Cách tốt nhất để thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài

Cách thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế: các phương thức, phí và các thực hành tốt nhất

Hợp tác với các nhà cung cấp nước ngoài có thể mang lại những cơ hội lớn cho doanh nghiệp của bạn: giá cả cạnh tranh hơn, tiếp cận các nguyên liệu chuyên dụng và con đường rõ ràng hơn để thâm nhập vào các thị trường quốc tế mới. Những lợi thế này có thể củng cố đáng kể chuỗi cung ứng của bạn và nâng cao khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, mặc dù có những lợi ích này, nhiều doanh nghiệp có thể phát hiện ra rằng việc thanh toán cho các nhà cung cấp quốc tế phức tạp hơn dự kiến.

Phí giao dịch cao, thời gian thanh toán không nhất quán và các tùy chọn thanh toán hạn chế có thể biến một hóa đơn đơn giản thành một thách thức hành chính kéo dài nhiều ngày. Việc chỉ dựa vào các phương thức thanh toán truyền thống có thể làm trầm trọng thêm những thách thức này, gây ra sự thiếu linh hoạt và thêm các khoản phí và trì hoãn khi các giao dịch phải đi qua nhiều ngân hàng. Vì vậy, khi mạng lưới nhà cung cấp của bạn mở rộng ra ngoài biên giới, việc lựa chọn cơ sở hạ tầng thanh toán phù hợp trở nên vô cùng quan trọng.

Hướng dẫn này phân tích các phương pháp hiệu quả nhất để thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài và nêu rõ các tiêu chí quan trọng mà các đội ngũ tài chính nên sử dụng khi đánh giá các nền tảng thanh toán quốc tế. Bạn sẽ tìm hiểu cách các phương thức thanh toán khác nhau hoạt động, thời điểm nên sử dụng từng tùy chọn, và cách các công cụ tài chính hiện đại có thể đơn giản hóa việc thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.

Nếu bạn muốn một hệ thống có thể đơn giản hóa việc chuyển tiền cho nhà cung cấp nước ngoài, Slash cung cấp các tùy chọn thanh toán quốc tế linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của nhà cung cấp: Chuyển khoản ngân hàng dựa trên SWIFT, chuyển khoản ACH toàn cầu và các cổng nạp/rút stablecoin cho phép thanh toán nhanh chóng bằng USD mà không mất phí ngoại hối truyền thống.4 Bạn có thể tự động hóa việc thanh toán trực tiếp từ bảng điều khiển, đồng bộ hóa giao dịch với QuickBooks để khớp hóa đơn bằng trí tuệ nhân tạo và theo dõi xu hướng chi tiêu của nhà cung cấp một cách rõ ràng, theo thời gian thực.

Thanh toán quốc tế và nhà cung cấp là gì? Các khái niệm chính

Thanh toán quốc tế là bất kỳ giao dịch chuyển tiền nào giữa các bên nằm ở các quốc gia khác nhau. Các doanh nghiệp phụ thuộc vào thanh toán toàn cầu để mua nguyên vật liệu, gia công sản xuất, hợp tác với các nhà sản xuất chuyên môn và mở rộng chuỗi cung ứng toàn cầu của mình.

Nhà cung cấp hoặc nhà cung ứng có thể là bất kỳ doanh nghiệp hoặc cá nhân nào nằm ngoài quốc gia của bạn và cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc thanh toán cho các nhà cung ứng này thường đòi hỏi phải xử lý các hệ thống ngân hàng nước ngoài, tiêu chuẩn tuân thủ và chuyển đổi tiền tệ.

Khi chuyển tiền ra nước ngoài, đặc biệt là cho các giao dịch định kỳ hoặc có giá trị cao, doanh nghiệp của bạn cần xem xét một số yếu tố sau đây trước khi thực hiện:

