Como categorizar despesas para uma contabilidade empresarial precisa
A categorização das despesas comerciais faz mais do que controlar seu orçamento – ela também permite que você reivindique e deduza com precisão os impostos sobre despesas comerciais em suas declarações anuais ao IRS. As despesas comerciais dedutíveis são determinadas por essa categorização, aliviando sua carga tributária e liberando capital para maior flexibilidade. Para desbloquear essas deduções e acompanhar as despesas dentro da sua empresa, é útil estabelecer um processo preciso de categorização de despesas.
Desenvolver categorias de despesas oferece uma visão mais clara de onde, quando e por que os pagamentos são feitos, permitindo relatórios financeiros mais claros e corrigindo problemas antes que eles surjam. Sem a capacidade de rastrear despesas por categoria, organizações em crescimento podem rapidamente ficar sobrecarregadas com cobranças de fontes inesperadas. Organizações modernas utilizam software de gerenciamento de despesas para automatizar a entrada de dados, obter maior visibilidade e controlar suas despesas comerciais. A questão permanece, porém: qual é o software certo?
O Slash registra automaticamente as transações e categoriza as despesas dos cartões corporativos e pagamentos da sua empresa em uma única plataforma.¹ Com a capacidade de categorizar instantaneamente as despesas e sincronizar com ferramentas como Quickbooks e Xero, você terá um controle ampliado do fluxo de caixa da sua organização e um caminho mais claro para as despesas comerciais dedutíveis. Vamos analisar algumas despesas típicas que as empresas enfrentam, como elas devem ser organizadas e quando podem surgir deduções fiscais comerciais.
Compreender as categorias de despesas comerciais
Categorizar despesas comerciais é o ato de identificar e classificar vários tipos de pagamentos com o objetivo de aumentar a visibilidade, manter a organização e aproveitar as deduções fiscais. Por exemplo, o custo do seguro saúde dos funcionários deve ser registrado separadamente no balanço patrimonial dos salários dos funcionários.
Para que conste, a categorização de despesas não deve ser confundida com orçamento – o orçamento reduz os gastos, enquanto a categorização os esclarece e relata.
Classificar as despesas comerciais de forma eficaz é benéfico para empresas em expansão e equipes financeiras que buscam manter registros precisos e obter o máximo retorno de seus gastos.
Tipos comuns de despesas comerciais
As categorias de despesas comerciais são frequentemente muito detalhadas; sua empresa pode acabar com algumas dezenas de tipos diferentes de despesas em seu balanço patrimonial. Algumas são fixas, enquanto outras são variáveis, e algumas são rotineiras, enquanto outras são inesperadas. Certas despesas comerciais são dedutíveis dos impostos, mas apenas em determinados cenários. Boas notícias: criamos o software de controle de despesas Slash para resolver os problemas associados à classificação manual dessas despesas.
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Como categorizar despesas: 15 categorias padrão de despesas comerciais
Vamos mergulhar nas 15 categorias de despesas mais comuns. Muitas delas podem ser divididas em subcategorias distintas, revelando informações específicas e úteis sobre os hábitos de gastos da sua empresa.
Materiais
A compra de matérias-primas é um fator fundamental para as margens de lucro de qualquer fabricante ou empresa de construção. Saber o custo dos produtos, quanto você está gastando em materiais e com que frequência as transações são feitas é uma ótima maneira de manter as operações organizadas. Os materiais também são uma das muitas categorias de despesas comerciais que podem ser deduzidas dos impostos.
Material de escritório
Além das canetas e do papel comuns, os materiais de escritório podem incluir computadores, internet, wi-fi, impressoras, tinta, materiais de banheiro, telefones e uma série de outros itens diversos que servem para fins comerciais. Assim como acontece com as corporações e pequenas empresas, a Receita Federal também permite que os trabalhadores com escritórios em casa deduzam essas despesas em suas declarações de imposto de renda.
Serviços públicos e manutenção
Há uma série de despesas cíclicas associadas à manutenção do seu local de trabalho, incluindo aluguel, serviços públicos, atualizações de infraestrutura, reparos e limpeza. A manutenção consistente é ainda mais crítica para armazéns e fábricas.
Marketing e Publicidade
Algumas empresas tratam o marketing e a publicidade como algo secundário, enquanto outras apostam fortemente em campanhas de longo prazo. De qualquer forma, a publicidade deve ser incluída como uma categoria de despesas, tanto em casos simples, como publicações nas redes sociais, quanto em casos complexos, como estandes em feiras comerciais.
Pesquisa e Desenvolvimento
P&D refere-se às ações que as empresas realizam para inovar os produtos atuais, desenvolver novos produtos e permanecer na vanguarda do seu setor. É um processo que difere de acordo com cada organização, mas geralmente acarreta despesas comerciais específicas.
