Guia de automação de contas a pagar para pequenas empresas

Equipes pequenas precisam lidar com muitos recursos limitados. Sem soluções inteligentes de automação, as tarefas rotineiras podem se acumular, consumir tempo valioso e dificultar o gerenciamento do fluxo de caixa. As ferramentas certas podem ajudar sua empresa com as cargas de trabalho financeiras e operacionais, transformando tarefas manuais em fluxos de trabalho otimizados com tempos de resposta mais rápidos, menos erros e melhor eficiência geral.

Existem várias maneiras de automatizar seus processos de negócios. Um método importante é a automação das contas a pagar. As contas a pagar (AP) estão relacionadas às suas obrigações atuais e ao dinheiro que você deve aos fornecedores, tornando-as um processo financeiro e de valor essencial para o seu negócio. Neste guia, vamos nos concentrar na automação das contas a pagar: o que é, como funciona e como pode economizar tempo e energia para sua empresa.

O que é automação de contas a pagar e por que ela é importante para pequenas empresas?

Contas a pagar (AP) referem-se ao dinheiro que sua empresa deve a fornecedores ou prestadores de serviços após a aquisição e recebimento de um bem ou serviço. AP é essencialmente o oposto de contas a receber (AR), que refletem o que os clientes e consumidores lhe devem após você lhes fornecer um bem ou serviço. Ambos são valores importantes em seu balanço patrimonial, mas podem se tornar complicados com o processamento de faturas, aprovações e pagamentos pontuais.

As contas a pagar são um passivo atual para sua empresa e é importante monitorá-las, processá-las corretamente e pagá-las aos fornecedores dentro dos prazos acordados. Portanto, confiar no processamento manual pode ser arriscado, deixando sua empresa vulnerável a erros dispendiosos e limitando o tempo que você poderia dedicar a outras tarefas essenciais. Soluções automatizadas para contas a pagar ajudarão a otimizar todo o processo, reduzindo o trabalho manual em várias áreas:

Principais tarefas de contas a pagar que você pode automatizar

A automação do AP simplifica o trabalho manual repetitivo, reduz erros e proporciona fluxos de trabalho mais organizados. Algumas das principais áreas em que você verá os benefícios da automação:

Correspondência de faturas. Utilização de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e aprendizado de máquina para extrair dados (fornecedores, datas, valores, impostos, etc.) de documentos digitais, faturas e recibos digitalizados. A entrada automatizada de dados pode então processar essas informações para você e acelerar sua reconciliação.
Reconciliação automática. Semelhante à correspondência de faturas, a reconciliação automatizada categoriza automaticamente suas despesas para maior eficiência.
Relações com fornecedores. Notifique automaticamente os fornecedores quando as faturas forem recebidas, aprovadas ou programadas para pagamento. Muitas vezes, você também pode automatizar o processo de correções de faturas, lembretes e a criação de formulários e faturas para fornecedores.
Roteamento de aprovação. A automatização das aprovações pode filtrar as correspondências para você, facilitando o processo. A automatização também pode ser usada para acompanhar as aprovações. Isso é útil para trilhas de auditoria ou para acompanhar o histórico de aprovações de maneira mais geral.
Agendamento de pagamentos. A automação permite programar o envio de pagamentos para que você possa otimizar o fluxo de caixa e, ao mesmo tempo, garantir que não perca prazos de pagamento importantes.
Processamento de pagamentos. Defina termos e limite a quantidade de aprovações manuais que você precisa emitir, facilitando o trabalho dos aprovadores.

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Principais desafios relacionados a contas a pagar enfrentados pelas pequenas empresas

As dores de cabeça são comuns para equipes pequenas que mantêm fluxos de trabalho organizacionais sobre faturas, contratos com fornecedores e muito mais. Saber quais desafios esperar ao lidar com contas a pagar ajudará você a melhorar seu fluxo de trabalho automatizado de contas a pagar:

