Controle os gastos dos funcionários de forma eficaz com estas 6 estratégias
Na gestão de riscos, existe uma estrutura conhecida como regra 10-80-10: 10% das pessoas sempre seguirão as regras, 10% as infringirão se tiverem oportunidade e os 80% restantes ficarão em algum ponto intermediário. Gerenciar os gastos dos funcionários não se resume a policiar os maus comportamentos; trata-se de estabelecer barreiras de proteção para que a maioria nunca tenha a oportunidade de cometer um erro caro. Na prática, isso começa com o estabelecimento de algumas regras básicas.
Sua empresa pode já ter uma política de despesas. Talvez seja um documento detalhado com regras específicas para cada departamento e fluxos de trabalho formais de reembolso, ou talvez seja um conjunto de diretrizes informais que sua equipe segue de maneira flexível. De qualquer forma, a política por si só não é suficiente sem a aplicação.
Com o cartão Slash Visa® Platinum, as equipes financeiras podem colocar em prática a política de despesas.¹ Os cartões corporativos oferecem até 2% de reembolso, além de controles detalhados de gastos que podem impedir gastos excessivos antes que eles ocorram. Defina regras de gastos por indivíduo, equipe ou categoria; ajuste os limites dos cartões para evitar gastos excessivos; e melhore a visibilidade de todas as finanças da sua empresa com análises em tempo real, alertas e monitoramento com inteligência artificial. Continue lendo para saber como a Slash ajuda as empresas a aplicar políticas de gastos de forma consistente à medida que crescem.
O que é a gestão de despesas dos funcionários e por que ela é importante?
A gestão de despesas dos funcionários refere-se aos processos que as empresas utilizam para acompanhar, controlar e aprovar as despesas relacionadas com o trabalho.
O primeiro passo é estabelecer uma política de despesas da empresa. Essas diretrizes devem ser documentadas em um formato fácil de compartilhar durante a integração e simples de consultar posteriormente. Uma política de despesas prática normalmente aborda as seguintes áreas:
- Expectativas da administração: Explique por que as regras de gastos existem e como serão aplicadas. Um contexto claro pode ajudar os funcionários a entender a lógica por trás dos controles e reduzir a confusão em torno da aplicação.
- Limites de gastos dos funcionários: Se os funcionários utilizarem cartões da empresa ou apresentarem despesas comerciais para reembolso, defina quanto eles podem gastar antes de atingir um limite. Os limites podem ser definidos diariamente ou semanalmente por meio de subsídios diários ou controles de cartão, com limites diferentes com base na função, equipe ou departamento.
- Políticas de viagens e despesas: As viagens são frequentemente uma das maiores categorias de despesas discricionárias. Estabeleça diretrizes de T&E que equilibrem a disciplina de custos com a flexibilidade de que os funcionários precisam para participar de reuniões com clientes, conferências e outros eventos relacionados à empresa.
- Canais de reembolso e aprovação: Algumas compras da empresa podem exigir aprovação especializada. Designe um aprovador (como um líder financeiro ou executivo) para revisar e autorizar despesas maiores ou de maior risco. Isso é especialmente importante para fluxos de trabalho de compras ou canais de reembolso que dependem do envio de recibos.
Uma política de despesas define os limites para como o dinheiro da empresa deve ser usado, mas seu impacto vai além da documentação ou aprovações. A forma como os gastos são gerenciados afeta diretamente a previsibilidade do fluxo de caixa, a exposição à conformidade e a confiança com que os funcionários tomam decisões de compra diárias. O Slash facilita isso, incorporando ferramentas de gerenciamento de despesas à sua plataforma bancária, de acompanhamento de despesas, tesouraria e pagamentos globais tudo em um.⁶
Abaixo estão alguns dos resultados finais que podem advir de um processo de gestão de despesas bem elaborado:
Melhoria no controle de custos
Um sistema de gestão de despesas permite que as empresas gerenciem os gastos de forma proativa, em vez de resolver problemas após a ocorrência das transações. Os limites de gastos podem ser alinhados às necessidades atuais de caixa, as compras podem ser restritas a categorias aprovadas e a visibilidade no nível das transações ajuda a garantir que os fundos da empresa sejam usados de forma adequada. Isso facilita manter-se dentro do orçamento e manter a conformidade ao pagar por bens ou serviços.
