Cách tối ưu hóa quy trình thanh toán hóa đơn của bạn
Khoản phải trả (AP) là một phần quan trọng trong bộ công cụ tài chính của doanh nghiệp. Việc nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và thanh toán đều đặn cho nhà cung cấp giúp thúc đẩy tăng trưởng, cải thiện mối quan hệ và duy trì quy trình làm việc trơn tru. Tuy nhiên, nếu quy trình quản lý khoản phải trả không hiệu quả, bạn sẽ phải đối mặt với kết quả hoàn toàn ngược lại.
Với sự phức tạp của quản lý công nợ phải trả, việc theo dõi các đơn đặt hàng và hóa đơn có thể trở nên quá tải. Khi được thực hiện thủ công bởi kế toán viên, các quy trình công nợ phải trả (AP) có thể gặp phải lỗi nhập liệu, bỏ sót hóa đơn hoặc đơn giản là tốc độ chậm chạp. Tối ưu hóa toàn bộ quy trình công nợ phải trả thông qua tự động hóa AP có thể giúp các công ty vượt qua những khó khăn này.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về quy trình thanh toán nợ phải trả (AP), các bước từ đầu đến cuối của quy trình này, và cách tự động hóa có thể giúp các đội ngũ tiết kiệm thời gian và công sức. Chúng ta cũng sẽ nhấn mạnh cách các nền tảng ngân hàng hiện đại như Slash có thể tự động hóa quy trình AP của bạn thông qua các công cụ tự động hóa thanh toán, cung cấp khả năng theo dõi giao dịch theo thời gian thực và cung cấp các giao dịch chuyển tiền toàn cầu với chi phí thấp bằng tiền điện tử.¹, ⁴
Hiểu quy trình quản lý công nợ phải trả
“Khoản phải trả” (Accounts Payable) đơn giản là nghĩa vụ của một công ty phải thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ đã nhận theo hình thức tín dụng. Nếu tình hình tài chính của một tổ chức đang biến động, họ có thể chuyển các giao dịch kinh doanh với nhà cung cấp sang hình thức tín dụng thay vì thanh toán ngay lập tức. Tuy nhiên, khác với hóa đơn thẻ tín dụng mà bạn hoặc tôi nhận hàng tháng, một công ty có thể thanh toán hóa đơn từ vô số tài khoản, thời điểm và bộ phận khác nhau. Đó là lý do tại sao quy trình AP (Accounts Payable) phải được tối ưu hóa và chính xác.
Xử lý hóa đơn, phê duyệt thanh toán và lập báo cáo chính xác chỉ là một số trong số nhiều trách nhiệm mà các chuyên gia tài chính phải xử lý khi quản lý khoản phải trả. Đảm bảo nhà cung cấp được thanh toán đúng hạn có thể là thách thức lớn nhất của họ, đặc biệt khi quy trình quản lý khoản phải trả bị trì hoãn do quy trình phê duyệt chậm chạp.
Quy trình thanh toán nợ phải trả: 6 bước quan trọng
Hãy cùng xem qua quy trình xử lý công nợ phải trả theo từng bước cụ thể:
Tạo đơn đặt hàng (PO)
Phiếu đặt hàng là tài liệu do người mua phát hành cho người bán, trong đó nêu rõ các điều khoản thanh toán và hàng hóa hoặc dịch vụ dự kiến trước khi giao hàng. Vì vậy, bước đầu tiên là lập phiếu đặt hàng cho đơn hàng của bạn.
Phiếu thu hóa đơn và thu thập dữ liệu
Thu thập hóa đơn từ nhà cung cấp, bằng cách quét bản sao vật lý, tải xuống tệp PDF từ email hoặc tải lên tệp hóa đơn vào hệ thống kế toán hoặc hệ thống quản lý công nợ (AP) của bạn bằng công nghệ OCR để tự động trích xuất thông tin chi tiết.
Xác minh và phê duyệt hóa đơn
Giữ vững việc quản lý sổ sách bằng cách kiểm tra tính chính xác của các mục chi tiết, đảm bảo tuân thủ quy định, chuyển đến đúng người có thẩm quyền để phê duyệt và nhập tất cả thông tin vào sổ cái tổng hợp.
Lịch thanh toán
Lập kế hoạch thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận với nhà cung cấp và dòng tiền của công ty bạn. Nền tảng ngân hàng doanh nghiệp của Slash cho phép bạn lên lịch thanh toán vào thời điểm phù hợp và tự động hóa quá trình thực hiện, nghĩa là bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc bỏ lỡ các hạn thanh toán.
