Acompanhamento de despesas comerciais: ferramentas e dicas para proprietários de pequenas empresas
Acompanhar as despesas comerciais é como abrir uma janela para ver como sua empresa opera, para onde o dinheiro vai e quais investimentos geram mais crescimento. No entanto, gerenciar suas despesas de forma ineficiente pode fazer com que você perca informações importantes dos seus relatórios de despesas, que revelam uma história mais profunda.
À medida que as empresas crescem e suas operações se tornam mais dispersas, controlar as despesas comerciais se torna mais difícil — e mais importante. É por isso que, para proprietários de pequenas empresas e fundadores iniciantes, é inteligente estabelecer um sistema eficiente para controlar despesas. Isso pode ajudar você a economizar tempo, evitar erros e capturar essas informações antes que elas se percam em um mar de arquivos arquivados.
A plataforma bancária empresarial Slash pode automatizar a categorização de despesas e a entrada de dados para você, liberando tempo e minimizando erros.¹ Antes de chegarmos lá, vamos analisar as razões pelas quais é importante controlar as despesas empresariais, estratégias práticas para otimizar o processo, softwares que podem ajudar e, em primeiro lugar, o que são despesas empresariais.
Controle de despesas de pequenas empresas - Conceitos-chave
As despesas comerciais são os pagamentos que você faz para adquirir materiais, contratar indivíduos e equipes e manter sua organização funcionando. Os proprietários de pequenas empresas que mergulham de cabeça nas operações muitas vezes descobrem que, entre serviços públicos, custo de mercadorias, contratações, seguros e muito mais, as finanças da empresa podem rapidamente se tornar difíceis de monitorar.
Acompanhar as despesas comerciais é uma ótima maneira de ter tudo à sua frente e evitar confusão. Além disso, também traz muitos outros benefícios para a sua empresa:
Otimização das deduções fiscais
Faça uma pesquisa para ver quais das suas despesas comerciais são dedutíveis para fins de economia fiscal, pois o IRS permite mais deduções fiscais do que você poderia imaginar.
Descobrindo omissões
Seja uma alteração nas taxas de seguro, uso suspeito do cartão de crédito corporativo ou uma assinatura que você pensava ser um pagamento único, examinar mais atentamente seus relatórios de despesas e faturas pode revelar algumas cobranças inesperadas que precisam ser resolvidas.
Projeção de despesas futuras
Saber para onde os fundos estão indo e com que frequência os pagamentos cíclicos ocorrem pode tornar muito mais fácil olhar para o futuro e determinar o que você gastará no futuro.
Aprimorando o planejamento orçamentário
Obter uma visão mais detalhada do fluxo de caixa da sua empresa pode ajudar a identificar áreas com potencial de redução de custos, permitindo que você defina um orçamento mais realista.
A importância da categorização de despesas
O primeiro passo para acessar essas informações é desenvolver categorias de despesas, que são categorias distintas que abrangem todas as compras, cobranças e taxas da empresa. Há um grande número de categorias de despesas que sua organização pode criar, mas alguns dos exemplos mais comuns são:
- Marketing e publicidade
- Folha de pagamento
- Material de escritório (de todos os tamanhos)
- Serviços públicos e aluguel
- Assinaturas e licenças
- Taxas bancárias e processamento
Com a variedade de categorias de despesas potenciais que sua empresa pode exigir, decifrar e classificar inúmeros recibos muitas vezes se torna tedioso. É por isso que o software de controle de despesas da Slash automatiza a entrada de dados e categoriza as transações automaticamente.
Como posso controlar as despesas de uma pequena empresa?
Antes de desenvolver um plano para controlar as despesas comerciais, é aconselhável abrir uma conta bancária dedicada à empresa. Isso não só consolida seu fluxo de caixa em um único local, como muitas contas bancárias comerciais oferecem recursos e benefícios que lhe permitirão tirar o máximo proveito do seu capital.
Ao mesmo tempo, você também vai querer selecionar um cartão de crédito corporativo para separar os gastos pessoais dos gastos comerciais, facilitando o acompanhamento das despesas. A Slash oferece cartões de crédito corporativos que vêm com controles detalhados de gastos, acompanhamento automatizado de despesas e a capacidade de atribuir cartões físicos e virtuais ilimitados aos membros da equipe. Você também pode ganhar até 2% de reembolso em todos os gastos comerciais, permitindo que você economize capital e o reinvista quando precisar.
