Cách tự động hóa hóa đơn có thể tối ưu hóa quy trình thanh toán của bạn
Các quy trình thanh toán hóa đơn truyền thống có thể trở thành rào cản lớn đối với bộ phận tài chính của một công ty. Khi các đội ngũ tài chính phụ thuộc vào hóa đơn giấy, nhập liệu thủ công và quy trình phê duyệt chậm chạp, các trở ngại xuất hiện và thời gian bị lãng phí. Phong cách xử lý hóa đơn thủ công lỗi thời này có thể dẫn đến việc thanh toán trễ, gây căng thẳng trong mối quan hệ với nhà cung cấp, hóa đơn bị mất mà không được phát hiện, và lỗi nhập liệu gây ra các vấn đề tuân thủ.
Các vấn đề này có tác động thực tế đến hoạt động kinh doanh. Thanh toán trễ có thể dẫn đến phí phạt và làm hỏng mối quan hệ với nhà cung cấp, trong khi sai sót trong nhập liệu dữ liệu gây ra những rắc rối trong việc đối chiếu. Thiếu hóa đơn làm giảm độ chính xác của báo cáo chi phí và có thể dẫn đến kiểm toán do sổ sách tài chính không nhất quán.
Giải pháp cho vấn đề này là tự động hóa hóa đơn bằng phần mềm có khả năng thu thập, chuyển tiếp, phê duyệt và thanh toán hóa đơn mà không cần can thiệp thủ công. Các nền tảng ngân hàng doanh nghiệp như Slash có thể loại bỏ những điểm khó khăn này thông qua tự động hóa quy trình thanh toán (AP), quy trình thanh toán an toàn và tích hợp với phần mềm kế toán hiện tại của bạn.¹ Kết quả là quy trình xử lý nhanh hơn, cho phép bạn theo dõi toàn bộ quy trình thanh toán từ khi nhận hóa đơn đến khi xác nhận thanh toán.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Tự động hóa xử lý hóa đơn là gì?
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn là việc tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý công nợ phải trả và đưa nó vào môi trường số. Thay vì nhập dữ liệu hóa đơn vào hệ thống kế toán một cách thủ công, chuyển các tài liệu giấy để phê duyệt và đếm các biên lai, các hệ thống tự động sẽ xử lý các tác vụ này mà không cần sự can thiệp của con người (hoặc sai sót).
Cuối cùng, tự động hóa hóa đơn giúp giảm đáng kể công việc lặp đi lặp lại. Khi hóa đơn từ nhà cung cấp đến, phần mềm xử lý hóa đơn sẽ trích xuất các thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số hóa đơn và điều kiện thanh toán. Thông tin này sau đó được xác minh và chuyển nhanh chóng đến những người có trách nhiệm phê duyệt. Slash có thể tối ưu hóa thêm quy trình này bằng cách đồng bộ hóa với phần mềm kế toán của bạn để khớp các giao dịch với hóa đơn mà bạn đã nhận từ nhà cung cấp.
Tự động hóa xử lý hóa đơn hoạt động song song với tự động hóa quản lý công nợ phải trả (AP). Nếu tổ chức của bạn vẫn đang gặp khó khăn với quy trình quản lý công nợ phải trả thủ công, tự động hóa AP là giải pháp giúp thanh toán cho nhà cung cấp nhanh hơn và ghi sổ kế toán chính xác hơn.
Lợi ích của việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn
Xác nhận hóa đơn và thanh toán nhanh hơn
Xử lý hóa đơn tự động có thể giúp phê duyệt hóa đơn nhanh hơn, đặc biệt khi so sánh với các quy trình làm việc liên quan đến nhiều người từ các bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Khả năng thanh toán thời gian thực và tiền điện tử của Slash cho phép tiếp nhận và thanh toán hóa đơn nhanh hơn, tối ưu hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn.
Nâng cao khả năng theo dõi và dự báo dòng tiền
Trước khi áp dụng tự động hóa hóa đơn (AP automation), các hóa đơn thường được lưu trữ trên nhiều nền tảng, tệp tin và thư mục khác nhau, khiến các công ty khó có thể xác định chính xác số tiền phải thanh toán. Tự động hóa hóa đơn cung cấp cái nhìn thời gian thực về các hóa đơn chưa thanh toán, trạng thái phê duyệt và ngày thanh toán đã lên lịch. Những thông tin này giúp dự báo dòng tiền chính xác hơn và quản lý vốn lưu động hiệu quả hơn.5
Giảm thiểu lỗi thủ công và thanh toán trùng lặp
Với bàn làm việc ngập tràn giấy tờ, việc kế toán viên mắc lỗi trong quá trình nhập liệu thủ công là điều không thể tránh khỏi. Hóa đơn trùng lặp, thiếu hóa đơn và lỗi chính tả có thể xuất hiện và gây ra rắc rối nghiêm trọng khi lập báo cáo chi phí.