Thực hiện thanh toán
Thanh toán hóa đơn cho hàng hóa hoặc dịch vụ qua ACH, chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp. Một số thẻ tín dụng doanh nghiệp, như thẻ Slash Visa® Platinum, đi kèm với các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết và thông tin thời gian thực, giúp việc theo dõi và ghi chép giao dịch trở nên đơn giản.¹
Quản lý hồ sơ và Báo cáo
Trở lại sổ cái tổng hợp để ghi chép các khoản thanh toán nhằm mục đích kế toán, kiểm toán và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Những thách thức phổ biến trong quy trình thanh toán nợ phải trả
Quản lý quy trình AP theo cách thủ công có thể dẫn đến nhiều trở ngại và chậm trễ, chẳng hạn như:
Sai sót và Lỗi lầm
Khi kế toán viên nhập dữ liệu thủ công từ hàng chục hóa đơn rải rác trong hộp thư điện tử, tủ hồ sơ và các nền tảng kế toán, sai sót do con người có thể tăng đáng kể. Các số liệu bị đảo lộn, nhập trùng lặp và giao dịch không khớp có thể tích tụ theo thời gian. Điều này có thể dẫn đến báo cáo chi phí không chính xác, bỏ lỡ các khoản khấu trừ thuế và thậm chí là kiểm toán.
Khó khăn trong việc theo dõi các khoản thanh toán
Đối với các đội ngũ tài chính phải làm việc với cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, việc theo dõi chi tiêu theo thời gian thực gần như là điều không thể. Phân tích dòng tiền của công ty và lập kế hoạch ngân sách có thể đòi hỏi phải đối chiếu thủ công các hóa đơn giấy, tệp PDF điện tử, xác nhận qua email và sao kê ngân hàng. Đây là một quá trình tốn thời gian – đến khi mọi thứ được tổng hợp xong, thông tin có thể đã lỗi thời hoặc không đầy đủ.
Phân loại chi phí không nhất quán hoặc không rõ ràng
Việc phân loại chi phí kinh doanh không chính xác có thể khiến việc theo dõi thanh toán và báo cáo tài chính trở nên khó khăn hơn. Khi chi phí không được phân loại đúng cách—chẳng hạn như phân biệt giữa vật tư văn phòng, phí đăng ký phần mềm và chi phí đi lại—bạn và đội ngũ của mình có thể gặp khó khăn trong việc phân tích xu hướng chi tiêu hoặc chuẩn bị báo cáo chính xác. Sử dụng phần mềm hiện đại như Slash để phân loại các khoản mua sắm có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện độ chính xác của báo cáo.
Xử lý và phê duyệt hóa đơn chậm trễ
Một số công ty yêu cầu quy trình phê duyệt theo thứ tự từ các quản lý, trưởng bộ phận và lãnh đạo cấp cao trước khi xử lý thanh toán. Những trì hoãn này có thể kéo dài đáng kể khi yêu cầu phê duyệt phụ thuộc vào giấy tờ vật lý phải được chuyển giữa các văn phòng hoặc địa điểm khác nhau. Tốt hơn là tổ chức hóa đơn trên một nền tảng kỹ thuật số tập trung, nơi nhiều người phê duyệt có thể xem xét và ký duyệt đồng thời.
Lợi ích của việc tự động hóa quy trình thanh toán hóa đơn
Để đảm bảo tốc độ, độ chính xác và khả năng mở rộng, các đội ngũ tài chính nên xem xét sử dụng phần mềm chuyên dụng được thiết kế để tự động hóa quy trình AP. Dưới đây là một số lợi thế nổi bật của việc tự động hóa AP so với các phương pháp thủ công:
Hiệu quả và Tiết kiệm thời gian
Nói một cách đơn giản, tự động hóa quy trình AP giúp đội ngũ của bạn tiết kiệm thời gian. Khi bộ phận tài chính có thể quản lý hiệu quả các tác vụ hàng ngày, họ sẽ có thêm thời gian để quản lý ngân sách và dự báo chi phí - những việc mà trước đây họ có thể quá bận rộn để theo dõi.
Dễ dàng trong việc báo cáo
Một khía cạnh quan trọng của kế toán là đảm bảo các báo cáo chi phí tuân thủ thuế trong sổ cái tổng hợp và tận dụng các khoản khấu trừ khi có thể. Nhờ các công cụ báo cáo mạnh mẽ và khả năng phân loại chi phí, tự động hóa AP có thể giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Các nền tảng như Slash cho phép ghi nhận các giao dịch đi ra qua ACH, chuyển khoản và thậm chí qua các kênh tiền điện tử.