Outra medida é estabelecer um processo de aprovação de despesas. Empresas com vários cartões de crédito corporativos pertencentes a diferentes funcionários muitas vezes consideram que controlar as transações é um desafio. Os processos de aprovação de despesas envolvem a verificação de recibos e a obtenção da aprovação de mais de uma pessoa antes de confirmar totalmente uma compra. É uma maneira inteligente de controlar os gastos e, ao mesmo tempo, obter visibilidade adicional sobre determinadas categorias de despesas.
Em última análise, a melhor maneira de controlar suas despesas é adotar um software dedicado. Antigamente, os contadores se sentavam e examinavam contas, recibos e outros documentos para registrar e categorizar manualmente os gastos. Já superamos essa etapa. Hoje, há uma variedade de soluções para automatizar o controle de despesas que são mais rápidas e precisas do que qualquer outro meio.
Por que a automação é a melhor maneira de controlar as despesas comerciais
Automatizar o acompanhamento das despesas comerciais não é apenas o método “mais fácil”. Bem, é verdade, mas há muito mais do que isso. A automação pode proporcionar os seguintes benefícios:
- Menos errosO método manual e humano de controle de despesas é propenso a erros, especialmente quando as empresas crescem e os recibos começam a se acumular. A captura automática das informações das transações e a sincronização com a contabilidade reduzem esses erros ao mínimo.
- Controles de conformidade mais rigorososManter a conformidade fiscal é uma alta prioridade para os contadores. Quando seu software automatiza a entrada de dados, você não precisa se preocupar com erros de digitação e outros erros durante a reconciliação que poderiam levar a uma declaração de impostos não conforme. Você também poderá manter a consistência em seus relatórios fiscais durante todo o ano, o que significa que não precisará mais esperar até a temporada de impostos para reunir tudo.
- Proteções de segurança aprimoradasOs dados financeiros da sua empresa precisam estar totalmente protegidos em todos os momentos. A maioria dos sistemas automatizados oferece controles de acesso seguros e métodos de criptografia que cumprem as regulamentações de proteção de dados, mantendo suas informações mais importantes seguras.
- Construído para ser ampliadoAo contrário do contador tradicional, que passa noites mais longas trabalhando à medida que sua empresa cresce, o software de controle de despesas lida com 10 recibos com a mesma facilidade com que lida com 1.000 recibos. Plataformas que suportam entrada instantânea de dados e cartões virtuais ilimitados permitem um rápido dimensionamento sem os ajustes que isso acarreta.
- Maior eficiência operacionalPor fim, e talvez o mais importante, a automação economiza muito tempo e esforço. Isso permite que você se mova com mais agilidade, realoque recursos e até mesmo relaxe um pouco.
É fácil perceber como a adoção de um software de controle de despesas pode dar uma vantagem aos proprietários de pequenas empresas. Mas agora que você sabe como esse software é importante, é hora de escolher o que funciona melhor para a sua empresa.
Qual é o melhor software para controlar as despesas da empresa?
As ferramentas de controle de despesas podem ser encontradas em vários softwares de contabilidade e plataformas financeiras, mas normalmente não são adequadas para todos os casos. Ao procurar uma solução para controlar as despesas da sua empresa, é importante levar em consideração o tamanho da empresa, o orçamento e os casos de uso mais comuns.
Aqui estão algumas das nossas escolhas para as melhores opções de software de controle de despesas em 2026:
Slash
A plataforma bancária empresarial Slash oferece às empresas uma maneira poderosa e integrada de categorizar e gerenciar seus gastos. Nosso software não apenas oferece suporte à entrada automatizada de dados e categorização de despesas, mas também permite que você acompanhe pagamentos ACH, transferências eletrônicas e criptomoedas em tempo real.⁴ Você pode finalmente emitir cartões, aprovar gastos e acompanhar despesas automaticamente em um painel abrangente.
Mesmo quando vários aplicativos de contabilidade e gestão de despesas estão perfeitamente integrados, trabalhar com vários deles ao mesmo tempo ainda pode ser complicado. Graças à sua solução de gestão única e ao seu painel intuitivo, o Slash elimina a necessidade de várias ferramentas diferentes.
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Freshbooks
Embora seja mais frequentemente utilizado como um sistema de contabilidade, o FreshBooks também oferece recursos integrados de controle de despesas que funcionam naturalmente para pequenas empresas e empreendedores iniciantes. Ele sincroniza com seu cartão de crédito e contas bancárias para importações automáticas, e sua combinação de ferramentas de digitalização de recibos e gerenciamento de faturas torna o controle de despesas mais conveniente.
