Como os sistemas de pagamento automatizados melhoram o fluxo de caixa e reduzem erros
Você está se preparando para o trimestre mais movimentado do ano: estocando suprimentos, coordenando agendas e preparando sua equipe para um aumento na demanda. Tudo parece estar correndo bem. Então você descobre que um cheque para um dos seus maiores fornecedores nunca foi enviado. A produção fica paralisada, os fornecedores ficam frustrados e você corre o risco de perder clientes durante a sua temporada mais importante.
Esse tipo de contratempo pode ocorrer quando as empresas dependem de procedimentos de pagamento desatualizados. O dinheiro e os cheques em papel deixam muito espaço para erros. As faturas podem ser extraviadas. As aprovações podem ser atrasadas. Os relatórios manuais de despesas e o acompanhamento de gastos podem se tornar uma tarefa exaustiva quando sua equipe financeira fica presa preenchendo livros contábeis e planilhas manualmente.
Essas dificuldades podem ser evitadas com um sistema de pagamento automatizado moderno. Empresas com visão de futuro abandonaram o trabalho propenso a erros de classificar manualmente faturas, aprovar pagamentos a fornecedores e enviar cheques em papel. Ao atualizar seu sistema de pagamento, você pode automatizar suas tarefas mais demoradas e obter acesso a ferramentas que melhoram a visibilidade do fluxo de caixa, fortalecem as relações com os fornecedores e aprimoram o controle financeiro geral.
Neste artigo, vamos explicar como funcionam os sistemas de pagamento automatizados e como eles ajudam os empresários a economizar tempo, reduzir erros e manter as operações funcionando perfeitamente. Também destacaremos as soluções de pagamento de ponta da Slash, incluindo pagamentos automatizados a fornecedores, gestão de fluxo de caixa em tempo real, acesso à rede SWIFT para pagamentos internacionais, opções flexíveis de transferência através de ACH, transferências bancárias, RTP e FedNow, e muito mais.¹ Com a Slash, acesse uma plataforma financeira e bancária empresarial completa que pode eliminar o estresse da gestão financeira, devolvendo-lhe tempo para fazer sua empresa crescer.
O que é automação de pagamentos?
A automação de pagamentos abrange uma ampla gama de ferramentas e recursos, mas seu objetivo principal é automatizar e otimizar o gerenciamento de contas a pagar (AP), ou seja, as obrigações de curto prazo que sua empresa tem com fornecedores, vendedores e prestadores de serviços. As funções principais geralmente incluem processamento de faturas, encaminhamento para aprovação, pagamentos eletrônicos, reconciliação e detecção de fraudes.
Tradicionalmente, a gestão de contas a pagar significava inserir manualmente faturas, aprovar despesas e emitir pagamentos. Os sistemas de pagamento automatizados substituem esses fluxos de trabalho manuais por ferramentas digitais que melhoram a precisão, reduzem os custos administrativos e fornecem visibilidade em tempo real dos gastos da empresa.
Outro aspecto importante é a gestão do relacionamento com fornecedores (SRM), que se concentra em manter e negociar parcerias comerciais sólidas. Os sistemas de pagamento automatizados podem fortalecer o relacionamento com os fornecedores, acelerando os ciclos de pagamento, garantindo pagamentos pontuais e oferecendo insights baseados em dados sobre os gastos. Esses insights podem agilizar suas cadeias de suprimentos e dar à sua empresa maior vantagem nas negociações.
Um sistema de pagamento automatizado como o Slash reúne todos esses processos em um painel unificado. Você pode transferir fundos automaticamente para fornecedores via ACH, transferência eletrônica ou pagamentos em tempo real; simplificar relatórios de despesas por meio de categorização automática; gerenciar a contabilidade integrando seus dados financeiros com o QuickBooks e o Xero; e proteger contra fraudes ou uso indevido usando controles de gastos personalizáveis e monitoramento com inteligência artificial que sinaliza transações irregulares.
Como funciona um sistema de pagamento automatizado?
Em vez de explicar como funcionam os pagamentos automatizados de cima para baixo, vamos examinar mais de perto cada processo envolvido no pagamento e na aquisição. Ao decompor esses sistemas internos, podemos entender melhor como cada um contribui para o fluxo de trabalho financeiro mais amplo:
Captura de faturas
Quando as faturas são enviadas ou recebidas, um sistema de pagamento automatizado pode auxiliar no processamento das faturas, extraindo e digitalizando os dados de cada documento, seja ele um PDF, um anexo de e-mail ou uma cópia digitalizada. Os recursos contábeis integrados do Slash, desenvolvidos pela QuickBooks e pela Xero, utilizam tecnologia de IA e OCR para associar as faturas aos pedidos de compra correspondentes, sinalizar automaticamente as discrepâncias e eliminar a entrada manual de dados.
