Gerenciamento de cartões de crédito corporativos: melhores práticas e dicas de automação para 2025
Sua empresa talvez já tenha um cartão de crédito corporativo, mas você está realmente aproveitando ao máximo? Os cartões corporativos estão entre as ferramentas mais poderosas que um empresário pode usar, mas muitas empresas podem deixar de aproveitar recompensas valiosas ou confiar em sistemas desatualizados que podem limitar o potencial do cartão corporativo.
Hoje em dia, o verdadeiro valor de um cartão de crédito corporativo vai muito além das vantagens em viagens de negócios ou descontos em materiais de escritório. Um cartão corporativo bem escolhido pode ajudar os empresários a se protegerem contra fraudes, definir regras de gastos que promovam a responsabilidade dos funcionários e automatizar o trabalho tedioso de relatórios de despesas. Ao implementar ferramentas avançadas de gerenciamento de despesas nas operações diárias, sua empresa pode promover uma cultura de responsabilidade financeira, fortalecer a comunicação da equipe e proteger sua empresa contra os riscos de má gestão financeira.
Neste guia, explicaremos como o gerenciamento inteligente de cartões de crédito corporativos pode tornar suas operações mais eficientes e ajudar você a economizar dinheiro. Também mostraremos como os cartões de crédito corporativos da Slash se integram perfeitamente à nossa plataforma de gestão financeira, projetada para ajudar os proprietários a gastar menos tempo acompanhando despesas e mais tempo expandindo seus negócios.1 Com a Slash, sua empresa pode ganhar até 2% de reembolso em cada compra, além de obter informações em tempo real sobre gastos, acompanhamento automatizado de despesas e ferramentas financeiras avançadas que facilitam a gestão de despesas.
O que é gestão de cartões de crédito corporativos?
A gestão de cartões corporativos refere-se aos processos que uma empresa utiliza para emitir, rastrear e controlar seus cartões de crédito para gerenciar despesas comerciais. Abaixo, detalharemos alguns dos principais processos envolvidos na gestão eficaz de cartões corporativos, explicando o que são, como funcionam e por que são importantes:
- Gerenciamento de despesas dos funcionários: Gerenciar os cartões de crédito corporativos dos seus funcionários com controles de gastos pode evitar o uso indevido dos fundos da empresa, simplificar os reembolsos, limitar gastos excessivos e promover o cumprimento das políticas da empresa.
- Análise de gastos: É importante saber para onde vai o seu dinheiro e como ele está sendo usado. Analisar regularmente suas categorias de despesas pode ajudar a identificar custos desnecessários e descobrir oportunidades para realocar fundos de forma mais estratégica. O painel financeiro do Slash gera insights de pagamentos em tempo real e tendências de longo prazo, ajudando os proprietários a entender como maximizar o potencial de gastos da empresa.
- Reconciliação: A reconciliação é o processo de comparar registros financeiros para garantir que eles sejam precisos e consistentes. Sem um software automatizado de controle de despesas ou contabilidade, comparar manualmente recibos, extratos bancários e livros contábeis pode ser uma tarefa frustrante e demorada, além de estar sujeita a erros. Automatizar a reconciliação por meio das ferramentas de gerenciamento de despesas do seu cartão corporativo pode economizar horas de trabalho e manter sua empresa financeiramente saudável.
- Relatório de despesas: No passado, o relatório de despesas era um processo contábil tedioso, baseado em papel, no qual os funcionários rastreavam e registravam seus recibos em um livro-razão. Com o Slash, o relatório de despesas ocorre em tempo real; as compras feitas com seu cartão de crédito corporativo Slash são automaticamente categorizadas e registradas; a partir daí, seus dados financeiros podem ser sincronizados com softwares de contabilidade como QuickBooks e Xero.