• Thời gian xử lý thanh toán: Tốc độ thanh toán khác nhau tùy thuộc vào phương thức thanh toán như lệnh chuyển tiền, chuyển khoản SWIFT, chuyển khoản ACH toàn cầu hoặc chuyển khoản dựa trên blockchain.
• Tỷ giá hối đoái: Hầu hết các giao dịch chuyển khoản quốc tế đều áp dụng phí chênh lệch tỷ giá hối đoái (FX) hoặc phí chuyển đổi tiền tệ, điều này làm tăng tổng chi phí thanh toán cho người gửi.
• Thông tin tài khoản ngân hàng của người nhận: Các nhà cung cấp có thể yêu cầu tên và địa chỉ của ngân hàng, mã IBAN, mã BIC/SWIFT, và thông tin về các ngân hàng trung gian liên quan.
• Tuân thủ quy định xuyên biên giới: Các khoản thanh toán phải tuân thủ các yêu cầu về chống rửa tiền (AML), xác minh danh tính khách hàng (KYC), kiểm tra chế tài và các yêu cầu tài liệu pháp lý khác.
• Phí giao dịch bổ sung: Các giao dịch thanh toán đi qua các ngân hàng trung gian, tức là các tổ chức kết nối tài khoản ngân hàng của người gửi và người nhận khi không có mối quan hệ trực tiếp giữa hai bên, có thể được xử lý chậm hơn và phát sinh thêm phí xử lý.
• Các biện pháp an ninh: Các phương thức thanh toán khác nhau cung cấp mức độ bảo vệ chống gian lận và bảo mật dữ liệu khác nhau. Các doanh nghiệp cần bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ (IP) mạnh mẽ có thể cần áp dụng các biện pháp kiểm soát bổ sung khi hợp tác với đối tác nước ngoài.
• Tương thích với các hệ thống hiện có: Việc báo cáo và quản lý thanh toán sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu hệ thống thanh toán quốc tế của bạn tích hợp với các công cụ kế toán, mua sắm hoặc ERP hiện có.

Các phương thức thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế là gì?

Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau được sử dụng để chuyển tiền quốc tế cho nhà cung cấp. Mỗi phương thức đều có những ưu và nhược điểm riêng, bao gồm tốc độ thanh toán, mức phí phải chịu và tính khả dụng cho người nhận. Dưới đây là những phương thức thanh toán phổ biến nhất mà các doanh nghiệp sử dụng hiện nay:

Séc của nhân viên thu ngân

Séc ngân hàng là hình thức thanh toán được bảo đảm bằng nguồn vốn của tổ chức tài chính thay vì tài khoản cá nhân, và được ký và bảo lãnh bởi nhân viên thu ngân hoặc nhân viên quầy giao dịch. Chúng đáng tin cậy hơn séc thông thường vì không thể bị từ chối thanh toán. Tuy nhiên, vì vẫn là giấy tờ được gửi qua bưu điện, việc sử dụng chúng cho thanh toán quốc tế là chậm chạp, kém hiệu quả và có nguy cơ bị mất mát trong quá trình vận chuyển. Do đó, chúng hiếm khi được sử dụng cho thanh toán nhà cung cấp quốc tế ngày nay.

Chuyển khoản quốc tế

Chuyển khoản ngân hàng quốc tế cho phép chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng qua biên giới, thường sử dụng mạng lưới SWIFT, và được chấp nhận rộng rãi cho các khoản thanh toán cho nhà cung cấp có giá trị lớn hoặc cần thiết phải thực hiện kịp thời. Phương thức này cung cấp mức độ bảo mật cao và đường dẫn chuyển tiền dự đoán được; tuy nhiên, chi phí có thể tăng cao do phí của các ngân hàng trung gian và chi phí ngoại hối. Thời gian thanh toán cũng có thể thay đổi, đặc biệt nếu ngân hàng gửi và nhận không có mối quan hệ trực tiếp.

Thanh toán ACH toàn cầu

Chuyển khoản ACH quốc tế bắt đầu như các giao dịch ACH trong nước và được thanh toán qua các hệ thống thanh toán quốc tế như SEPA (trong EU) hoặc BACS (tại Anh). Đây là một giải pháp chi phí thấp hơn so với chuyển khoản quốc tế thông thường và phù hợp cho các khoản thanh toán định kỳ, không cấp bách cho nhà cung cấp. Mặc dù phí thường rẻ hơn nhiều, tính khả dụng có thể khác nhau tùy theo quốc gia và quá trình thanh toán có thể mất vài ngày. Với Slash, bạn có thể lên lịch và tự động phê duyệt các giao dịch ACH quốc tế, giúp bạn tận hưởng lợi ích chi phí của ACH toàn cầu mà không lo bỏ lỡ hạn chót thanh toán.

Thanh toán bằng tiền điện tử và stablecoin

Thanh toán blockchain dựa trên một mạng lưới phi tập trung của các validator để ghi lại và xác nhận giao dịch, loại bỏ nhu cầu sử dụng ngân hàng quốc tế để chuyển tiền. Stablecoin là loại tiền điện tử không biến động, được neo giá với một loại tiền tệ như USD hoặc Euro. Khi việc áp dụng ngày càng phổ biến, ngày càng nhiều doanh nghiệp và cá nhân chuyển sang sử dụng các nền tảng này vì chúng cung cấp thanh toán nhanh chóng và tránh được phí ngoại hối và phí chuyển đổi. Với Slash, các công ty có thể sử dụng các cổng vào/ra stablecoin để gửi các khoản chuyển khoản được neo giá với USD dưới dạng USDC, USDT hoặc USDSL.

