O guia definitivo para simplificar os processos contábeis sem complicar suas finanças
Em sua essência, a contabilidade existe para tornar seus dados financeiros utilizáveis. Você começa com dados brutos, como recibos, faturas, ordens de compra e registros de pagamento, e depois os transforma em informações que ajudam a entender seu negócio. Essas informações indicam se suas finanças estão saudáveis, se você está cumprindo os requisitos de conformidade e onde está economizando ou perdendo dinheiro.
Os softwares de contabilidade modernos eliminaram grande parte do trabalho manual desse processo. Em vez de fazer cálculos e manter registros manualmente, você pode gerar relatórios financeiros precisos automaticamente, desde que os dados subjacentes estejam completos e consistentes. O problema é que os softwares de contabilidade só podem trabalhar com o que recebem. Pagamentos, faturas e transferências são todos inseridos em seus livros contábeis e, quando essas informações estão incompletas ou inconsistentes, mesmo o melhor software de contabilidade nem sempre consegue produzir resultados confiáveis.
É por isso que simplificar os processos contábeis não se resume apenas a escolher o software de contabilidade certo. Tudo começa com uma infraestrutura financeira que captura dados precisos e bem organizados na fonte. A integração do Slash com o QuickBooks permite sincronizar todas as transações com cartões da empresa, transferências bancárias e informações de tesouraria a partir de um painel financeiro unificado diretamente no seu sistema contábil.¹ Juntas, essas ferramentas oferecem recursos bancários empresariais poderosos, mantendo sua contabilidade eficiente e atualizada.
Uma visão geral dos principais processos contábeis
Uma contabilidade eficaz depende de um conjunto de processos interligados que garantem registros precisos, conformidade e tomada de decisões financeiras. Uma compreensão clara dessas funções essenciais facilita a identificação de ineficiências no fluxo de trabalho contábil e a avaliação de onde as melhorias nos procedimentos podem ter maior impacto:
- Reconciliação: A comparação dos registros contábeis internos com demonstrações financeiras externas, como extratos bancários ou de cartão, para confirmar a precisão e resolver discrepâncias. Esse processo desempenha um papel importante na identificação de erros, atividades não autorizadas e diferenças temporais que podem distorcer os relatórios financeiros.
- Relatórios: A criação de demonstrações financeiras e relatórios de gestão que comunicam o desempenho dos negócios. Esses relatórios (incluindo demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa) orientam as decisões estratégicas e cumprem os requisitos regulamentares.
- Preparação de impostos: A coleta, organização e cálculo dos dados financeiros necessários para apresentar declarações fiscais precisas e cumprir as obrigações fiscais federais, estaduais e locais. Um processo fiscal bem mantido também auxilia na identificação de deduções e créditos elegíveis.
- Preparação para auditoria: A organização de registros financeiros, documentação de controles internos e manutenção de trilhas de auditoria claras para apoiar auditorias internas ou externas. A documentação consistente ajuda a demonstrar conformidade, reduz o risco de auditoria e oferece garantia a investidores, credores e reguladores.
- Gerenciamento de faturas: O tratamento completo das contas a receber (faturamento dos clientes) e das contas a pagar (faturamento dos fornecedores), desde a criação e entrega até a cobrança e desembolso dos pagamentos. A ineficiência nessa área pode prejudicar a visibilidade do fluxo de caixa e o prazo de pagamento.
- Gestão de ativos fixos: O acompanhamento de ativos de longo prazo (equipamentos, imóveis, veículos) ao longo de seu ciclo de vida, incluindo cálculos de depreciação e registros de alienação. A gestão adequada dos ativos contribui para a precisão das demonstrações financeiras e a otimização das deduções fiscais.
O que significa realmente otimizar seus processos contábeis
A otimização do seu processo contábil começa com a definição clara do seu processo de fechamento do mês: quais contas são reconciliadas primeiro, quando as faturas precisam ser inseridas e quais aprovações são necessárias antes da finalização dos relatórios. Softwares contábeis como QuickBooks ou Xero podem lidar com grande parte dos cálculos e registros, mas fluxos de trabalho claros e repetíveis ainda são necessários para manter a consistência dos seus livros contábeis.