- Aumento da recompensa: Analisar suas categorias de despesas pode ajudá-lo a descobrir novas oportunidades para maximizar recompensas, como reembolsos, créditos em extratos e descontos. Muitos cartões oferecem descontos e pontos adicionais em compras que você pode fazer regularmente, como material de escritório, publicidade ou despesas de viagem. Para empresas que se beneficiam de recompensas consistentes e de taxa fixa, o cartão Slash Platinum oferece até 2% de reembolso em todas as compras.
Por que a gestão de cartões de crédito corporativos é importante
Além de melhorar a eficiência operacional, o gerenciamento de cartões corporativos também pode proteger sua empresa contra os riscos de má gestão financeira. Ao manter-se organizado, você pode reduzir a probabilidade de erros e preparar melhor sua empresa para auditorias internas. Aqui estão algumas áreas em que o gerenciamento proativo de cartões pode reforçar práticas comerciais mais seguras e responsáveis:
Auditorias
As auditorias são uma análise minuciosa das finanças e da estrutura organizacional da sua empresa para confirmar a conformidade com as regulamentações locais, estaduais e federais. A realização de auditorias internas regulares, facilitadas pelo gerenciamento automatizado de despesas, pode ajudar a identificar possíveis problemas antes que uma auditoria externa seja realizada. As auditorias externas, realizadas por terceiros independentes, avaliam suas operações e relatam suas conclusões a organizações externas ou órgãos reguladores. Um relatório de auditoria externa desfavorável pode resultar em multas financeiras onerosas, danos à reputação e aumento da supervisão regulatória.
Fraude
Embora nenhum sistema possa eliminar completamente o risco de fraude ou roubo de identidade, existem várias práticas comerciais recomendadas que podem proteger as informações financeiras da sua empresa. Os cartões virtuais, por exemplo, são armazenados com segurança em uma carteira digital baseada em nuvem, tornando-os menos suscetíveis a perda ou roubo. Os cartões virtuais da Slash adicionam outra camada de proteção com tokenização e criptografia, que ocultam os dados da conta durante as transações para proteger contra skimming. Além disso, ter um painel acessível e em tempo real do fluxo de caixa da sua empresa permite que você identifique irregularidades antecipadamente, dando a você a oportunidade de impedir atividades maliciosas antes que causem danos graves.
Preparação de impostos
É importante garantir que suas deduções sejam válidas e verificáveis em caso de uma auditoria do IRS. Todas as despesas comerciais vinculadas a um cartão corporativo devem ser devidamente documentadas e categorizadas; registros inconsistentes ou incompletos podem levar a deduções indevidas, multas ou impostos atrasados. O painel financeiro do Slash facilita a categorização de compras comerciais, o anexo de recibos e a geração de relatórios exportáveis que estão em conformidade com os padrões de documentação do IRS.
Melhores práticas para uma gestão eficaz dos cartões corporativos
A gestão eficaz dos cartões corporativos começa com a compreensão de como eles se encaixam na estratégia financeira da sua empresa. Os sistemas e hábitos certos podem ajudá-lo a controlar os gastos, simplificar a contabilidade e evitar dores de cabeça com a conformidade no futuro. Abaixo estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a tirar o máximo proveito do seu programa de cartões de crédito corporativos:
Identifique as necessidades e limitações financeiras da sua empresa
Cada empresa tem prioridades diferentes ao escolher um cartão de crédito corporativo. Sua empresa pode precisar de uma integração mais forte com o software de contabilidade, um programa de recompensas de viagem para apoiar viagens frequentes ou um cartão projetado para promover hábitos financeiros mais responsáveis. Antes de solicitar um novo cartão de crédito corporativo, você deve identificar algumas informações que podem ajudar a orientar sua tomada de decisão, incluindo sua pontuação de crédito empresarial, receita e fluxo de caixa ou categorias de despesas frequentes. Por fim, analise cuidadosamente os termos e requisitos de qualificação de cada cartão corporativo, verificando itens como garantias pessoais, depósitos de segurança e taxas anuais.
