Số dư thẻ âm là gì?
Chúng ta đều đã từng kiểm tra số dư thẻ tín dụng doanh nghiệp của mình và phát hiện ra con số cao hơn dự kiến. Dễ dàng quên đi các chi phí trong quá khứ, đặc biệt khi nhiều nhân viên có quyền truy cập vào tài khoản doanh nghiệp. Nhưng bạn đã bao giờ đăng nhập vào tài khoản thẻ tín dụng và thấy con số âm chưa?
Có số dư âm trên thẻ tín dụng kinh doanh của bạn không nhất thiết có nghĩa là bạn đã làm sai điều gì đó hoặc có lý do để lo lắng. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ với nguồn vốn eo hẹp, điều này thực tế có thể là điều tốt, vì bây giờ chính nhà phát hành thẻ của bạn là người nợ. bạn Tiền. Tuy nhiên, các khoản nợ âm không được kiểm soát có thể gây ra các vấn đề về kế toán và tuân thủ thuế cho các doanh nghiệp có hoạt động phức tạp. Tóm lại: một khoản nợ âm có nghĩa là bạn có nhiều tiền trong tài khoản hơn dự kiến, nhưng nó cũng có thể là dấu hiệu của tình trạng tài chính không được tổ chức tốt.
Có một số nguyên nhân có thể dẫn đến số dư âm, chẳng hạn như các khoản hoàn tiền bất ngờ và thanh toán quá mức. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về tất cả các cách mà tình trạng này có thể xảy ra, cách giải quyết nó và cách đảm bảo nó không tiếp tục xảy ra. Chúng ta cũng sẽ so sánh các cấu trúc thanh toán khác nhau của thẻ tín dụng doanh nghiệp và thẻ ghi nợ trước khi xem xét cách thẻ ghi nợ doanh nghiệp Slash có thể giúp bạn theo dõi tài chính, tránh các khoản dư tín dụng bất ngờ và nhiều hơn nữa.¹
Những nguyên nhân phổ biến gây ra số dư thẻ âm là gì?
Khi bạn sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp, số tiền phải trả sẽ tích lũy theo thời gian, thể hiện dưới dạng số tiền dương trên bảng cân đối kế toán của bạn. Số tiền âm có nghĩa là tình huống ngược lại đã xảy ra, và nhà phát hành thẻ tín dụng của bạn phải hoàn lại tiền cho bạn. Dưới đây là một số cách mà điều này có thể xảy ra:
- Hoàn tiềnNếu một giao dịch mua hàng được thực hiện bằng thẻ tín dụng và sản phẩm được trả lại để nhận hoàn tiền đầy đủ, số tiền đó sẽ được hoàn lại vào tài khoản của bạn dưới dạng khoản trừ.
- Tín dụng ghi cóMột số thẻ tín dụng cung cấp chương trình hoàn tiền bằng cách ghi có vào sao kê, giúp giảm số tiền nợ trên tài khoản của bạn.
- Trả quá số tiền còn nợTùy thuộc vào cách bạn sắp xếp thời gian thanh toán thẻ tín dụng hoặc nếu bạn đặt một số tiền cố định để thanh toán, bạn có thể kết thúc việc thanh toán cho ngân hàng phát hành thẻ nhiều hơn số tiền bạn nợ, dẫn đến số dư âm.
- Hoàn tiền cho khoản phí tranh chấp hoặc gian lậnNếu nhân viên sử dụng thẻ tín dụng của công ty để thực hiện giao dịch không được phép, bạn có thể đã khiếu nại và yêu cầu hoàn lại số tiền đó vào tài khoản của mình.
- Hoàn lại phíNhiều công ty thẻ tín dụng có chính sách linh hoạt đối với khách hàng lâu năm và sẽ miễn phí phạt trễ hạn nếu đó là lần vi phạm đầu tiên. Nếu bạn đã thanh toán số dư kèm theo phí phạt trễ hạn cao và được hoàn lại, số tiền đó sẽ được ghi nhận là số tiền âm.
Điều quan trọng cần lưu ý là các tình huống này không tự động dẫn đến số dư âm. Số dư thẻ tín dụng của bạn chỉ trở thành số dư âm nếu số dư của bạn gần bằng zero khi bạn nhận lại tiền từ ngân hàng phát hành thẻ. Bạn có thể đã trải qua nhiều trường hợp hoàn tiền và tranh chấp giao dịch mà bạn không hề bận tâm vì chúng chỉ làm giảm số dư dương của bạn.
Các tình huống cụ thể trong kinh doanh
Dưới đây là một số ví dụ thực tế về cách thẻ tín dụng doanh nghiệp có thể dẫn đến số dư âm:
- Một số nhân viên dự định bay đến một sự kiện kết nối mạng lưới, nhưng chuyến bay của một người đã bị hủy do thời tiết. Vé của họ được hoàn lại, và số tiền đó được chuyển trở lại tài khoản.