Roteamento automatizado de aprovação
É importante que os pedidos de aprovação e as faturas sejam analisados pelas pessoas certas. O encaminhamento automatizado de aprovações pode garantir que o processo seja rápido e consistente. Por exemplo, seu sistema de pagamentos pode encaminhar automaticamente qualquer fatura acima de R$ 5.000 para aprovação; enquanto isso, compras recorrentes de fornecedores confiáveis podem ser pré-aprovadas dentro de limites de gastos definidos. Esse nível de controle elimina gargalos, apoia a conformidade e mantém seu dinheiro em movimento.
Execução do pagamento
Os pagamentos eletrônicos podem ser programados em várias vias diferentes, incluindo transferências Automated Clearing House (ACH), transferências eletrônicas e redes de pagamento em tempo real, como RTP e FedNow. Dependendo das preferências de cada fornecedor, você pode automatizar os pagamentos aos fornecedores usando o método que melhor se adapta às suas necessidades. Para transações internacionais, as empresas geralmente contam com a rede SWIFT para facilitar as transferências internacionais. O Slash permite cada um desses métodos de transferência, além da capacidade de fazer pagamentos com stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDC, USDT e USDSL, que não estão sujeitas às taxas tradicionais de transações internacionais.⁴
Reconciliação
Quando as transações ocorrem, seu software de contabilidade pode importar automaticamente os dados de suas contas bancárias, cartões e sistemas de pagamento conectados. O Slash se integra ao QuickBooks e ao Xero, que utilizam inteligência artificial e lógica baseada em regras para combinar os pagamentos com suas respectivas faturas ou contas, comparando detalhes como valores das transações, fornecedores e datas. Em seguida, o sistema categoriza automaticamente cada transação na conta de despesas ou receitas correta e atualiza seus relatórios financeiros em tempo real. Ao eliminar a entrada manual de dados e manter uma sincronização contínua dos dados financeiros, essas integrações permitem que as equipes financeiras fechem os livros mais rapidamente e garantam que todas as contas a pagar e a receber estejam precisas, em conformidade e atualizadas.
5 benefícios da automação de pagamentos para as empresas
Desde o gerenciamento de contas a pagar até a conclusão de transações, cada etapa do gerenciamento de pagamentos apresenta oportunidades de melhoria. Aqui estão algumas vantagens que a automação de pagamentos pode oferecer à sua empresa:
Menores custos operacionais e economia de tempo
Métodos ultrapassados de rastreamento de faturas, aprovação de pagamentos e gerenciamento de contas podem custar tempo e recursos valiosos à sua empresa. A inserção manual de dados e as revisões constantes de planilhas tornam suas operações mais lentas e, muitas vezes, exigem a contratação de pessoal adicional para a contabilidade. Uma plataforma de pagamentos como a Slash automatiza a categorização de despesas, acelera as transferências de fundos e simplifica o gerenciamento de faturas, para que sua equipe possa dedicar menos tempo ao trabalho administrativo e mais tempo ao crescimento.
Risco reduzido de fraude e uso indevido
À medida que sua empresa cresce, monitorar manualmente cada transação se torna cada vez mais difícil, e o risco de uso indevido aumenta. O Slash simplifica a supervisão e a detecção de fraudes, permitindo que você emita métodos de pagamento com regras e limites de gastos predefinidos. As opções de pagamento eletrônico, como cartões virtuais, também podem aumentar a segurança por meio da criptografia e tokenização de dados, protegendo suas informações financeiras contra roubo durante as transações. Além disso, informações em tempo real sobre gastos e monitoramento com inteligência artificial ajudam a detectar atividades irregulares assim que elas ocorrem, permitindo que você resolva possíveis fraudes antes que elas causem danos graves.
Melhor visibilidade do fluxo de caixa e dos orçamentos
É essencial compreender claramente como o dinheiro circula na sua empresa para tomar decisões financeiras informadas. Com o Slash, você pode analisar o fluxo de caixa e os orçamentos através de um painel de análise abrangente que divide as despesas por fornecedor, método de pagamento e equipe. Em um instante, você verifica a eficiência do seu fluxo de caixa e onde seus fundos são mais fortemente alocados. Essas informações transformam os dados financeiros em orientações práticas, ajudando você a identificar tendências de gastos, ajustar orçamentos de forma proativa e fortalecer sua estratégia financeira de longo prazo.