No entanto, alguns podem considerar o Freshbooks um “software para iniciantes”, uma vez que é mais adequado para equipes menores, em oposição a organizações com vários departamentos que precisam lidar com relatórios de despesas intensivos, mantendo a conformidade fiscal.
Expensify
Com ferramentas como digitalização de recibos e gerenciamento de reembolsos, o Expensify é outra opção para controle de despesas. Ele também se integra a plataformas de contabilidade como Xero e Netsuite, o que significa que é uma solução plug-and-play para algumas organizações que estão comprometidas com seu software atual.
No entanto, assim como o Freshbooks, as empresas maiores nem sempre são as mais adequadas para o Expensify. As organizações que utilizam cartões de crédito corporativos, em particular, podem ser prejudicadas pelo fato de que a plataforma ainda exige sistemas separados para gerenciamento de cartões e pagamentos.
Intuit Quickbooks
O Quickbooks é um dos softwares de contabilidade mais utilizados no mercado, graças às suas capacidades robustas e versatilidade. Uma de suas principais características é a sua abertura a integrações – o Quickbooks integra-se com dados de dezenas de serviços bancários e adapta-se a uma variedade de ferramentas financeiras.
O sucesso do Quickbooks pode variar de caso para caso, pois as organizações podem utilizá-lo para diferentes fins e com muitos aplicativos de terceiros. Podem surgir problemas quando essas plataformas operam em silos separados, levando os contadores a monitorar cartões em um sistema, análises em outro e pagamentos em um terceiro. Felizmente, o Quickbooks se integra ao seu sistema de controle de despesas no Slash, para que você possa sincronizar facilmente as despesas e manter sua contabilidade em dia.
Veja como é fácil controlar as despesas com o Slash
Tanto pequenas empresas quanto grandes corporações podem se beneficiar das ferramentas de controle de despesas do Slash. Uma das vantagens da nossa plataforma é a facilidade de uso; afinal, são os seus funcionários que mais a utilizarão, por isso a acessibilidade é importante. Vamos dar uma olhada no processo passo a passo:
- Seu funcionário faz uma compra com um cartão corporativo ou por meio de uma conta Slash conectada, e nosso software registra a transação.
- Seu software de contabilidade atual pode usar ferramentas como scanners de recibos para classificar automaticamente os recibos nas categorias de despesas apropriadas à medida que são capturados.
- Com controles de gastos granulares, você pode definir barreiras de proteção e garantir que possíveis problemas de conformidade sejam sinalizados imediatamente.
- Você também pode atribuir cartões virtuais ilimitados e vinculá-los a diferentes categorias de despesas, permitindo que você acompanhe qualquer número de tipos de transações em uma única tela.
A adoção do nosso software de controle de despesas reduz o atrito, fornece insights acionáveis às equipes e ajuda os empresários a tomar decisões financeiras proativas que podem economizar capital a longo prazo. Com transferências domésticas ilimitadas e gratuitas, controle detalhado de despesas, várias stablecoins e acesso a contas de tesouraria de alto rendimento que rendem até 3,93% ao ano, a plataforma Slash pode ser exatamente o que você está procurando para levar sua pequena empresa ao próximo nível.⁶
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Perguntas frequentes
Que despesas posso declarar sem recibos?
Ao declarar impostos e solicitar deduções fiscais sobre suas despesas comerciais, o IRS normalmente precisará ver os recibos das despesas. No entanto, nem sempre é esse o caso, pois certas transações não vêm com recibos convenientes que podem ser registrados como compras diárias. Contribuições de caridade, despesas com veículos, impostos sobre trabalho autônomo, prêmios de seguro saúde e contribuições para planos de aposentadoria são algumas das despesas comerciais que não exigem recibos de despesas para serem incluídas em suas deduções fiscais.
Quais são os erros comuns na categorização de despesas para LLCs?
Existem alguns erros fáceis que os proprietários de pequenas empresas podem cometer ao desenvolver suas categorias de despesas comerciais. Por exemplo, o seguro é uma categoria comum, mas é importante garantir que o seguro saúde dos funcionários não seja registrado no mesmo lugar que os seguros da empresa, como o seguro patrimonial.
Outros erros contábeis potenciais incluem ignorar pequenas compras de material de escritório, combinar pagamentos a trabalhadores contratados com salários de funcionários e esquecer de controlar o custo total da contratação.
