Como automatizar as contas a pagar na área da saúde para garantir precisão e conformidade
As empresas farmacêuticas e os fornecedores de cuidados de saúde operam num ambiente em que a gestão das contas a pagar (AP) envolve riscos invulgarmente elevados. As cadeias de abastecimento são fortemente regulamentadas, tornando as auditorias uma parte rotineira das operações. O desenvolvimento e o fabrico de produtos são intensivos em capital, o que coloca uma pressão adicional sobre a gestão disciplinada do fluxo de caixa. Mais importante ainda, a fiabilidade e a qualidade dos produtos de saúde influenciam, em última análise, os resultados dos pacientes em hospitais, clínicas e instalações de cuidados prolongados.
Implementar a automação em um fluxo de trabalho de contas a pagar é uma maneira pela qual as organizações de saúde podem enfrentar esses desafios. Ao reduzir a dependência de processos manuais e padronizar a forma como as faturas e os pagamentos circulam pela empresa, a automação pode ajudar a melhorar a precisão, apoiar a preparação para auditorias e dar às equipes financeiras uma visibilidade mais clara das obrigações pendentes.
Neste guia, vamos detalhar como as organizações de saúde podem otimizar as contas a pagar por meio da automação, examinando seus benefícios potenciais, os desafios comuns de implementação e os recursos que podem ser mais importantes ao avaliar diferentes soluções de software. Também explicaremos como o Slash é uma plataforma bancária empresarial que pode atender às necessidades dos profissionais financeiros da área da saúde, com fluxos de trabalho de pagamento seguros, visibilidade em tempo real dos gastos e cartões corporativos que oferecem até 2% de reembolso.¹
O que é automação nas contas a pagar na área da saúde?
Contas a pagar referem-se às obrigações de dívida de curto prazo que uma empresa tem para com seus fornecedores por bens e serviços adquiridos a crédito. Para fabricantes e fornecedores da área de saúde, isso normalmente inclui pagamentos por materiais, fabricação por contrato, serviços de teste, logística e equipamentos especializados. Esses pagamentos podem ser feitos por meio de transferências bancárias, cartões de crédito ou débito ou outros acordos de financiamento de curto prazo vinculados à aquisição.
O que distingue as contas a pagar do setor de saúde de outros setores é o ambiente regulatório que envolve essas transações. Algumas regulamentações que as empresas de saúde podem precisar considerar ao pagar por bens e serviços incluem:
- Regulamentos da FDA: Estabelece normas para a segurança, qualidade e rotulagem de medicamentos e dispositivos. Autoriza e realiza auditorias relacionadas à integridade da cadeia de abastecimento.
- HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde): Exige medidas de segurança rigorosas para as informações de saúde dos pacientes que possam aparecer nos registros de faturamento ou pagamento.
- DSCSA (Lei de Segurança da Cadeia de Abastecimento de Medicamentos): Exige sistemas eletrônicos para rastrear medicamentos prescritos e prevenir falsificações.
- ISO 13485: Regula os sistemas de gestão da qualidade para fabricantes de dispositivos médicos.
- Boas Práticas de Distribuição (GDP): Fornece orientações para manter a qualidade farmacêutica durante o armazenamento e o transporte.
A automação das contas a pagar envolve mais do que apenas acelerar os pagamentos. Ela abrange todo o ciclo de vida das faturas e pagamentos, incluindo recebimento, validação, aprovação e liquidação. Em vez de revisar manualmente as faturas, as ferramentas de automação podem comparar as faturas com contratos ou ordens de compra, encaminhá-las ao aprovador correto e programar os pagamentos com base nos termos do fornecedor. Cada etapa é registrada automaticamente, criando trilhas de auditoria claras que dão suporte tanto aos controles internos quanto às revisões regulatórias externas.
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Que desafios as organizações de saúde podem enfrentar ao gerenciar contas a pagar?
As organizações de saúde frequentemente gerenciam contas a pagar em cadeias de suprimentos complexas, estruturas regulatórias rígidas e restrições rigorosas de fluxo de caixa. Abaixo estão algumas informações adicionais sobre os fatores que podem tornar os processos manuais de contas a pagar especialmente ineficientes para empresas de saúde:
Formatos de faturamento inconsistentes
Os fornecedores de serviços de saúde podem depender de vários sistemas desconectados para gerenciar pagamentos vinculados a faturas e ordens de compra. Alguns fornecedores de materiais podem exigir acesso por meio de portais de fornecedores, laboratórios de testes podem depender de faturas enviadas por e-mail e clínicas menores ainda podem enviar faturas em papel pelo correio. Sem uma maneira de digitalizar e organizar automaticamente esses documentos, as equipes de contas a pagar devem normalizar os dados das faturas manualmente antes que eles entrem no sistema contábil, o que pode aumentar o risco de erros de entrada de dados, aprovações perdidas, pagamentos duplicados ou faturas sendo processadas sem a devida validação.
