Como categorizar as despesas de manutenção?

O que é uma despesa de manutenção?

As despesas de manutenção são consideradas custos operacionais que abrangem a manutenção, reparação ou inspeção regulares dos ativos da empresa para garantir que continuem a funcionar de forma eficiente. Diferenciam-se das melhorias de capital, que aumentam o valor de um ativo ou prolongam a sua vida útil, porque a manutenção se limita a preservar a funcionalidade existente.

Como categorizar as despesas de manutenção

• Gravar como Despesas operacionais em sua demonstração de resultados.
• Utilize uma conta “Reparos e Manutenção” ou “Despesas de Manutenção” no seu plano de contas.
• Classificar como Custos indiretos ou Despesas gerais a menos que esteja vinculado a um projeto específico (por exemplo, reparos de máquinas em um local de trabalho).
• Para empresas baseadas em projetos, aloque a manutenção diretamente ao projeto, se for necessário para a sua conclusão.
• Capitalize apenas se a manutenção melhorar significativamente ou prolongar a vida útil do ativo.

Exemplos de despesas de manutenção

• Manutenção de rotina de máquinas ou equipamentos.
• Limpeza do sistema de climatização ou substituição do filtro.
• Troca de óleo e rotação dos pneus do veículo.
• Atualizações do sistema informático ou contratos de manutenção de TI.
• Manutenção do edifício ou das instalações (encanamento, eletricidade, pequenos reparos).
• Inspeções de elevadores, segurança contra incêndios ou sistemas de segurança.
• Limpeza e manutenção relacionada com o cuidado dos bens.

Implicações fiscais para despesas de manutenção

• As despesas de manutenção ordinárias são totalmente dedutível nos impostos no ano em que foi incorrido.
• Grandes reparos ou melhorias que agreguem valor devem ser capitalizado e se desvalorizou com o tempo.
• A Receita Federal Eleição de porto seguro permite que pequenas empresas deduzam certos reparos e manutenção abaixo de US$ 2.500 por fatura ou item.
• A manutenção realizada como parte de contratos de serviço de rotina (por exemplo, verificações anuais de equipamentos) é dedutível.
• Guarde as faturas, registros de serviços e cronogramas de manutenção para distinguir entre reparos dedutíveis e melhorias capitalizadas.