Entrada manual de dados demorada. Adicionar datas, valores, impostos e outros dados manualmente é um processo comum nas contas a pagar. Felizmente, o OCR e outras ferramentas automatizadas facilitam muito essa tarefa. Recursos baseados em nuvem e digitalizados também reduzem as dores de cabeça relacionadas ao armazenamento e manutenção de recibos ou documentos físicos.
Pagamentos em atraso ou não efetuados. Pagamentos em atraso podem acarretar taxas elevadas, prejudicar o crédito e as relações com fornecedores e afetar todo o seu fluxo de trabalho contábil. Automatizar os cronogramas de transações pode evitar o risco de pagamentos em atraso no futuro.
Falta de integração com ferramentas de contabilidade. Quando sua contabilidade é separada do processamento de contas a pagar, isso pode resultar em muito trabalho manual e uma contabilidade desorganizada. Plataformas de gestão financeira como o Slash¹ oferecem ferramentas com acompanhamento de despesas integrado, processamento de faturas e integração com ferramentas de contabilidade. Com um único painel, isso simplifica a contabilidade e as contas a pagar, facilitando o trabalho de suas equipes contábeis.
Dificuldade em gerenciar o fluxo de caixa. É comum que as contas cheguem de forma irregular, que as aprovações sejam adiadas, que os descontos sejam perdidos ou que os pagamentos de última hora gerem taxas. A automação centraliza as faturas, mostra o que está vencido e quando, e agenda automaticamente os pagamentos para que sejam efetuados no momento certo. Isso ajudará você não apenas a otimizar o fluxo de caixa, mas também a evitar multas por atraso e, potencialmente, a obter descontos.

Principais benefícios da automatização das contas a pagar.

Processamento e aprovação mais rápidos de faturas. A automação pode usar OCR e aprendizado de máquina para ler documentos físicos digitais e digitalizados para extração e armazenamento de dados.
Menos erros melhoraram a precisão. Erros são esperados. Ferramentas automatizadas podem detectar erros como entradas duplicadas, discrepâncias e fraudes. Além disso, ferramentas de automação de contas a pagar podem ser usadas para impedir erros antes que eles ocorram, oferecendo captura de dados padronizada e correspondência de dados baseada em OCR ou aprendizado de máquina a partir de faturas, recibos e ordens de compra.
Melhor visibilidade do fluxo de caixa. Sistemas de gestão financeira como o Slash oferecem painéis onde você pode visualizar obrigações atuais e futuras, prazos de pagamento e status do fluxo de caixa atual, proporcionando uma visão mais clara de onde seu dinheiro está agora e onde ele deve estar no futuro.
Relações mais fortes com os fornecedores. Pagamentos consistentes e pontuais, além de avisos de pagamento automatizados, melhoram a comunicação e reduzem disputas, o que pode contribuir para melhores condições ao longo do tempo.
Integração contábil. A sincronização bidirecional com o livro razão mantém os registros de fornecedores, contas e pagamentos alinhados e preserva uma trilha de auditoria completa.
Retorno sobre o investimento tangível e economia a longo prazo. Custos de processamento mais baixos, menos multas por atraso, melhor aproveitamento de descontos e redução do trabalho contribuem para economias ao longo do tempo. Os resultados tangíveis da automação do AP podem ser vistos de outras maneiras:

Resultados tangíveis da automação de contas a pagar

Ao reduzir o trabalho manual e encurtar os prazos de entrega, a automação de contas a pagar oferece uma série de benefícios tangíveis para sua empresa. A lista abaixo apresenta maneiras pelas quais sua empresa pode obter benefícios tangíveis, resultando em mais tempo, dinheiro e energia para suas equipes:

Reduza o tempo do ciclo de faturamento em até 80%. O encaminhamento automatizado, os lembretes, as aquisições e a correspondência de faturas reduzirão o tempo de processamento das contas a pagar em todas as etapas, desde o pedido de compra até a fatura, o recebimento, a aprovação, o pagamento e a satisfação dos fornecedores.
Aumente as contas a pagar sem aumentar sua equipe. A automação de contas a pagar pode se traduzir em maior capacidade de processamento de carga de trabalho por equipes do mesmo tamanho, proporcionando economia em custos de mão de obra.
Tempo. Com a automação, o processamento de contas a pagar fica mais fácil, rápido e eficiente. Em resumo, isso significa mais tempo livre para você.