Defina políticas de gastos e fluxos de trabalho de aprovação claros
Gerenciar os gastos dos funcionários pode ser complicado. Uma abordagem mais inteligente é usar o painel de gerenciamento do seu cartão corporativo para manter o controle sobre os fundos da empresa. Com limites de gastos ajustáveis, grupos de cartões personalizáveis e a capacidade de congelar ou revogar instantaneamente contas utilizadas indevidamente, você pode exigir responsabilidade sem microgerenciar. O Slash oferece todas essas ferramentas e muito mais, incluindo permissões de usuário em níveis que ajudam os empresários a delegar a supervisão, eliminando a necessidade de desembolso manual de dinheiro ou permissões de gastos padronizadas.
Emitir cartões virtuais para pagamentos online e assinaturas
Gerenciar despesas recorrentes, como assinaturas de software ou serviços online, pode ser difícil quando todas elas são feitas com um único cartão de crédito da empresa. Ao emitir cartões virtuais dedicados para cada fornecedor ou assinatura, você pode rastrear facilmente os gastos, evitar cobranças não autorizadas e limitar a exposição se um número de cartão for comprometido. Com o Slash, você pode gerar cartões virtuais instantaneamente e atribuí-los a funcionários ou departamentos específicos, dando a você controle sobre todas as transações online.
Analise regularmente os gastos para ajustar os orçamentos e maximizar as recompensas.
Sem uma visão clara dos padrões de gastos da sua empresa, você pode estar perdendo dinheiro. Uma ferramenta de análise intuitiva, como o Slash, pode revelar para onde seu dinheiro realmente está indo, mostrando de quais fornecedores você compra com mais frequência, como as diferentes equipes gastam e como as despesas mensais se comparam entre os diferentes métodos de pagamento. Com essa visibilidade, você pode identificar taxas desnecessárias, descobrir oportunidades de recompensa perdidas e tomar decisões baseadas em dados sobre a estratégia financeira da sua empresa.
Use seus cartões de crédito corporativos com responsabilidade
Por fim, lidere sua equipe dando o exemplo, criando hábitos responsáveis de uso do cartão de crédito. Os fundamentos são importantes: pague seu saldo em dia, mantenha sua utilização baixa e fique atento à sua pontuação de crédito empresarial. Além do uso consistente e infalível, o acompanhamento diligente das despesas e a aplicação da conformidade manterão sua empresa longe de problemas. Com despesas categorizadas, captura de recibos e ferramentas para realizar revisões internas regulares, você terá todos os registros necessários para apoiar deduções e comprovar reivindicações no caso de uma revisão do IRS.
É possível automatizar a gestão de cartões de crédito corporativos?
Sim, você pode. O provedor certo de cartão de crédito corporativo pode economizar horas de trabalho manual em comparação com o acompanhamento de despesas por meio de planilhas ou livros contábeis em papel.
Plataformas modernas de cartões corporativos, como a Slash, automatizam grande parte do processo de gerenciamento de cartões, sincronizando os dados das transações diretamente com ferramentas contábeis seguras. Essa automação reduz a entrada manual de dados, melhora a precisão dos relatórios financeiros e oferece insights mais claros para previsões e planejamento.
Benefícios da automatização da gestão de cartões corporativos
As ferramentas financeiras certas podem ajudá-lo a economizar tempo, manter um controle mais rígido sobre os fundos da empresa e reduzir o risco de fraudes ou má gestão financeira. Abaixo, detalhamos como a automação aprimora mais aspectos de suas operações além da contabilidade:
Maior precisão nos relatórios de despesas
Elaborar relatórios de despesas manualmente pode ser um processo imperfeito. Sem um programa de cartão que categorize automaticamente as transações e armazene recibos digitais, rastrear e registrar todas as compras pode se tornar uma tarefa frustrante. O rastreamento automatizado de despesas elimina esse incômodo e garante que seus livros contábeis sejam precisos e estejam sempre atualizados. Com o Slash, todas as transações são registradas, categorizadas e ficam prontas para revisão automaticamente.