Maior conformidade e preparação para auditorias
Preparar-se para auditorias e manter a conformidade pode ser estressante quando os dados financeiros estão espalhados por várias fontes. Os recursos contábeis integrados do Slash podem organizar e registrar transações em segundos, mantendo seus livros contábeis precisos e atualizados. A reconciliação automatizada e a análise de gastos facilitam a verificação das informações financeiras, fortalecem os controles internos e garantem que sua empresa esteja sempre pronta para revisões.
Como automatizar pagamentos de forma eficaz
Um sistema de pagamento automatizado pode lidar com uma ampla gama de tarefas financeiras complexas, mas seu uso não deve ser complicado. Abaixo estão algumas dicas para implementar com sucesso um sistema de pagamento automatizado em sua empresa.
- Mapeie seus fluxos de trabalho de pagamento existentes: Primeiro, estabeleça uma linha de base para melhorias e identifique as áreas que precisam de otimização. Inspecione todas as etapas do seu processo de compras, desde a elaboração de ordens de pagamento até o faturamento e a execução do pagamento. Em cada etapa, observe o que está acontecendo e quais métodos de pagamento estão sendo usados. Além disso, verifique se há atrasos, dados duplicados ou despesas desnecessárias que possam estar causando problemas.
- Escolha um software que se integre às suas ferramentas existentes: Para obter o máximo valor do seu sistema de pagamentos, certifique-se de que ele se integra às suas plataformas de contabilidade, bancárias e ERP. Para maior flexibilidade, procure soluções de pagamento como o Slash com conectividade API, que permite o compartilhamento de dados em tempo real entre sistemas.
- Estabeleça políticas de aprovação claras: Defina as políticas de conformidade da sua empresa em relação a faturamento, compras e gastos da empresa. Depois de estabelecer todas as regras, você pode usar a plataforma Slash para definir limites de gastos, criar grupos de cartões e atribuir níveis de aprovação. Depois de tudo pronto, o encaminhamento automatizado de aprovações cuidará do resto.
- Implemente protocolos de segurança: Use alertas em tempo real para monitorar pagamentos; habilite permissões baseadas em funções para que apenas gerentes autorizados possam aprovar ou executar pagamentos; aplique controles de gastos para limitar os gastos de funcionários e departamentos; e utilize métodos de pagamento como cartões virtuais para proteger informações confidenciais da conta ou separar gastos por fornecedor.
- Reconcilie automaticamente e faça auditorias regularmente: Com o Slash, você pode conectar sua plataforma de pagamentos ao seu software de contabilidade para associar transações automaticamente a faturas ou contas. Simplificar a gestão de despesas e a contabilidade incentiva você a tomar decisões financeiras mais inteligentes, como realizar auditorias internas regulares, análises de gastos ou reconciliações.
- Aperfeiçoe continuamente o seu sistema: À medida que a automação se torna mais incorporada aos fluxos de trabalho da sua empresa, você deve reservar um tempo para treinar seus funcionários sobre como aproveitar melhor esses recursos. Revise regularmente as plataformas de gerenciamento de pagamentos, realize análises de compras e colete feedback da sua equipe financeira para melhorar continuamente o seu sistema. O Slash pode simplificar a forma como você faz melhorias com alertas em tempo real e análises detalhadas.
Como escolher um software de automação de pagamentos
A escolha de uma solução de pagamento depende do tamanho da sua empresa, do volume e tamanho das suas transações, dos funcionários que você tem disponíveis para gerenciar um sistema de pagamento automatizado complexo e muito mais. Independentemente do estágio de crescimento em que sua empresa se encontra, aqui estão algumas características universais a serem consideradas que podem orientar sua tomada de decisão:
Integração com software bancário e contábil
A automação de pagamentos funciona melhor quando seu sistema se conecta diretamente às suas plataformas bancárias e contábeis. Ao se integrar com ferramentas como QuickBooks ou Xero, o Slash sincroniza transações, faturas e despesas, reduzindo a entrada manual de dados e erros de reconciliação. O compartilhamento de dados em tempo real mantém seus registros financeiros precisos e seu fluxo de caixa visível em todos os sistemas.
Recursos de segurança robustos
Como os sistemas de pagamento lidam com dados financeiros confidenciais, é melhor escolher uma plataforma com recursos como criptografia de ponta a ponta, tokenização ou autenticação multifatorial. A conformidade com os padrões PCI DSS garante a proteção adequada dos dados tanto no armazenamento quanto no trânsito, ao mesmo tempo em que aplica protocolos contínuos de gerenciamento de riscos. O Slash incorpora essas salvaguardas com proteções adicionais, como monitoramento com inteligência artificial e uma equipe de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, para ajudá-lo a identificar rapidamente atividades irregulares antes que elas causem danos significativos.
