Prevenção de fraudes comerciais: controles essenciais que todas as empresas precisam em 2025
A fraude não é um risco limitado a grandes empresas ou setores de alto risco. É uma ameaça persistente e discreta que pode afetar empresas de todos os tamanhos. Os fraudadores tendem a procurar pontos fracos nas operações financeiras, como controles internos deficientes, visibilidade limitada das transações e proteções desatualizadas. As pequenas empresas podem ser alvos particularmente atraentes, pois podem não ter recursos dedicados à prevenção de fraudes ou controles e contrapesos formais.
O impacto financeiro da fraude geralmente vai muito além da perda inicial. Atividades fraudulentas podem interromper as operações diárias, prejudicar o relacionamento com fornecedores e clientes e criar riscos legais ou de conformidade para os proprietários das empresas. Em muitos casos, a fraude só é descoberta semanas ou meses após ocorrer, especialmente quando os processos de reconciliação são lentos ou altamente manuais.
Muitas vezes, os maiores riscos podem advir da dependência contínua de fluxos de trabalho desatualizados. Aprovações por e-mail, cheques em papel, planilhas e contas bancárias desconectadas podem tornar mais difícil detectar atividades suspeitas quando elas ocorrem. Além disso, atrasos na detecção podem dar aos fraudadores mais tempo para movimentar fundos ou ocultar o que fizeram.
Neste guia, apresentaremos maneiras práticas de proteger sua empresa contra fraudes. Explicaremos conceitos regulatórios importantes, como KYC, KYB e AML, detalharemos esquemas comuns de fraude e descreveremos medidas de proteção que você pode implementar de forma realista. Também mostraremos como um sistema bancário moderno como o Slash pode ajudar a reduzir a dependência de processos manuais, oferecendo visibilidade das transações em tempo real, detecção de fraudes assistida por IA, controles granulares de cartões e verificação de identidade em conformidade, sem forçar as empresas a usar sistemas complexos exclusivos para grandes corporações.¹
O que é prevenção de fraudes? Conceitos-chave e importância
A prevenção de fraudes refere-se às estratégias, controles e processos que as empresas utilizam para reduzir tanto a probabilidade quanto o impacto de atividades fraudulentas. Isso pode incluir controles internos, verificação de identidade, monitoramento de transações, treinamento de funcionários, procedimentos claros para responder a atividades suspeitas e muito mais.
Em vez de tentar eliminar totalmente a fraude, o que raramente é realista, a prevenção da fraude concentra-se em reduzir as oportunidades, melhorar a detecção e responder mais rapidamente quando algo corre mal. Na prática, isso significa combinar controles preventivos, controles de detecção e protocolos de resposta. Os controles preventivos são projetados para reduzir as oportunidades de fraude; os controles de detecção ajudam a identificar atividades suspeitas; e os protocolos de resposta descrevem o que fazer quando há suspeita ou confirmação de fraude.
As empresas também dependem de estruturas regulatórias para moldar seus esforços de prevenção contra fraudes, incluindo:
- Conheça o seu cliente (KYC): Processos utilizados para verificar a identidade dos clientes antes de estabelecer relações financeiras.
- Conheça o seu negócio (KYB): Verificações semelhantes aplicadas a empresas, fornecedores e contrapartes para confirmar a legitimidade e a propriedade.
- Combate à lavagem de dinheiro (AML): Requisitos de monitoramento e relatórios contínuos destinados a detectar e prevenir atividades financeiras ilícitas.
Além da conformidade, a prevenção de fraudes apoia objetivos operacionais mais amplos. Ela pode ajudar a proteger a receita, preservar a confiança com fornecedores e clientes, limitar perdas por roubo ou apropriação indevida e melhorar a disciplina financeira geral.
Como funciona a prevenção de fraudes: tudo o que você precisa saber
A prevenção de fraudes funciona de maneira diferente dependendo de onde o risco entra no negócio. Abaixo estão alguns dos tipos mais comuns de fraudes que afetam as empresas atualmente, juntamente com o motivo pelo qual cada um requer uma abordagem ligeiramente diferente:
Fraude bancária
A fraude bancária pode incluir transferências ACH não autorizadas, fraude eletrônica ou apropriação de contas. Esses incidentes geralmente ocorrem após as credenciais serem comprometidas por meio de ataques de phishing ou práticas de autenticação fracas. Uma vez que os fundos saem da conta bancária, a recuperação pode ser difícil e altamente sensível ao tempo, especialmente para transações eletrônicas.