Chuyển tiền ngoại tệ từ tài khoản ngân hàng ở nước ngoài

Việc duy trì tài khoản ngân hàng bằng ngoại tệ trên phạm vi quốc tế cho phép các doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp bằng đồng tiền địa phương của họ, giúp giảm chi phí chênh lệch tỷ giá hối đoái và duy trì mối quan hệ ổn định với nhà cung cấp. Phương pháp này có thể đẩy nhanh quá trình thanh toán và tạo ra trải nghiệm thanh toán dự đoán được cho cả hai bên. Tuy nhiên, việc mở và duy trì tài khoản tại nhiều khu vực pháp lý có thể tốn kém và phức tạp về mặt hành chính. Phương pháp này hiệu quả nhất đối với các công ty có hoạt động mua hàng ổn định và lâu dài với nhà cung cấp tại các khu vực cụ thể.

Thanh toán ngang hàng và dịch vụ ví điện tử

Ví điện tử chuyển tiền qua các hệ thống mạng đóng, cho phép chuyển khoản nhanh hơn và giá cả minh bạch hơn so với nhiều ngân hàng. Các nền tảng này dễ sử dụng và thường được ưa chuộng bởi các nhà cung cấp nhỏ hoặc vừa muốn truy cập nhanh vào nguồn vốn. Tuy nhiên, chúng có thể áp đặt giới hạn chuyển khoản, có tính sẵn có không nhất quán theo quốc gia hoặc trì hoãn việc rút tiền tùy thuộc vào quy định ngân hàng địa phương. Chúng là lựa chọn phù hợp cho các giao dịch nhỏ, thường xuyên – không nhất thiết cho việc thanh toán hóa đơn lớn.

Thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và thẻ ảo

Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ cho phép doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp nhanh chóng, theo dõi chi tiêu dễ dàng và hưởng lợi từ các tính năng bảo vệ và ưu đãi tích hợp. Tuy nhiên, không phải tất cả nhà cung cấp đều chấp nhận thẻ, và một số có thể áp dụng phí xử lý hoặc phí ngoại hối, khiến chúng phù hợp hơn cho chi tiêu quốc tế hàng ngày hoặc các giao dịch nhỏ thay vì các hóa đơn B2B lớn. Với thẻ Slash Visa® Platinum, một thẻ tín dụng doanh nghiệp có phí ngoại hối thấp, bạn có thể phát hành thẻ ảo cho nhân viên và nhà cung cấp trên toàn thế giới và nhận lại lên đến 2% tiền mặt.1

Những phương pháp tốt nhất để thanh toán cho nhà cung cấp quốc tế là gì?

Với nhiều yếu tố cần xem xét khi thanh toán cho nhà cung cấp ở nước ngoài—từ việc lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp, duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, đến tuân thủ các quy định toàn cầu—các doanh nghiệp sẽ hưởng lợi từ việc sử dụng các công cụ và quy trình giúp quản lý thanh toán quốc tế dễ dàng hơn. Dưới đây là một số thực hành tốt nhất để tối ưu hóa và củng cố quy trình thanh toán xuyên biên giới của bạn:

• Tự động hóa các khoản thanh toán định kỳ: Lập lịch chuyển khoản tự động cho các hóa đơn dự đoán được giúp giảm bớt công việc thủ công, tránh tình trạng thanh toán trễ hạn và duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp một cách suôn sẻ. Với Slash, bạn có thể lập lịch và thực hiện tự động các khoản thanh toán hoặc gán thẻ ảo cho các nhà cung cấp cụ thể, đảm bảo rằng các khoản thanh toán của bạn được tổ chức và đúng hạn.
• Thương lượng điều kiện thanh toán: Khi bạn luôn thanh toán đúng hạn, bạn có thể thương lượng được các điều khoản tốt hơn, gia hạn thời hạn thanh toán hoặc giảm phí với các nhà cung cấp của mình.
• Theo dõi phí giao dịchThường xuyên kiểm tra phí chuyển khoản, phí chênh lệch tỷ giá hối đoái (FX) và phí trung gian giúp bạn lựa chọn phương thức thanh toán tiết kiệm chi phí nhất cho từng khu vực. Hãy xem xét việc thanh toán qua các tùy chọn có phí thấp hoặc miễn phí như stablecoin, ví điện tử hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp khi phù hợp.
• Sử dụng các nhà cung cấp có giới hạn chuyển khoản cao: Giới hạn cao hơn cho phép bạn xử lý các hóa đơn lớn trong một giao dịch duy nhất mà không cần chia nhỏ thanh toán hoặc phát sinh chi phí thêm.
• Khả năng gửi các loại thanh toán đa dạng: Sử dụng nền tảng như Slash, hỗ trợ chuyển khoản quốc tế, chuyển khoản ACH toàn cầu, thẻ doanh nghiệp và tiền điện tử ổn định, giúp bạn linh hoạt đáp ứng các sở thích thanh toán của nhà cung cấp và tối ưu hóa chi phí hoặc tốc độ theo nhu cầu.
• Sử dụng các công cụ kế toán: Việc ghi chép không nhất quán, hóa đơn không khớp và đối chiếu thủ công giữa các loại tiền tệ có thể làm chậm tiến độ công việc và gây ra công việc không cần thiết. Các tích hợp Quickbooks của Slash loại bỏ phần lớn những rắc rối này bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu thanh toán và khớp các giao dịch với hóa đơn thông qua các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Điều này cũng đảm bảo rằng mọi giao dịch thanh toán xuyên biên giới đều có một chuỗi kiểm toán rõ ràng, từ đó giảm thiểu rủi ro tuân thủ.