Requisitos de conformidade
Os fabricantes de produtos de saúde estão sujeitos a regulamentações financeiras e de cadeia de suprimentos rigorosas, que exigem documentação robusta e trilhas de auditoria. Leis de cadeia de suprimentos, como a Lei de Segurança da Cadeia de Suprimentos de Medicamentos (DSCSA), podem resultar em auditorias externas regulares conduzidas pela FDA. Durante essas auditorias, as organizações podem ser obrigadas a demonstrar que os pagamentos aos fornecedores seguiram fluxos de trabalho de aprovação definidos, foram emitidos a fornecedores aprovados e foram comprovados por documentação completa e precisa.
Exposição ao risco operacional
Como o desenvolvimento, a fabricação e a distribuição de suprimentos médicos podem exigir muito capital, ineficiências ou perdas de receita no processo de contas a pagar podem levar a sérias consequências financeiras. Problemas de pagamento também podem atrasar cronogramas de produção, atrapalhar prazos regulatórios ou limitar o acesso a materiais necessários para atender à demanda dos clientes. Com o tempo, esses riscos podem afetar tanto a continuidade operacional da sua empresa quanto a sustentabilidade financeira a longo prazo.
Métodos de pagamento ineficientes
Um estudo de 2025 descobriu que apenas 7% dos profissionais de finanças da área da saúde nos EUA estavam usando ativamente inovações de pagamento, sugerindo que uma parte significativa dos pagamentos da área da saúde ainda pode ser processada por meio de métodos desatualizados. Embora os cheques em papel continuem sendo um dos métodos de pagamento menos otimizados atualmente, depender exclusivamente dos canais bancários tradicionais para EFTs também pode limitar sua capacidade de enviar transferências de forma rápida ou econômica. Esses métodos de pagamento podem retardar o tempo de pagamento em toda a cadeia de suprimentos e introduzir ineficiências a jusante.
Lidando com relações complexas com fornecedores e clientes
Os fornecedores de serviços de saúde muitas vezes operam entre dois grupos financeiramente complexos. Os prestadores de cuidados de saúde podem enfrentar lacunas no fluxo de caixa devido a ciclos de reembolso ou atrasos nos pedidos de reembolso. Ao trabalhar com fornecedores especializados, os pagamentos podem precisar atravessar fronteiras para apoiar a fabricação de baixo custo ou serviços de testes especializados. Dada a complexidade do envio e recebimento de pagamentos no setor de saúde, o acesso a um conjunto diversificado de métodos de pagamento e ferramentas de previsão financeira pode ajudar a melhorar as relações com os parceiros comerciais e apoiar melhor o planejamento operacional.
Quais são os benefícios do processamento automatizado de pagamentos na área da saúde?
A automação das contas a pagar pode melhorar significativamente a forma como as organizações de saúde gerenciam as operações financeiras. Os benefícios descritos abaixo destacam como a automação contribui para a precisão, visibilidade e conformidade:
Maior precisão e redução dos custos de processamento
O software de automação AP pode usar reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e extração inteligente de dados para capturar automaticamente os detalhes das faturas, eliminando a maioria dos erros de entrada de dados. O sistema também pode cruzar as faturas com os pedidos de compra e contratos para sinalizar discrepâncias antes que o pagamento seja processado. Essa correspondência tripla pode ajudar a evitar erros honestos e fraudes.
Gerenciamento mais forte do fluxo de caixa
As soluções de automação podem capturar e registrar faturas em tempo real à medida que elas chegam, dando às equipes financeiras visibilidade imediata das contas a pagar pendentes. Essa visibilidade permite uma previsão mais precisa do fluxo de caixa e uma gestão mais sólida do capital de giro, com as contas a pagar claramente divididas por fornecedor, departamento ou centro de custo. Para necessidades mais amplas de fluxo de caixa, o financiamento de capital da Slash oferece acesso a financiamento flexível de curto prazo diretamente através do painel, ajudando as organizações a gerenciar a liquidez quando surgem lacunas de tempo.⁵
Medidas aprimoradas de privacidade de dados
As plataformas modernas de automação de contas a pagar projetadas para o setor de saúde incorporam recursos de segurança alinhados com os requisitos da HIPAA. Isso inclui criptografia para dados em repouso e em trânsito, controles de acesso baseados em funções que garantem que os funcionários vejam apenas as faturas relevantes para suas responsabilidades, registro seguro de auditoria de todo o acesso aos dados e conformidade com os padrões SOC 1 e SOC 2.
Integrações perfeitas do sistema
As soluções de automação mais eficazes não funcionam isoladamente — elas se integram perfeitamente à sua infraestrutura tecnológica existente. Para organizações de saúde, isso normalmente significa conectar-se ao seu sistema ERP (como Sage Intacct, Oracle, SAP ou outros), ao seu sistema de registros eletrônicos de saúde, plataformas de compras e sistemas bancários. O Slash se integra ao QuickBooks e ao Xero, e sua API pode oferecer suporte ao compartilhamento automatizado de dados entre sistemas financeiros.