Contratação e treinamento de funcionários
As despesas comerciais decorrentes da contratação e integração de funcionários podem pegar as organizações de surpresa; perder, substituir e treinar um funcionário pode custar aproximadamente metade do salário desse cargo. A rotatividade é cara, por isso é sensato manter sua equipe satisfeita – mas isso é assunto para outra conversa.
Essa categoria de despesas também inclui treinamento e educação recorrentes à medida que os indivíduos crescem dentro da sua empresa, o que é comum em áreas como ciência/saúde, bem como no que diz respeito às diretrizes da OSHA.
Salário e benefícios dos funcionários
Hoje em dia, os salários são apenas uma parte da remuneração e do rendimento tributável de um funcionário. Existem os benefícios típicos do seguro de saúde e dos planos 401k, mas as vantagens também podem incluir opções de ações, planos de aposentadoria, programas de bem-estar, refeições, creche e muito mais.
Pagamentos a empreiteiros
Por outro lado, os pagamentos a agências e prestadores de serviços autônomos geralmente constituem a totalidade de sua remuneração. Isso pode se aplicar a serviços de contabilidade, agências de recrutamento, honorários advocatícios, freelancers ou qualquer outra pessoa que sua empresa pague para realizar trabalhos temporários.
Seguro
Existem muitos tipos diferentes de seguros que uma empresa pode contratar para si própria, tais como seguro patrimonial, seguro de responsabilidade civil e seguro de acidentes de trabalho, e até mesmo seguro cibernético. Certifique-se de não incluir o seguro saúde dos funcionários neste grupo - esse é um dos erros comuns de categorização de despesas que examinaremos mais adiante.
Veículos/Depreciação
Outro tipo de seguro é o seguro automóvel, que é um fator significativo para empresas com frotas de caminhões ou vans. Um custo da propriedade de veículos que é mais oculto do que a compra, o seguro e o combustível é a depreciação.
Costuma-se dizer que seu carro perde valor no momento em que sai da concessionária, e isso também se aplica aos veículos de uma empresa. Acompanhar a depreciação gradual de caminhões e vans é fundamental para reconhecer o verdadeiro valor da sua frota – e quando você pode precisar de reforços. Essa abordagem se aplica a mais do que apenas veículos, já que máquinas, computadores e outros tipos de materiais de escritório se depreciam de maneira semelhante.
O IRS também permite deduzir despesas com propriedade de veículos e combustível, desde que o veículo seja usado exclusivamente para fins comerciais.
Assinaturas e licenças
Pagamentos recorrentes, como impostos sobre a propriedade, licenças e autorizações, nunca desaparecem, mas podem ser facilmente ignorados ao categorizar as despesas. As assinaturas de software são igualmente importantes de monitorar, já que muitas empresas dependem de plataformas de RH, design e gerenciamento de projetos.
Juros
Os juros podem ter várias origens, incluindo hipotecas imobiliárias, empréstimos comerciais, linhas de crédito, cartões de crédito comerciais ou dívidas pendentes. Os pagamentos de juros podem ficar fora de controle rapidamente, por isso é fundamental ter visibilidade sobre o que está por vir e quando.
Segurança
Algumas organizações estão equipadas com contratos de segurança cibernética robustos, enquanto outras utilizam sistemas de alta tecnologia nas suas instalações. Quer esteja a proteger-se contra ataques e violações ou a proteger tecnologia proprietária, a segurança é uma categoria de despesas que pode ser importante para o seu negócio.
Viagens de negócios e acomodações
Muitas organizações participam regularmente em convenções empresariais nacionais, o que significa reservar voos e hotéis para cada funcionário que participa. Refeições, despesas com transporte compartilhado e seminários muitas vezes contribuem para as despesas totais da viagem. Curiosamente, as refeições para fins comerciais são 50% dedutíveis nos impostos, de acordo com o IRS, e não 100%.
Taxas bancárias e processamento de pagamentos
Por fim, qualquer empresa com várias contas financeiras e um fluxo de caixa consistente pode esperar acumular muitas taxas bancárias e encargos de transação diferentes. Taxas de transferência bancária, taxas de transação internacional, taxas de serviço comercial e taxas bancárias são alguns exemplos de pequenos encargos que se aplicam a todos os tipos de pagamentos. Para empresas que desejam economizar em taxas mensais de conta e transferências bancárias, o Slash Pro plano pode ser a sua resposta.
Erros comuns a evitar nos relatórios
É fácil cometer erros ao organizar as categorias de despesas, o que muitas vezes leva a complicações no futuro. Alguns erros comuns incluem:
- Agrupar o seguro de saúde dos funcionários com os seguros da empresa.
- Ignorar pequenas compras de material de escritório em favor de compras mais significativas.
- Perder oportunidades de dedução fiscal e/ou identificar incorretamente despesas que, na verdade, não são dedutíveis.
- Ignorando o elemento da depreciação.
- Combinar os pagamentos dos trabalhadores contratados com os salários dos funcionários.
