Software de automação contábil que simplificará suas finanças e o gerenciamento de despesas
O futuro das finanças está mudando rapidamente, e o mesmo deve acontecer com suas operações contábeis. O software de automação contábil pode ser uma ferramenta útil para o processo de gestão financeira de qualquer empresa. Abandonar métodos contábeis ultrapassados pode aumentar a eficiência nas operações diárias, automatizando a reconciliação, minimizando o risco de erros na preparação de relatórios de despesas e simplificando a preparação para auditorias internas. Menos erros liberam tempo e recursos para trabalhos de maior valor, tornando as operações contábeis simplificadas um componente crítico de uma estrutura financeira moderna.
O software de contabilidade é mais eficaz quando combinado com uma plataforma bancária empresarial que centraliza os dados financeiros. Essas plataformas podem coletar e organizar automaticamente as informações de pagamento em toda a empresa, eliminando a necessidade de cruzar referências entre vários sistemas. A Slash é uma plataforma financeira que unifica os dados de transações entre pagamentos, cartões e contas, e sincroniza-se perfeitamente com o QuickBooks para reduzir a entrada manual de dados.¹ Mas, antes de escolher uma solução de automação contábil, é importante comparar as opções com base nas necessidades específicas da sua empresa.
Neste guia, apresentaremos várias ferramentas de software de contabilidade disponíveis atualmente para as empresas. Explicaremos as melhores maneiras de automatizar os fluxos de trabalho financeiros, o que pode ajudar a otimizar os processos regulatórios e de relatórios da sua empresa. Cada ferramenta de software tem suas próprias vantagens e desafios, portanto, entender quais serviços são mais aplicáveis à sua empresa pode ser o primeiro passo para otimizar os fluxos de trabalho financeiros.
O que é um software de contabilidade automatizado: principais características e importância
O software de contabilidade automatizado é uma atualização moderna dos métodos tradicionais de contabilidade que pode otimizar processos como reconciliação, relatórios de despesas, gerenciamento de faturas, preparação de auditorias e declaração de impostos, utilizando tecnologia para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho financeiro.
Alguns dos benefícios de alto nível que sua empresa pode esperar com a implementação de um software de contabilidade automatizado incluem:
- Maior precisão dos dados. A automação pode encontrar e minimizar rapidamente erros como transações duplicadas, recibos em falta ou transações classificadas incorretamente.
- Eficiência de tempo. Verificar manualmente extratos bancários e faturas pode atrasar o tempo necessário para fechar seus livros contábeis.
- Relatórios financeiros simplificados. O software de contabilidade pode simplificar a elaboração de relatórios, gerando automaticamente demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e formulários fiscais necessários.
A contabilidade tradicional pode ser exaustiva, com equipes gastando horas na entrada manual de dados em planilhas de relatórios de despesas. Esses processos manuais são propensos a erros, o que muitas vezes leva a limpezas demoradas posteriormente. Os sistemas de contabilidade automatizados ajudam a otimizar a gestão financeira, reduzindo essas ineficiências:
Integrações externas
Para aproveitar ao máximo uma configuração financeira automatizada, muitos sistemas contábeis permitem a sincronização com plataformas financeiras de terceiros, sistemas ERP e muito mais. Essas integrações permitem que os usuários enviem e recebam dados financeiros entre plataformas, o que é um recurso importante para minimizar a entrada manual de dados. O Quickbooks, por exemplo, integra-se perfeitamente ao Slash; os usuários do Slash podem enviar todos os dados de transações diretamente para sua plataforma de conta e, em seguida, usar esses dados para reconciliar, elaborar relatórios e muito mais.
Gerenciamento de faturas
A automatização da criação e acompanhamento de faturas ajuda a simplificar o processo de faturamento e mantém as compras de produtos ou serviços organizadas e eficientes. As plataformas de contabilidade modernas podem usar IA para apoiar controles de contas a pagar, como a correspondência bidirecional e tridirecional. A correspondência bidirecional compara faturas com ordens de compra, enquanto a correspondência tridirecional verifica faturas em relação a ordens de compra e documentos de recebimento, como recibos ou guias de remessa, para ajudar a garantir a precisão antes do pagamento.
