Simplifique as finanças da sua empresa com o gerenciamento inteligente de faturas

No início, é possível gerenciar suas faturas manualmente. Você recebe algumas faturas de fornecedores, envia algumas para clientes e controla os pagamentos sem muita dificuldade. No entanto, à medida que as atividades aumentam, esses mesmos processos podem começar a se tornar mais difíceis de gerenciar.

Implementar um sistema de gerenciamento de faturas é um marco positivo. Isso significa que você tem uma base de clientes em crescimento e relações comerciais mais ativas, criando a necessidade de ferramentas que possam acompanhar o ritmo das operações. Mas escolher o software de gerenciamento certo requer alguma reflexão: você precisará identificar onde tendem a ocorrer atrasos no seu processo de faturamento e quão bem uma nova ferramenta pode se conectar com o resto do seu conjunto de ferramentas financeiras.

Neste guia, discutiremos como funciona o gerenciamento de faturas, os desafios comuns que as empresas podem enfrentar e o que procurar em uma solução de processamento de faturas. Também apresentaremos o painel de faturamento do Slash, que se integra à plataforma mais ampla de gerenciamento financeiro do Slash. Com o Slash, você pode gerar faturas profissionais, acompanhar o status dos pagamentos em um só lugar e aceitar vários métodos de pagamento diferentes, desde transferências bancárias até criptomoedas.⁴ Continue lendo para saber como o Slash pode otimizar a forma como sua empresa gerencia suas faturas.

O que é gestão de faturas?

A gestão de faturas refere-se à forma como as empresas lidam com as faturas, desde a criação até ao pagamento e à manutenção de registos. Este processo de gestão pode incluir a geração de faturas, a receção de faturas de fornecedores, o encaminhamento das mesmas para aprovação, o processamento de pagamentos relacionados com faturas e o armazenamento de documentos para fins de auditoria e relatório.

A gestão de faturas está intimamente ligada à gestão das contas a pagar (AP) e contas a receber (AR) da sua empresa. Manter um registro organizado das faturas recebidas ajuda a acompanhar os fundos que saem da sua empresa. Criar faturas profissionais e gerenciá-las de forma eficaz pode contribuir para agilizar os prazos de cobrança, reduzir disputas de preços e simplificar a reconciliação no futuro.

Hoje em dia, existe uma ampla gama de soluções de faturamento eletrônico para dar suporte aos diferentes fluxos de trabalho envolvidos em contas a pagar e contas a receber. Alguns parceiros comerciais ainda podem depender de faturas em papel e sistemas de arquivamento físico, e é aí que a tecnologia OCR desempenha um papel importante, lendo as faturas e extraindo os dados para um sistema de gerenciamento centralizado. Outras faturas chegam em formato PDF, que pode ser carregado para facilitar o registro, o rastreamento de recibos e a correspondência de ordens de compra. Em casos mais especializados, as ferramentas de faturamento são integradas a sistemas dedicados de gerenciamento de faturas de fornecedores ou plataformas de automação de contas a pagar, adaptando-as a processos e necessidades operacionais específicos.

Por que o gerenciamento eficaz de faturas é importante para sua empresa

A gestão de faturas afeta mais do que apenas a forma como as contas são enviadas e pagas. Ela desempenha um papel importante na clareza com que uma empresa controla as entradas e saídas de dinheiro e na eficiência com que as tarefas financeiras são realizadas no dia a dia:

Operações simplificadas de contas a pagar e a receber

As contas a pagar abrangem o que sua empresa deve por bens ou serviços, enquanto as contas a receber refletem o que os clientes lhe devem. As faturas apoiam ambos os lados, comunicando preços, impostos, descontos e condições de pagamento entre as duas partes.

Processo de reconciliação simplificado

As faturas também servem como um ponto de referência fundamental para os fluxos de trabalho contábeis internos, especialmente durante a reconciliação. A reconciliação envolve a comparação de registros de transações entre sistemas para confirmar a precisão. Quando as faturas e os dados de pagamento são capturados por meio da automação, em vez da entrada manual de dados, o processo pode ser mais fácil de otimizar e muito menos demorado, reduzindo o esforço necessário para manter os registros alinhados.