- Bạn đã trả nợ thẻ tín dụng bằng cách thanh toán $1000 mỗi tháng, và cuối cùng bạn đã trả hết số tiền nợ mà không nhận ra, bằng cách thanh toán $1000 cho số dư $800.
- Bạn chi tiêu nhiều tiền trong một tháng và tích lũy được nhiều phần thưởng hoàn tiền, sau đó thanh toán hóa đơn trước khi các phần thưởng này chính thức được ghi nhận. Nếu tổ chức phát hành thẻ hoàn lại số tiền này dưới dạng tín dụng trên hóa đơn, bạn sẽ có số dư âm trong tài khoản.
- Một nhân viên đã thực hiện một giao dịch mua hàng tại nhà hàng không được phép trị giá $90 vào cuối tuần, và bạn đã khiếu nại về khoản phí này. Khi khiếu nại được xử lý, số tiền đó sẽ được hoàn lại.
Khi tài khoản của bạn có số dư âm, điều gì sẽ xảy ra?
Việc có số dư âm không ảnh hưởng đến tình trạng tài khoản của bạn theo bất kỳ cách nào, cũng không làm giảm điểm tín dụng của bạn. Thậm chí, có khả năng nó còn giúp cải thiện điểm tín dụng của bạn – nhiều công ty thẻ tín dụng theo dõi tỷ lệ sử dụng tín dụng của bạn, đo lường lượng tín dụng bạn sử dụng trong mỗi chu kỳ. Sử dụng 10-30% giới hạn tín dụng hàng tháng có tác động tích cực đến điểm tín dụng của bạn, và bạn sẽ gần đạt được mức đó sau khi giải quyết số dư âm.
Giữ một số dư âm trong thời gian dài là điều có thể chấp nhận được, nếu bạn muốn. Số tiền đó sẽ đơn giản được giữ nguyên dưới dạng tín dụng trên sao kê và không bị ảnh hưởng bởi lãi suất theo bất kỳ hướng nào.
Bạn có thể duy trì số dư âm trong bao lâu?
Thời gian bạn được phép duy trì số dư âm phụ thuộc vào chính sách của tổ chức phát hành thẻ. Thời gian này thường dao động từ sáu tháng đến hai năm, nhưng tốt nhất bạn nên kiểm tra với họ trước. Khi bạn đạt đến giới hạn đó, một cơ chế hoàn tiền tự động sẽ được kích hoạt và số tiền sẽ được chuyển trở lại tài khoản của bạn, đưa số dư về $0.00.
Nói cách khác, không có quá nhiều lý do chính đáng để thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn duy trì số dư âm trong thời gian dài. Trừ khi tài khoản của bạn nhận được một khoản hoàn tiền lớn từ một giao dịch không thành công, thì số dư âm liên tục là dấu hiệu cho thấy tài khoản của bạn hoặc là không hoạt động hoặc đang bị bỏ mặc hoàn toàn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách tốt hơn để theo dõi tình hình tài chính của công ty, bạn có thể xem xét việc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp.
Thẻ tín dụng so với thẻ ghi nợ: Những điểm khác biệt chính
Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ đều cho phép bạn vay tiền để thực hiện các giao dịch mua sắm. Sự khác biệt chính giữa hai loại thẻ này nằm ở chu kỳ thanh toán yêu cầu: thẻ tín dụng cho phép người dùng tích lũy lãi suất và nợ trong thời gian dài, trong khi thẻ ghi nợ không tính lãi suất và phải thanh toán toàn bộ số tiền vào cuối mỗi tháng.
Với thẻ tín dụng, bạn sẽ không bao giờ phải giữ số dư âm trong thời gian dài vì nó sẽ luôn được phát hiện và giải quyết trong vòng một tháng hoặc ít hơn. Điều này có nghĩa là bạn có thể tránh được việc nợ nần ngày càng tăng và các khoản chi tiêu không kiểm soát được thường đi kèm với thẻ tín dụng thông thường. Tuy nhiên, vì bạn sẽ thanh toán toàn bộ số tiền mỗi tháng, các khoản thanh toán trùng lặp hoặc thanh toán quá mức vẫn có thể xảy ra, dẫn đến số dư âm.
Thẻ tín dụng cũng giúp theo dõi chi tiêu hiệu quả hơn, vì các giao dịch trong tháng sẽ được kiểm tra định kỳ và các giao dịch tiêu cực có thể được phát hiện ngay lập tức. Thẻ Slash Visa Platinum tích hợp thẻ tín dụng doanh nghiệp trực tiếp vào bảng điều khiển ngân hàng doanh nghiệp của chúng tôi, cho phép theo dõi giao dịch chi tiết hơn và thiết lập giới hạn chi tiêu. Thẻ này còn cung cấp mức hoàn tiền lên đến 2%, cao hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh.