Relatórios gerados
Os relatórios financeiros, incluindo a elaboração de demonstrações de resultados e balanços patrimoniais, são vitais para a saúde financeira de uma empresa a longo prazo, pois informam a tomada de decisões e as previsões. Alguns softwares de contabilidade automatizados podem gerar esses relatórios automaticamente, proporcionando aos empresários uma visão mais precisa e atualizada da situação financeira de suas empresas.
Controle de tempo e aprovações de fluxo de trabalho
O controle de tempo é uma ferramenta essencial para compreender a alocação dos custos de mão de obra, pois permite que as empresas vejam como as horas trabalhadas pelos funcionários se traduzem em custos em diferentes funções, projetos ou tarefas. A forma como esses custos são alocados afeta diretamente a lucratividade e pode contribuir para um orçamento e uma previsão mais precisos. Automatizar o controle de tempo em um sistema de contabilidade ou folha de pagamento pode ajudar a garantir que os dados de mão de obra sejam consistentes, enquanto as entradas manuais de tempo podem ser mais propensas a erros.
Quais são algumas ferramentas eficazes de automação contábil?
Existem muitas ferramentas de automação contábil no mercado, e suas características e capacidades podem variar. Dependendo do seu modelo de negócio e das suas necessidades operacionais, certas características podem ser mais importantes do que outras. Abaixo estão as nossas principais opções de sistemas de contabilidade automatizados a considerar:
Xero
O Xero é uma plataforma de software de contabilidade que permite aos usuários utilizar integrações de aplicativos de terceiros e recursos de reconciliação baseados em inteligência artificial. Outro ponto forte do Xero é sua contabilidade automatizada e seu foco em complementos para contas a pagar e folha de pagamento.
Para quem é: Contadores de pequenas empresas que gerenciam várias entidades e precisam de integrações com aplicativos de terceiros.
Preço da assinatura: A partir de US$ 25/mês; o plano Established, o mais alto da Xero, custa US$ 90/mês.
Intuit Quickbooks
Conhecido por seu sistema contábil abrangente, o Quickbooks é outro software de automação contábil que integra dados de serviços bancários como o Slash. As transações podem ser sincronizadas e os fluxos de trabalho específicos do setor podem ser alterados de acordo com as necessidades da sua empresa, com recursos como categorização de despesas e geração de relatórios.
Para quem é: Pequenas e médias empresas que precisam de um software de contabilidade confiável com uma curva de aprendizado mínima.
Preço da assinatura: Os preços do QuickBooks Online variam entre US$ 19 e US$ 137,50 por mês. Cada entidade adicional requer uma assinatura adicional.
Oracle NetSuite
O NetSuite é um sistema de gestão de recursos empresariais (ERP) destinado a startups e empresas; suas funcionalidades de contabilidade automatizada funcionam em conjunto com uma variedade de recursos baseados na nuvem para ajudar a expandir as operações comerciais. Trata-se principalmente de um pacote de gestão empresarial que inclui ferramentas de contabilidade automatizada, mas também inclui outras ofertas comerciais, como CRM e gestão de capital humano.
Para quem é: Empresas em crescimento com 3 a 10 ou mais entidades que necessitam de um sistema de contabilidade facilmente escalável.
Preço da assinatura: A partir de US$ 999 por mês pela licença básica, mais US$ 99 por usuário/mês. Os custos totais variam normalmente entre US$ 20.000 e US$ 100.000+ por ano, dependendo dos módulos e do número de usuários.