A maior parte do trabalho contábil, em última análise, apoia dois resultados: a produção de relatórios financeiros e a declaração de impostos. A precisão dos relatórios depende da qualidade das tarefas a montante, como reconciliações bancárias, processamento de faturas, entradas de folha de pagamento e acompanhamento de despesas. Integrar seu software de contabilidade a uma plataforma bancária empresarial moderna como o Slash pode ajudar a reduzir erros e aumentar a qualidade dessas entradas. O Slash reúne pagamentos recebidos e efetuados em um único sistema, categorizando automaticamente as transações e armazenando os detalhes dos recibos. Você pode exportar tudo diretamente para o QuickBooks, o que reduz a entrada manual e a limpeza.
Com o tempo, o uso de software de contabilidade automatizado e ferramentas financeiras modernas pode contribuir para três resultados principais:
- Reduzindo o tempo perdido: A automatização da entrada de dados, reconciliações e relatórios de rotina reduz o trabalho repetitivo das equipes financeiras.
- Melhorando a precisão: Erros nos dados financeiros podem distorcer as métricas de fluxo de caixa, atrasar registros e criar problemas de conformidade. As integrações de sistemas ajudam a garantir que as transações sejam registradas de forma consistente e revisadas antes da finalização dos relatórios.
- Economizando dinheiro: Dados contábeis mais limpos e confiáveis facilitam a identificação de deduções fiscais, o acompanhamento de gastos e a elaboração de orçamentos, o que pode levar a economias e a um melhor controle de custos ao longo do tempo.
Quais são as etapas para otimizar os processos contábeis?
Abaixo, descrevemos como sua empresa pode avaliar seus processos contábeis atuais e introduzir mudanças que podem melhorar a precisão, a eficiência e o controle ao longo do tempo:
1. Identifique os gargalos que estão a atrasar o seu fluxo de trabalho contabilístico
Comece mapeando seus processos contábeis atuais do início ao fim — acompanhe como as faturas passam do recebimento ao pagamento, como as despesas são aprovadas e quanto tempo as reconciliações bancárias realmente levam. Converse com sua equipe sobre onde eles frequentemente perdem informações, refazem trabalhos ou gastam tempo excessivo em tarefas manuais.
2. Defina métricas e referências de desempenho claras
Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) para seus processos contábeis, para que você possa acompanhar as melhorias ao longo do tempo. As métricas podem incluir prazos para fechar os livros todos os meses, tempo gasto na reconciliação, custos de processamento de faturas por transação ou taxas de erro nos relatórios financeiros. Comparar os resultados internos com os benchmarks do setor pode ajudar a definir expectativas realistas para o que os processos otimizados devem alcançar.
3. Aproveite a tecnologia moderna de contabilidade e pagamentos
Uma pilha de tecnologia conectada pode reduzir a necessidade de mover dados manualmente entre sistemas. Integrar software de contabilidade com plataformas bancárias, ferramentas de pagamento e sistemas de gerenciamento de despesas pode melhorar a consistência dos dados e reduzir atrasos. À medida que o volume de transações cresce, revisar regularmente novas integrações ou recursos de automação pode revelar ganhos adicionais de eficiência.
4. Padronize os fluxos de trabalho contábeis para reduzir erros
Documentar como as tarefas contábeis recorrentes são concluídas pode melhorar a consistência e reduzir a variabilidade entre os membros da equipe. Fluxos de trabalho padrão podem encurtar o processo de integração de novos funcionários, esclarecer as responsabilidades de aprovação e facilitar a identificação de problemas quando os resultados ficam aquém das expectativas. Listas de verificação, modelos e caminhos de aprovação definidos podem ajudar a garantir que o trabalho seja concluído da mesma maneira todas as vezes.