Vários métodos de pagamento suportados
Um sistema de pagamento deve oferecer suporte a uma variedade de métodos de pagamento para atender às necessidades dos fornecedores e das empresas. As transferências ACH são confiáveis para pagamentos recorrentes, as transferências eletrônicas funcionam para transações grandes ou urgentes e os cartões virtuais ou físicos oferecem controle e rastreamento das despesas diárias. Opções mais recentes, como RTP e FedNow, permitem pagamentos quase instantâneos, melhorando o fluxo de caixa e o SRM.
Escalabilidade e flexibilidade
Um sistema de pagamentos eficiente deve ser capaz de acompanhar o crescimento da sua empresa. À medida que suas operações se expandem, você pode enfrentar novos desafios: lidar com novas moedas, fazer pagamentos internacionais ou aceitar pagamentos de várias subsidiárias e entidades. Com o Slash, você pode fazer e receber pagamentos globalmente com transferências rápidas e gerenciar facilmente várias fontes de pagamento com nosso suporte para múltiplas entidades.
Preços e taxas transparentes
Existem muitas soluções de pagamento disponíveis em várias faixas de preço. No entanto, pagar mais pela sua plataforma não significa necessariamente que você terá acesso a mais recursos. A Slash oferece preços flexíveis para empresas de todos os tamanhos, com um plano gratuito que inclui ferramentas essenciais de automação e um plano Platinum que oferece taxas mais baixas e recompensas mais altas.
Otimize pagamentos e fluxo de caixa com o Slash
Procedimentos de pagamento desatualizados podem retardar suas operações, gerar custos desnecessários e dificultar a manutenção da visibilidade financeira. O Slash pode eliminar esses problemas automatizando seus pagamentos, proporcionando mais visibilidade e confiança no gerenciamento das finanças da sua empresa.
Com o Slash, você pode monitorar os gastos em tempo real e manter seus livros contábeis precisos por meio de integrações contábeis integradas. O rastreamento automatizado de despesas reduz a entrada manual de dados, enquanto os controles personalizáveis de cartão e as transferências programadas simplificam os pagamentos aos fornecedores. Além disso, com suporte para várias entidades, nosso painel pode gerenciar o fluxo de caixa de várias entidades ou subsidiárias em um painel unificado, oferecendo recursos de processamento de pagamentos que podem ajudar sua empresa a crescer.
Aqui estão outras maneiras pelas quais o Slash pode melhorar seus serviços bancários empresariais e automação de pagamentos:
- Com o Cartão Slash Visa® Platinum, você pode oferecer aos funcionários poder de compra flexível com um cartão de crédito que oferece até 2% de reembolso nas compras da empresa.
- Quer você esteja gerenciando pagamentos ACH, transferências eletrônicas ou pagamentos em tempo real, tudo passa por um painel conectado, oferecendo uma visão completa das atividades financeiras da sua empresa.
- Faça pagamentos para mais de 160 países em todo o mundo com acesso a transferências na rede SWIFTe evite as taxas tradicionais de transações internacionais com Stablecoins atreladas ao dólar americano como USDC, UDST e USDSL.
Descubra como o Slash pode ajudar sua empresa a automatizar, organizar e dimensionar suas operações financeiras em slash.com.
Perguntas frequentes
Qual é um exemplo de pagamento automático?
Um exemplo de pagamento automático é agendar uma transferência eletrônica de fundos. Usando seu sistema de pagamento, você pode escolher por qual canal o pagamento será processado e quando será entregue a um fornecedor. Quando seu pagamento é agendado, ele pode ser automaticamente aprovado e executado pelo seu sistema de pagamento.
As pequenas empresas podem se beneficiar da automação de pagamentos?
Com certeza. Muitas vezes, os proprietários de pequenas empresas assumem tarefas de gestão financeira que os distraem de priorizar suas operações comerciais principais. E, sem uma equipe financeira à disposição, processos como reconciliação e auditoria podem ser mais desafiadores. Um sistema de automação de pagamentos pode reduzir drasticamente o tempo e a experiência necessários para criar hábitos financeiros saudáveis e manter um fluxo de caixa estável.
Quais são os desafios da implementação de plataformas de automação de pagamentos?
Sem um planejamento adequado, a implementação de pagamentos automatizados pode levar a desafios como interrupção do fluxo de caixa, gargalos ou erros nas regras de automação. Também é importante escolher um software que se integre às suas ferramentas de gestão financeira, como serviços bancários ou de contabilidade de terceiros.