Fraude contábil
A fraude contábil pode envolver demonstrações financeiras manipuladas, passivos ocultos ou despesas classificadas incorretamente. Esse tipo de fraude geralmente ocorre internamente e pode estar relacionado a supervisão limitada, auditorias pouco frequentes ou falta de segregação de funções nas equipes financeiras.
Fraude com cartão de crédito
As empresas podem sofrer fraudes com cartões de crédito por meio do uso não autorizado de cartões, estornos fraudulentos ou uso indevido de cartões de funcionários. A clonagem de cartões no ponto de venda também pode expor informações financeiras confidenciais. Sem controles no nível da transação e tokenização, ambos recursos padrão nos cartões de crédito da Slash, esses problemas podem persistir sem serem detectados.
Fraude de investimento
A fraude de investimento pode ocorrer quando as empresas são alvo de oportunidades falsas ou enganosas, como esquemas Ponzi, esquemas de pirâmide ou ofertas de títulos não registrados. Alguns esquemas dependem de relações sociais, enquanto outros envolvem a falsificação de identidade de reguladores ou instituições financeiras.
Roubo de identidade
Os fraudadores podem usar identidades roubadas ou falsificadas para abrir contas, iniciar transações ou redirecionar pagamentos. A adesão rigorosa aos procedimentos KYC, KYB e de diligência devida do cliente é fundamental para reduzir esse risco. As empresas devem verificar os documentos de identificação, cruzar as informações com bancos de dados confiáveis e monitorar inconsistências nos detalhes da solicitação. Processos de verificação em várias camadas tornam significativamente mais difícil para os fraudadores terem sucesso com identidades sintéticas ou roubadas.
Fraude com cheques
A fraude com cheques aumentou nos últimos anos, mesmo com a diminuição do uso geral de cheques. Esquemas comuns incluem cheques falsificados, assinaturas falsificadas e cheque sem fundos — onde os fraudadores exploram o tempo entre o depósito e a liquidação. As empresas que continuam a depender de cheques sem proteções como o pagamento positivo podem enfrentar uma exposição elevada, razão pela qual muitas empresas estão migrando para métodos de pagamento digitais com protocolos de segurança mais robustos.
Apesar da grande variedade de esquemas fraudulentos, várias medidas de segurança tendem a melhorar a proteção em todos os aspectos:
- Controles internos claros e fluxos de trabalho de aprovação
- Verificação de identidade por meio de KYC e KYB
- Monitoramento contínuo de transações e alertas
- Acesso restrito ao sistema e permissões baseadas em funções
- Procedimentos definidos para responder a atividades suspeitas
Como proteger sua empresa contra fraudes: 6 maneiras de minimizar o risco
Proteger sua empresa contra fraudes não requer um orçamento empresarial ou uma equipe de segurança dedicada. A abordagem mais eficaz combina controles proativos, monitoramento consistente e as ferramentas certas para detectar problemas antecipadamente. Aqui estão seis maneiras práticas de fortalecer sua estratégia de prevenção de fraudes:
1. Fortalecer os controles internos e reduzir os processos manuais
Os controles internos funcionam melhor quando são aplicados de forma consistente. Quando aprovações, pagamentos e reconciliações são realizados em sistemas desconectados, fica mais fácil que atividades fraudulentas passem despercebidas. Centralizar as atividades financeiras facilita a identificação de irregularidades.
Uma plataforma como o Slash oferece aos empresários visibilidade em tempo real do fluxo de caixa em contas bancárias, cartões e métodos de pagamento. Permissões granulares garantem que os funcionários tenham acesso apenas ao que precisam, enquanto regras de gastos configuráveis impedem transações não autorizadas. A captura digital de dados de transações também reduz a chance de que informações sejam ocultadas ou alteradas, especialmente quando sincronizadas com ferramentas de contabilidade como o QuickBooks.
2. Verifique as informações sobre funcionários, clientes e fornecedores
Sem processos robustos de KYC e KYB, as empresas podem se expor a roubo de identidade, fornecedores fraudulentos ou fraudes com transferências bancárias e cheques. Verificar quem está do outro lado de uma transação é particularmente importante quando os pagamentos são grandes, urgentes ou fora do padrão.