5. Automatize tarefas repetitivas e de alto volume
A automação pode ser mais eficaz quando aplicada a tarefas realizadas com frequência, como reconciliações bancárias, processamento de faturas, aprovações de despesas e lançamentos contábeis recorrentes. Reduzir a entrada manual de dados nessas áreas pode economizar tempo e diminuir o risco de erros de entrada, especialmente à medida que o volume de transações aumenta.
6. Melhorar a colaboração entre as equipes financeira e operacional
Os fluxos de trabalho compartilhados podem facilitar para os membros da equipe que não são da área financeira o envio de despesas, a aprovação de faturas ou o acesso a informações financeiras relevantes sem depender de e-mails ou solicitações ad hoc. Ferramentas como o Slash podem ajudar a automatizar seus fluxos de trabalho de aprovação e simplificar a forma como você gerencia os gastos dos funcionários com controles de cartão, como limites personalizáveis, restrições de categoria e configuração de regras em nível de equipe.
8. Terceirize ou delegue tarefas contábeis de baixo valor
Se você lida com um grande volume de transações complexas ou opera em um setor altamente regulamentado, certas tarefas podem ser melhor realizadas fora da equipe financeira principal. A contabilidade, o processamento da folha de pagamento ou a preparação de impostos podem ser delegados a prestadores de serviços especializados, permitindo que a equipe interna se concentre na supervisão, análise e trabalhos financeiros de maior impacto.
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Como a automação contábil pode melhorar a eficiência e a precisão
Integrar um software de contabilidade a uma plataforma bancária empresarial como o Slash pode melhorar sua eficiência, permitindo o compartilhamento direto de dados entre os sistemas bancários e contábeis. Juntas, as ferramentas certas podem reduzir a complexidade operacional e gerar vários benefícios a jusante, tais como:
Economia fiscal
Quando os recibos são capturados, correspondidos às transações e categorizados automaticamente com o Slash, as despesas dedutíveis podem ser mais fáceis de identificar durante a temporada de impostos. A automação também pode ajudar a reconhecer as despesas com mais precisão ao longo do tempo. Por exemplo, os recursos de ativos fixos do QuickBooks permitem que as empresas acompanhem a depreciação usando métodos lineares, de saldo decrescente duplo ou MACRS, o que pode ajudar a garantir que as despesas sejam alocadas de forma consistente.
Gerenciamento aprimorado do relacionamento com fornecedores
O uso conjunto de softwares de contabilidade e bancários pode melhorar a forma como as faturas e os pagamentos aos fornecedores são gerenciados. Plataformas como o QuickBooks podem oferecer suporte à correspondência bidirecional ou tridirecional, permitindo que as faturas sejam validadas automaticamente em relação aos pedidos de compra ou recibos.
Depois que uma fatura é aprovada, o Slash pode ser usado para enviar pagamentos por meio de ACH global e transferências internacionais para mais de 180 países, sistemas em tempo real, como RTP ou FedNow, ou stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDC e USDT.⁴ Juntas, essas ferramentas podem reduzir atrasos nos pagamentos e ajudar a manter práticas de pagamento mais consistentes com os fornecedores.
Redução da carga de trabalho
Um dos benefícios mais imediatos da contabilidade simplificada pode ser a redução da carga operacional das equipes financeiras. Atualizar livros contábeis, revisar transações e reconciliar contas em planilhas ou ferramentas desconectadas pode consumir horas por semana. Sistemas integrados de contabilidade e bancos podem automatizar essas atualizações sincronizando os dados das transações diretamente com o livro razão, reduzindo a necessidade de entrada e revisão manuais.
Tomada de decisões baseada em dados
Processos contábeis mais eficientes podem contribuir diretamente para melhorar a visibilidade financeira. Quando as contas a pagar e a receber são rastreadas e reconciliadas de forma consistente, as previsões de fluxo de caixa tornam-se mais confiáveis e a análise de gastos fica mais fácil de realizar. Um rastreamento aprimorado também pode simplificar a identificação de custos indiretos, a avaliação dos gastos com fornecedores e o monitoramento do prazo de pagamento. O Slash adiciona visibilidade em tempo real por meio de seu painel de análise, oferecendo às empresas uma visão clara do fluxo de caixa, das atividades de pagamento e do desempenho financeiro.
