Melhores práticas para integração de fornecedores: criando um fluxo de trabalho de fornecedores compatível e escalável

Muitas equipes financeiras podem identificar o momento exato em que a integração de fornecedores se torna um problema: quando sua rede de fornecedores cresce além do que planilhas e cadeias de e-mails podem suportar. O que começa como um processo gerenciável para cinco ou dez fornecedores se torna caótico com cinquenta, com problemas potenciais como documentos de conformidade ausentes, registros inconsistentes de fornecedores e prazos de ativação prolongados se tornando mais comuns.

As empresas que criam proativamente fluxos de trabalho estruturados para integração podem evitar completamente essas dificuldades iniciais. Elas podem integrar novos fornecedores de forma rápida e consistente, manter registros de conformidade organizados que resistem a análises minuciosas, criar responsabilidades claras entre as equipes de compras, finanças e jurídica, e estabelecer processos de pagamento que funcionam de forma confiável em grande escala. A diferença entre uma rede de fornecedores funcional e uma disfuncional geralmente se resume a se a integração foi tratada como uma prioridade ou como algo secundário.

Neste guia, vamos detalhar o que envolve a integração de fornecedores, identificar os desafios mais comuns que as empresas enfrentam e fornecer as melhores práticas para criar um fluxo de trabalho de fornecedores compatível e escalável. Você também descobrirá como a plataforma bancária empresarial da Slash pode otimizar os pagamentos a fornecedores por meio de transferências internacionais mais rápidas, canais de pagamento flexíveis e maior visibilidade das finanças da empresa, ajudando você a melhorar o processo de gestão de fornecedores de ponta a ponta, desde a integração até as operações de pagamento contínuas.¹

O que é integração de fornecedores? Principais insights e importância

A integração de fornecedores é o processo estruturado de integrar novos fornecedores nas operações da sua empresa, desde o contato inicial até a primeira transação. O processo de integração geralmente abrange:

Recolha da documentação necessária
Verificando credenciais
Pesquisando regulamentações do setor
Configurando informações de pagamento
Estabelecimento de contratos e acordos de nível de serviço (SLGs)
Configurar o acesso a quaisquer sistemas ou portais necessários

A integração de fornecedores é apenas uma fase do ciclo de vida do fornecedor, que também inclui seleção, contratação, gestão de desempenho, renovação e desligamento. Cada fase se baseia na anterior, mas a integração define o tom de toda a parceria. Uma experiência de integração tranquila demonstra o profissionalismo e a maturidade operacional de uma organização, enquanto um processo desorganizado pode minar a confiança antes mesmo do início da parceria.

A importância de uma integração eficaz dos fornecedores vai além da eficiência. Uma integração adequada pode garantir melhor a conformidade regulatória, reduzir riscos financeiros, melhorar a precisão dos pagamentos e criar uma responsabilidade clara entre as equipes. Para empresas que gerenciam dezenas ou centenas de fornecedores, um fluxo de trabalho de integração padronizado pode estabelecer as bases para o sucesso a longo prazo.

4 desafios comuns no processo de integração de fornecedores

Gestão de relacionamento com fornecedores

Gerenciar relacionamentos com fornecedores de maneira eficaz requer coordenação entre vários pontos de contato ao longo do ciclo de vida do fornecedor. Um gerenciamento sólido do relacionamento com fornecedores envolve negociar termos contratuais favoráveis, estabelecer expectativas claras de desempenho, manter canais de comunicação abertos durante a integração e cultivar a parceria ao longo do tempo. Quando os processos de integração não são claros, isso pode prejudicar o relacionamento com o fornecedor desde o início; os fornecedores podem se sentir frustrados com solicitações repetitivas de informações, respostas atrasadas ou próximas etapas pouco claras, o que pode levar a parcerias tensas ou até mesmo à perda de oportunidades com fornecedores de alta qualidade.

Verificação das certificações dos fornecedores

Dependendo do seu setor, os fornecedores podem precisar de certificações ou credenciais específicas antes de poderem fazer negócios com você. Normas ISO, como a ISO 9001 para gestão da qualidade ou a ISO 27001 para segurança da informação, são requisitos comuns em muitos setores. As credenciais específicas do setor podem incluir conformidade com SOC 2 para fornecedores de tecnologia, certificações OSHA para fornecedores de construção, registros FDA para fornecedores de alimentos e produtos farmacêuticos ou conformidade com ITAR para contratados de defesa. Além disso, acompanhar as datas de validade ou os requisitos de renovação pode adicionar outra camada de complexidade.