Maior eficiência operacional
A automação elimina grande parte da coordenação manual envolvida na aplicação de uma política de despesas. As equipes financeiras podem definir regras de gastos e fluxos de trabalho de aprovação com antecedência, permitindo que as despesas comerciais de rotina sejam processadas sem revisão manual. As transações fora da política são sinalizadas ou bloqueadas automaticamente, reduzindo o tempo gasto com verificações de recibos e acompanhamentos, ao mesmo tempo em que preserva a supervisão adequada.
Construa confiança e cultura empresarial
Lidar com despesas fora da política após elas ocorrerem pode criar tensões desnecessárias. Diretrizes claras, combinadas com sistemas consistentes, estabelecem expectativas compartilhadas em toda a organização e reduzem as suposições em torno da tomada de decisões. Quando os funcionários compreendem os limites e confiam que as regras são aplicadas de maneira uniforme, a gestão de despesas pode contribuir para uma cultura empresarial mais saudável.
Como controlar os gastos dos funcionários: 6 estratégias para o sucesso
Documentar as políticas da empresa é um primeiro passo importante, mas as regras escritas por si só têm um alcance limitado. Uma vez definidas as expectativas, as empresas precisam de sistemas que apliquem essas regras de forma consistente nas decisões diárias relativas a despesas. As estratégias abaixo concentram-se em transformar as políticas de despesas em controles práticos que funcionam em grande escala:
Definir e aplicar orçamentos
Criar um orçamento requer equilíbrio. Os gastos devem ser conservadores o suficiente para proteger o fluxo de caixa, mas flexíveis o suficiente para apoiar o crescimento. Acompanhar entradas e saídas recorrentes, avaliar a liquidez e gerenciar contas a pagar e a receber podem contribuir para um orçamento mais preciso. Ferramentas como o painel de análise da Slash ajudam a revelar tendências de gastos em contas, pagamentos, cartões da empresa e atividades de tesouraria, o que pode facilitar a identificação de padrões que contribuem para gastos excessivos.
Limite as compras a fornecedores aprovados
Restringir os gastos a uma lista restrita de fornecedores aprovados pode reduzir o risco de fraude e simplificar a supervisão. Funcionários com acesso a pagamentos podem encaminhar fundos para destinatários não verificados ou inadequados, seja intencionalmente ou por engano. O Slash permite que as equipes financeiras encaminhem os pagamentos efetuados por meio de caminhos de aprovação predefinidos, garantindo que os pagamentos aos fornecedores sejam revisados, validados e consistentes com as políticas da empresa antes de serem enviados.
Emitir cartões corporativos com controles de gastos integrados
Os cartões corporativos modernos permitem que as equipes financeiras predefina regras de gastos que estejam alinhadas com as políticas da empresa. Com o Slash Card, as regras podem ser configuradas por categoria de gastos, tipo de comerciante, valor da transação ou função do funcionário, ajudando a garantir que o uso do cartão permaneça alinhado com os usos aprovados. Além disso, você não precisará reembolsar os funcionários rastreando recibos em papel; sua equipe pode ter acesso direto aos fundos da empresa, com controles que evitam gastos excessivos.
Implemente monitoramento em tempo real
Muitos cartões de crédito oferecem alertas básicos contra fraudes, mas esses alertas geralmente funcionam isoladamente do restante das atividades financeiras da empresa. O monitoramento em tempo real é mais eficaz quando os gastos com cartão, transferências ACH, transferências eletrônicas e outros tipos de pagamento são visíveis em um único lugar. O Slash centraliza remessas e transações com cartão em um único painel, oferecendo às equipes financeiras uma visão imediata das atividades de gastos à medida que elas ocorrem, com controles de notificação.
Use as informações dos relatórios para ajustar os controles ao longo do tempo
À medida que o número de funcionários cresce e a receita aumenta, os padrões de gastos mudam. Relatórios regulares de despesas ajudam as equipes financeiras a identificar onde as políticas podem precisar ser reforçadas, ampliadas ou reequilibradas. Relatórios como demonstrações de lucros e perdas, resumos de despesas por categoria e análises de gastos com fornecedores fornecem o contexto necessário para refinar os controles. Com a integração do Slash ao QuickBooks, os dados de despesas fluem diretamente para o seu sistema contábil, reduzindo a entrada manual de dados, o que mantém a precisão dos relatórios.
