Você deve terceirizar as contas a pagar? Um guia prático para tomar a decisão certa
Se sua equipe financeira está sobrecarregada com faturas não pagas, tendo dificuldades para atender às necessidades dos fornecedores e ficando atrasada nas tarefas de entrada de dados, você pode considerar terceirizar o gerenciamento de contas a pagar para um provedor externo.
As vantagens da terceirização podem parecer óbvias à primeira vista: menos trabalho para sua equipe, sem necessidade de contratar pessoal adicional e acesso a conhecimentos especializados em contas a pagar. No entanto, antes de se comprometer a pagar por um serviço terceirizado de contas a pagar, vale a pena saber no que você está se metendo. A terceirização dos seus processos de contas a pagar traz algumas desvantagens: menor controle sobre suas finanças, um intermediário entre você e seus fornecedores e altos custos de processamento para um trabalho que muitas vezes pode ser feito internamente com as ferramentas certas.
Explorar alternativas pode trazer melhores resultados a longo prazo. Implementar um software financeiro interno como o Slash pode ajudá-lo a otimizar os processos de contas a pagar sem perder o controle sobre suas finanças. Com o Slash, você pode programar pagamentos recorrentes, obter informações em tempo real sobre seu fluxo de caixa e acessar modernos canais de pagamento globais para ajudá-lo a economizar dinheiro e atender às preferências de seus fornecedores.¹ Compreender as diferenças reais entre serviços terceirizados e software de automação pode ajudá-lo a tomar a decisão certa para as necessidades da sua empresa e preparar sua equipe financeira para o sucesso sustentável.
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O que é terceirização de contas a pagar? Definição e principais benefícios
Antes de discutir a terceirização das contas a pagar, é útil definir o próprio conceito de contas a pagar. Contas a pagar (AP) referem-se às obrigações de curto prazo que uma empresa tem por bens e serviços que recebeu. Por exemplo, se você enviar um pedido de compra no valor de R$ 10.000 em materiais de fabricação de um fornecedor, esses R$ 10.000 serão registrados nas contas a pagar até que a fatura seja paga.
As contas a pagar são a contrapartida das contas a receber (AR). Enquanto as contas a pagar representam o dinheiro que sai da sua empresa, as contas a receber representam o dinheiro que entra. As contas a receber consistem em valores de curto prazo devidos à sua empresa por clientes por bens ou serviços entregues, mas ainda não pagos.
A terceirização de contas a pagar envolve a contratação de um prestador de serviços terceirizado para gerenciar algumas ou todas as funções de contas a pagar da sua empresa. Esses prestadores normalmente lidam com tarefas como:
- Processamento de faturas
- Processamento de pagamentos
- Codificação de faturas e entrada de dados em sistemas contábeis
- Gestão de fornecedores em nome da sua organização
Quando você terceiriza essas tarefas para um provedor de serviços de contas a pagar, ele se torna essencialmente uma extensão da sua equipe financeira, supervisionando o processamento diário de faturas e pagamentos a fornecedores, de acordo com seus fluxos de trabalho de aprovação e controles internos.
Fluxos de trabalho eficientes de contas a pagar ajudam a garantir que os fornecedores sejam pagos em dia, que os pedidos de compra e as faturas sejam corretamente correspondidos e que o controle de despesas permaneça preciso. Embora a terceirização seja uma forma de atender a essas necessidades, muitas equipes também podem resolver a pressão sobre as contas a pagar melhorando os processos internos ou adotando ferramentas de automação de contas a pagar que reduzem a carga de trabalho da sua equipe sem transferir o controle.
Comparando a terceirização das contas a pagar com a automação das contas a pagar
A terceirização tem suas vantagens para certas organizações, especialmente aquelas com requisitos complexos de conformidade ou volumes extremos de transações. No entanto, nem sempre é a opção certa para todas as empresas. Antes de se comprometer com um provedor de terceirização, pode ser útil entender como a terceirização se compara ao software de automação antes de avaliar qual opção é a mais adequada para você:
Comparação de custos
A maior consideração, e uma das mais proibitivas, é o custo. A terceirização de contas a pagar pode ser cara, e você está pagando por tarefas que muitas vezes podem ser realizadas internamente. Muitas empresas de terceirização de contas a pagar cobram taxas de serviço mensais que podem variar de centenas a milhares de dólares por mês. Você também pode ser cobrado um preço fixo por fatura, que pode exceder US$ 10 por fatura processada.
