O guia completo para relatórios de despesas para empresas
Gerenciar relatórios de despesas pode ser uma parte demorada e pouco agradável do seu negócio (basta perguntar ao seu contador). Entre controlar recibos em papel, planilhas, reembolsos e muito mais, sua equipe financeira pode ficar sobrecarregada por um processo de relatório de despesas tedioso, propenso a erros e muitas vezes confuso.
Felizmente, as ferramentas de relatório e gerenciamento de despesas da Slash podem ajudá-lo com esse fardo, oferecendo soluções automatizadas para facilitar a dificuldade de rastrear documentação de recibos em papel, planilhas e reembolsos perdidos. A Slash está repensando a forma como você lida com as despesas comerciais, trocando o rastreamento manual por sistemas automatizados mais inteligentes que tornam o relatório de despesas simples, preciso e (praticamente) sem esforço — basta clicar em alguns botões no painel da Slash.
Os relatórios de despesas são uma parte essencial da sua gestão financeira. Neste guia, ajudaremos a explicar o que são relatórios de despesas para a sua empresa e por que ferramentas modernas como o Slash podem fazer a diferença para a sua equipe financeira.
O que é um relatório de despesas?
Um relatório de despesas é um registro usado para documentar as despesas incorridas pelos funcionários durante a realização de tarefas ou atividades relacionadas ao trabalho (como viagens, visitas a clientes e muito mais). É assim que uma empresa controla o que foi gasto, em quê e por quê.
Tradicionalmente, os funcionários preenchiam esses relatórios à mão ou em uma planilha, anexando recibos em papel para despesas de viagem, material de escritório ou reuniões com clientes. Esses relatórios passavam então por uma cadeia de aprovação antes que o funcionário fosse reembolsado.
Os sistemas modernos de relatório de despesas fazem isso automaticamente ou em muito menos etapas. Os funcionários enviam uma foto do recibo e o software extrai detalhes como o nome do fornecedor, a data e o valor. A despesa é automaticamente categorizada e adicionada a um relatório detalhado para revisão.
As categorias de despesas típicas incluem:
- Viagens e transporte
- Refeições e entretenimento
- Material e equipamento de escritório
- Compras relacionadas a clientes ou projetos
- Software e assinaturas
Com o Slash, o relatório de despesas é feito em tempo real. As compras feitas com cartões de crédito corporativos são inseridas em um sistema que você pode sincronizar com o QuickBooks.1 Cada transação é categorizada automaticamente, e os recibos podem ser comparados instantaneamente por meio de uploads ou digitalização em dispositivos móveis.
Para que servem os relatórios de despesas?
Os relatórios de despesas têm algumas funções essenciais que mantêm sua empresa responsável e organizada:
- Reembolso aos funcionários: os relatórios de despesas garantem que os funcionários sejam reembolsados de forma rápida e precisa pelas despesas profissionais pagas do próprio bolso.
- Acompanhamento do orçamento: Ao acompanhar as despesas, você obtém uma visão transparente e em tempo real e evita gastos excessivos antes que eles ocorram.
- Deduções fiscais: relatórios de despesas bem documentados ajudam as empresas a reivindicar deduções legítimas durante a temporada de impostos.
- Conformidade e preparação para auditorias: os relatórios de despesas podem fornecer um registro mais claro, ajudando a garantir a conformidade e a preparar-se para auditorias e reconciliação fiscal.
- Visibilidade financeira: quando os dados de despesas estão atualizados, as equipes financeiras podem tomar melhores decisões sobre orçamento, gastos e relacionamentos com fornecedores.
O Slash transforma esses relatórios tradicionais em informações financeiras em tempo real. Em vez de planilhas estáticas, suas ferramentas de gerenciamento de despesas se conectam diretamente a softwares bancários e contábeis, tornando cada relatório uma visão em tempo real dos gastos da sua empresa.
O que está incluído em um relatório de despesas?
Os relatórios de despesas são mais úteis quando são detalhados, mas fáceis de acompanhar. Cada seção conta parte da história dos gastos:
Data da despesa
As entradas de despesas começam com a data. Isso ajuda a categorizar transações, rastrear e verificar cronogramas, além de garantir que as deduções sejam incluídas no período de relatório correto.
Categoria de despesas
Cada item deve ser rotulado na categoria de despesa apropriada: despesas de viagem, refeições ou material de escritório. Categorizar de forma consistente, ou antes mesmo de realizar a despesa com grupos de cartões categorizados, facilita a análise de tendências e a identificação de despesas dedutíveis nos impostos.
Valor e moeda
Em seguida, são listados o subtotal, o imposto e o total. Esse valor é crucial para o reembolso correto e a elaboração de relatórios precisos.
Detalhes do fornecedor ou comerciante
Documentar o fornecedor garante a rastreabilidade e facilita as auditorias. Em sistemas como o Slash, os dados do fornecedor são extraídos automaticamente das transações com cartão.
Objetivo ou justificativa comercial
Este campo explica por que a despesa ocorreu, como um almoço com um cliente, uma viagem de negócios ou uma renovação de software.
Recibos ou anexos
Quer sejam carregados digitalmente ou digitalizados a partir de recibos em papel, os recibos servem como prova de compra.
Em uma planilha tradicional, você teria que inserir cada um desses campos manualmente. No Slash, eles são preenchidos automaticamente por meio do rastreamento de despesas e integrações de cartões, economizando horas de inserção de dados e garantindo que todas as despesas sejam registradas.
