Como a automação da gestão de despesas simplifica os gastos e a conformidade
À medida que sua empresa cresce, gerenciar os gastos diários da sua equipe pode se tornar complicado. Mais funcionários estão fazendo mais compras: viagens, software, suprimentos, refeições, custos relacionados a clientes. Em pouco tempo, os detalhes das transações ficam espalhados por extratos de cartão de crédito, caixas de entrada de e-mail e recibos em papel, dificultando a visualização de como o dinheiro da sua empresa está realmente sendo gasto.
Sem um sistema de gestão de despesas em vigor, sua equipe fica sobrecarregada com a tarefa de vasculhar extratos, localizar recibos enterrados em caixas de entrada e copiar manualmente os detalhes das transações para planilhas. Aprovações importantes podem ser perdidas, recibos podem não ser enviados; com o tempo, a gestão de despesas se torna mais reativa do que proativa.
Um software automatizado de gestão de despesas pode trazer estrutura ao processo. Em vez de depender de uma combinação de ferramentas desconectadas e etapas manuais, as empresas podem centralizar reembolsos, cartões corporativos, aplicação de políticas de despesas e fluxos de trabalho de aprovação em um único sistema. Neste guia, apresentaremos as melhores práticas para implementar um sistema automatizado de gestão de despesas. Explicaremos as ferramentas que ajudam a automatizar processos manuais e as maneiras práticas de acompanhar sua eficácia ao longo do tempo.
Plataformas como a Slash aplicam esses princípios por meio de um sistema unificado de gerenciamento de despesas diárias. Com o cartão Slash, as empresas podem definir controles granulares de gastos, capturar recibos automaticamente no ponto de compra e categorizar transações em tempo real.¹ Todas as atividades são direcionadas para o painel da Slash, proporcionando às equipes financeiras uma visibilidade mais clara dos gastos e produzindo dados estruturados que são sincronizados diretamente com o software de contabilidade. Continue lendo para saber mais.
O que é automação da gestão de despesas?
A gestão de despesas abrange uma série de processos dentro de uma organização, incluindo relatórios de despesas, aprovações, reembolsos, aplicação de políticas e muito mais. A automação da gestão de despesas reúne essas atividades com um software que conecta os canais de gastos da empresa com controles integrados, permitindo uma supervisão mais rápida e consistente.
Na prática, a automação da gestão de despesas envolve mais do que apenas software. Ela combina ferramentas interconectadas, como cartões corporativos, serviços bancários e tesouraria, em um único sistema para simplificar a gestão financeira de ponta a ponta. Por exemplo, uma compra feita com um cartão corporativo pode ser verificada em relação às regras de gastos predefinidas; após sua aprovação, o recibo e os detalhes da transação são carregados automaticamente em um painel de gerenciamento de despesas, onde são categorizados automaticamente; então, essa transação pode ser exportada para um software de contabilidade sem a necessidade de reformatar nenhum dos detalhes.
Algumas vantagens da implementação de um sistema de gestão de despesas bem estruturado incluem:
- Redução da entrada manual de dados: A categorização automatizada e a digitalização de recibos podem eliminar a necessidade de copiar detalhes de transações de recibos e cartões corporativos para planilhas. Isso pode economizar horas de trabalho manual e reduzir o risco de erros, como entradas duplicadas.
- Envio mais rápido de despesas: Os funcionários podem enviar despesas comerciais pagas do próprio bolso, carregando recibos, que são então digitalizados e implementados no registro mais amplo das transações da empresa.
- Melhor conformidade e aplicação das políticas: Os sistemas automatizados aplicam as políticas da empresa no ponto de venda por meio de cartões corporativos com controles integrados. Gastos fora da política podem ser bloqueados antes que ocorram, enquanto transações incomuns são sinalizadas para revisão, fortalecendo os esforços de conformidade e prevenção de fraudes.
- Maior visibilidade e relatórios de gastos: As transações são unificadas em todos os canais, desde cartões até transferências bancárias. As despesas são categorizadas automaticamente, divididas por método de pagamento e facilmente organizadas para inclusão em balanços patrimoniais e demonstrações de resultados para revisão financeira regular.
- Economia de tempo para as equipes financeira e contábil: Ao sincronizar dados financeiros com sistemas integrados de contabilidade ou ERP, as empresas podem otimizar a reconciliação, a geração de relatórios, a declaração de impostos e a preparação para auditorias.
