O que fazer quando um funcionário usa o cartão de crédito da empresa para uso pessoal
Uma das características mais úteis de um cartão de crédito corporativo é também uma das mais arriscadas: a possibilidade de os funcionários gastarem dinheiro da conta da empresa.
Existem várias razões comuns pelas quais seus funcionários podem usar o cartão de crédito da empresa de forma independente, como refeições e viagens a trabalho, bem como aquisição de materiais para fabricação ou envio. No entanto, surgem problemas quando os membros da sua equipe usam o cartão de crédito corporativo para compras pessoais. Isso pode ser classificado como fraude, roubo ou peculato, o que pode acarretar consequências legais.
No entanto, erros acontecem, e é sempre possível que o funcionário tenha pegado o cartão errado em uma confusão pontual. Por exemplo, se o cartão de crédito corporativo for da mesma cor que o seu, ele terá um álibi plausível. No entanto, incidentes repetidos e cobranças caras são um sinal convincente de que o uso indevido provavelmente foi intencional. Isso não só acarreta penalidades severas para o funcionário culpado, mas também pode custar milhares de dólares em perdas financeiras para a organização, se não for detectado imediatamente.
As empresas que utilizam o cartão corporativo Slash Visa® Platinum podem se sentir mais confiantes quanto à segurança de suas contas, graças aos controles detalhados que facilitam o monitoramento das transações e o bloqueio de cobranças não autorizadas antes que elas ocorram.¹ Neste guia, exploraremos o que fazer quando um funcionário usa o cartão de crédito da empresa para finanças pessoais, as consequências e as melhores práticas para evitar que isso ocorra no futuro.
Compreender os riscos da utilização de um cartão de crédito da empresa
Existem leis claramente definidas sobre o uso indevido intencional de cartões de crédito corporativos. Por definição, os cartões de crédito da empresa destinam-se à aquisição de itens e serviços relevantes para essa empresa, portanto, quaisquer exceções que pareçam ser pessoais podem infringir essas leis.
Esses casos geralmente se enquadram na categoria de peculato, que a lei dos Estados Unidos define como a apropriação fraudulenta de bens pessoais por alguém a quem foram confiados. Se você confiou a um funcionário o “bem pessoal” que é o cartão de crédito da sua empresa e a conta do empregador, e ele retirou dinheiro para fins pessoais em vez de despesas comerciais, isso geralmente constitui fraude de cartão de crédito. Se você não confiou realmente esse cartão corporativo a esse funcionário (talvez ele tenha roubado sorrateiramente um colega no escritório), então isso provavelmente seria a exceção que se enquadra na definição de furto.
Se isso ocorrer, haverá consequências além da quebra de confiança e do rompimento de contratos. Se sua empresa pretende recuperar os fundos, talvez seja necessário tomar medidas legais contra o funcionário. O uso indevido repetido também pode prejudicar a pontuação de crédito da sua empresa, especialmente se os gastos imprudentes do funcionário excederem seus limites de crédito.
O uso indevido do cartão de crédito corporativo também pode resultar em uma auditoria, pois o IRS pode reconhecer atividades suspeitas nas finanças da sua conta. Gastos classificados incorretamente também podem interferir nas deduções fiscais legítimas da empresa e causar dores de cabeça.
Quando ocorre uso indevido: acidental vs. deliberado
Antes de tomar qualquer medida direta, o empregador deve determinar se o uso indevido do cartão de crédito da empresa foi acidental ou intencional.
Se o funcionário notificar rapidamente alguém de que usou o cartão errado para uma compra e mostrar o recibo, é provável que tenha sido um erro honesto. Se você encontrar uma cobrança insignificante no cartão de crédito corporativo ao fazer a contabilidade, como o pagamento de uma garrafa de água em um posto de gasolina em um domingo à noite, você pode verificar com a pessoa para ter certeza de que foi um acidente.
No final das contas, a forma como você deseja responder ao uso indevido acidental do cartão depende da sua organização. Uma rápida reunião e o reembolso são suficientes para incentivar a maioria dos funcionários a ter mais cuidado ao transportar seus cartões de crédito corporativos.
O uso deliberado ou malicioso, porém, geralmente parece muito diferente. Pode parecer cobranças repetidas por todos os tipos de itens ou pode ser uma grande compra que um funcionário não confiável colocou na conta da empresa. Mesmo que seja um erro, você pode usar seu bom senso para determinar a intenção — por exemplo, um funcionário poderia “acidentalmente” vincular o cartão de crédito da empresa a um de seus serviços de streaming domésticos, mas sabemos como é complicado inserir as informações do cartão na TV. Esse pagamento não seria um acidente.
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Determinação da responsabilidade por cobranças não autorizadas
Quando seu funcionário usa o cartão de crédito da empresa para uma compra grande e não autorizada, quem é responsável por pagar esse dinheiro? Bem... sua empresa é. A empresa é responsável pelas despesas feitas na conta da empresa, independentemente de a transação ser legítima ou roubo.
No entanto, isso não significa que você não possa recuperar os fundos roubados pelo seu funcionário. Em certos contextos, existem vias legais que você pode seguir para exigir que o funcionário reembolse o valor.