Microsoft Dynamics 365
O Microsoft Dynamics 365 é uma plataforma com várias soluções que conecta dados entre vendas, operações, finanças e outras funções comerciais. Como parte de seu pacote de planejamento de recursos empresariais (ERP), inclui recursos de contabilidade automatizados, como contabilidade geral, contabilidade de projetos e orçamento.
Para quem é: Grandes empresas que precisam de fluxos de trabalho contábeis poderosos para várias entidades, totalmente integrados ao seu sistema Microsoft.
Preço da assinatura: A partir de US$ 80 por usuário/mês, com os módulos Financeiros a partir de US$ 210 por usuário/mês.
BlackLine
A BlackLine é uma plataforma de software financeiro e em nuvem com foco estratégico. Utilizando automação, sua plataforma trabalha para automatizar os processos de registro a relatório e de fatura a recebimento. A BlackLine também possui um hub central para governança e gestão de riscos, bem como um painel que permite aos usuários visualizar os dados.
Para quem é: Empresas de médio ou grande porte, mais comumente utilizadas por equipes de finanças corporativas.
Preço da assinatura: A BlackLine não oferece preços fixos, mas cria preços personalizados com base em detalhes, incluindo a quantidade de usuários ou o número de integrações.
FreshBooks
O FreshBooks é um software completo para pequenas empresas, com ferramentas como captura de recibos, relatórios financeiros e gestão de fluxo de caixa, faturamento e cobrança. Sua ferramenta de contabilidade SaaS é ideal para freelancers e pequenos serviços.
Para quem é: Pequenas empresas prestadoras de serviços, freelancers e consultores que gerenciam de 1 a 3 entidades simples com necessidades contábeis diretas.
Preço da assinatura: A partir de US$ 252/ano e varia até US$ 700/ano. Várias empresas exigem assinaturas separadas.
Deltek
Para empresas mais voltadas para projetos, a Deltek oferece ferramentas de planejamento financeiro e conformidade para empresas de médio a grande porte. Essas empresas podem atuar em setores que vão da arquitetura à construção civil ou contratos governamentais.
Para quem é: Negócios baseados em projetos que acompanham ciclos de vida longos, em vez de transações únicas.
Preço da assinatura: Requer um orçamento personalizado.
Spendesk
A Spendesk é uma plataforma de gestão de despesas que oferece visibilidade em tempo real e reconciliação automatizada. É ideal para equipes financeiras na UE controlarem e acompanharem orçamentos, fluxos de trabalho de despesas e painéis de relatórios.
Para quem é: Pequenas e médias empresas que desejam ajudar outras empresas a centralizar a gestão de suas despesas.
Preço da assinatura: Requer um orçamento personalizado.
A melhor plataforma bancária empresarial para integração contábil: Slash
O Slash oferece vários recursos essenciais para pequenas e médias empresas, reunidos em uma única plataforma. Com o Slash, você pode sincronizar dados contábeis de outros locais com suas contas bancárias comerciais, usar cartões virtuais e físicos ilimitados com controles inteligentes de gastos e gerenciar pagamentos a fornecedores, incluindo pagamentos internacionais, tudo a partir de um único painel.
- Automatizar a sincronização de dados: Envie dados de transações diretamente para o seu software de contabilidade em tempo real com a API Slash, eliminando a entrada manual e reduzindo erros. Configure mapeamentos automatizados para classificar suas transações em categorias de despesas em conformidade com as normas fiscais.
- Transações divididas: Divida uma única transação em vários itens contábeis para uma alocação adequada antes da temporada de impostos.
- Suporte a múltiplas entidades: Mantenha as finanças organizadas em todas as suas subsidiárias, centralizando seus extratos e contas, ao mesmo tempo em que mantém uma visibilidade unificada.
Slash business banking
Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.
Quais processos contábeis são mais adequados para automação?