A verificação dos antecedentes dos funcionários deve ser realizada antes de conceder acesso a sistemas financeiros ou informações confidenciais. Ao integrar novos funcionários, reserve um tempo para confirmar a legitimidade por meio de vários canais: uma ligação para um número conhecido, a verificação de endereços comerciais e a análise de documentos de constituição podem ajudar a estabelecer confiança antes que o dinheiro mude de mãos.
3. Proteja suas contas bancárias e o acesso ao banco online
As contas bancárias são um alvo frequente para os fraudadores. Limitar quem pode iniciar transações, aplicar a autenticação multifator e revisar regularmente as permissões de acesso pode ajudar a reduzir a exposição.
O Slash permite que as empresas gerenciem o acesso baseado em funções, revoguem permissões instantaneamente e definam limites de transação no nível da conta. Os cartões virtuais podem adicionar outra camada de proteção ao tokenizar informações no ponto de venda, reduzindo o risco de clonagem de cartões durante as transações. O suporte nativo do Slash a stablecoins pode fornecer proteção adicional durante as transferências em relação às transferências bancárias tradicionais, uma vez que as transações na cadeia podem ser mais difíceis de falsificar ou alterar depois de liquidadas.³
4. Monitore as transações e sinalize atividades suspeitas antecipadamente
A detecção precoce é uma das formas mais eficazes de limitar as perdas por fraude. O monitoramento das transações em tempo real permite que as empresas detectem anomalias — como valores de pagamento inesperados, novos fornecedores ou prazos incomuns — antes que os fundos saiam totalmente da conta.
O Slash utiliza monitoramento de transações com inteligência artificial para identificar atividades potencialmente suspeitas e permitir uma análise mais rápida. Fluxos de aprovação configuráveis e alertas instantâneos ajudam as empresas a suspender transações questionáveis antes que elas sejam finalizadas, em vez de descobrir problemas posteriormente.
5. Proteja-se contra o comprometimento de e-mails comerciais e phishing
Muitos golpistas têm como alvo os funcionários, fingindo ser líderes da empresa; um golpista inteligente e convincente pode enganar um funcionário e fazê-lo revelar informações comerciais importantes. É importante realizar treinamentos regulares para os funcionários sobre os perigos dos golpes de phishing e como identificá-los. E, para os novos funcionários, certifique-se de abordar esse assunto logo no início, pois eles correm maior risco de serem alvos e de cair no golpe. Para empresas maiores, considere implementar e-mails de teste de phishing para ver como seus funcionários reagem a um possível golpe.
6. Realizar auditorias e reconciliações regulares
As auditorias e reconciliações são mais eficazes quando são rotineiras. Esperar até que algo pareça errado pode permitir que a fraude continue por mais tempo do que o necessário. Com uma configuração integrada de bancos e contabilidade, como o Slash em conjunto com o QuickBooks, a revisão de transações, a reconciliação de contas e a preparação de demonstrações financeiras podem se tornar uma parte padrão das operações, em vez de um incômodo trimestral perturbador.
O que fazer se sua empresa for vítima de fraude?
Se houver suspeita ou confirmação de fraude, é fundamental agir rapidamente junto ao seu provedor bancário. O tempo pode afetar significativamente a possibilidade de congelamento ou recuperação dos fundos. Veja o que fazer:
- Entre em contato com seu banco imediatamente: Relate atividades suspeitas ao seu provedor financeiro o mais rápido possível. Seu provedor poderá suspender transações, congelar contas afetadas ou iniciar procedimentos de recuperação. Às vezes, os bancos podem cancelar transferências eletrônicas ou ACH se forem notificados poucas horas após a transação, antes que os fundos sejam totalmente liquidados.
- Proteja todos os pontos de acesso: Redefina todas as credenciais de login relevantes, revogue as permissões do usuário, habilite uma autenticação mais forte e revise as alterações recentes nos detalhes da conta. Seu provedor bancário também pode ajudar a auditar as atividades de login recentes e o histórico de transações.
- Documente tudo: Mantenha registros de transações fraudulentas, comunicações, registros de data e hora e conclusões internas. Os bancos e as redes de pagamento normalmente exigem documentação detalhada para investigar denúncias de fraude.