Ações a serem tomadas quando um cartão de crédito da empresa é usado para fins pessoais
Aqui estão as etapas que você deve seguir ao descobrir cobranças não autorizadas no cartão corporativo:
- Confirme o uso indevidoAtravés de uma avaliação das acusações e de uma conversa com o funcionário, determine se foi um erro pontual ou uma decisão intencional.
- Registre todos os detalhes relevantes: A hora, o local e os recibos das transações são fatores importantes a serem documentados para fornecer uma visão clara do que ocorreu e das medidas que devem ser tomadas. Isso também ajuda a esclarecer as finanças para fins de relatórios de despesas.
- Determine os próximos passos adequados: Se for acidental, as próximas etapas podem incluir reuniões e um reembolso rápido. Se for deliberado, no entanto, você pode optar por medidas disciplinares severas, demissão ou até mesmo medidas legais, se as transações forem significativas e o funcionário se recusar a reembolsar os fundos.
- Revisar e esclarecer as políticas de despesasEsperamos que sua organização tenha desenvolvido uma política de despesas completa, que defina as regras para o uso de cartões de crédito corporativos e as medidas a serem tomadas em caso de violação das regras. Se essas políticas já estiverem em vigor, revise-as com a equipe. Caso contrário, crie-as imediatamente.
- Fortaleça a supervisão com as ferramentas de automação certasAlguns cartões corporativos vêm com um software que permite controle total, visibilidade e informações detalhadas sobre os gastos e relatórios de despesas dos funcionários. Aqui na Slash, sabemos algumas coisas sobre esse tipo de cartão.
Como evitar o uso indevido de cartões de crédito corporativos
Aqui estão algumas maneiras de mitigar o risco de uso indevido do cartão de crédito empresarial antes que ocorram fraudes, roubos ou desvios:
- Selecione cartões de crédito corporativos que incluam controles capazes de bloquear compras não autorizadas antes que elas ocorram.
- Revise as políticas de despesas para garantir que elas abranjam completamente as diretrizes, regras e consequências.
- Aproveite os cartões virtuais que limitam as despesas e permitem total transparência nos gastos.
- Use um sistema de gerenciamento de despesas que ofereça suporte ao fluxo de trabalho de aprovação e possa restringir as compras a categorias aprovadas.
Assuma o controle dos gastos da empresa com o Slash
Políticas claras, monitoramento proativo e ferramentas poderosas ajudam as empresas a prevenir o uso indevido do cartão de crédito corporativo antes que ele ocorra e a lidar com ele de forma eficiente, caso isso aconteça. Pode caber a você desenvolver as políticas da empresa, mas você pode deixar o resto por conta da plataforma bancária Slash.
Oferecemos o cartão corporativo Slash Visa® Platinum, que dá acesso a um painel financeiro que permite definir limites de gastos, categorizar despesas comerciais, restringir comerciantes e outros níveis de permissão personalizáveis que ajudam a dissipar os receios de uso indevido por parte dos funcionários.
O cartão corporativo Slash é fácil de usar e acessível, exigindo apenas um EIN (número de identificação do empregador) — sem necessidade de SSN (número de segurança social), garantia pessoal ou verificação de crédito. É seguro e conta com suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana. Além disso, oferece até 2% de reembolso, ajuda a construir o crédito da empresa e oferece transferências ACH gratuitas — recursos que podem fazer com que seus funcionários fiquem mais motivados a usá-lo corretamente.
Além do cartão corporativo, a plataforma bancária Slash oferece contas globais em dólares americanos para entidades não americanas, suporte nativo a criptomoedas, transferências domésticas ilimitadas e gratuitas e integrações com soluções contábeis como Quickbooks e Xero.³ ,⁴
Proteja as finanças da sua empresa e simplifique a gestão de despesas com nosso conjunto de soluções financeiras. Graças a controles sofisticados de gastos e maior visibilidade, compras não autorizadas e fraudes com cartão de crédito podem ser evitadas antes que ocorram.
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Perguntas frequentes
Os cartões de crédito empresariais virtuais e físicos são mais seguros do que os cartões de crédito tradicionais?
Na maioria dos casos, sim. A “segurança” de qualquer cartão de crédito corporativo é definida por sua visibilidade e controles de gastos. Embora ambos possam ser usados indevidamente, os cartões corporativos virtuais e físicos típicos (especialmente o cartão corporativo Slash Visa® Platinum) têm mais opções de controle, por isso são provavelmente uma decisão mais sensata do que os cartões tradicionais.
Qual é a diferença entre um cartão de crédito e um cartão de crédito empresarial?
Ambos os tipos de cartões são comumente usados para despesas comerciais, mas há uma diferença fundamental: os cartões de crédito comerciais oferecem uma linha de crédito rotativo que acumula juros ao longo do tempo, enquanto os cartões de débito exigem que você pague o saldo integral no final de cada mês. Quando se trata de escolher entre os dois, isso depende muito de como a organização deseja lidar com suas finanças e quais são as despesas comerciais mais comuns.
Usar um cartão de crédito em vez de um cartão pré-pago reduz o risco financeiro para as empresas?
Os cartões pré-pagos são debitados diretamente dos fundos da empresa que foram pré-carregados no cartão, enquanto os cartões de crédito concedem crédito de curto prazo que é reembolsado integralmente a cada ciclo de faturamento. Quando se trata do risco financeiro para as empresas, ele pode depender simplesmente da quantia que o empregador está confiando a um funcionário em um cartão pré-pago.
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