Abaixo, discutiremos quais tarefas contábeis são mais adequadas para automação e por que elas tendem a ser mais demoradas quando realizadas manualmente:
Processamento de faturas de fornecedores e gestão de contas a pagar
Trabalhar com fornecedores é comum para muitas empresas, mas às vezes as faturas apresentam discrepâncias ou precisam de aprovações legais. A automação pode verificar rapidamente esses detalhes e garantir que os fornecedores sejam pagos com precisão.
Gerenciamento de despesas e reembolsos dos funcionários
Se cada funcionário tiver que criar manualmente um relatório de despesas, isso consumirá um tempo valioso que poderia ser melhor aproveitado em suas responsabilidades profissionais diárias. Automatizar o processo de reembolso permite que as equipes se concentrem no que é importante.
Reconciliação de extratos bancários e transações
Verificar manualmente as transações para detectar discrepâncias pode ser uma tarefa repetitiva. A natureza mecânica desse trabalho é mais propensa a erros humanos, portanto, automatizar esse processo pode minimizar a probabilidade desses erros.
Preparação de relatórios financeiros e encerramento de contas
Para encerrar contas ou preparar relatórios financeiros com confiança, é essencial padronizar o processo. A automação pode manter os relatórios consistentes e facilmente documentados, reduzindo a dependência exclusiva de planilhas.
Gerenciamento de ordens de compra e fluxos de trabalho de aquisição
À medida que as empresas crescem, o volume de pedidos de compra também aumenta. Para acompanhar o ritmo dos pedidos, a automação pode aliviar a carga desse volume dos membros da equipe e garantir um aumento na velocidade sem perder o controle.
Que fatores você deve considerar ao selecionar um software de automação contábil?
Antes de escolher o software de automação contábil adequado para sua empresa, considere os seguintes critérios e recursos:
- Entrada de dados simplificada: Melhore a precisão em tarefas essenciais de contabilidade, como contas a pagar ou categorização de despesas.
- Categorização de faturas: Sua plataforma de contabilidade deve contar com tecnologia OCR para capturar informações automaticamente das faturas enviadas. Alguns sistemas também utilizam IA para associar as faturas aos pedidos de compra e transações correspondentes, simplificando a reconciliação.
- Fluxos de trabalho de aprovação flexíveis: Os sistemas contábeis podem encaminhar documentos financeiros para a equipe ou administrador correto, com base em quem precisa autorizar ou revisar; enviar automaticamente faturas para sua equipe de contas a pagar e recibos para sua equipe financeira.
- Todas as transações em um único painel: Algumas empresas podem supervisionar várias entidades que necessitam de gerenciamento de suas transações, despesas e saldos de cartões. O software de automação contábil pode rastrear todos esses dados em um único painel, reduzindo o esforço do rastreamento manual.
Implementando a automação contábil em 5 etapas fáceis
Antes de implementar ferramentas automatizadas, considere as seguintes etapas que ajudarão as empresas a avaliar como integrar essas mudanças:
Avalie os fluxos de trabalho contábeis existentes
Entenda quais aspectos do seu fluxo de trabalho contábil atual poderiam ser mais eficientes. Quais sistemas estão envolvidos, quando as entradas são feitas e quando as aprovações são necessárias? Ter essas informações pode mostrar quais sistemas de aprovação estão demorando muito e retardando o progresso. Ao fazer uma revisão interna completa do seu sistema atual, você pode entender melhor quais partes do processo precisam ser reorganizadas.
Certifique-se de que possui a plataforma de contabilidade adequada para a automação.
Certifique-se de compreender as principais diferenças entre os vários softwares de contabilidade. Por exemplo, algumas plataformas oferecem melhor suporte para equipes grandes do que para equipes menores, portanto, avaliar essas prioridades operacionais pode ajudar a restringir sua tomada de decisão.
Execute implementações piloto para testar a automação
Os testes fornecem uma visão geral de como a automação afetará suas finanças de forma mais específica. Um teste piloto é um ótimo momento para usar fontes de dados reais em vez de informações simuladas antes de se comprometer totalmente com qualquer serviço. Isso permite que as empresas avaliem a precisão da reconciliação em comparação com um relatório manual.