Evitar atrasos nos pagamentos e fortalecer as relações com os fornecedores

Quando as faturas estão espalhadas por cadeias de e-mails e arquivos, os pagamentos podem ser perdidos. Um sistema de rastreamento de faturas que mostra o status de aprovação, datas de vencimento e progresso do pagamento ajuda a manter as faturas organizadas. A visibilidade aprimorada pode reduzir atrasos, apoiar pagamentos pontuais e ajudar a manter relações mais consistentes com os fornecedores.

Construindo uma trilha de auditoria confiável

Além da contabilidade diária, manter registros organizados de suas faturas pode ajudar na preparação para auditorias internas ou externas. Isso pode ser especialmente importante para empresas altamente regulamentadas com processos formais de aquisição, uma vez que as faturas documentam se as compras foram feitas por meio de canais, vendedores e fornecedores aprovados.

Maior visibilidade do fluxo de caixa

Compreender como as faturas pendentes afetam as contas a pagar e a receber de curto prazo pode fornecer uma visão mais clara do seu fluxo de caixa e da sua situação financeira geral. Para uma visão mais unificada das entradas e saídas em cartões da empresa, transferências bancárias, pagamentos de ativos digitais e muito mais, o painel de análise da Slash oferece visibilidade em tempo real que pode ajudar as equipes financeiras a planejar as obrigações futuras.

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Analisando o processo de gerenciamento de faturas

Embora os fluxos de trabalho variem de acordo com o negócio, o gerenciamento de faturas geralmente segue um caminho semelhante, desde a criação até o pagamento. Abaixo está uma visão geral de como esse processo funciona quando gerenciado pelo painel de faturamento do Slash.

1. Criação e aprovação de faturas

Para criar uma fatura no Slash, acesse o painel de faturamento e selecione Nova fatura. A partir daí, você escolherá um destinatário e selecionará uma conta receptora. O Slash gerará uma fatura profissional para você; tudo o que você precisa fazer é adicionar itens, definir uma data de vencimento e aplicar quaisquer impostos, descontos ou notas de pagamento relevantes. Antes de enviar a fatura, é importante revisar os detalhes para confirmar a precisão e evitar problemas que possam atrasar o pagamento.

2. Envio de faturas aos clientes

Depois de selecionar “Enviar fatura”, o Slash formata a fatura e a entrega ao destinatário por e-mail. As faturas enviadas pelo Slash incluem opções de pagamento integradas, permitindo que os clientes paguem diretamente, sem precisar solicitar instruções ou links adicionais.

3. Acompanhamento do status das faturas e das datas de vencimento dos pagamentos

Depois que uma fatura é enviada, ela aparece automaticamente no painel de faturamento junto com suas outras faturas. Você pode ver rapidamente se uma fatura está pendente, paga, vencida ou cancelada, com a data de vencimento claramente exibida. À medida que a data de pagamento se aproxima, você pode atualizar o memorando da fatura ou adicionar lembretes para ajudar a manter os pagamentos em dia.

4. Processamento de pagamentos

O Slash aceita vários métodos de pagamento, incluindo transferências ACH, transferências bancárias e pagamentos em criptomoedas. Os pagamentos em criptomoedas são processados usando stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDC e USDT. Os fundos recebidos por meio de stablecoins podem ser convertidos em dinheiro dentro do Slash, dando às empresas flexibilidade na forma como gerenciam os pagamentos recebidos.

5. Registro e reconciliação de transações em sistemas contábeis

Assim que o pagamento for recebido, o status da fatura será atualizado para “Pago” no painel do Slash. Os dados de contas a receber são registrados automaticamente e refletidos nas análises de fluxo de caixa da sua empresa. Na hora da reconciliação, o Slash pode sincronizar os dados das transações diretamente com o QuickBooks, onde você pode comparar os pagamentos com as faturas, ordens de compra e recibos sem precisar fazer entradas manuais.

