Como categorizar os benefícios dos funcionários?

O que são benefícios para os funcionários?

Os benefícios dos funcionários são formas de remuneração não salarial fornecidas aos funcionários como parte de seu pacote salarial geral. Do ponto de vista contábil, os benefícios são reconhecidos como despesas no período em que os funcionários os ganham, não necessariamente quando são pagos. Esses custos são essenciais para manter uma força de trabalho produtiva e são totalmente dedutíveis como despesas comerciais ordinárias.

Como contabilizar os benefícios dos funcionários

• Registre em Despesas operacionais na sua declaração de rendimentos.
• Use contas separadas, tais como:
  • “Benefícios dos funcionários”
  • “Seguro de Saúde”
  • “Contribuições para a aposentadoria”
  • “Impostos e benefícios sobre a folha de pagamento”
• Acumule despesas com benefícios à medida que os funcionários os ganham (por exemplo, férias remuneradas ou contribuições para a aposentadoria).
• Relate os custos dos benefícios pagos pelo empregador separadamente dos salários brutos nas demonstrações financeiras e nos relatórios de folha de pagamento.
• Para maior clareza administrativa, agrupe todos os custos relacionados a benefícios em uma categoria de despesas com benefícios ou remuneração.

Exemplos de despesas com benefícios aos funcionários

• Prêmios de seguro saúde, odontológico e oftalmológico pagos pelo empregador.
• Contribuições para planos de aposentadoria (401(k), SEP IRA, pensão).
• Prêmios de seguro de vida e invalidez.
• Férias remuneradas, licença médica e licença parental.
• Programas de bem-estar ou assistência aos funcionários.
• Reembolso de mensalidades ou desenvolvimento profissional.
• Benefícios para transporte ou subsídios de transporte.

Implicações fiscais para benefícios dos funcionários

• Os benefícios pagos pelo empregador são despesas comerciais dedutíveis nos impostos.
• Muitos benefícios dos funcionários (como seguro saúde e contribuições para a aposentadoria) também são excluído do rendimento tributável dos funcionários.
• Certos benefícios, como bônus, cartões-presente ou vantagens equivalentes a dinheiro, podem ser tratados como salários tributáveis.
• Os empregadores devem declarar e reter os impostos aplicáveis sobre os benefícios tributáveis.
• Os benefícios relacionados a proprietários ou sócios podem ter limitações específicas do IRS, dependendo do tipo de entidade (LLC, S corp, etc.).
• Manter registros detalhados dos pagamentos de benefícios, faturas de prestadores de serviços e documentação de elegibilidade dos funcionários para fins de conformidade e apoio à auditoria.