Compare isso com uma solução AP automatizada como o Slash. Incluído no plano gratuito, você pode gerar faturas profissionais, gerenciar faturas pendentes por status e acompanhar seus pagamentos com envios programados e captura de transações. No plano Pro, por apenas US$ 25/mês, sua empresa pode enviar e receber ACH domésticos, transferências bancárias ou pagamentos em tempo real ilimitados, sem custo adicional.
Controle e supervisão
Quando você terceiriza seu AP, está confiando a um terceiro a tarefa de cumprir as políticas da sua empresa e gerenciar seus relacionamentos com fornecedores sem nenhum controle direto sobre o processo. Embora os prestadores de serviços terceirizados sejam treinados para atender às suas necessidades de AP, não há garantia real de que você possa resolver problemas facilmente sem supervisão direta. Se um fornecedor tiver alguma dúvida sobre o prazo de pagamento ou contestar uma fatura, ele precisará entrar em contato com o seu provedor de serviços, em vez de falar diretamente com a sua equipe. Isso pode causar atrasos e prejudicar o relacionamento com fornecedores importantes.
Escalabilidade
Devido aos altos custos associados à terceirização dos processos de contas a pagar, esses serviços são geralmente destinados a empresas maiores, com saldo suficiente para sustentar um serviço especializado, ou a setores altamente regulamentados que precisam de suporte especializado em compras.
Em outras palavras, terceirizar seu AP não é um serviço que ajudará você a expandir seus negócios desde o início; ao contrário, é mais indicado para empresas que já atingiram um estágio de crescimento maduro. O Slash, por outro lado, é uma solução de automação de AP destinada a crescer junto com sua empresa. É acessível para empresas em qualquer estágio de crescimento, independentemente de você lidar com 50 faturas por mês ou 5.000.
Cronograma de implementação
Dependendo da escala de suas operações, contratar um terceiro para gerenciar suas contas a pagar pode levar semanas ou meses. Você precisará fornecer documentação detalhada de seus processos atuais, treinar a equipe terceirizada sobre seus fluxos de trabalho específicos e hierarquias de aprovação, migrar dados de fornecedores, estabelecer protocolos de comunicação e realizar testes antes de entrar em operação. Esse período de transição pode atrapalhar seus ciclos normais de pagamento e exigir um envolvimento significativo de sua equipe financeira.
Em contrapartida, uma solução AP como o Slash pode ser implementada muito mais rapidamente do que um contrato de terceirização. O Slash oferece uma interface intuitiva para equipes financeiras, integra-se a sistemas contábeis comuns e permite a automação de pagamentos sem um longo processo de integração.
Visibilidade financeira
Precisa saber quais faturas estão sendo processadas esta semana ou quando um pagamento específico a um fornecedor será efetuado? Quer verificar se uma fatura contestada foi resolvida? Você terá que entrar em contato com seu provedor de serviços e aguardar uma resposta. Essa falta de informações imediatas pode dificultar o planejamento do fluxo de caixa e deixá-lo dependente de relatórios programados ou consultas manuais.
O Slash oferece visibilidade em tempo real de todos os aspectos das suas finanças. Você pode ver faturas pendentes, pagamentos programados, histórico de transações e projeções de fluxo de caixa rapidamente no seu painel. Não é necessário entrar em contato com ninguém nem esperar por atualizações; todos os seus dados financeiros estão disponíveis sempre que você precisar.
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Vantagens e desvantagens da terceirização das contas a pagar
Ao avaliar se deve terceirizar as contas a pagar, você deve considerar como um provedor de serviços terceirizados de contas a pagar afetará seus processos de negócios, relacionamentos com fornecedores e operações financeiras gerais.