- Esquecer de acompanhar o custo de contratação (cerca de metade do salário de um funcionário).
O que é um processo de aprovação de despesas?
Organizar cada despesa é apenas metade do trabalho. Muitas dessas despesas devem passar por um processo de aprovação, envolvendo várias pessoas e recibos verificáveis. Geralmente, são despesas com viagens e trabalho feitas por funcionários, embora também possam se estender a outras áreas, como materiais de escritório e veículos. De qualquer forma, esses processos de aprovação são tediosos em dias bons e difíceis em dias em que faltam recibos ou os membros da equipe não são confiáveis.
Essas despesas são apresentadas com contexto, analisadas quanto à conformidade com as políticas e o orçamento, aprovadas ou rejeitadas e documentadas para fins de relatório. Além da categorização, é recomendável criar um fluxo de trabalho estruturado para aprovações.
Esse processo se torna mais fácil com a ferramenta de gerenciamento de despesas Slash, que permite aprovar automaticamente as despesas com base na categorização. Cada transação é sincronizada com seu sistema contábil existente, garantindo acesso consolidado em um único painel.
Processos de aprovação desorganizados, pagamentos recorrentes, cobranças inesperadas e relatórios inconsistentes tornam impossível para uma organização rastrear pagamentos e se preparar para declarações fiscais. É por isso que a Slash entrou em cena.
Categorização mais inteligente de despesas para empresas em crescimento com o Slash
Seu software de controle de despesas deve fazer mais do que apenas monitorar os gastos. Nossa plataforma foi criada para gerenciar suas transações e os sistemas que as sustentam.
O Slash classifica as despesas para você; depois de configurar suas categorias, todas as compras e taxas são exibidas no local correto em tempo real, mantendo seus relatórios fáceis, sua contabilidade organizada e suas despesas em conformidade com os impostos. Cada transação aparece instantaneamente no painel, desde pagamentos recebidos e efetuados até compras feitas por funcionários com o cartão corporativo do Slash.
A maioria das empresas que adota um software de controle de despesas precisa adicioná-lo ao seu conjunto de ferramentas, o que gera problemas posteriormente. Mais aplicativos e contas criam mais desconexões e erros, tornando difícil a elaboração de relatórios financeiros consistentes e claros. É por isso que o Slash centraliza cartões corporativos, contas bancárias, transações entre várias entidades e categorização automatizada de despesas em uma única plataforma financeira.
Você também terá uma visão clara do que é dedutível aos olhos do IRS. Despesas comerciais dedutíveis e deduções fiscais são alguns dos maiores benefícios de identificar categorias de despesas comerciais.
Além de soluções para despesas e deduções, o Slash também oferece:
- Conta corrente empresarial gratuita, sem exigência de saldo mínimo.
- Cartões de crédito virtuais ilimitados com até 2% de reembolso.
- Milhões em seguro FDIC através da rede de transferências automáticas da Column N.A.²
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- Transferências ACH gratuitas e ilimitadas, transferências bancárias nacionais e pagamentos FedNow/RTP em tempo real para membros Pro.
As empresas líderes estão abandonando completamente a entrada manual antiquada e os relatórios desorganizados, buscando soluções para categorias automáticas de despesas comerciais e fluxo de caixa transparente. Com o Slash, você pode conectar esses recursos às suas contas bancárias corporativas, análises financeiras e outras ferramentas contábeis.
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Perguntas frequentes
O Slash pode ser integrado às minhas soluções contábeis atuais?
Com certeza. As empresas que utilizam plataformas como Intuit Quickbooks e Xero não precisam se preocupar com incompatibilidades, pois o Slash foi projetado para se integrar e complementar essas ferramentas. O Slash captura automaticamente os dados comerciais das transações com cartão e sincroniza as categorias de despesas diretamente no seu software atual, reduzindo a necessidade de limpeza manual. Nossos recursos de banco empresarial, cartões corporativos, gestão de despesas e processamento de pagamentos também são integrados às suas ferramentas de contabilidade.
A categorização de despesas fica ainda mais fácil com o recurso de digitalização de recibos do Quickbooks, que permite aos funcionários carregar instantaneamente as compras feitas com cartões que não sejam o cartão corporativo Slash. (Mas, sinceramente, por que você usaria outro cartão?)
Quais despesas são dedutíveis nos impostos?
Muitas das 15 categorias listadas acima são elegíveis para deduções fiscais, incluindo publicidade, benefícios para funcionários, aluguel, serviços públicos, segurança cibernética, viagens e até mesmo materiais de escritório. Os trabalhadores remotos podem utilizar deduções de escritório em casa para obter muitos dos mesmos benefícios para sua renda tributável. Com o IRS, as situações relativas a deduções fiscais variam, portanto, sempre consulte um profissional tributário antes de tomar decisões sobre declarações fiscais com base em despesas comerciais dedutíveis.