Tự động hóa hóa đơn thường đi kèm với công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), giúp trích xuất dữ liệu hóa đơn một cách chính xác và nhanh chóng. Khi OCR sao chép dữ liệu trực tiếp từ nguồn, hầu như không có chỗ cho sai sót thủ công.
Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với nhà cung cấp thông qua việc thanh toán đúng hạn.
Bạn không muốn làm mất lòng tin của nhà cung cấp bằng cách thanh toán hóa đơn sau thời hạn thanh toán. Khi nhà cung cấp không thể tin tưởng vào việc thanh toán đúng hạn, họ có thể yêu cầu điều kiện thanh toán không thuận lợi hoặc ưu tiên các khách hàng khác. Các nền tảng tự động hóa quản lý công nợ phải trả (AP) như Slash cung cấp lịch thanh toán tự động, giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên có tổ chức hơn và giữ cho nhà cung cấp hài lòng.
Báo cáo thời gian thực cho các đội ngũ tài chính
Đối với các doanh nghiệp, việc linh hoạt điều chỉnh dựa trên thông tin cập nhật là rất quan trọng, nhưng các quy trình AP thủ công khiến việc tạo báo cáo kịp thời về chi tiêu và dự báo ngân sách trở nên khó khăn. Các đội ngũ tài chính thường phải dành hàng giờ để tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau chỉ để trả lời các câu hỏi kế toán cơ bản. Hệ thống tự động hóa AP như Slash cung cấp các bảng điều khiển và báo cáo thời gian thực, giúp đội ngũ tài chính có cái nhìn rõ ràng về các chỉ số phân tích quan trọng. Các tính năng như phân loại chi phí tự động và tích hợp phần mềm kế toán cho phép đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu hiện tại.
Các tính năng chính của phần mềm tự động hóa xử lý hóa đơn
Phần mềm tự động hóa quy trình thanh toán (AP) của bạn nên cung cấp một bộ tính năng toàn diện, đáp ứng mọi giai đoạn của quy trình thanh toán. Khi lựa chọn giải pháp, hãy tìm kiếm các tính năng thiết yếu sau:
Tự động hóa việc thu thập hóa đơn và trích xuất dữ liệu
Nhờ khả năng nhập liệu từ cả hóa đơn PDF và hóa đơn giấy, công nghệ OCR là một trong những thành phần quan trọng nhất của hệ thống tự động hóa hóa đơn hiệu quả. OCR có thể loại bỏ hàng giờ nhập liệu thủ công và hầu hết các sai sót đi kèm.
Quy trình làm việc và phê duyệt nhiều cấp
Tự động hóa AP đảm bảo hóa đơn được chuyển đến đúng người phê duyệt một cách nhanh chóng nhất. Không chỉ giúp phần mềm đẩy nhanh quy trình và tập trung tài liệu tại một nơi duy nhất, mà tính năng phân loại chi phí của nó còn giúp dễ dàng xác định hóa đơn nào dành cho từng cá nhân cụ thể.
Tích hợp với phần mềm ERP và phần mềm kế toán
Hệ thống ERP hoặc kế toán của bạn nên hoạt động đồng bộ với phần mềm tự động hóa hóa đơn. Nhờ tính năng đồng bộ hóa thời gian thực, bạn sẽ có hóa đơn mới, báo cáo cập nhật và thanh toán đã đối chiếu tại một nơi duy nhất. Hãy chú ý đến các nền tảng như Slash, có khả năng kết nối với các ứng dụng phổ biến như QuickBooks.
Lập lịch và thực hiện thanh toán
Sau khi hóa đơn được phê duyệt, hệ thống của bạn nên tự động lên lịch giao dịch, sau đó thực hiện thanh toán vào ngày đến hạn thông qua phương thức thanh toán mà bạn đã chọn, bao gồm ACH, chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ ảo.