6. Criação de um registro em papel para auditorias

As faturas e os registros de pagamento devem ser mantidos mesmo após a conclusão do pagamento. Esses registros podem ser úteis durante auditorias externas de conformidade, revisões internas ou ao resolver questões ou disputas de faturamento com clientes posteriormente.

Principais desafios que as empresas enfrentam na gestão de faturas

Antes de implementar um software de gerenciamento de faturas, sua empresa pode passar por dificuldades que indicam que é hora de fazer uma mudança. A seção abaixo descreve vários sinais que podem indicar que vale a pena considerar uma solução dedicada para faturamento:

Formatação inconsistente das faturas

Criar uma fatura profissional usando um processador de texto pode ser tedioso. Adicionar o logotipo da empresa pode atrapalhar a formatação; subtotais, impostos ou descontos podem precisar ser calculados manualmente. Usar uma ferramenta de faturamento que gera faturas automaticamente pode ajudar a padronizar a formatação e garantir que os cálculos sejam feitos de maneira consistente. O Slash cria faturas estruturadas para você, eliminando a necessidade de ajustar manualmente os layouts.

Dificuldade em rastrear faturas enviadas como PDFs

O envio de faturas como anexos em PDF não é infalível. Se um cliente não utiliza um sistema de gerenciamento de faturas com recursos de extração de dados OCR, o arquivo pode ficar perdido em uma conversa por e-mail ou ser salvo sem um lembrete claro para pagamento. Um sistema de faturamento como o Slash, que incorpora opções de pagamento claras e integradas, pode reduzir o atrito para o destinatário e apresentar uma experiência de faturamento mais profissional.

Erros decorrentes da inserção manual dos detalhes da fatura

Erros de digitação, itens perdidos ou valores incorretos podem causar atrasos nos pagamentos e problemas de reconciliação. A entrada manual também consome tempo à medida que o volume de faturas aumenta. A integração do Slash com o Quickbooks pode minimizar esses problemas, pois a plataforma de contabilidade pode comparar as faturas com os pedidos de compra para detectar erros rapidamente.

Tratamento de faturas pendentes e vencidas

Sem uma visão centralizada das faturas, pode ser difícil saber quais estão pendentes, vencidas ou já pagas. O painel de faturamento do Slash oferece uma visão clara do status e das datas de vencimento das faturas, ajudando as equipes a se manterem organizadas e reduzindo a chance de que as faturas sejam esquecidas.

Melhores práticas para um gerenciamento mais inteligente de faturas

Uma gestão mais inteligente das faturas pode resultar da aplicação de algumas práticas consistentes e bem definidas dentro de um único sistema. As etapas abaixo se concentram em melhorar a forma como as faturas são criadas, enviadas e rastreadas à medida que as atividades de faturamento aumentam:

Padronize a criação de faturas: Use um sistema que gera automaticamente layouts de faturas e cópias por e-mail para garantir um faturamento consistente e completo. O Slash cria faturas estruturadas e formata e-mails de faturas para você.
Ofereça várias opções de pagamento: Facilite o pagamento para os clientes com suporte para ACH, transferências bancárias, rails em tempo real e stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDC e USDT, com processamento de pagamentos integrado feito diretamente pelo Slash.
Acompanhe o status das faturas em um único lugar: O painel de faturamento do Slash mostra o status de pagamento de suas faturas, ajudando as equipes de contas a receber a ver o que está pendente e onde pode ser necessário um acompanhamento.
Reduza o excesso de acompanhamentos: O acompanhamento centralizado ajuda a reduzir lembretes desnecessários e permite que o acompanhamento ocorra apenas quando realmente necessário.
Mantenha os registros de faturas organizados: Armazenar todas as suas faturas e registros de pagamento em um único sistema facilita a consulta de faturamentos anteriores, o reenvio de faturas ou a resposta a perguntas dos clientes.