Thẻ tín dụng mang lại cho chủ tài khoản sự linh hoạt hơn, vì việc không có hạn chót thanh toán hàng tháng cho phép các công ty có biên lợi nhuận eo hẹp sử dụng vốn dư thừa. Tuy nhiên, việc phụ thuộc quá mức vào thẻ tín dụng có thể dẫn đến nợ nần, lãi suất cao và điểm tín dụng thấp. Lựa chọn giữa hai loại thẻ có thể phụ thuộc vào tình hình tài chính của công ty bạn và cách bạn muốn quản lý chi tiêu.
Các cách để giải quyết số dư thẻ tín dụng âm
Dưới đây là một số cách khác nhau mà bạn có thể thực hiện để xóa bỏ số dư âm của mình:
- Tiếp tục chi tiêu như bình thường. Nếu bạn có số dư -$50 và chi $160 cho bữa tối của đội, số dư của bạn sẽ tăng trở lại lên $110.
- Yêu cầu hoàn tiền bằng séc hoặc chuyển khoản trực tiếp để tiền được chuyển trở lại tài khoản của bạn ngay lập tức. Để thực hiện điều này, vui lòng liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng kèm theo thông tin tài khoản và lịch sử giao dịch của bạn. Theo Đạo luật Minh bạch trong Cho vay, các tổ chức phát hành phải xử lý yêu cầu của bạn trong vòng bảy ngày làm việc.
- Nếu bạn có thẻ tín dụng chuyển khoản dư nợ, bạn có thể chuyển số dư âm của mình sang một thẻ có số dư dương. Chuyển số dư -$100 sang một thẻ có số dư $400 sẽ cho ra số dư $300.
- Bạn chỉ cần kiên nhẫn! Như đã đề cập trước đó, một khoản hoàn tiền tự động sẽ được kích hoạt để chuyển tiền trở lại cho bạn.
Các phương pháp tốt nhất để ngăn chặn số dư âm
Kiểm tra và theo dõi dòng tiền của bạn một cách đều đặn là cách thông minh nhất để tránh phải đối mặt với số dư âm. Hãy xem xét các báo cáo trước khi thực hiện các giao dịch hoàn trả, thiết lập cảnh báo tài khoản cho các khoản tín dụng nhận được và kiểm tra số dư hiện tại của bạn trước khi thực hiện các khoản thanh toán lớn, cố định.
Mặc dù bạn không thể hoàn toàn tránh được việc hoàn tiền và hủy đơn hàng, bạn có thể giảm thiểu một số vấn đề gây ra số dư âm. Thẻ tín dụng Slash cung cấp các công cụ kiểm soát chi tiết và giới hạn chi tiêu, đảm bảo rằng các giao dịch của nhân viên chỉ được thực hiện từ các nhà cung cấp được phê duyệt. Điều này có nghĩa là các giao dịch không được phép rất hiếm khi xảy ra, và những trường hợp hiếm hoi đó có thể được xử lý ngay lập tức nhờ hệ thống giám sát giao dịch thời gian thực.
Mẹo quản lý tài khoản doanh nghiệp
Rất khó để kiểm soát số dư thẻ tín dụng của bạn khi bạn không quản lý chi tiêu một cách hiệu quả từ trên xuống. Một bước khởi đầu tốt là thiết lập một hệ thống theo dõi chi tiêu mạnh mẽ. Phần mềm theo dõi chi tiêu của Slash hỗ trợ nhập dữ liệu tự động và phân loại chi tiêu, giúp bạn theo dõi chính xác các chi phí trên toàn công ty. Các công cụ của chúng tôi cũng cho phép bạn theo dõi các giao dịch ACH, chuyển khoản và thanh toán tiền điện tử trong quá trình xử lý.⁴
Ngoài ra, bạn có thể ngăn chặn các khoản thanh toán quá mức không mong muốn trước khi chúng xảy ra nhờ tính năng theo dõi số dư theo thời gian thực của hệ thống chúng tôi. Khi nói đến việc hoàn tiền và trả lại hàng, việc thiết lập các quy trình rõ ràng và nhấn mạnh vào việc giao tiếp giữa các thành viên trong đội ngũ của bạn là giải pháp tốt nhất.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Tác động đến dòng tiền kinh doanh và kế toán
Có một số tác động thú vị mà số dư âm có thể gây ra đối với hệ thống kế toán của công ty bạn. Trên sổ cái tổng hợp, số dư âm về mặt kỹ thuật được coi là tài sản chứ không phải nợ phải trả. Vì số dư thẻ tín dụng hầu như luôn được ghi nhận là nợ phải trả, điều này có thể gây nhầm lẫn trong hệ thống kế toán của bạn. Nó cũng có thể gây ra các thách thức trong việc đối chiếu; số dư âm có thể bị ghi nhận nhầm là khoản phải trả thay vì khoản phải thu.
