc kế toán thủ công, nâng cao độ chính xác và tránh các chi phí không cần thiết, việc bắt đầu với các hệ thống quản lý tiền trước khi nó được ghi vào sổ sách là rất hữu ích. Sử dụng Slash để quản lý tài chính có thể giúp bạn đạt được cả ba mục tiêu này.
Slash là một nền tảng tài chính hiện đại tích hợp trực tiếp với các công cụ kế toán như QuickBooks và Xero. Vì Slash tổng hợp các tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng doanh nghiệp, quỹ tiền mặt và nhiều hơn nữa vào một nền tảng duy nhất, mọi giao dịch đều được đồng bộ hóa và phân loại tự động, loại bỏ hàng giờ làm việc thủ công cho việc nhập liệu và đối chiếu. Điều này có nghĩa là bạn có thể đóng sổ sách hiệu quả hơn và làm việc với dữ liệu tài chính nhất quán, cập nhật.
Ngoài việc cải thiện cách thu thập dữ liệu kế toán, Slash còn hỗ trợ các hoạt động tài chính hàng ngày với các tính năng bao gồm:
- Thẻ Visa Platinum Slash: Phát hành thẻ ảo không giới hạn và nhận hoàn tiền lên đến 2%. Quản lý chi tiêu với giới hạn chi tiêu theo từng thẻ và hạn chế theo từng nhà cung cấp dịch vụ. Đăng ký ngay hôm nay mà không cần kiểm tra tín dụng truyền thống.
- Tài khoản kho bạc có lãi suất cao: Nhận lãi suất hàng năm lên đến 3,86% bằng cách đầu tư vào các sản phẩm tiền tệ của BlackRock và Morgan Stanley, tất cả đều được quản lý trực tiếp từ tài khoản Slash của bạn.⁶
- Ngân hàng doanh nghiệp hiện đại: Tự động ghi nhận giao dịch trên tất cả các phương thức thanh toán của bạn, theo dõi số dư theo thời gian thực và tài khoản ảo giúp dễ dàng hiểu và quản lý các dòng tiền khác nhau trong doanh nghiệp của bạn.
- Hỗ trợ tiền điện tử gốc: Giữ, gửi và nhận các loại stablecoin được neo giá với USD là USDC và USDT, kèm theo các cổng chuyển đổi tích hợp để chuyển đổi tài sản giữa tài khoản Slash của bạn và tiền điện tử.
- Xử lý hóa đơn: Tạo, gửi và theo dõi hóa đơn trực tiếp từ bảng điều khiển Slash của bạn. Gửi email hóa đơn chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn với tính năng xử lý thanh toán tích hợp để thu tiền nhanh hơn.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Việc tiêu chuẩn hóa quy trình có thể mang lại lợi ích gì cho quản lý tài chính?
Các quy trình tiêu chuẩn hóa giúp giảm thiểu sự biến động trong cách ghi chép, kiểm tra và phê duyệt giao dịch, từ đó giúp việc đối chiếu dữ liệu tài chính trở nên dễ dàng hơn. Các quy trình tiêu chuẩn hóa cũng có thể giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng tốc độ báo cáo bằng cách đảm bảo mọi người tuân thủ cùng một quy trình.
Những 'ba nguyên tắc vàng' của kế toán là gì?
Ba nguyên tắc vàng là: ghi nợ những khoản thu vào, ghi có những khoản chi ra; ghi nợ chi phí và lỗ, ghi có thu nhập và lợi nhuận; và ghi nợ người nhận, ghi có người cho. Cùng nhau, chúng tạo thành một khung khổ nhất quán để ghi chép các giao dịch một cách chính xác.
Những thách thức phổ biến khi triển khai tự động hóa kế toán là gì?
Một trong những thách thức lớn nhất là sử dụng phần mềm ngân hàng không cung cấp đủ chi tiết để tự động hóa kế toán. Khi các giao dịch không bao gồm các danh mục rõ ràng hoặc bối cảnh cụ thể, khả năng tự động hóa quy trình kế toán sẽ bị hạn chế. Slash ghi chép và phân loại các giao dịch của bạn trên các thẻ công ty, thanh toán và nhiều hơn nữa, giúp việc triển khai tự động hóa vào quy trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