Os benefícios da terceirização podem incluir redução da carga de trabalho para sua equipe interna, acesso a conhecimentos especializados em processamento de faturas e gestão de fornecedores, e a capacidade de lidar com volumes crescentes de transações sem contratar pessoal adicional. No entanto, a terceirização também pode trazer desvantagens significativas em termos de controle, segurança de dados, custos de processamento e sua capacidade de manter a visibilidade do fluxo de caixa:
Benefícios da terceirização das contas a pagar
- Acesso a conhecimentos especializados: As empresas de terceirização empregam profissionais de contas a pagar treinados que entendem as melhores práticas, os requisitos de conformidade e as regulamentações específicas do setor que sua equipe interna pode não ter.
- Concentre-se nas atividades principais do negócio: A terceirização de tarefas rotineiras de contas a pagar permite que sua equipe atual se concentre em iniciativas estratégicas, como planejamento financeiro, análise e desenvolvimento de negócios.
- Redução da necessidade de pessoal interno: Você pode evitar os custos e a complexidade de contratar, treinar e gerenciar pessoal financeiro adicional para lidar com o crescente volume de faturas.
- Redes de fornecedores estabelecidas: Alguns provedores de terceirização têm relações existentes com processadores de pagamentos e fornecedores que podem facilitar transações mais tranquilas.
Desvantagens da terceirização das contas a pagar
- Taxas elevadas e custos de processamento: As taxas de serviço mensais, os encargos por fatura e os custos adicionais por pagamentos urgentes ou pedidos especiais podem rapidamente exceder as estimativas iniciais e dificultar o orçamento.
- Perda de controle direto: Você abre mão do controle sobre processos financeiros críticos, dificultando a aplicação das políticas da empresa, a resposta a exceções ou o ajuste rápido dos fluxos de trabalho. Além disso, adicionar um intermediário entre você e seus fornecedores pode retardar a comunicação e criar atritos com os parceiros comerciais.
- Riscos à segurança e privacidade dos dados: Compartilhar informações financeiras confidenciais, detalhes de contas bancárias e dados de fornecedores com um provedor externo aumenta sua exposição a possíveis violações de segurança de dados, fraudes ou uso indevido.
- Visibilidade em tempo real limitada: Você não terá uma visão imediata do status dos pagamentos, das faturas pendentes e do fluxo de caixa, o que exigirá que você solicite atualizações ao seu provedor de serviços, em vez de acessar as informações sob demanda.
- Processo de implementação demorado: A integração de um serviço terceirizado pode levar semanas ou meses, exigindo extensa documentação, treinamento e mapeamento de processos antes de entrar em operação.
- Redução do conhecimento organizacional: Quando as funções de AP saem da sua empresa, sua equipe perde a familiaridade com os padrões de pagamento, as preferências dos fornecedores e as nuances do processo que informam melhores decisões financeiras.
- Obrigações e custos de mudança: Os contratos de serviço de longo prazo podem prendê-lo a acordos que já não atendem às suas necessidades, e a transição para um novo fornecedor ou a transferência de funções de volta para a empresa é demorada e dispendiosa.
Terceirização de contas a pagar: como decidir se isso é adequado para o seu negócio
A terceirização das contas a pagar faz mais sentido para um subconjunto específico de empresas:
- Grandes empresas que processam dezenas de milhares de faturas mensalmente em vários países e moedas podem se beneficiar da infraestrutura especializada e do alcance global que os provedores de terceirização estabelecidos oferecem.
- Empresas em setores altamente regulamentados, como saúde ou contratos governamentais, podem precisar da experiência em conformidade que os prestadores de serviços AP dedicados oferecem.
- As empresas que estão passando por grandes transições (fusões, aquisições ou reformulações de sistemas) também podem considerar a terceirização temporária valiosa para manter as operações durante períodos de mudanças significativas.
Para a grande maioria das pequenas e médias empresas, a terceirização simplesmente não é a escolha certa quando existem ferramentas de automação modernas. Se suas principais preocupações são reduzir a entrada manual de dados, melhorar a precisão dos pagamentos, manter uma melhor visibilidade do fluxo de caixa ou dimensionar seus processos de contas a pagar à medida que você cresce, a automação dos processos de contas a pagar pode oferecer esses benefícios sem as desvantagens da terceirização.