Principais plataformas para gerenciamento automatizado de faturas

As ferramentas de gerenciamento de faturas tendem a se enquadrar em uma de duas categorias: plataformas que tratam o faturamento como parte de um sistema operacional financeiro mais amplo ou ferramentas que se concentram na automação de fluxos de trabalho específicos de contas a pagar ou contas a receber. Compreender como essas plataformas diferem pode ajudar as equipes a escolher o software que melhor atende às suas necessidades atuais:

Slash

O Slash combina o processamento de faturas com toda a sua pilha financeira, para que o seu processo de gestão de faturas esteja diretamente ligado à forma como o dinheiro circula na sua empresa. Com o Slash, você pode otimizar as contas a receber incorporando o processamento de pagamentos nas suas faturas, ao mesmo tempo que dá suporte às contas a pagar através de faturação recorrente e automatizada em vários canais de pagamento.

Os principais recursos de faturamento e gestão financeira incluem:

Um painel para criar faturas profissionais, utilizando informações bancárias armazenadas dos destinatários para enviá-las e acompanhar o status dos pagamentos.
Opções de pagamento integradas que permitem aos clientes pagar faturas diretamente via ACH, transferência bancária ou stablecoins atreladas ao dólar americano.
Integração direta com o QuickBooks para sincronização automática de transações e contabilidade atualizada, além de conectividade Plaid e importação de dados do Xero.
Suporte para pagamentos domésticos em tempo real através do RTP e FedNow, juntamente com pagamentos internacionais para mais de 180 países através do SWIFT.

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Intuit QuickBooks

O QuickBooks é um software de contabilidade que se integra diretamente ao Slash, permitindo exportar dados de transações entre as duas plataformas de maneira simples. O QuickBooks oferece suporte a processos de contas a pagar com recursos de OCR que podem capturar e registrar informações de faturas, e adições recentes, como o Intuit Assist, introduzem ferramentas com tecnologia de IA para geração e aprovação automatizadas de faturas.

Modelos de faturas personalizáveis com opções de design profissional e identidade visual automática.
Automação de faturas recorrentes para cobranças baseadas em assinaturas ou contínuas, com programação de envio automático.
Faturamento progressivo para cobrar os clientes em etapas, com base nos marcos do projeto ou na porcentagem de conclusão.
Faturamento em lote para gerar várias faturas a partir de uma única etapa de entrada de dados.

Xero

O Xero é um software de contabilidade baseado em nuvem desenvolvido para empresas que desejam ferramentas financeiras acessíveis com forte automação. Por meio da conectividade Plaid e dos recursos de importação de dados, o Xero se integra diretamente ao Slash, permitindo que os dados contábeis e de pagamento do Xero fluam diretamente para as análises e registros de transações do Slash.

Modelos de fatura personalizáveis com opções flexíveis de branding, esquemas de cores e layout.
Lembretes de pagamento automatizados que avisam os clientes quando as datas de vencimento se aproximam.
Várias opções de entrega, incluindo e-mail e SMS, para melhorar o alcance e as taxas de resposta.
Integrações de pagamento online com PayPal, Stripe e os principais processadores de cartões de crédito para uma liquidação mais rápida.

PROJETO DE LEI

O BILL é uma plataforma de gestão de despesas criada em torno de software de automação de contas a receber e contas a pagar, com foco principal no tratamento de recebimento de faturas, encaminhamento de fluxos de trabalho de aprovação e processamento de pagamentos. Embora essa abordagem possa funcionar para fluxos de trabalho dedicados em torno de contas a pagar e a receber, o BILL oferece menos opções para aceitação de pagamentos e formas mais limitadas de conectar faturas a uma configuração bancária ou financeira mais ampla em comparação com plataformas mais integradas.

Oferece suporte ao processamento de faturas e à automação de contas a pagar, mas limita o processamento de pagamentos desde a liquidação de faturas até pagamentos por ACH e cartão.
Não oferece gestão de tesouraria, contas poupança de alto rendimento ou produtos de financiamento de capital.
Utiliza preços por usuário, o que pode se tornar caro à medida que as equipes crescem, com o plano Essentials custando US$ 49 por usuário por mês e o plano Corporativo custando US$ 89 por usuário por mês.

