Como fazer uma fatura: um guia para criar faturas profissionais de forma rápida e fácil
Você está tentando criar uma fatura profissional para um cliente de alto valor, mas pequenos problemas começam a se acumular. Você quase esqueceu de listar seu número de conta e a formatação não parece estar correta. Depois que a fatura é enviada, ela é arquivada e esquecida. Semanas depois, você percebe que o pagamento nunca foi feito e precisa refazer seus passos para descobrir o motivo.
As faturas são mais importantes do que você imagina. Uma boa fatura faz mais do que solicitar o pagamento. Ela cria um registro claro do seu acordo e ajuda você a receber o pagamento em dia. Muitas vezes, ela também é o primeiro documento oficial que seu cliente vê, o que significa que pode afetar seriamente a impressão que ele tem da sua empresa.
Neste guia, explicaremos o que é uma fatura, quais informações ela deve incluir e como criá-la passo a passo. Também abordaremos como um software de faturamento automatizado pode simplificar a criação, o envio e o recebimento de faturas. Ao longo do caminho, destacaremos o novo recurso de faturamento do Slash e mostraremos como ele ajuda as empresas a gerar faturas consistentes, rastrear saldos pendentes e receber pagamentos em nossa plataforma bancária empresarial completa.¹
O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento utilizado para solicitar o pagamento de um cliente por bens ou serviços. Além de sua finalidade explícita, as faturas também desempenham um papel importante na gestão de contas a receber e na manutenção de registros financeiros precisos para fins fiscais e de relatórios.
Uma fatura descreve os detalhes de uma transação em um formato de lista detalhada. Cada item representa um produto ou serviço fornecido, juntamente com a quantidade e o preço dos bens. O subtotal reflete a soma do valor de todos os itens. As faturas também podem incluir impostos aplicáveis, taxas adicionais ou descontos aplicados, todos refletidos no saldo final devido.
Todas as faturas devem incluir identificadores importantes e instruções de pagamento. Um número de fatura exclusivo ajuda tanto a empresa quanto o cliente a referenciar a transação, enquanto termos de pagamento claramente definidos explicam como e quando a fatura deve ser paga. As faturas também podem corresponder a ordens de compra (POs), que são documentos que os clientes enviam ao solicitar bens ou serviços. A correspondência entre os identificadores da fatura e da ordem de compra ajuda a manter os registros alinhados no software de gestão de contas a receber.
Depois de criar uma fatura, ela é enviada ao cliente — geralmente por e-mail, software de faturamento ou portal do cliente — para iniciar formalmente o processo de pagamento.
Como criar uma fatura: um guia passo a passo
Criar uma fatura não precisa ser complicado, mas requer alguns detalhes importantes para ser feito corretamente. As etapas abaixo mostram como criar uma fatura clara e profissional, fácil de entender e pagar pelos clientes:
1. Escolha um modelo e formato de fatura
Comece selecionando um modelo de fatura que atenda às necessidades da sua empresa. Usar um único modelo para todas as suas faturas pode ajudar a garantir a consistência dos seus registros e evitar a omissão de detalhes importantes. Você pode criar sua fatura como um documento digital usando um processador de texto, um software de contabilidade ou uma plataforma bancária empresarial como o Slash. Muitas empresas salvam e enviam faturas em formato PDF, que preservam a formatação original e impedem edições.
2. Adicione as informações da sua empresa
No topo da fatura, liste claramente as informações da sua empresa, incluindo o nome, endereço, e-mail e número de telefone. Isso permite que o cliente identifique rapidamente o remetente e saiba como entrar em contato com você em caso de dúvidas. Mais abaixo na fatura, inclua instruções claras de pagamento para o cliente, como os dados da conta bancária para depósito e quaisquer observações sobre os métodos de pagamento aceitos.
3. Inclua os dados do seu cliente
Em seguida, adicione o nome do cliente, o nome da empresa e o endereço de cobrança na parte superior da fatura. Incluir os dados precisos do cliente garante que a fatura seja encaminhada para a pessoa ou departamento correto, o que também pode evitar atrasos no processamento ou pagamento.