Como preencher um relatório de despesas (passo a passo)
1. Reúna recibos e detalhes de despesas
Reúna todos os recibos, faturas e detalhes comprovativos das despesas comerciais recentes. Isso pode incluir despesas de viagem, almoços com clientes ou pagamentos recorrentes de software.
2. Registre cada despesa na categoria correta
Insira cada item no seu modelo de relatório de despesas, selecionando a categoria de despesas apropriada. A consistência na forma como você categoriza esses itens ajuda tanto nas deduções fiscais quanto na elaboração de orçamentos precisos.
3. Adicione o objetivo comercial
Cada entrada deve incluir uma breve descrição do objetivo comercial — o “porquê” por trás da compra.
4. Anexe recibos ou documentação
Anexe seus recibos digitalmente. Se você ainda lida com recibos em papel, é aqui que entra a digitalização ou o upload. Ferramentas como FreshBooks ou QuickBooks através do Slash tornam isso muito fácil.
5. Enviar para aprovação do gerente ou do departamento financeiro
Quando seu relatório estiver concluído, envie-o para revisão. Os fluxos de trabalho automatizados aceleram esse processo, notificando diretamente os aprovadores e garantindo a conformidade com a política da empresa.
6. Acompanhe o status do reembolso
Após a aprovação, acompanhe quando as despesas são reembolsadas. No Slash, os funcionários veem os reembolsos depositados automaticamente, mantendo as equipes financeiras e os funcionários alinhados.
Exemplos de relatórios de despesas
Um modelo tradicional de relatório de despesas geralmente se parece com uma planilha com colunas para data, fornecedor, tipo de despesa, subtotal, impostos e total. Cada linha é detalhada nas categorias de despesas corretas, com recibos anexados.
Exemplo 1: Um relatório mensal de despesas pode incluir materiais de escritório adquiridos durante o trimestre, reembolsos de viagens e custos de reuniões com clientes. Cada despesa deve indicar o fornecedor, a data, o objetivo comercial e o recibo comprovativo, resultando num total geral final.
Exemplo 2: Um relatório de despesas de viagem pode incluir passagens aéreas, hotéis, refeições e transporte local. O relatório listaria cada custo reembolsável, categorizado por tipo e marcado para facilitar a revisão durante uma auditoria.
Em vez de gerenciar esses dados manualmente no Excel, o Slash com QuickBooks gera relatórios de despesas automaticamente, conectando transações, recibos e dados de aprovação em um único painel.
Relatórios de despesas automatizados com o Slash
O relatório automatizado de despesas está transformando a forma como os empresários e as equipes financeiras trabalham. Ao eliminar a entrada manual, ele melhora a precisão, economiza tempo e garante a conformidade, ao mesmo tempo em que mantém seus registros prontos para a temporada de impostos.
Com o Slash, a automação ocorre em tempo real. Todas as compras feitas com um cartão corporativo ou através da sua conta bancária vinculada são inseridas no sistema. As transações são categorizadas em sincronia com recibos e relatórios automatizados no QuickBooks em questão de segundos.
Alguns dos principais destaques do Slash incluem:
- Integrações diretas com QuickBooks, Xero e outras plataformas de contabilidade
- Suporte a múltiplas entidades para operações financeiras complexas
- Análises em tempo real que mostram onde seus gastos são direcionados entre projetos e categorias
- Cartões corporativos com acompanhamento de despesas em tempo real, grupos de cartões e notificações personalizáveis para que você esteja sempre informado.
Com o Slash, o relatório de despesas vai além da documentação, tornando-se uma visão conectada da saúde financeira da sua empresa.
Saiba mais sobre como o Slash pode ajudar nas suas necessidades de relatórios de despesas em slash.com.
Perguntas frequentes
O que deve ser incluído em um relatório de despesas?
Um relatório de despesas completo deve incluir: a data de cada despesa, a categoria da despesa (viagens, refeições, suprimentos, etc.), o valor e a moeda, os detalhes do fornecedor ou comerciante, um objetivo comercial ou justificativa explicando por que a despesa foi necessária e recibos ou documentação de apoio. Uma categorização e documentação claras aceleram a aprovação e o reembolso.
Como preencher corretamente um relatório de despesas?
Comece reunindo todos os recibos e detalhes das despesas. Registre cada despesa na categoria apropriada, acrescente uma breve descrição do objetivo comercial que justifique a despesa, anexe os recibos ou a documentação e envie para aprovação do gerente ou do departamento financeiro. Após o envio, acompanhe o status do seu reembolso. O uso de um software de gerenciamento de despesas pode automatizar grande parte desse processo.
Quais são as categorias comuns de relatórios de despesas?
As categorias comuns incluem: despesas de viagem (voos, hotéis, aluguel de carros), refeições e entretenimento, material de escritório, software e assinaturas, desenvolvimento profissional e treinamento, reembolso de quilometragem e despesas relacionadas a clientes. O uso de categorias consistentes em toda a organização facilita o acompanhamento dos padrões de gastos e o orçamento preciso.
Como posso automatizar o relatório de despesas?
O relatório automatizado de despesas utiliza software para capturar recibos, categorizar despesas e sincronizar transações diretamente de cartões corporativos para sistemas contábeis. Recursos como digitalização automática de recibos, rastreamento de transações em tempo real e fluxos de trabalho de aprovação integrados eliminam a entrada manual de dados e reduzem o tempo de processamento. Plataformas como o Slash conectam transações com cartão diretamente ao software contábil para um rastreamento contínuo das despesas.
