Software de controle de despesas: as melhores ferramentas e alternativas mais inteligentes para empresas
Manter o controle das despesas comerciais, especialmente se sua empresa é nova ou está apenas começando, pode não parecer grande coisa. Mas quando seu negócio começa a crescer e suas operações se tornam cada vez mais complexas, a quantidade de despesas e históricos financeiros que você precisa controlar pode se tornar difícil de gerenciar sozinho. Entre recibos de viagens, assinaturas de software, faturas de fornecedores, reembolsos de funcionários e muito mais, a quantidade de informações que sua equipe precisa organizar e supervisionar pode ser excessiva.
É por isso que os softwares de controle de despesas se tornaram uma parte essencial das operações comerciais modernas. A ferramenta certa pode automatizar a entrada de dados, categorizar transações automaticamente e gerar relatórios em segundos. Para pequenas empresas, isso pode significar menos tempo com papelada e mais tempo para crescer.
Ainda assim, escolher o software certo para gerenciamento de despesas não é tão fácil quanto percorrer uma lista dos “10 melhores”. Muitas plataformas podem oferecer interfaces de usuário desajeitadas ou exigir que você use vários aplicativos para cartões de crédito, reembolsos e integrações contábeis. Você precisa de resultados que se adaptem ao seu fluxo de trabalho e às realidades dos negócios modernos, e saber o que procurar antes de se inscrever pode poupar a dor de cabeça de adotar um software que não é o ideal.
Neste guia, detalharemos alguns dos principais recursos que você deve procurar em um software de controle de despesas eficaz. Também destacaremos algumas de nossas principais opções. Resumindo, mostraremos como o Slash é a melhor opção no mercado atualmente para combinar cartões, pagamentos em tempo real e serviços bancários com um software de controle de despesas desenvolvido por especialistas.1 Em vez de exigir que você combine vários serviços, o Slash permite que você financie tudo em um só lugar por meio de integrações com ferramentas conhecidas, como o QuickBooks, e análises financeiras integradas. Continue lendo para saber mais:
O que é um software de controle de despesas e como ele funciona?
O software de controle de despesas pode envolver várias ferramentas destinadas a ajudá-lo a gerenciar, registrar, categorizar e relatar melhor as despesas. Com ferramentas automatizadas e software digital, esse processo pode ser como contratar um contador digital, conectando-se diretamente aos cartões corporativos ou contas bancárias da sua empresa para controlar e registrar suas despesas. Quando chegar a época do imposto de renda, as ferramentas certas de controle de despesas podem economizar seu tempo, energia e dinheiro.
Veja como funciona o acompanhamento de despesas com o Slashh:
- Seus funcionários fazem compras usando cartões de crédito corporativos ou contas bancárias conectadas.
- O software registra essas transações.
- As integrações contábeis podem associar transações a recibos (usando recursos como digitalização de recibos ou upload de fotos) e atribuí-las automaticamente às categorias de despesas corretas.
- Sincronização com plataformas como QuickBooks, Xero ou NetSuite para reconciliação em tempo real.
Os melhores sistemas fazem isso quase sem necessidade de inserção manual de dados. Eles extraem automaticamente as informações dos seus cartões, sinalizam possíveis problemas de conformidade e geram relatórios prontos para aprovação ou auditoria.
O Slash simplifica ainda mais isso. As despesas são categorizadas automaticamente no momento em que ocorrem. As compras com cartão corporativo, viagens e despesas comerciais são sincronizadas com ferramentas de contabilidade como QuickBooks e Xero. Em vez de alternar entre vários aplicativos de rastreamento, você obtém uma visão conectada do fluxo de caixa da sua empresa.
Principais recursos do software de controle de despesas
Ao comparar plataformas de controle de despesas, alguns recursos fazem toda a diferença entre um fluxo de trabalho manual e um sistema verdadeiramente automatizado:
- Captura automatizada de despesasSoftware de rastreamento que pode registrar automaticamente as transações de cartões corporativos e contas bancárias, oferecendo digitalização de recibos para quaisquer despesas pagas do próprio bolso. Isso reduz erros e garante que todas as transações sejam contabilizadas.