Danh sách kiểm tra và Báo cáo
Để đảm bảo tuân thủ thuế, mọi hoạt động từ việc tạo đơn đặt hàng đến thanh toán đều phải được ghi lại kèm theo dấu thời gian và thông tin quan trọng. Điều này tạo ra một bản ghi đầy đủ cho các cuộc kiểm toán và giúp dễ dàng phát hiện và khắc phục các sai sót. Phần mềm quản lý công nợ phải trả như Slash cung cấp khả năng theo dõi chi tiết và các công cụ báo cáo, giúp các đội ngũ tài chính liên tục tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn của mình.
Với Slash, bạn sẽ có quy trình xử lý hóa đơn tự động, quy trình phê duyệt và thực hiện thanh toán, tất cả đều được kết nối với tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của doanh nghiệp. Tích hợp này loại bỏ nhu cầu đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau và cung cấp tầm nhìn toàn diện về dòng tiền của doanh nghiệp. Việc báo cáo chi phí và chuẩn bị thuế trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi đội ngũ tài chính có thể theo dõi trạng thái hóa đơn, tiến độ phê duyệt và thực hiện thanh toán theo thời gian thực, tất cả từ một bảng điều khiển duy nhất.
Những thách thức phổ biến trong xử lý hóa đơn tự động
Mặc dù tự động hóa hóa đơn thường mang lại nhiều lợi ích đáng kể, việc triển khai và tối ưu hóa các hệ thống này có thể gặp phải những khó khăn ban đầu. Dưới đây là một số thách thức mà công ty của bạn có thể gặp phải, cùng với các cách để vượt qua chúng:
Nhập liệu sai sót hoặc dữ liệu hóa đơn chất lượng thấp
Ngay cả công nghệ OCR tốt nhất cũng có thể gặp khó khăn với các hóa đơn được định dạng kém, ghi chú viết tay hoặc bản quét có độ phân giải thấp. Các hóa đơn lộn xộn gây cản trở nghiêm trọng cho việc trích xuất dữ liệu, khiến việc tải lên không chính xác và làm mất đi mục đích của phần mềm.
Sửa chữa bằng cách: Hợp tác với các nhà cung cấp để tiêu chuẩn hóa định dạng hóa đơn và ưu tiên sử dụng tài liệu điện tử khi có thể. Việc gửi nhắc nhở rằng các tài liệu viết tay cần phải sạch sẽ và dễ đọc cũng rất hữu ích, giống như cách chúng ta được nhắc nhở khi làm bài kiểm tra tiêu chuẩn hóa ở trường.
Quy trình phê duyệt phức tạp
Quy trình phê duyệt có thể trở nên quá phức tạp; nếu mỗi hóa đơn đều yêu cầu nhiều lần phê duyệt bất kể số tiền, toàn bộ quy trình thường bị ùn tắc và rơi vào bế tắc.
Sửa chữa bằng cách: Phát triển các quy trình phê duyệt hiệu quả hơn, cân bằng giữa kiểm soát và hiệu quả. Nếu bạn phân loại các khoản thanh toán theo số tiền và danh mục chi phí, bạn có thể giảm số lượng người nhận xuống còn một người cho mỗi hóa đơn thay vì hai người.
Sự phức tạp của thanh toán đa thực thể hoặc xuyên biên giới
Các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc khách hàng quốc tế phải đối mặt với nhiều thách thức. Thanh toán xuyên biên giới gây ra các vấn đề về tỷ giá hối đoái và thời gian xử lý kéo dài, và các công ty có nhiều chi nhánh phải quản lý nhiều tài khoản ngân hàng và nghĩa vụ thuế khác nhau.
Sửa chữa bằng cách: Lựa chọn nền tảng tự động hóa hóa đơn được thiết kế để xử lý các phức tạp này. Slash giúp thanh toán xuyên biên giới trở nên dễ dàng với phí chuyển khoản thấp, hỗ trợ tiền điện tử và stablecoin, cùng khả năng theo dõi tỷ giá hối đoái theo thời gian thực.⁴ Các tổ chức có nhiều chi nhánh có thể sử dụng bảng điều khiển tất cả trong một của Slash để theo dõi và báo cáo hoạt động tài chính trên các thực thể và tài khoản.