Quais recursos os melhores softwares automatizados de contas a pagar incluem?
Ao avaliar soluções de automação de contas a pagar, as organizações de saúde devem priorizar recursos que ofereçam conformidade, controle e flexibilidade sem aumentar a complexidade operacional:
- Conformidade com SOC 1/SOC 2: Sua plataforma financeira deve atender aos mesmos padrões de segurança e auditoria esperados em toda a cadeia de suprimentos da área de saúde. A Slash é uma plataforma bancária empresarial em conformidade com SOC 2 Tipo II, o que significa que os controles de segurança dos dados dos clientes são auditados regularmente para atender a rigorosos requisitos de confiança e conformidade.
- Cartões corporativos de alto valor: Centralize a coleta de recibos entre as equipes e ganhe até 2% de reembolso nas despesas com o cartão Slash Visa Platinum. Isso permite que as organizações de saúde compensem os custos operacionais e redirecionem as economias para necessidades que exigem muito capital.
- Diversos meios de pagamento: A Slash oferece suporte a ACH doméstico e global, transferências eletrônicas para mais de 180 países e pagamentos em tempo real por meio de redes como RTP e FedNow. A plataforma também oferece suporte a rampas de entrada e saída entre USD e stablecoins, como USDC e USDT, permitindo que as organizações mantenham, enviem e recebam dólares digitais em várias blockchains compatíveis.⁴
- Financiamento de fácil acesso: Os gastos com saúde podem ser imprevisíveis. Os pagamentos do Medicare, Medicaid e seguradoras privadas aos seus clientes podem sofrer atrasos, acabando por prejudicar o fluxo de caixa da sua empresa. A Slash oferece financiamento de capital de giro com prazos de pagamento flexíveis de 30, 60 ou 90 dias para atender às necessidades de liquidez de curto prazo.
- Controles automatizados de despesas: Transações com cartão, transferências bancárias e pagamentos de faturas podem ser exportados diretamente para o QuickBooks para automatizar a reconciliação e reduzir o trabalho manual. Essa integração permite relatórios de despesas mais precisos e simplifica processos posteriores, como auditoria e preparação de impostos.
- Integrações contábeis: Exporte todas as suas transações com cartão, transferências bancárias, liquidações de faturas e muito mais para o QuickBooks para automatizar a reconciliação, relatórios de despesas, preparação de impostos e muito mais.
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Ofereça suporte a fluxos de trabalho automatizados de contas a pagar com o Slash
Na área da saúde, as contas a pagar são mais do que uma função administrativa. Quando os processos de contas a pagar são lentos, inconsistentes ou propensos a erros, o impacto pode se espalhar pelas cadeias de suprimentos, cronogramas de produção e, por fim, pelo atendimento ao paciente. A automação das contas a pagar ajuda as organizações de saúde a reduzir o risco operacional, manter a prontidão para auditorias e criar um fluxo de caixa mais previsível em um ambiente onde o tempo e a conformidade são importantes.
Ao trazer estrutura e visibilidade para as aprovações e pagamentos de faturas, a automação de contas a pagar fortalece a resiliência financeira. As equipes financeiras obtêm uma visão mais clara das obrigações, controles mais rígidos sobre os gastos e a confiança de que os processos podem ser dimensionados à medida que as regulamentações evoluem e as operações crescem. Essa consistência apoia relacionamentos mais sólidos com os fornecedores e garante que suprimentos e serviços essenciais permaneçam disponíveis quando mais necessários.
A Slash ajuda as organizações de saúde a modernizar as contas a pagar, combinando fluxos de trabalho de pagamento seguros, visibilidade em tempo real e controles integrados que apoiam a conformidade sem adicionar complexidade. Com a infraestrutura financeira adequada em vigor, as equipes de saúde podem se concentrar menos na gestão do risco financeiro e mais na prestação de cuidados confiáveis e de alta qualidade.
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Perguntas frequentes
Que tipo de organizações de saúde podem se beneficiar da automação de contas a pagar?
Fabricantes de produtos de saúde, empresas farmacêuticas, fornecedores e prestadores de serviços com redes complexas de fornecedores e requisitos regulatórios geralmente se beneficiam mais de uma solução de automação de contas a pagar como o Slash.
A automação de contas a pagar substitui o software de contabilidade?
Não. As ferramentas de automação de contas a pagar normalmente se integram a sistemas contábeis (por exemplo, as integrações do Slash com o QuickBooks e o Xero) para otimizar o processamento de faturas e pagamentos, e não para substituir as funções contábeis essenciais.
Como a automação de contas a pagar apoia a conformidade?
Os fluxos de trabalho automatizados criam processos de aprovação e trilhas de auditoria consistentes, facilitando a demonstração da conformidade durante revisões internas ou auditorias externas. Além disso, provedores de serviços financeiros em conformidade com SOC 2 Tipo II, como a Slash, priorizam a segurança dos dados de contas e informações de pagamento, o que pode ajudar a proteger dados confidenciais de saúde.
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