Tipalti

A Tipalti é uma solução de faturamento mais complexa, projetada principalmente para organizações maiores com grandes necessidades de contas a pagar e compras. A Tipalti não é uma plataforma bancária completa e funciona mais como um ERP. Suas principais funcionalidades concentram-se no processamento de faturas e fluxos de trabalho de aprovação, com recursos mais avançados disponíveis apenas em níveis de preços mais elevados.

Um portal de fornecedores que permite que os fornecedores enviem informações de faturas diretamente, encaminhando as faturas por meio de fluxos de trabalho de aprovação e pagamento.
Opções de pagamento globais e suporte a múltiplas entidades disponíveis apenas através do Tipalti Advanced, com preços a partir de US$ 199 por mês.
Sem suporte para sistemas de pagamento em tempo real, recursos bancários nativos ou pagamentos com criptomoedas.
Um cartão corporativo está disponível, mas sem um pacote bancário associado, o que dificulta a unificação dos dados de fluxo de caixa e gastos.

Otimize a gestão de suas faturas com o Slash

O faturamento não deve ser tratado separadamente do restante de suas finanças. O Slash inclui o faturamento como parte de sua plataforma financeira mais ampla, projetada para dar suporte a fluxos de trabalho complexos e específicos do setor.

Com o Slash, você pode criar, enviar e acompanhar faturas no mesmo lugar onde gerencia todas as suas atividades financeiras. As faturas ficam ao lado dos gastos com cartão, aceitação de pagamentos e processos financeiros automatizados, reduzindo a necessidade de alternar entre ferramentas. O Slash oferece visibilidade em tempo real de como o dinheiro circula em sua empresa, ajudando você a monitorar e gerenciar o fluxo de caixa com mais eficácia.

Algumas formas adicionais pelas quais o Slash oferece suporte ao faturamento e a fluxos de trabalho financeiros mais amplos incluem:

Gestão financeira concebida para oferecer flexibilidade: Separe seu capital operacional e seus fundos de tesouraria para organizar fluxos de caixa ou reunir fundos para fins distintos. Gerencie várias entidades comerciais, locais ou subsidiárias a partir de um único painel, com relatórios consolidados e visibilidade clara em todas as contas.
Formas de pagamento dinâmicas: O Slash oferece suporte a uma ampla variedade de pagamentos, incluindo ACH global, transferências internacionais para mais de 180 países via SWIFT e pagamentos domésticos em tempo real através do RTP e FedNow.
Financiamento de capital de giro: Com o empréstimo de capital de giro da Slash, você pode sacar fundos diretamente na plataforma sempre que precisar de liquidez extra e escolher entre prazos de pagamento flexíveis de 30, 60 ou 90 dias, de acordo com suas previsões de contas a pagar.⁵
Suporte nativo para criptomoedas: Converta fundos em stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDT ou USDC, para enviar transferências na blockchain, oferecendo um método de pagamento alternativo que pode reduzir custos e tempos de liquidação.

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Perguntas frequentes

O Slash pode automatizar os processos de contas a pagar?

O Slash oferece suporte aos fluxos de trabalho de contas a pagar, permitindo pagamentos programados e automatizados em vários canais de pagamento, reduzindo as etapas manuais envolvidas no pagamento a fornecedores.

O que é a tecnologia OCR?

A tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) lê o texto de documentos como faturas em papel ou PDFs e o converte em dados digitais estruturados. Isso reduz a entrada manual de dados, extraindo automaticamente os principais detalhes da fatura.

O Slash integra-se com software ERP ou de contabilidade?

O Slash integra-se diretamente ao QuickBooks para sincronização automática de transações e suporta importações de dados do Xero via Plaid. Essas integrações permitem que os dados de faturas e pagamentos permaneçam alinhados com seu sistema contábil, e as conexões ERP podem ser suportadas por meio de exportações ou fluxos de trabalho contábeis existentes.

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