Revise e audite os gastos regularmente
As revisões periódicas ajudam a confirmar que os controles estão funcionando conforme o esperado e que as políticas permanecem alinhadas com as necessidades do negócio. As auditorias internas podem revelar exceções recorrentes, regras de aprovação desatualizadas ou categorias de gastos que exigem uma supervisão mais rigorosa. Com o Slash, a documentação necessária para a revisão interna é automaticamente capturada e centralizada, incluindo recibos, detalhes de transações B2B, faturas e dados de despesas que são sincronizados com o QuickBooks para relatórios formais.
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Controle os gastos fora da política antes que eles ocorram com o Slash.
A regra 10–80–10 explica por que políticas escritas e boas intenções por si só não são suficientes para gerenciar os gastos dos funcionários. Mesmo funcionários bem-intencionados na faixa intermediária de 80% podem fazer compras fora da política quando os sistemas dependem de revisão manual ou aplicação posterior.
Com o Slash, os controles de gastos são aplicados no momento da transação, o que significa que 100% dos gastos da empresa passam pelo mesmo conjunto de regras, aprovações e visibilidade. Em vez de reagir a exceções, as equipes financeiras decidem antecipadamente o que é permitido e deixam que o sistema aplique essas regras de forma consistente.
Ao reunir cartões e atividades de pagamento em um único painel, o Slash facilita a aplicação de políticas sem aumentar sua carga de trabalho. As equipes financeiras podem encaminhar pagamentos a serem efetuados por meio de caminhos de aprovação predefinidos, aplicar controles granulares de gastos em cartões corporativos e manter a documentação das transações organizada para revisão. Quando chegar a hora de fechar os livros, a integração do Slash com o QuickBooks permite exportar dados de despesas sem entrada manual, para que a geração de relatórios e a preparação de auditorias possam ser feitas com mais precisão e eficiência.
O Slash faz mais do que monitorar as despesas comerciais. Abaixo estão vários recursos adicionais que auxiliam nas operações financeiras diárias:
- Formas de pagamento dinâmicas: Acesso a liquidação ACH global, transferências eletrônicas para mais de 180 países e canais de pagamento domésticos em tempo real.
- Suporte nativo para criptomoedas: Envie e receba stablecoins em oito blockchains compatíveis para liquidar pagamentos em minutos e reduzir os custos de processamento bancário.⁴ Rampas de entrada e saída para USDC, USDT e USDSL com taxas de conversão inferiores a 1%.
- Contas do Tesouro de alto rendimento: Ganhe até 3,87% de rendimento anualizado sobre fundos ociosos através dos fundos do mercado monetário Morgan Stanley ou BlackRock, garantidos por títulos do Tesouro dos EUA.
- Cartão Slash Visa® Platinum: Emitir cartões virtuais ilimitados, organizar cartões por equipe, definir limites de gastos individuais e restringir categorias não aprovadas, ganhando até 2% de reembolso.
- Conta global em USD: Permite que empresários estrangeiros tenham acesso aos sistemas de pagamento e criptomoedas da Slash sem a necessidade de constituir uma LLC registrada nos Estados Unidos, possibilitando pagamentos em dólares americanos em todo o mundo.³
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Perguntas frequentes
Como você registra as despesas com benefícios dos funcionários?
As despesas com benefícios dos funcionários são normalmente registradas como despesas operacionais na categoria apropriada, como folha de pagamento, seguro ou benefícios dos funcionários, com base no tipo de benefício fornecido. Esses custos são rastreados por meio de software de folha de pagamento, recursos humanos ou contabilidade para garantir relatórios precisos e conformidade.
Como você audita as despesas dos funcionários?
A auditoria das despesas dos funcionários envolve a revisão das transações em relação às políticas da empresa, a verificação de documentos comprovativos, como recibos ou faturas, e a identificação de padrões ou exceções que requerem acompanhamento.
Com que frequência as despesas dos funcionários devem ser revisadas?
As revisões de despesas podem ser realizadas semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, dependendo do tamanho da empresa e do volume de gastos. Implementar um software de gerenciamento de despesas como o Slash, que monitora as despesas em tempo real, pode ajudar a detectar problemas antecipadamente e ajustar os controles à medida que os padrões de gastos mudam.