Khả năng mở rộng cho các tổ chức có nhiều đơn vị thành viên
Một công ty đang phát triển nhanh chóng thường sẽ vượt qua khả năng của chính đội ngũ nhân viên, dẫn đến tình trạng một số ít kế toán phải quản lý một lượng lớn hóa đơn và nhiều tài khoản ngân hàng kinh doanh khác nhau. Hệ thống tự động hóa AP (Accounts Payable) quản lý toàn bộ giấy tờ và phân loại thanh toán một cách dễ dàng. Đối với các tổ chức có nhiều đơn vị thành viên, Slash cho phép người dùng cấu hình các giao diện bảng điều khiển riêng biệt cho các công ty con, giúp phần mềm AP hoạt động trơn tru trên từng đơn vị.
Độ chính xác và tính nhất quán
Khi phần mềm tự động hóa quản lý công nợ phải trả (AP) của bạn tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại, nó sẽ lấy dữ liệu trực tiếp từ nguồn, giúp bạn bỏ qua việc nhập liệu thủ công và tránh các sai sót tốn kém. Các nền tảng AP cũng có thể phân loại chi phí kinh doanh tự động, tiết kiệm thời gian và loại bỏ yếu tố phán đoán chủ quan của con người. Slash tích hợp với các hệ thống kế toán như Quickbooks và Xero, cho phép người dùng đồng bộ hóa các giao dịch công nợ phải trả, tài khoản ngân hàng và dữ liệu tài chính khác theo cả hai hướng.
Cách triển khai tự động hóa quản lý công nợ phải trả trong doanh nghiệp của bạn
Dưới đây là các bước bạn nên thực hiện để triển khai tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý công nợ phải trả cho bộ phận tài chính của mình:
Kiểm tra quy trình làm việc AP của bạn
Bạn sẽ muốn có cái nhìn tổng quan về quy trình thanh toán (AP) hiện tại của mình và cách nó có thể thay đổi. Hãy lưu ý đến chi phí trên mỗi hóa đơn, số tiền bạn phải trả cho phí chuyển khoản hoặc phí ACH, thời gian xử lý phê duyệt và những gì được ghi chép lại vào cuối quy trình.
Xác định các điểm yếu
Khi đánh giá quy trình làm việc của mình, hãy tự hỏi hai điều: “Lỗi xảy ra ở đâu?” và “Có bước nào trong này là thừa không?”. Các tác vụ dễ xảy ra lỗi do con người có thể dễ dàng nhận ra, nhưng bạn cũng nên chú ý đến những bước có thể loại bỏ vì chúng lặp đi lặp lại hoặc không cần thiết.
Chọn phần mềm tự động hóa quản lý công nợ phải trả
Giải pháp AP phù hợp sẽ hỗ trợ quy trình làm việc của bạn và tích hợp với phần mềm kế toán hiện tại. Nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash là một ví dụ điển hình về hệ thống tự động hóa việc theo dõi thanh toán, quản lý chi phí và thanh toán cho nhà cung cấp, đồng thời đồng bộ hóa với nhiều ứng dụng kế toán phổ biến.
Đào tạo và hướng dẫn đội ngũ của bạn
Mặc dù các nền tảng này có thể tự động hóa quy trình thanh toán hóa đơn, chúng không thể tự động hóa quy trình onboarding nhân viên của chính mình. Hãy đảm bảo rằng bạn có những người phù hợp phụ trách phần mềm thanh toán hóa đơn (AP) và họ được trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết để sử dụng nó một cách hiệu quả.
Theo dõi và tối ưu hóa
Bạn nên xem xét quy trình làm việc mới của mình theo cách tương tự như đã làm với quy trình cũ. So sánh quy trình thanh toán tự động (AP) mới với phương pháp cũ, đảm bảo các vấn đề trước đây đã được giải quyết và luôn cảnh giác với những trục trặc có thể phát sinh khi đội ngũ của bạn làm quen với các công cụ mới.