4. Liste os produtos ou serviços fornecidos
Crie uma lista detalhada dos bens ou serviços que você forneceu. Cada item deve descrever o produto ou serviço, a quantidade ou horas faturadas e o preço.
5. Calcule os totais, impostos e ajustes
Depois de listar todos os itens, calcule o subtotal e aplique quaisquer impostos, taxas ou descontos necessários. Mostre claramente como cada ajuste afeta o total final, para que o cliente possa entender facilmente como o valor devido foi calculado.
6. Revise, salve e envie a fatura
Antes de enviar, verifique se a fatura está correta e completa. Depois de finalizada, envie a fatura ao seu cliente por e-mail, software de faturamento ou portal do cliente para iniciar o processo de pagamento.
Como gerar uma fatura usando o Slash
O gerador de faturas integrado do Slash permite criar, acompanhar e enviar faturas diretamente do seu painel. Os detalhes do cliente, os valores das faturas e as datas de vencimento são armazenados em um único lugar, o que ajuda a simplificar o faturamento e reduz a entrada manual de dados ou o acompanhamento. As faturas podem ser geradas e entregues em apenas algumas etapas, com registro automático para seus livros contábeis. Veja como usá-lo:
- Navegue até a página Faturamento no painel do Slash, onde você pode visualizar todas as suas faturas pendentes e pagas, juntamente com os valores e datas de vencimento.
- Para criar uma fatura, clique em Nova fatura no canto superior direito. Primeiro, você será solicitado a selecionar um destinatário. Você pode escolher um destinatário usando suas informações de contato e bancárias salvas ou adicionar manualmente os detalhes de um novo cliente.
- Em seguida, você será solicitado a adicionar itens às faturas, incluindo quantidades e preços. O Slash atribui automaticamente um número de fatura exclusivo para mantê-la organizada em seus registros. Durante esta etapa, você também pode aplicar impostos sobre vendas ou descontos, conforme necessário.
- Em seguida, escolha uma data de vencimento e uma conta de depósito. Opcionalmente, você pode inserir uma nota com uma descrição da fatura ou quaisquer instruções adicionais de pagamento.
- Depois de inserir todas as informações, você pode revisar uma amostra da sua fatura antes de criá-la e enviá-la. Após clicar em Criar fatura, uma cópia da fatura é armazenada no seu painel do Slash e enviada automaticamente para o endereço de e-mail do destinatário.
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Faturamento manual versus software de faturamento: prós, contras e vantagens e desvantagens
As seções abaixo explicam como o software de faturamento lida com formatação, entrega, pagamento e rastreamento de maneiras que os métodos manuais simplesmente não conseguem:
As faturas digitais podem agilizar o pagamento
As faturas digitais simplificam o processo de faturamento, reduzindo o atrito entre o envio da fatura e o recebimento do pagamento. Algumas ferramentas, como o Slash, permitem que os destinatários iniciem o pagamento diretamente da própria fatura, com uma opção clara para pagar na parte inferior do documento. Manter todas as faturas rastreadas em um único lugar também facilita a visualização dos pagamentos ainda pendentes, ajudando as equipes a gerenciar as contas a receber com mais eficiência.
Os modelos de fatura podem ser gerados automaticamente.
Quando você cria uma fatura em um processador de texto ou planilha, é fácil que a formatação seja prejudicada. Logotipos podem mudar de lugar nas tabelas, o espaçamento pode ficar inconsistente e os totais podem não ser calculados corretamente. O Slash elimina essa etapa, capturando antecipadamente os detalhes necessários da fatura e inserindo-os automaticamente em uma fatura profissional com formatação consistente e no e-mail que a acompanha.
Integração com o seu software bancário empresarial e de contas a receber
Se o seu processo de faturamento não estiver conectado à sua plataforma bancária, você provavelmente está verificando manualmente sua conta bancária para confirmar os pagamentos e, em seguida, registrando as atividades em sistemas separados. Com o Slash, todos os documentos de faturamento são listados no painel e os pagamentos recebidos são automaticamente incluídos em suas análises para uma visão em tempo real do fluxo de caixa.
Os números das faturas e as ordens de compra podem ser combinados automaticamente.