- Ajuste os controles para o futuro: Após o incidente, revise e reforce suas medidas de prevenção contra fraudes. Atualize os fluxos de trabalho de aprovação, modifique os limites de gastos e implemente monitoramento adicional, conforme necessário, para reduzir riscos futuros.
Em vez de perder tempo ao telefone com sua agência bancária, plataformas como a Slash permitem que as empresas tomem medidas imediatas ao primeiro sinal de fraude a partir do painel de controle. Como a Slash mantém registros detalhados de transações e logs de acesso, as empresas podem estar melhor posicionadas para documentar rapidamente atividades fraudulentas e trabalhar com redes de pagamento ou autoridades, conforme necessário.
Obtenha visibilidade completa dos pagamentos e transações com o Slash
Quando ocorre uma fraude, cada minuto conta. Com o painel do Slash, o que antes levava horas agora leva apenas alguns minutos. Ao primeiro sinal de algo errado, você recebe um alerta instantâneo. Basta abrir o aplicativo e congelar as contas com um único clique. Você acessa seu painel de análise para ver uma visão geral de todas as transações da empresa, divididas por equipe, destinatário, tipo de pagamento e muito mais. Todos os detalhes da transação são registrados automaticamente e estão prontamente disponíveis. Depois de identificar o problema, você pode revogar as permissões do usuário e encerrar as contas comprometidas instantaneamente, sem necessidade de ligar para ninguém.
A Slash também oferece um conjunto abrangente de ferramentas financeiras projetadas para proporcionar às empresas maior controle, visibilidade e segurança:
- Cartão Slash Visa Platinum: Um cartão de crédito com 2% de reembolso que permite controles detalhados de gastos, agrupamentos personalizáveis de cartões e informações em tempo real sobre transações. Salve todos os dados de transações de suas equipes para obter melhor visibilidade e ajuste facilmente as permissões para funcionários que utilizam indevidamente o cartão da empresa.
- Suporte nativo para criptomoedas: Os pagamentos com criptomoedas se beneficiam da tecnologia blockchain, que torna as transações extremamente difíceis de falsificar, duplicar ou alterar. Isso ocorre porque elas existem em uma rede descentralizada que usa chaves criptográficas para proteger as informações de pagamento. O Slash permite que os usuários mantenham, enviem e recebam stablecoins como USDC e USDT em oito blockchains diferentes.
- Contas poupança de alto rendimento: Centralize ainda mais as contas da sua empresa com contas de alto rendimento que se integram diretamente ao painel do Slash. Ganhe até 4,1% de rendimento anualizado com contas do mercado monetário da Morgan Stanley ou da BlackRock vinculadas a títulos do Tesouro dos EUA.⁶
- Contas virtuais: Separe diferentes grupos de pagamentos por fornecedores, categoria e muito mais, dependendo das suas necessidades, com contas bancárias virtuais facilmente configuráveis.
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Perguntas frequentes
O que é a regra 10-80-10 para fraudes?
A regra 10-80-10 aplica-se a muitos contextos diferentes, mas quando se refere à fraude empresarial significa o seguinte: 10% das pessoas provavelmente nunca cometerão fraude, 10% das pessoas sempre cometerão fraude se tiverem oportunidade e os restantes 80% estão algures no meio. A prevenção de fraudes geralmente se concentra em limitar a chance dos 80% do meio cometerem fraudes, pois medidas de segurança adequadas podem efetivamente impedir que pessoas geralmente boas cometam atos desonestos.
Quais são os 4 “P” da fraude?
Os 4 “P” referem-se à forma comum como os fraudadores manipulam suas vítimas. Os 4 “P” são fingir, problema, pressão e pagar; um golpista fingirá ser outra pessoa, apresentará um problema que pode ser resolvido com compensação monetária, pressionará você inventando uma urgência ou enganando-o com falsas promessas e, finalmente, você poderá pagar, momento em que uma transação autorizada não poderá ser revertida.
Posso colocar um alerta de fraude no meu número EIN?
Não existe um sistema centralizado de alerta de fraude para EINs. Monitorar de perto as contas bancárias e implementar uma verificação de identidade rigorosa são as proteções mais eficazes. Se você suspeitar que seu EIN foi comprometido por fraude, envie o Formulário 14039-B do IRS e entre em contato com as principais agências de crédito para colocar um alerta em seus perfis e identificação.