Sự kháng cự trong việc áp dụng công nghệ mới
Không phải ai cũng thoải mái với sự thay đổi, đặc biệt là khi bạn có một đội ngũ giàu kinh nghiệm đã làm việc theo "cách của họ" trong nhiều năm. Một số người không thành thạo về công nghệ, trong khi những người khác có thể không quan tâm đến việc thử nghiệm các công cụ tự động hóa.
Sửa chữa bằng cách: Tích hợp, đào tạo và tập trung vào những mặt tích cực. Hãy cho đội ngũ tài chính của bạn thấy cách tự động hóa loại bỏ công việc thủ công tẻ nhạt, tăng tốc quá trình xử lý thanh toán và giúp họ tập trung vào những vấn đề cấp bách hơn. Khi họ chứng kiến công nghệ OCR trích xuất và tải lên dữ liệu chỉ trong vài giây, họ có thể thay đổi quan điểm.
Tối ưu hóa quy trình tự động hóa hóa đơn với Slash
Việc lập hóa đơn cần được đồng bộ hóa với tất cả các hoạt động tài chính khác trong hệ thống của bạn. Với nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash, bạn có thể gửi và theo dõi hóa đơn tại cùng một nơi mà bạn quản lý chi tiêu thẻ, thanh toán xuyên biên giới và các yếu tố tài chính khác. Nền tảng tự động hóa quản lý công nợ phải trả (AP) của chúng tôi kết hợp khả năng theo dõi thời gian thực với các kiểm soát chi tiết, giúp bạn toàn quyền kiểm soát dòng tiền và tối ưu hóa quy trình quản lý công nợ phải trả, vốn từng là gánh nặng trước đây.
Slash cho phép bạn theo dõi mọi hóa đơn từ khi nhận đến khi thanh toán theo thời gian thực. Xem khi nào đơn đặt hàng được tạo, hóa đơn nào đang chờ phê duyệt và khi nào thanh toán được lên lịch thực hiện. Nhờ tích hợp với phần mềm kế toán như Quickbooks, bạn có thể đồng bộ dữ liệu kế toán hai chiều, sử dụng công nghệ OCR và quản lý hóa đơn từ các nguồn bên ngoài tại một nơi duy nhất.
Với giải pháp tự động hóa của chúng tôi, các giao dịch thanh toán xuyên biên giới mà bạn đang theo dõi cũng sẽ được tối ưu hóa. Slash hỗ trợ thanh toán ACH toàn cầu, chuyển khoản quốc tế đến hơn 180 quốc gia và thanh toán trong nước theo thời gian thực thông qua RTP và FedNow. Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực tiền điện tử, bạn cũng có thể chuyển đổi quỹ thành các loại stablecoin được neo giá với USD như USDT hoặc USDC để thực hiện chuyển khoản nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm bớt phiền toái cho đội ngũ tài chính của bạn bằng cách hiện đại hóa quy trình xử lý hóa đơn với Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống ERP/kế toán nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ?
Kích thước của công ty bạn thường là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn giải pháp tự động hóa phù hợp nhất. Quickbooks là phần mềm kế toán cung cấp gói giá dành cho người mới bắt đầu, giúp các đội ngũ nhỏ tự động hóa việc ghi sổ kế toán, lập hóa đơn và theo dõi chi phí. Ngược lại, nền tảng như Sage Intacct phù hợp với các doanh nghiệp lớn nhờ các công cụ quản lý đa đơn vị và báo cáo nâng cao.
Phiếu đặt hàng là gì, và chúng đóng vai trò như thế nào trong quy trình xử lý hóa đơn?
Đơn đặt hàng là tài liệu có giá trị pháp lý do người mua phát hành cho người bán, trong đó nêu rõ các điều khoản thanh toán và hàng hóa hoặc dịch vụ dự kiến trước khi giao hàng. Đơn đặt hàng là bước đầu tiên trong quy trình xử lý hóa đơn; doanh nghiệp khởi tạo đơn đặt hàng, sau đó hóa đơn được tạo ra và ghi nhận.
Có sự khác biệt giữa tự động hóa quản lý công nợ phải trả và tự động hóa xử lý hóa đơn không?
Tự động hóa quản lý công nợ phải trả (AP) thường bao quát một phạm vi rộng hơn so với tự động hóa xử lý hóa đơn. Xử lý hóa đơn tập trung cụ thể vào các bước tự động hóa liên quan đến hóa đơn, trong khi tự động hóa AP có thể bao gồm các tác vụ như phân loại chi phí và lập lịch thanh toán.