Alguns softwares de contabilidade e faturamento podem comparar automaticamente os números das faturas com os pedidos de compra correspondentes, seja por comparação bidirecional (fatura com pedido de compra) ou tridirecional (fatura, pedido de compra e pagamento ou recibo). Quando as faturas e os pagamentos são sincronizados de uma ferramenta como o Slash para o QuickBooks, seu sistema de contabilidade pode manter os registros de pedidos de compra, faturas e pagamentos vinculados, reduzindo a necessidade de reconciliação manual.
Melhore a precisão usando as informações salvas do destinatário
A faturação manual requer frequentemente a pesquisa em e-mails ou registos antigos para encontrar os dados corretos do cliente. O software de faturação como o Slash armazena as informações de contato e pagamento do destinatário, para que cada nova fatura seja gerada a partir de dados verificados. Isto pode reduzir a possibilidade de erros de introdução de dados, garantir que as faturas são enviadas para o destino correto e ajudar a manter o processo de faturação consistente à medida que a sua lista de clientes cresce.
Qual é o melhor gerador de faturas gratuito?
Os geradores de faturas gratuitos diferem significativamente em termos de alcance e funcionalidade. Abaixo, comparamos as principais opções gratuitas e destacamos quais ferramentas oferecem os recursos de faturamento mais completos:
Melhor em geral: Slash
A Slash oferece uma plataforma financeira unificada que combina faturamento, serviços bancários empresariais e gestão de despesas em um único sistema. Seu plano gratuito inclui acesso a recursos essenciais, como cartões corporativos, canais de pagamento globais, acompanhamento de despesas, análises financeiras e integrações contábeis diretas — recursos que geralmente são pagos em outros provedores.
As faturas criadas no Slash suportam o processamento de pagamentos incorporado, permitindo que os destinatários paguem diretamente a partir da fatura, enquanto os pagamentos são automaticamente registrados em seu painel. As empresas podem monitorar contas a receber pendentes e acompanhar o status das faturas juntamente com outras transações da empresa. Com o suporte futuro para pagamentos criptográficos diretamente das faturas para uma conta Slash, expandindo as opções de pagamento sem alterar a forma como as faturas são criadas ou gerenciadas.
Microsoft Word
O Microsoft Word é um editor de documentos, não um software de faturamento, o que significa que as faturas devem ser criadas e mantidas manualmente. Sua principal vantagem é a flexibilidade de design, especialmente para usuários já familiarizados com o Microsoft Office que desejam controle total sobre o layout e a formatação. No entanto, não há automação, rastreamento de pagamentos, lembretes, cálculos e integrações com processadores de pagamentos — o que pode torná-lo menos eficiente e mais propenso a erros para o faturamento regular.
Onda
O Wave combina faturamento com ferramentas básicas de contabilidade, o que pode ser útil para freelancers e pequenas empresas que gerenciam finanças simples. O problema é que o Wave ganha dinheiro através de altas taxas de processamento de pagamentos: 2,9% + 60 centavos para transações com cartão e 1% para transferências ACH. Além disso, o recurso de digitalização de recibos do Wave é um complemento pago por US$ 8/mês. O suporte ao cliente para usuários gratuitos é limitado a artigos de ajuda e um chatbot, o que pode ser restritivo quando surgem problemas.
Faturamento do PayPal
O PayPal Invoicing foi concebido principalmente como uma ferramenta de cobrança de pagamentos, e não como um sistema de faturação abrangente. Os clientes podem pagar utilizando saldos PayPal, cartões de crédito, Venmo ou opções Pay Later, mas as empresas ficam presas ao ecossistema de pagamentos e à estrutura de taxas do PayPal. As taxas de processamento são relativamente elevadas, situando-se em 3,49% + 49¢ para a maioria das transações comerciais, com os pagamentos internacionais a custar 4,49% mais taxas fixas adicionais, o que pode aumentar significativamente os custos ao longo do tempo.
Fatura Zoho
O Zoho Invoice oferece uma ampla gama de recursos para um produto gratuito, incluindo controle de despesas e processamento de pagamentos. No entanto, o plano gratuito tem algumas limitações significativas: cada conta do Zoho Invoice pode ter no máximo três usuários, você está limitado a 1.000 faturas por ano e a versão gratuita também não possui recursos mais avançados, como fluxos de trabalho de aprovação e personalização expandida de faturas.