Soluções como o Slash oferecem melhorias de eficiência sem sacrificar o controle sobre suas finanças, relacionamentos com fornecedores ou transparência de preços à medida que sua empresa cresce.
Otimize seus processos de contas a pagar com o Slash
Seja você uma startup processando seus primeiros pagamentos a fornecedores ou uma empresa estabelecida gerenciando centenas de faturas mensalmente, o Slash foi projetado para ser acessível em qualquer estágio de sua jornada de crescimento.
A plataforma Slash pode automatizar os processos de contas a pagar com recursos como pagamentos programados que garantem que os fornecedores sejam pagos em dia, sempre. Ferramentas abrangentes de gerenciamento de faturas organizam as faturas pendentes por status para que você possa acompanhar todos os pagamentos pendentes. Com recursos de pagamento global abrangendo várias moedas e meios de pagamento, incluindo suporte nativo a criptomoedas, a Slash acelera os tempos de processamento e reduz os custos de transação.⁴ Com a Slash, você pode liberar a eficiência da terceirização de contas a pagar sem abrir mão do controle de suas finanças.
Além de otimizar as contas a pagar, o Slash oferece um conjunto completo de ferramentas de gestão financeira para apoiar o seu negócio:
- Diversos métodos de pagamento: Envie e receba pagamentos da maneira que for mais conveniente para você e seus fornecedores, tanto no mercado interno quanto no internacional. A Slash oferece suporte a transferências ACH e eletrônicas globais por meio da rede SWIFT para mais de 180 países, sistemas em tempo real como RTP e FedNow, e pagamentos em criptomoedas usando stablecoins atreladas ao dólar americano em oito blockchains compatíveis.
- Ferramentas bancárias modernas para empresas: Programe pagamentos recorrentes, gerencie os gastos da empresa com controles detalhados de cartões e acesse capital de giro para melhorar a liquidez quando necessário.⁵ Crie contas bancárias virtuais separadas para isolar fluxos de caixa e melhorar a visibilidade em diferentes áreas de suas operações, com análises em tempo real que abrangem atividades de contas a pagar e fluxo de caixa em todos os pagamentos e contas.
- Tesouro de alto rendimento: Coloque seu dinheiro ocioso para trabalhar com contas do Tesouro respaldadas pelos fundos do mercado monetário Morgan Stanley e BlackRock, ganhando até 3,86% de rendimento anualizado.⁶
- Cartão Slash Visa Platinum: Ganhe até 2% de reembolso em todas as despesas com cartões da empresa; defina regras de gastos por categoria, comerciante ou equipe; e emita cartões virtuais ilimitados para pagamentos recorrentes a fornecedores ou acesso controlado de funcionários.
- Integrações contábeis: Sincronize transações diretamente com o QuickBooks para manter seus livros contábeis automaticamente atualizados. O Slash também se conecta via Plaid e suporta importações de dados de ferramentas como o Xero, facilitando a integração com fluxos de trabalho contábeis existentes.
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Perguntas frequentes
Como as ferramentas de automação de contas a pagar se integram a outros sistemas empresariais?
As ferramentas de automação de contas a pagar integram-se sincronizando dados de pagamentos, faturas e fornecedores diretamente com seus sistemas financeiros existentes, reduzindo a entrada manual de dados e o trabalho de reconciliação. O Slash oferece uma sincronização bidirecional com o QuickBooks e suporta importações de dados do Xero, permitindo que as empresas integrem a automação de contas a pagar nos fluxos de trabalho contábeis e bancários estabelecidos.
Como os fornecedores garantem a conformidade e a comunicação de informações nas atividades de contas a pagar?
Os provedores de contas a pagar apoiam a conformidade e a geração de relatórios, aplicando fluxos de trabalho de aprovação, mantendo trilhas de auditoria e padronizando processos de faturamento e pagamento. A Slash integra esses controles diretamente em nossa plataforma, fornecendo às equipes as ferramentas necessárias para manter relatórios consistentes e registros centralizados, essenciais para os processos de conformidade e auditoria.