Maior conformidade e prevenção contra fraudes
A automação pode fortalecer os controles internos, mantendo trilhas de auditoria para cada transação, desde o início até a aprovação e o pagamento. Os fluxos de trabalho de aprovação podem garantir que as faturas e despesas sejam revisadas antes da movimentação dos fundos, o que pode reduzir o risco de pagamentos não autorizados ou fraudulentos. Os controles integrados também podem sinalizar automaticamente faturas duplicadas, valores de pagamento incomuns ou violações de políticas, ajudando as empresas a manter a conformidade com menos supervisão manual.
Otimize seu fluxo de trabalho contábil com o Slash
Se seus objetivos são reduzir o trabalho manual de contabilidade, melhorar a precisão e evitar custos desnecessários, é útil começar com os sistemas que lidam com o dinheiro antes que ele chegue aos seus livros contábeis. Usar o Slash para gerenciar suas finanças pode ajudá-lo a alcançar todos os três objetivos.
O Slash é uma plataforma financeira moderna que se integra diretamente a ferramentas de contabilidade como QuickBooks e Xero. Como o Slash consolida suas contas bancárias, cartões corporativos, tesouraria e muito mais em uma única plataforma, todas as transações são sincronizadas e categorizadas automaticamente, eliminando horas gastas com a entrada manual de dados e reconciliação. Isso significa que você pode fechar os livros com mais eficiência e trabalhar com dados financeiros consistentes e atualizados.
Além de melhorar a forma como os dados contábeis são capturados, o Slash também oferece suporte às operações financeiras diárias com recursos que incluem:
- Cartão Slash Visa Platinum: Emitam cartões virtuais ilimitados e ganhem até 2% de reembolso. Controlem os gastos com limites por cartão e restrições por comerciante. Inscrevam-se hoje mesmo sem uma verificação de crédito tradicional.
- Contas do Tesouro de alto rendimento: Ganhe até 3,86% de rendimento anualizado alocando fundos em investimentos no mercado monetário da BlackRock e Morgan Stanley, todos gerenciados diretamente da sua conta Slash.⁶
- Banca empresarial moderna: Captura automática de transações em todos os seus métodos de pagamento, visibilidade em tempo real dos saldos e contas virtuais que facilitam a compreensão e o gerenciamento dos diferentes fluxos de caixa da sua empresa.
- Suporte nativo para criptomoedas: Guarde, envie e receba stablecoins indexadas ao dólar americano (USDC e USDT), com rampas integradas para converter fundos entre sua conta Slash e criptomoedas.
- Processamento de faturas: Crie, envie e acompanhe faturas diretamente do seu painel do Slash. Envie e-mails de faturamento profissionais aos seus clientes com processamento de pagamentos integrado para cobranças mais rápidas.
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Perguntas frequentes
Como a padronização de procedimentos pode beneficiar a gestão financeira?
Os procedimentos padronizados reduzem a variabilidade na forma como as transações são registradas, revisadas e aprovadas, o que pode facilitar a reconciliação dos dados financeiros. Os procedimentos padronizados também podem diminuir o risco de erros e acelerar a geração de relatórios, garantindo que todos sigam o mesmo processo.
Quais são as “três regras de ouro” da contabilidade?
As três regras de ouro são: debitar o que entra, creditar o que sai; debitar despesas e perdas, creditar receitas e ganhos; e debitar o recebedor, creditar o doador. Juntas, elas fornecem uma estrutura consistente para registrar transações com precisão.
Quais são os desafios comuns na implementação da automação contábil?
Um dos maiores desafios é usar um software bancário que não fornece detalhes suficientes para a automação contábil. Quando as transações não incluem categorias ou contextos claros, o potencial para automatizar os fluxos de trabalho contábeis é reduzido. O Slash registra e categoriza suas transações em cartões da empresa, pagamentos e muito mais, facilitando a implementação da automação em seu fluxo de trabalho.