Các khoản khấu trừ thuế cũng có thể bị ảnh hưởng. Ví dụ, nếu một mặt hàng chi phí kinh doanh như máy in được mua và trả lại, nó có thể bị xóa khỏi tài khoản thẻ tín dụng của bạn nhưng vẫn còn trong danh sách các khoản khấu trừ thuế đã ghi nhận. Đây là lúc giao tiếp và các quy trình rõ ràng thực sự phát huy tác dụng.
Khi nào nên liên hệ với ngân hàng phát hành thẻ của bạn
Hầu hết các số dư âm đều không có gì đáng lo ngại, nhưng có những trường hợp số dư âm đó thực sự có thể là lý do để bạn liên hệ với công ty thẻ tín dụng của mình. Lỗi kỹ thuật đôi khi xảy ra – nếu bạn thấy số dư là -$4,294,967,295, đó có thể là lỗi tràn số nguyên, chứ không phải do nhân viên chi tiêu quá đà.
Bạn cũng có thể liên hệ với họ nếu khoản thanh toán bị tranh chấp chưa được hoàn lại sau khoảng 7 ngày làm việc, do yêu cầu tranh chấp của bạn bị từ chối hoặc có sự cố xảy ra từ phía họ. Tốt nhất bạn nên tìm hiểu kỹ chính sách hoàn tiền của họ trước khi gặp phải tình huống tranh chấp và các khoản tín dụng bổ sung trên sao kê.
Quản lý chi phí kinh doanh một cách hiệu quả với thẻ tín dụng doanh nghiệp Slash Corporate Charge Card
Thẻ Slash Visa Platinum mang đến cho bạn khả năng khắc phục số dư âm và tùy chỉnh thói quen chi tiêu của nhân viên. Với giới hạn chi tiêu có thể điều chỉnh, hạn chế theo danh mục và giám sát thanh toán theo thời gian thực, bạn có thể kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp và đối chiếu từng giao dịch vào cuối tháng. Thẻ Slash còn cung cấp hoàn tiền lên đến 2% cho mọi giao dịch mua sắm kinh doanh, giúp bạn tích lũy thêm vốn để tái đầu tư khi công ty phát triển.
Mỗi thẻ – cả thẻ vật lý và thẻ ảo – đều có thể truy cập trên bảng điều khiển của nền tảng ngân hàng doanh nghiệp của chúng tôi. Nền tảng này đi kèm với bộ công cụ tài chính đầy đủ, bao gồm:
- Tích hợp mạnh mẽ với các nền tảng kế toán như Quickbooks, giúp bạn tối ưu hóa quy trình đóng sổ cuối tháng và đồng bộ hóa dữ liệu thẻ và thanh toán.
- Các phương thức thanh toán đa dạng bao gồm chuyển khoản ACH toàn cầu, chuyển khoản trong nước và chuyển khoản SWIFT quốc tế.
- Hỗ trợ tiền điện tử gốc cho các loại stablecoin như USDC và USDT, cho phép chuyển tiền nhanh chóng và chi phí thấp.
- Tài trợ vốn lưu động cho phép bạn lựa chọn kỳ hạn thanh toán 30, 60 hoặc 90 ngày⁵
Nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash có thể hoàn toàn thay đổi bộ công cụ tài chính của tổ chức bạn. Việc giải quyết tình trạng số dư thẻ âm bất ngờ chỉ là bước đầu tiên.
See the ROI behind your spend
Use this calculator to understand impact, then manage and track it all in Slash.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể rút tiền mặt từ số dư thẻ âm không?
Khi công ty thẻ tín dụng của bạn hoàn lại tiền cho bạn, số tiền đó có thể được chuyển dưới dạng séc, mà bạn có thể đổi thành tiền mặt ngay lập tức. Đó là cách gần nhất để bạn nhận được tiền mặt từ điểm A đến điểm B.
Nếu doanh nghiệp của tôi cần tiền ngay lập tức thì sao?
Hãy liên hệ với công ty phát hành thẻ của bạn càng sớm càng tốt và hỏi xem có các tùy chọn nào cho việc hoàn tiền nhanh chóng hoặc các giải pháp thay thế. Tuy nhiên, công ty của bạn chắc hẳn đang ở trong tình trạng tài chính khó khăn nếu cần chuyển số dư âm thành tiền mặt ngay lập tức trong khi vẫn có hạn mức tín dụng đầy đủ để sử dụng.