Treine sua equipe nos novos processos
Ajude sua equipe a aprender e integrar o novo processo para a transição. Depois que as equipes financeiras forem treinadas, elas poderão avaliar quais processos se tornam mais eficientes com a automação e como suas novas funções e responsabilidades mudam para trabalhar em conjunto com o software, em vez de separadamente dele.
Automatize em escala em fluxos de trabalho adicionais
Depois de testar e treinar sua equipe, você pode começar a expandir a automação para outros fluxos de trabalho, adicionando novos usuários e atualizando a documentação e o treinamento para refletir os novos processos. É mais útil expandir os fluxos de trabalho que tiveram um bom desempenho na fase piloto e reduziram o esforço manual da equipe como um todo.
Otimize sua gestão financeira hoje mesmo com o Slash
Manter os registros contábeis separados das atividades financeiras diárias muitas vezes leva a idas e vindas desnecessárias e trabalho manual. O Slash ajuda a preencher essa lacuna, sincronizando perfeitamente seus dados de transações com seus fluxos de trabalho contábeis.
O Slash permite que as empresas simplifiquem os processos contábeis com transações categorizadas automaticamente, mapeamentos personalizáveis e integrações perfeitas com plataformas como QuickBooks e Xero. O rastreamento em tempo real e os dados unificados também podem fornecer melhor visibilidade das despesas e tendências de gastos, facilitando o monitoramento do desempenho financeiro à medida que ele ocorre. Em resumo, as equipes financeiras podem fechar os livros mais rapidamente e com menos esforço manual.
O Slash oferece ferramentas adicionais projetadas para modernizar as operações financeiras das empresas, incluindo:
- Pagamentos com criptomoedas: As empresas podem enviar e receber stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDC e USDT. Isso permite que as empresas tenham acesso a benefícios potenciais, como liquidação mais rápida e custos de processamento mais baixos, evitando a volatilidade de preços associada a muitas outras criptomoedas.⁴
- Conta global em USD: A conta Slash Global USD permite que empresários estrangeiros enviem e recebam dólares americanos em todo o mundo sem uma conta bancária nos EUA ou uma LLC registrada.³
- Controles financeiros de múltiplas entidades: O Slash oferece suporte a empresas que operam várias entidades com visibilidade consolidada de todas as suas contas. Visualize todos os seus extratos em um só lugar e separe diferentes fluxos de caixa com contas virtuais configuráveis.
- Financiamento do capital de giro: O Working Capital da Slash foi concebido para empresas em crescimento que necessitam de financiamento flexível. Os usuários podem escolher entre prazos de reembolso flexíveis de 30, 60 ou 90 dias, para que as empresas possam continuar a crescer, mantendo a liquidez necessária para as operações diárias.⁵
Simplifique a forma como sua empresa gerencia o dinheiro. Comece a usar o Slash para unificar pagamentos e simplificar sua contabilidade. Saiba mais em slash.com hoje.
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Perguntas frequentes
O software de contabilidade automatizado substituirá os contadores?
Não, a contabilidade automatizada não substituirá os contadores, mas mudará seu processo de trabalho diário. Os contadores ainda serão necessários para supervisionar a automação e prestar consultoria estratégica.
Qual é a melhor IA para usar em contabilidade?
O Slash integra-se ao Quickbooks, que utiliza tecnologia OCR para ajudar a comparar transações bancárias com faturas, contas ou recibos relacionados. Essas ferramentas também podem ajudar a identificar possíveis discrepâncias na contabilidade, auxiliando as equipes a revisar e corrigir erros com mais eficiência.
Quanto tempo a automação pode realmente economizar para minha equipe de contabilidade?
Dependendo dos processos contábeis mais importantes para o seu negócio, o software de contabilidade pode reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas manuais. A economia de tempo real depende da complexidade dos seus processos contábeis e do tamanho do seu negócio.
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