- Categorização inteligenteFerramentas úteis utilizam aprendizado de máquina ou automação baseada em regras para atribuir despesas às categorias corretas, como viagens, refeições, assinaturas e assim por diante, sem a intervenção do funcionário. Os grupos de cartões também podem ajudá-lo a categorizar antes mesmo de começar a gastar.
- Funcionalidade móvel. Aplicativos de controle de despesas, como o QuickBooks, permitem que os funcionários tirem fotos de recibos, enviem relatórios de despesas e recebam reembolsos diretamente de seus celulares.
- Integrações. Seu software pode ir além de uma única funcionalidade, conectando-se perfeitamente ao seu software de contabilidade e sistemas ERP existentes, sincronizando-se com o QuickBooks, Xero ou NetSuite. Essa integração garante que as despesas apareçam automaticamente em suas demonstrações de resultados e balanços patrimoniais, reduzindo o trabalho manual e melhorando a precisão.
Outras características valiosas incluem:
- Fluxos de trabalho de aprovação para conformidade e supervisão administrativa mais rápidas
- Suporte a múltiplas entidades para empresas que operam em vários departamentos ou subsidiárias
- Ferramentas de conformidade e aplicação de políticas que sinalizam gastos incomuns.
- Acompanhamento de despesas para visibilidade do fluxo de caixa em tempo real.
- Ferramentas de acompanhamento e previsão orçamentária
Todos esses recursos ajudam a reduzir a carga administrativa das equipes financeiras; para muitas empresas, eles são a diferença entre lutar com planilhas e operar com clareza.
Melhor software de controle de despesas de 2025
Existem várias ferramentas de controle de despesas no mercado atualmente, mas nem todas oferecem o controle completo necessário para manter uma supervisão clara das despesas. Abaixo, reunimos algumas das melhores opções para empresas em 2025:
Slash
A maioria das ferramentas de controle de despesas é criada para gerenciar transações, não os sistemas por trás delas. A Slash reinventa esse modelo combinando gerenciamento de despesas, cartões corporativos, pagamentos em tempo real e integrações contábeis em uma única plataforma conectada.
Você pode emitir cartões, aprovar gastos e acompanhar despesas automaticamente, com todas as transações sincronizadas diretamente no seu sistema contábil. O Slash elimina a necessidade de vários aplicativos, consolidando-os em uma única solução de gerenciamento em um painel intuitivo.
Isso significa menos integrações para manter, menos tarefas manuais e mais visibilidade sobre como sua empresa gasta.
Expensify
O Expensify é um nome bem conhecido no setor de controle de despesas, oferecendo ferramentas robustas para relatórios de despesas, digitalização de recibos e gerenciamento de reembolsos. É simples, intuitivo e se integra aos principais sistemas contábeis, como QuickBooks, Xero e NetSuite.
No entanto, embora o Expensify funcione bem para pequenas empresas e indivíduos, organizações maiores podem considerá-lo limitado ao gerenciar cartões corporativos ou orçamentos de várias entidades. A plataforma ainda requer sistemas separados para gerenciamento de cartões e pagamentos, o que pode criar etapas extras em seus fluxos de trabalho.
FreshBooks
Conhecido inicialmente como uma plataforma de software de contabilidade, o FreshBooks também oferece recursos integrados de controle de despesas que atraem freelancers e pequenas empresas. Suas ferramentas de digitalização de recibos e gerenciamento de faturas são fáceis de usar e se integram perfeitamente a cartões de crédito e contas bancárias para importações automáticas.
A desvantagem? É mais adequado para equipes menores. Empresas com vários departamentos ou volumes de despesas mais elevados podem precisar de um software de gestão mais robusto para conformidade e aprovações em vários níveis.
Rampa
A Ramp combina cartões corporativos com acompanhamento automatizado de despesas. A plataforma se concentra na automação, proporcionando às equipes financeiras visibilidade em tempo real dos gastos em todas as categorias. É especialmente popular entre startups e empresas de tecnologia que valorizam ferramentas financeiras que priorizam a automação.
Os recursos do Ramp incluem categorização automática, controles de aprovação e integrações contábeis. Ainda assim, alguns usuários podem considerar suas opções de recompensas limitadas em comparação com opções de cashback mais elevadas.
Gastos crescentes
Projetado para empresas que já utilizam o Rippling para gestão de folha de pagamento e funcionários, o Rippling Spend integra o acompanhamento de despesas aos fluxos de trabalho de RH e programas de cartões.