Como implementar a automação de contas a pagar na sua empresa

Etapa 1: Avalie seu fluxo de trabalho atual de contas a pagar

Primeiro, obtenha uma visão clara do seu processo atual. Para isso, pode ser útil dividir as etapas de um fluxo de trabalho típico de processamento de contas a pagar:

Ingestão: As faturas podem ser entregues por e-mail, PDF, fisicamente ou por outro método. Identifique de onde você está obtendo e onde está armazenando os dados das faturas.
Revisão: Verifique informações, adicione ordens de compra, informações sobre fornecedores, projetos e outras informações relevantes.
Partida: Compare as faturas com os recibos ou ordens de compra e sinalize quaisquer discrepâncias.
Aprovar: Aprovação dos pagamentos após todas as informações terem sido inseridas e verificadas como corretas.
Pagamento: Identifique uma data e um cronograma de pagamento otimizados ou envie os pagamentos corretos por meio de transferências compatíveis, normalmente ACH, transferência eletrônica, RTP ou cheques físicos.
Relatório: Armazene os dados para futuras auditorias e declarações fiscais.

Etapa 2: Identifique tarefas repetitivas ou propensas a erros

Se sua equipe está perdendo pagamentos, administrando mal as correspondências ou enfrentando dificuldades em outra etapa do processo, é importante identificar onde isso está acontecendo para que você possa avançar com a automação correta.

Etapa 3: Escolha um software adequado à sua escala e integrações

Existem várias ferramentas de gestão financeira e automação disponíveis para você. O Slash é uma opção como plataforma financeira que se integra a ferramentas de contabilidade, oferece rastreamento de faturas e transferências bancárias e ACH fáceis. Além disso, o design de painel único do Slash permite que você gerencie facilmente as diferentes etapas do seu processo de contas a pagar, para que possa identificar suas áreas problemáticas e implementar a automação certa onde for necessário.

Etapa 4: Garantir a integração e o treinamento da equipe

A automação só pode levar sua equipe até certo ponto. É fundamental encontrar as pessoas certas para monitorar e gerenciar o AP e outros processos financeiros. Depois de montar sua equipe, equipe-a com as ferramentas e o acesso certos para que ela possa ter sucesso. Os efeitos ajudarão sua empresa a reduzir riscos e evitar pagamentos perdidos.

Etapa 5: Monitore o desempenho e otimize regularmente

Não é esperado que você encontre imediatamente as soluções certas para seus processos financeiros e de contas a pagar. Manter a paciência, monitorar continuamente o desempenho e implementar novas soluções à medida que elas surgem são métodos excelentes para manter o controle de suas finanças e continuar otimizando seu fluxo de trabalho.

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As melhores ferramentas de automação de contas a pagar para pequenas empresas

O software de automação de contas a pagar pode ser muito útil. Felizmente, existem várias ferramentas com recursos integrados de automação de contas a pagar. Aqui está uma visão geral de algumas das melhores opções disponíveis no momento:

1. QuickBooks

Principais ofertas: um sistema de contabilidade com opções de gerenciamento de contas e processamento de pagamentos.

Rastreamento de faturas, aprovações básicas, integrado com ferramentas de contas a pagar e contas a receber, como Quadient. Comumente suportado por plataformas bancárias de terceiros, como Slash, que oferece integração do Quickbooks com software de gestão financeira geral.

2. Xero

Principais ofertas: sistemas de contabilidade com contas, aprovações e entrada automatizada de dados.

Proteção contra fraudes (detecção de duplicatas, validação de fornecedores), rastreamento de faturas, integrado a ferramentas e compatível com plataformas bancárias de terceiros, como o Slash.

3. NetSuite

Principais ofertas: Sistema ERP completo, gerenciamento de contas a pagar, relatórios baseados em nuvem.

Oferece uma ampla gama de serviços financeiros, incluindo ERP e software de contas a pagar. Este último oferece rastreamento de ordens de compra e faturas, pagamentos automatizados e registros de fornecedores.

4. Corte

Principais ofertas: integrações contábeis, cartões corporativos², controle de despesas.

Integrações contábeis com QuickBooks e Xero, além de oferecer software de gestão financeira, acompanhamento automatizado de despesas, ferramentas de stablecoin³ e suporte bancário com a Column, N.A.