Tối ưu hóa quy trình thanh toán hóa đơn của bạn với Slash
Một hệ thống AP tự động hiện đại có thể thay đổi hoàn toàn quy trình tài chính của một công ty. Các công cụ tự động hóa AP của chúng tôi giúp các đội ngũ tài chính xử lý thanh toán nhanh hơn, cải thiện báo cáo, giảm thiểu sai sót và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
Slash cho phép người dùng tự động hóa việc thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý hóa đơn, giúp bạn giảm thiểu các khoản thanh toán chưa hoàn tất và có cái nhìn rõ ràng hơn về những khoản cần xử lý. Với khả năng thanh toán toàn cầu và hỗ trợ tiền điện tử gốc của nền tảng chúng tôi, các giao dịch này có thể được thực hiện đến bất kỳ địa điểm nào mà không phải chịu các khoản phí cao thường đi kèm.
Nhờ tích hợp với các hệ thống kế toán như Quickbooks và nhiều hệ thống khác, dữ liệu tài chính hiện tại của bạn có thể được đồng bộ hóa và tập trung tại một nơi duy nhất. Các công cụ tự động hóa của chúng tôi giúp doanh nghiệp truy cập vào dữ liệu hóa đơn và thanh toán minh bạch, theo dõi và báo cáo theo thời gian thực, cũng như nâng cao khả năng kiểm soát tài chính. Bạn sẽ được hưởng lợi từ tự động hóa mà không phải đối mặt với gánh nặng của việc quản lý nhiều hệ thống khác nhau.
Nền tảng ngân hàng doanh nghiệp Slash cũng cung cấp quyền truy cập vào:
- Thẻ tín dụng Slash Visa PlatinumTự động phân loại chi tiêu và tận dụng các tính năng kiểm soát chi tiêu chi tiết – đồng thời nhận được lên đến 2% hoàn tiền.
- Thanh toán toàn cầu được tối ưu hóaGửi và nhận thanh toán đến hơn 180 quốc gia và hơn 35 loại tiền tệ.
- Hệ thống thanh toán thời gian thựcHỗ trợ RTP và FedNow cho phép thực hiện các giao dịch chuyển khoản trong nước gần như tức thì, mang lại tốc độ và tính linh hoạt cao hơn cho doanh nghiệp của bạn.
Tự động hóa quy trình quản lý công nợ phải trả (AP), theo dõi dòng tiền hiệu quả hơn và khám phá các cơ hội tiết kiệm mới với Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Câu hỏi thường gặp
Ví dụ về quy trình thanh toán nợ phải trả là gì?
Dưới đây là một cái nhìn chi tiết từng bước về quy trình thanh toán hóa đơn đầy đủ qua góc nhìn của một công ty đèn tưởng tượng:
- Công ty Fantastic Lamps Inc. lập đơn đặt hàng (PO) để mua vải lụa làm chụp đèn từ nhà cung cấp vải lụa của họ.
- Họ không thanh toán ngay lập tức, mà thay vào đó nhập hóa đơn từ đơn đặt hàng vào hệ thống của họ.
- Các trưởng phòng tài chính tại Fantastic Lamps kiểm tra tính chính xác và tuân thủ của các hóa đơn.
- Kế toán viên xác định rằng công ty sẽ có khả năng thanh toán chi phí cho đồ vải trong vòng 60 ngày.
- Sau 60 ngày, họ sẽ chuyển khoản thanh toán qua phương thức thanh toán ưa thích của họ.
- Họ ghi chép chi tiết về giao dịch mua hàng này và quy trình làm việc tiếp theo vào sổ cái tổng hợp của họ.
Sự khác biệt giữa tài khoản phải trả và tài khoản phải thu là gì?
Các khoản phải thu đơn giản là ngược lại với các khoản phải trả. Trong khi các khoản phải trả là số tiền bạn nợ các nhà cung cấp cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận, các khoản phải thu là số tiền các công ty nợ bạn cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh của công ty, bạn có thể phụ thuộc nhiều hơn vào một quy trình làm việc hơn là quy trình còn lại.
Tự động hóa đã thay đổi quy trình thanh toán hóa đơn như thế nào?
Trong khi chúng ta đã xem xét cách tự động hóa đã cải thiện các tác vụ hàng ngày của bộ phận kế toán (AP) và củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, chúng ta cũng có thể đề cập đến cách nó đã thay đổi bộ phận kế toán (AP) trên nhiều ngành nghề. Nhờ tự động hóa, nhiều tổ chức hiện có thể quản lý sổ cái tổng hợp và xử lý hóa đơn nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Tự động hóa AP từng là cách để vượt qua đối thủ cạnh tranh – giờ đây nó là cách để tránh bị tụt hậu.