Ngân hàng toàn cầu đơn giản hóa bắt đầu với Slash

Slash cung cấp cho doanh nghiệp cơ sở hạ tầng cần thiết để hoạt động tự tin trên phạm vi quốc tế. Từ một bảng điều khiển duy nhất, bạn có thể thực hiện chuyển khoản quốc tế đến hơn 160 quốc gia thông qua mạng lưới SWIFT, lên lịch thanh toán ACH toàn cầu, hoặc gửi chuyển khoản stablecoin định danh bằng USD sử dụng USDC, USDT hoặc USDSL, giúp bạn tránh các phí ngoại hối truyền thống và hoàn tất thanh toán trong vài phút.

Tài khoản USD toàn cầu của Slash cung cấp một cách dễ dàng để nắm giữ và giao dịch bằng các loại tiền ổn định được neo giá với USD mà không cần phải có công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) tại Hoa Kỳ. Các thực thể không phải là công ty Hoa Kỳ có thể thanh toán cho các nhà cung cấp toàn cầu bằng đô la mà không gặp phải sự chậm trễ trong việc chuyển đổi hoặc rủi ro tỷ giá hối đoái, điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn mạnh mẽ cho các đội ngũ phân tán và hoạt động đa quốc gia.

Slash cũng hỗ trợ chi tiêu hàng ngày thông qua thẻ Slash Visa® Platinum, mang lại mức hoàn tiền lên đến 2% và bao gồm các tính năng kiểm soát chi tiêu mạnh mẽ như giới hạn tùy chỉnh, hạn chế theo danh mục và thông tin giao dịch thời gian thực để nâng cao khả năng giám sát dòng tiền. Các tính năng này giúp doanh nghiệp cung cấp sự linh hoạt cho đội ngũ nhân viên đồng thời duy trì sự giám sát chặt chẽ, đặc biệt khi nhân viên và đối tác thực hiện giao dịch mua sắm tại nhiều quốc gia khác nhau.

Giảm phí, tăng tốc thanh toán và tập trung quản lý thanh toán toàn cầu của bạn với Slash.

Câu hỏi thường gặp

Thông thường, chuyển khoản quốc tế mất bao lâu?

Chuyển khoản quốc tế thường mất từ 1–5 ngày làm việc, tùy thuộc vào các ngân hàng tham gia và liệu giao dịch có đi qua các bên trung gian hay không. Séc chuyển tiền quốc tế là phương thức chậm nhất, trong khi các loại tiền ổn định (stablecoins) và một số ví điện tử có thể xử lý giao dịch nhanh hơn nhiều.

Làm thế nào để giảm thiểu phí giao dịch khi chuyển tiền ra nước ngoài?

So sánh các phương thức thanh toán khác nhau và lựa chọn các tùy chọn có mức phí chênh lệch tỷ giá hối đoái (FX) thấp hơn hoặc ít trung gian hơn có thể giúp giảm chi phí. Sử dụng thanh toán bằng stablecoin của Slash cho phép các doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản bằng USD mà không phải chịu các khoản phí giao dịch quốc tế truyền thống.

Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng như thế nào đến tổng chi phí thanh toán cho các nhà cung cấp nước ngoài?

Tỷ giá hối đoái quyết định giá trị của khoản thanh toán của bạn bằng đồng tiền địa phương của nhà cung cấp, và sự biến động hoặc chênh lệch tỷ giá có thể làm tăng tổng chi phí. Theo dõi tỷ giá hối đoái hoặc sử dụng các đồng tiền ổn định được neo giá với USD thông qua Slash có thể giúp giảm thiểu rủi ro từ những biến động này.