Banca inteligente simplificada: por que escolher o Slash para automatizar o AP

A Slash é uma plataforma de tecnologia financeira projetada para oferecer ferramentas financeiras adaptadas ao seu setor. As principais ofertas da Slash incluem integrações contábeis, cartões de crédito, registros detalhados de cartões e acompanhamento do histórico de despesas, além de contas empresariais.

A plataforma financeira foi projetada para tornar suas tarefas de gestão financeira e contabilidade, como contas a pagar, mais rápidas, fáceis e automatizadas. Aqui estão alguns dos principais recursos do Slash que ajudam você a trabalhar de forma mais inteligente e rápida com ferramentas automatizadas:

Gerenciamento de despesas. No painel do Slash, você pode emitir cartões físicos e virtuais, definir limites de gastos e controles comerciais, além de monitorar transações em tempo real com ferramentas automatizadas de pagamento e detecção de fraudes.
Formas de pagamento. Ferramentas de pagamento automatizadas e baseadas em nuvem permitem que você autorize transferências via ACH, transferência eletrônica, RTP e stablecoin no painel do Slash.
Contabilidade. O Slash automatiza seu processo de contas a pagar com melhores fluxos de trabalho e ferramentas de integração contábil. No mesmo painel, os usuários podem automatizar suas aprovações, programar pagamentos, acompanhar despesas e duplicar dados em sua página contábil, integrada ao QuickBooks. Juntos, o software contábil do Slash torna-o fácil de usar e eficiente.

Para pequenas empresas, empreendedores, contadores independentes ou mesmo contadores certificados, o Slash pode ajudá-lo a controlar seus livros contábeis e concluir tarefas com mais facilidade e menos preocupações com erros.

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¹ A Slash Financial, Inc. é uma empresa de tecnologia financeira e não é um banco. Serviços bancários fornecidos pela Column N.A., membro da FDIC.

² O cartão Slash Platinum é um cartão de crédito Visa® emitido pela Column N.A., de acordo com uma licença da Visa U.S.A. A aprovação está sujeita a elegibilidade. O pagamento do saldo da conta deve ser feito integralmente todos os dias. Podem ser aplicadas taxas mensais de adesão. As compras com cartão podem ser elegíveis para reembolso. Consulte https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms para obter mais informações.

Os serviços de conversão, transferência e custódia de criptomoedas são fornecidos pela Bridge, e não pela Column, N.A. ou Slash. As criptomoedas não são custodiadas por nenhum banco, não são seguradas pela FDIC, podem flutuar em valor e estão sujeitas a perdas. Aplicam-se os termos e condições.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre contas a pagar e contas a receber?

Contas a pagar (AP) é o dinheiro que sua empresa deve a fornecedores e prestadores de serviços por bens ou serviços recebidos. Elas aparecem como um passivo circulante em seu balanço patrimonial. Contas a receber (AR) são o oposto: o dinheiro que os clientes e consumidores devem a você por bens ou serviços que você forneceu. As contas a receber aparecem como um ativo circulante.

Quais tarefas de AP podem ser automatizadas?

As principais tarefas de contas a pagar que podem ser automatizadas incluem: captura e correspondência de dados de faturas, correspondência tripla (pedido de compra, recibo, fatura), fluxos de trabalho de aprovação, programação e processamento de pagamentos, notificações de pagamento a fornecedores e reconciliação automática com sistemas contábeis. A automação reduz os erros de entrada manual de dados e acelera os tempos de processamento.

Quanto a automação de AP pode reduzir o tempo de processamento de faturas?

A automação AP pode reduzir o tempo do ciclo de faturamento em até 80% em comparação com o processamento manual. Ao eliminar a entrada manual de dados, automatizar aprovações e programar pagamentos, as empresas podem processar faturas em dias, em vez de semanas. Essa melhoria na velocidade também ajuda a obter descontos por pagamento antecipado e evitar multas por atraso no pagamento.

Quais são os principais benefícios da automação de contas a pagar para pequenas empresas?

Os principais benefícios incluem: processamento e aprovação mais rápidos de faturas, menos erros na entrada manual de dados, melhor visibilidade do fluxo de caixa e das dívidas pendentes, relações mais sólidas com os fornecedores por meio de pagamentos pontuais, integração perfeita com softwares de contabilidade como QuickBooks e Xero, e a capacidade de dimensionar o volume de contas a pagar sem aumentar o número de funcionários.