É uma opção conveniente se sua empresa já utiliza o Rippling, mas menos ideal como um rastreador de despesas comerciais independente.
Payhawk
O Payhawk é uma excelente opção para empresas de médio porte e grandes empresas que precisam de recursos globais. Ele oferece suporte a várias moedas, cartões de crédito corporativos e relatórios automatizados de despesas, com integrações profundas ao SAP Concur e ao NetSuite.
O foco da Payhawk em empresas e grandes negócios significa que alguns de seus recursos abrangentes e preços podem não ser adequados para pequenas empresas e startups.
Software gratuito vs. pago para controle de despesas: o que considerar
Como na maioria das coisas, as ferramentas gratuitas podem ser extremamente atraentes, mas podem não cobrir todas as funcionalidades de que você precisa. As ferramentas gratuitas podem ser ótimas para startups ou pequenas empresas, mas oferecem recursos limitados que, em última análise, exigem que você faça mais trabalho manual.
Por outro lado, os softwares pagos oferecem acesso a recursos mais sofisticados, incluindo automação, melhores integrações, conformidade com políticas e dados em tempo real que ajudam a gerenciar as despesas comerciais de forma proativa. Embora haja um custo inicial, o tempo e a precisão que você ganha podem compensar esse investimento.
Muitos serviços, como o Slash, oferecem versões gratuitas e pagas com descrições claras para cada oferta. No entanto, isso nem sempre é o caso. Algumas plataformas podem incluir custos ocultos, incluindo taxas por erros, sincronização ou extração de dados. Considere opções como o Slash para soluções de longo prazo, que oferecem preços antecipados e a capacidade de escalar com automação e recursos avançados. Como alternativa, comece com um plano gratuito que ainda fornece um conjunto robusto de ferramentas para o gerenciamento bem-sucedido de despesas.
Como escolher o software de controle de despesas certo para sua empresa
Encontrar o software de rastreamento certo depende de como sua empresa opera e do nível de controle que você precisa. Aqui está uma maneira prática de restringir as opções:
- Defina seu tamanho e escala. Um empreendedor individual não precisa de ferramentas de nível empresarial, como o SAP Concur, enquanto uma startup em rápido crescimento pode superar um aplicativo simples de controle de despesas em pouco tempo.
- Identifique os recursos indispensáveis. Determine se isso significa digitalização de recibos, acesso móvel, relatórios automatizados de despesas, cartões ou outros recursos. Se sua empresa depende de viagens, procure módulos robustos de viagens e despesas.
- Verifique as integrações. Certifique-se de que a ferramenta funciona com o seu software de contabilidade ou ERP existente, como QuickBooks, Xero ou NetSuite.
- Avalie a experiência do usuário. Seus funcionários serão os que mais usarão o sistema, portanto, a facilidade de uso é importante. Os melhores sistemas tornam o relatório de despesas intuitivo e são projetados com pessoas reais em mente.
- Considere o ROI e a escalabilidade. Ferramentas gratuitas podem funcionar agora, mas uma solução de gerenciamento escalável como o Slash cresce junto com sua empresa. Seus cartões bancários e corporativos integrados permitem que você economize tempo ao evitar a necessidade de unir vários sistemas posteriormente.
O Slash preenche todos esses requisitos: uma única plataforma que integra pagamentos, despesas e relatórios automaticamente.
Saiba mais sobre como o Slash pode ajudar sua empresa a controlar e gerenciar despesas, fechar livros contábeis e muito mais em slash.com.
Perguntas frequentes
Por que os proprietários de pequenas empresas devem controlar suas despesas?
O acompanhamento das despesas comerciais ajuda os proprietários a compreender o fluxo de caixa, a manter a conformidade na época dos impostos e a tomar melhores decisões financeiras. Com um software de acompanhamento automatizado, como o Slash expense tracking, você pode manter registros precisos sem perder tempo com a entrada manual de dados.
Quais são as tendências para softwares de controle de despesas?
A automação é uma tendência atual no controle de despesas. As empresas estão abandonando a entrada manual de dados e adotando sistemas que integram serviços bancários, pagamentos com cartão e contabilidade. Ferramentas como o Slash lideram essa mudança, combinando pagamentos em tempo real, categorização de despesas e análises em uma única plataforma de gerenciamento.