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6 componentes essenciais da automação da gestão de despesas
A automatização da gestão de despesas de ponta a ponta requer a utilização de várias ferramentas interligadas. Em conjunto, estas ferramentas podem apoiar todo o ciclo de vida das despesas, desde a compra até à aprovação e reconciliação, reduzindo simultaneamente o trabalho manual tanto para os funcionários como para as equipas financeiras. Abaixo estão algumas das principais funcionalidades e ferramentas incluídas num sistema automatizado de gestão de despesas:
Captura digital de recibos e OCR
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) extrai detalhes das imagens dos recibos e os insere diretamente no seu sistema de gestão de despesas. Quando os funcionários enviam um recibo, o sistema lê automaticamente os nomes dos comerciantes, as datas e os valores, eliminando a necessidade de inserção manual de dados. As despesas podem então ser categorizadas e encaminhadas para aprovação com base em regras predefinidas, permitindo que as equipes financeiras se concentrem em exceções, em vez de transações rotineiras.
Aplicação automatizada de políticas e controles de gastos
Quando os cartões de crédito corporativos são integrados ao software de gerenciamento de despesas, os controles de gastos podem ser aplicados no momento da compra. Com o Slash, cartões virtuais podem ser emitidos com limites predefinidos, categorias de comerciantes aprovadas e restrições por categoria. As transações que violam as políticas da empresa podem ser bloqueadas antes de ocorrerem, evitando gastos fora da política, em vez de sinalizá-los posteriormente durante a reconciliação.
Fluxos de trabalho de aprovação e encaminhamento condicional
Os fluxos de trabalho de aprovação determinam como as transações são encaminhadas pela sua organização para revisão. Os sistemas automatizados podem encaminhar despesas com base em limites de valor, categorias de despesas, departamentos ou códigos de projeto para o aprovador apropriado. Uma compra de material de escritório no valor de R$ 50 pode ser aprovada automaticamente, enquanto um aluguel de equipamento no valor de R$ 5.000 é encaminhado para um gerente de departamento. A mesma lógica se aplica a outras ações financeiras, como transferências bancárias, débitos e outras transações, para garantir a aplicação consistente da política em diferentes transações.
Integração com ferramentas de contabilidade e ERP
O software de gestão de despesas pode ser integrado a plataformas de contabilidade, como QuickBooks ou Xero, bem como a sistemas ERP, como Oracle NetSuite. Essas integrações permitem que os dados de despesas categorizados sejam sincronizados automaticamente com o razão geral, reduzindo a reconciliação manual e mantendo os registros financeiros atualizados. O Slash integra-se a plataformas líderes, como QuickBooks e Xero, para o compartilhamento contínuo de dados entre seus sistemas financeiros e contábeis.
Painéis e análises em tempo real
Os painéis de gerenciamento de despesas podem consolidar dados de cartões corporativos, transferências bancárias, reembolsos e outros métodos de pagamento em uma única visualização. Com todas as suas atividades financeiras armazenadas em um único lugar, você pode usar ferramentas de análise integradas para rastrear padrões de gastos e identificar os comerciantes de maior valor, onde os custos estão aumentando e quais funcionários ou equipes estão se aproximando dos limites do orçamento. Essa visibilidade do fluxo de caixa permite decisões mais proativas e baseadas em dados sobre orçamento, atualizações de políticas e controle de custos.
Sistemas de reembolso
Às vezes, os funcionários pagam despesas comerciais do próprio bolso. Um fluxo de trabalho estruturado de reembolso facilita a revisão dessas despesas em relação às políticas da empresa e agiliza os reembolsos nas contas bancárias dos funcionários. Com o recurso de reembolso do Slash, os funcionários podem vincular suas contas bancárias pessoais diretamente ao painel. Quando os recibos são carregados, o OCR captura os detalhes da transação e preenche automaticamente os relatórios de despesas. Os administradores podem então revisar os reembolsos pendentes e aprovar os reembolsos para depósito direto nas contas dos funcionários.