Faturas Square
O Square Invoices integra-se diretamente ao sistema POS da Square, tornando-o conveniente para empresas que já operam dentro do ecossistema Square. O plano gratuito inclui processamento de pagamentos nativo e gerenciamento básico de projetos, mas as taxas de processamento podem ser altas: 1% para transferências bancárias ACH e 3,5% + 15 centavos para entradas manuais ou cartões cadastrados. O suporte ao cliente também é limitado, pois o suporte por telefone não está disponível, a menos que você faça upgrade para o Square Premium (US$ 149/mês).
Simplifique seu processo de faturamento com o Slash
A maioria das ferramentas gratuitas de faturamento limita-se à criação de documentos. Algumas permitem que os clientes paguem por meio de um portal online, mas apenas com um alto custo de processamento. Outras se concentram na personalização, deixando de lado as ferramentas necessárias para gerenciar as faturas ao longo do tempo.
O Slash adota uma abordagem diferente, vinculando o faturamento diretamente à forma como sua empresa gerencia o dinheiro. Sem nenhum custo, você pode gerar faturas ilimitadas no Slash e gerenciá-las juntamente com cartões corporativos, contas bancárias, pagamentos e muito mais. Com todas as suas finanças em um só lugar, fica mais fácil ver o que foi faturado, o que foi pago e o que ainda está pendente.
Além do faturamento, o Slash oferece um conjunto completo de ferramentas projetadas para apoiar a gestão financeira diária e o crescimento:
- Serviços bancários empresariais criados para oferecer flexibilidade: Abra várias contas virtuais para separar fundos operacionais, reservas ou orçamentos de projetos, proporcionando às equipes uma visibilidade mais clara do fluxo de caixa. Gerencie várias entidades comerciais, locais ou subsidiárias a partir de um único painel, com relatórios consolidados e visibilidade clara em todas as contas.
- Cartão Slash Visa® Platinum: Um cartão de crédito corporativo que oferece até 2% de reembolso nas despesas da empresa, com regras de gastos configuráveis, controles de cartão, monitoramento com inteligência artificial e proteção contra fraudes com criptografia.
- Formas de pagamento dinâmicas: O Slash oferece suporte a uma ampla variedade de pagamentos, incluindo gastos com cartão, ACH global, transferências internacionais para mais de 180 países via SWIFT e pagamentos domésticos em tempo real através do RTP e do FedNow.
- Integrações contábeis: Sincronize transações diretamente com o QuickBooks para manter os livros contábeis atualizados automaticamente. O Slash também se conecta através do Plaid e suporta importações de dados de ferramentas como o Xero, facilitando sua integração aos fluxos de trabalho contábeis existentes.
- Suporte nativo para criptomoedas: Converta fundos em stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDT ou USDC, para enviar transferências na blockchain, oferecendo um método de pagamento alternativo que pode reduzir custos e tempos de liquidação.⁴
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Perguntas frequentes
O Google tem um gerador de faturas?
O Google não oferece um gerador de faturas dedicado, mas você pode criar faturas usando modelos do Google Docs ou do Google Sheets. Eles exigem configuração manual e não incluem rastreamento de pagamentos ou fluxos de trabalho de faturamento integrados.
O ChatGPT pode gerar uma fatura?
O ChatGPT pode ajudar a elaborar um modelo de fatura ou gerar o texto da fatura, mas não pode enviar faturas, aceitar pagamentos ou acompanhar o status das faturas. Além disso, confiar no ChatGPT para inserir itens de linha ou informações de pagamento pode não ser confiável.
Preciso de uma LLC para criar uma fatura?
Não, você não precisa de uma LLC para criar ou enviar faturas. Proprietários individuais, freelancers e prestadores de serviços independentes podem emitir faturas, desde que incluam informações comerciais e fiscais precisas. Os indivíduos também podem enviar faturas para criar um registro em papel para pagamentos entre pares, como aluguel ou serviços públicos.