Detecção de fraudes e conformidade com políticas mais rigorosas
Em vez de ter conversas constrangedoras sobre o que os funcionários podem ou não cobrar no cartão de crédito da empresa, você pode evitar gastos desnecessários antes que eles ocorram, definindo limites e regras de gastos personalizáveis para cartões individuais ou grupos de cartões.
Economia de tempo e redução das despesas administrativas
O uso de software de contabilidade automatizado para gerenciamento de despesas pode reduzir drasticamente o tempo e o esforço necessários para reconciliar suas finanças. Em vez de vasculhar livros contábeis e planilhas, os cartões corporativos modernos geram e exportam automaticamente os dados das transações, tornando a reconciliação mais rápida e precisa. Esse nível de automação também reduz a necessidade de recorrer a contadores terceirizados ou grandes equipes de auditoria interna, ajudando sua empresa a economizar dinheiro e, ao mesmo tempo, manter práticas responsáveis.
Melhor visibilidade do fluxo de caixa e dos orçamentos
Pode ser difícil ter uma visão geral das suas finanças sem as ferramentas certas. Informações em tempo real sobre gastos e análises mensais do orçamento com base no uso do seu cartão de crédito, facilitando a previsão de orçamentos, a otimização do fluxo de caixa e a identificação de melhores oportunidades de gastos em todas as suas equipes.
Simplifique a gestão dos cartões corporativos com o Slash
O gerenciamento inteligente de cartões corporativos pode melhorar drasticamente a eficiência operacional da sua empresa por meio da automação, ferramentas de conformidade e gerenciamento aprimorado de despesas. O cartão de crédito Slash Platinum, combinado com o painel financeiro Slash, reúne todas essas vantagens, oferecendo às empresas uma maneira poderosa e integrada de gerenciar gastos e fortalecer sua base financeira.
O cartão Slash Platinum pode ser emitido para funcionários tanto na forma física quanto virtual, vem equipado com poderosos controles de gastos e oferece até 2% de reembolso em cada compra. Como um cartão de crédito, ele promove gastos responsáveis ao exigir o pagamento integral a cada ciclo de faturamento, ajudando sua empresa a construir crédito e manter hábitos financeiros saudáveis. E com integrações perfeitas com o QuickBooks e o Xero, você pode reconciliar transações automaticamente, garantindo que esteja sempre pronto para auditorias.
Se você ainda controla suas despesas manualmente ou depende de ferramentas desatualizadas, é hora de atualizar suas operações financeiras com o Slash. Nosso aplicativo de cartão corporativo rápido e gratuito não exige uma verificação de crédito tradicional e pode ser preenchido em poucos minutos. Clique aqui para se juntar ao número crescente de empresas que estão modernizando suas finanças com o Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre um cartão corporativo e um cartão de crédito empresarial?
Embora os termos “cartão de visita” e “cartão corporativo” possam ser usados de forma intercambiável, existem diferentes tipos de cartões que vale a pena destacar. Os cartões de crédito empresariais conferem às empresas poder de compra em uma linha de crédito rotativo; pagar menos do que o saldo total transfere o saldo restante para o próximo ciclo de faturamento com juros. Os cartões de débito empresariais concedem aos titulares uma linha de crédito, mas exigem o pagamento integral no final de cada ciclo de faturamento.
Quais são os benefícios de ter um programa de cartão corporativo?
Um programa de cartões corporativos com recursos de automação pode ajudar a economizar tempo, reduzir despesas administrativas, melhorar a precisão dos relatórios de despesas, proteger contra fraudes, ganhar recompensas, manter a conformidade dos gastos dos funcionários e fornecer insights inteligentes sobre orçamentos e fluxo de caixa.
Quem é responsável pelos cartões de crédito corporativos?
O administrador da conta, que pode ser o proprietário da empresa ou uma equipe financeira, é responsável por supervisionar os pagamentos, gerenciar aprovações e verificar extratos de crédito. Para obter mais informações sobre as responsabilidades da Slash para com seus clientes, clique em aqui.
Assista ao Post
Leia mais sobre nós