Melhores práticas para implementar a automação de despesas
Automatizar a gestão de despesas requer mais do que apenas adotar um novo software. As organizações que obtêm os melhores resultados geralmente dedicam tempo para estabelecer políticas claras, configurar sistemas que se adaptem aos seus fluxos de trabalho e garantir que os funcionários entendam como usar as novas ferramentas de maneira eficaz. Essas práticas recomendadas podem ajudar a maximizar os benefícios da automação e, ao mesmo tempo, minimizar as interrupções durante a transição:
Padronizar categorias e políticas de despesas
Categorias de despesas bem definidas podem facilitar a análise dos padrões de gastos, a aplicação de orçamentos e a preparação para a declaração de impostos. As categorias devem estar alinhadas com seu plano de contas e requisitos fiscais, distinguindo entre despesas dedutíveis, como viagens de negócios e refeições, despesas de capital para equipamentos e custos não dedutíveis. Categorias padronizadas também ajudam a garantir a consistência entre os departamentos, facilitando a comparação de gastos e a identificação de oportunidades de redução de custos.
Defina regras e limites automatizados antecipadamente
Os sistemas automatizados funcionam melhor quando as regras são configuradas minuciosamente desde o início. Reserve um tempo para mapear os controles de gastos, limites de aprovação e procedimentos de encaminhamento antes de emitir cartões ou implementar o sistema. Regras claras reduzem a necessidade de supervisão manual e podem ajudar a evitar violações de políticas antes que elas ocorram.
Treinar os funcionários sobre fluxos de trabalho de automação
Crie uma documentação abrangente que explique suas políticas de despesas para comunicar à sua equipe como as regras são aplicadas, a fim de definir expectativas claras sobre os gastos. Além disso, inclua informações sobre como as regras automatizadas de gerenciamento de despesas funcionam, com instruções passo a passo para tarefas comuns, como enviar recibos, solicitar reembolsos ou usar cartões corporativos.
Monitore o desempenho e refine os processos ao longo do tempo
A automação de despesas não é uma solução do tipo “configure e esqueça”. Acompanhar as métricas certas pode ajudar a identificar onde persistem os gargalos, onde as políticas podem ser muito restritivas ou muito permissivas e onde pode ser necessário treinamento adicional. A revisão regular dos padrões de gastos também pode revelar quais categorias de despesas ficam consistentemente acima ou abaixo do orçamento, permitindo que as equipes ajustem os controles e processos antes que pequenos problemas se tornem grandes.
Medindo o sucesso: KPIs e métricas
Uma parte importante da gestão eficaz de despesas é monitorar o desempenho do seu sistema ao longo do tempo. Acompanhar as principais métricas ajuda a determinar se o seu sistema está apoiando as políticas de despesas, reduzindo atrasos e se adaptando à medida que sua empresa cresce. Abaixo estão algumas métricas comuns que as empresas usam para avaliar a eficácia de suas políticas e automações de gestão de despesas:
- Tempo de processamento das despesas: Mede o tempo que leva para uma despesa passar da submissão até ser totalmente registrada em seu sistema contábil. Essa métrica destaca a economia de tempo obtida por meio da automação e deve ser monitorada continuamente, pois lentidões repentinas geralmente indicam problemas com o recebimento de relatórios ou o encaminhamento de aprovações.
- Taxa de conformidade com as políticas: Acompanha a porcentagem de despesas que seguem as políticas da empresa em comparação com aquelas que exigem exceções ou são sinalizadas por violações. Baixas taxas de conformidade podem sugerir que as políticas não são claras, os limites de gastos são muito restritivos ou certas categorias de despesas precisam ser refinadas.
- Taxas de erro ou exceção: Mede a frequência com que as despesas contêm erros, informações em falta ou requerem intervenção manual. Taxas de erro elevadas podem indicar problemas como má qualidade dos recibos, regras de categorização pouco claras ou a necessidade de formação adicional dos funcionários sobre os fluxos de trabalho de envio.
- Prazo para reembolso: Acompanha o tempo que os funcionários esperam entre o envio das despesas pagas do próprio bolso e o recebimento do reembolso. Embora esteja relacionada ao tempo de processamento das despesas, essa métrica se concentra especificamente nos reembolsos e reflete tanto a velocidade de aprovação quanto o esforço administrativo.
- Custo por despesa: Calcula o custo administrativo do processamento de cada transação de despesas, incluindo o tempo da equipe e os custos do sistema. Comparar essa métrica entre os tipos de despesas pode ajudar a identificar onde a automação oferece o maior impacto e onde melhorias adicionais no fluxo de trabalho podem reduzir as despesas gerais.
Escolhendo a solução certa para gerenciamento automatizado de despesas
Nem todas as plataformas de gestão de despesas oferecem os mesmos recursos ou se adaptam a todos os modelos de negócio. A solução certa depende do tamanho da sua empresa, dos padrões de gastos, dos sistemas contábeis existentes e do nível de controle que você precisa ter sobre as despesas dos funcionários. No entanto, existem alguns recursos importantes a serem considerados, independentemente da sua configuração atual. Ao avaliar as opções, procure por:
- Emissão fácil de cartões de crédito corporativos com regras de gastos que aplicam automaticamente as políticas da empresa.
- Visibilidade das transações em tempo real, apoiada por painéis analíticos que melhoram a supervisão financeira e alertas que ajudam a detectar possíveis fraudes.
- Categorização automatizada que identifica fornecedores e detalhes de despesas para aplicar tags consistentes em todas as transações.
- Fluxos de trabalho de reembolso que simplificam o envio de recibos pelos funcionários e a revisão e o processamento pelas equipes financeiras.
- Integrações com sistemas de contabilidade e ERP para otimizar a reconciliação, a geração de relatórios e a preparação de impostos.
- Fluxos de trabalho de aprovação personalizáveis que reduzem o atrito nas compras de rotina, ao mesmo tempo que encaminham transações de maior valor para revisão adicional.
Automatize a gestão de despesas com o Slash
A gestão de despesas funciona melhor quando os gastos, a revisão e os relatórios são feitos em um único lugar. O Slash ajuda as empresas a gerenciar os gastos dos funcionários, combinando cartões corporativos, captura automatizada de recibos e controles de políticas em um único sistema. Em vez de revisar as despesas após o fato, as equipes financeiras podem acompanhar as transações à medida que elas ocorrem, para uma supervisão mais clara e menos problemas a resolver posteriormente.
O Slash combina automação com uma infraestrutura bancária empresarial completa, oferecendo às equipes financeiras um único sistema para controlar gastos, acompanhar despesas e movimentar dinheiro com eficiência. Os principais recursos incluem:
- Cartão Slash Visa Platinum: Ganhe até 2% de reembolso com controles granulares de gastos, limites configuráveis, captura automatizada de recibos e emissão ilimitada de cartões para funcionários.
- Monitoramento de gastos em tempo real: O monitoramento com tecnologia de IA sinaliza atividades incomuns, evita gastos fora da política antes que eles ocorram e envia alertas diretamente aos administradores.
- Fluxos de trabalho de aprovação: Encaminhe pagamentos e débitos para transações grandes ou sensíveis aos gerentes certos antes que os fundos sejam movimentados.
- Ferramentas de reembolso: Organize recibos e detalhes de despesas pagas do próprio bolso e envie depósitos diretos para as contas bancárias dos funcionários conectadas.
- Integrações contábeis: Sincronize automaticamente os dados das transações com o QuickBooks, conecte-se a ferramentas adicionais através do Plaid ou importe dados do Xero para simplificar a reconciliação e a geração de relatórios.
- Diversos métodos de pagamento: Envie pagamentos por meio de ACH global, transferências internacionais para mais de 180 países através do SWIFT e sistemas domésticos em tempo real, como RTP e FedNow. Inclui suporte nativo a criptomoedas para converter fundos em stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDC ou USDT, para transferências baseadas em blockchain.⁴
- Tesouro de alto rendimento: Ganhe até 3,86% de rendimento anualizado por meio de fundos do mercado monetário apoiados pela BlackRock e Morgan Stanley.⁶
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Perguntas frequentes
Qual é o melhor software de gestão de despesas?
O melhor software de gestão de despesas depende do tamanho da sua empresa, do volume de transações e dos sistemas financeiros existentes. Soluções robustas como o Slash combinam acompanhamento automatizado de despesas, controles de políticas, cartões corporativos e integrações contábeis para reduzir o trabalho manual e, ao mesmo tempo, melhorar a visibilidade e a conformidade.
Quanto tempo normalmente leva para implementar soluções de gerenciamento de despesas?
O tempo de implementação varia de acordo com a complexidade, mas muitas plataformas modernas podem ser configuradas em dias, em vez de meses. Os sistemas baseados em nuvem com integrações contábeis pré-construídas e fluxos de trabalho configuráveis permitem que as equipes comecem a automatizar as despesas rapidamente, sem grandes mudanças no processo.
Com quais sistemas o software de gerenciamento de despesas deve se integrar?
O software de gestão de despesas deve integrar-se com sistemas de contabilidade como QuickBooks e Xero ou plataformas ERP como Netsuite ou Sage Intacct. Para operadores de comércio eletrônico, procure plataformas como Slash com serviços comerciais para os principais mercados, como Shopify ou Amazon.