Para empresas que buscam uma infraestrutura de pagamento altamente compatível com os padrões de seus fornecedores, a Slash segue regulamentações como KYC, KYB, AML e mantém a certificação SOC 2 Tipo II para proteger os fundos dos clientes e garantir transações seguras.

Gestão de fornecedores no exterior

Adquirir produtos no exterior pode, às vezes, proporcionar melhores preços ou materiais especializados indisponíveis em sua região. No entanto, isso acarreta requisitos mais complexos de conformidade, transferências em moeda estrangeira e gestão de relacionamento com fornecedores, que devem estar alinhados com as regulamentações, idiomas e culturas de ambos os países. Fornecedores internacionais podem exigir documentação fiscal diferente, aderir a leis de privacidade de dados variadas, operar em diferentes fusos horários e esperar pagamento em sua moeda local.

O Slash pode simplificar as transações internacionais com suporte para diversos meios de pagamento, incluindo transferências bancárias pela rede SWIFT para mais de 180 países ou suporte nativo para transferências rápidas e econômicas de stablecoins em dólares americanos.⁴

Aquisição

A aquisição é, muitas vezes, a ação inicial do ciclo de vida do fornecedor. A aquisição refere-se ao processo estratégico completo de sourcing e aquisição de bens e materiais para a sua empresa. Para empresas menores, a aquisição de bens de fornecedores pode ser tão simples quanto ligar para um armazém na cidade. Por outro lado, as grandes empresas dependem regularmente de sistemas ERP para auxiliar no sourcing de materiais em todo o mundo de maneira compatível, eficiente e confiável.

Os desafios de aquisição durante a integração podem incluir a coordenação entre várias partes interessadas, cada uma com prioridades diferentes, a integração de novos fornecedores nos sistemas de aquisição existentes sem interromper os fluxos de trabalho, o gerenciamento de hierarquias de aprovação que podem atrasar a ativação dos fornecedores ou a manutenção de dados precisos dos fornecedores em plataformas desconectadas.

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Como melhorar o processo de integração de fornecedores: 6 melhores práticas

A criação de um fluxo de trabalho de integração de fornecedores compatível e escalável requer uma combinação de processos claros, tecnologia moderna e colaboração dinâmica. As seguintes práticas recomendadas podem ajudá-lo a criar um sistema que funcione para todos os tipos de fornecedores e prestadores de serviços, mantendo o controle e a supervisão de que sua empresa precisa:

1. Crie uma lista de verificação padronizada para integração

Uma lista de verificação abrangente para integração garante consistência em todos os relacionamentos com fornecedores e reduz o risco de perder etapas críticas. Sua lista de verificação deve incluir:

Informações básicas sobre o fornecedor: Nome comercial legal, número de identificação fiscal, endereço comercial, detalhes de contato para contas a pagar e quaisquer outras informações relevantes para a parceria.
Documentação jurídica e de conformidade: Formulários 1099, W-9 ou W-8 para fins fiscais, certificados de seguro, licenças comerciais, certificações específicas do setor e comprovante de conformidade com os regulamentos relevantes.
Configuração financeira e de pagamento: Informações da conta bancária para ACH, transferência eletrônica ou outros métodos de transferência, condições e métodos de pagamento preferenciais e preferências de moeda para fornecedores internacionais. Se estiver usando o Slash para pagamentos, considere implementar stablecoins para pagamentos nesta fase, especialmente se estiver lidando com fornecedores no exterior.
Acordos contratuais: Rascunhos de ordens de compra, acordos de confidencialidade e acordos de nível de serviço.
Acesso e integração do sistema: Organize credenciais do portal, configuração do ERP ou do sistema de compras, preferências de comunicação e contatos para escalonamento.

2. Garantir a conformidade com as regulamentações relevantes do setor

Os requisitos de conformidade variam significativamente de acordo com o setor, mas todas as empresas devem verificar se os fornecedores atendem às normas regulatórias aplicáveis antes de iniciar o trabalho. As instituições financeiras devem confirmar que os fornecedores cumprem os regulamentos bancários e os requisitos de combate à lavagem de dinheiro; por exemplo, a Slash é uma plataforma em conformidade com a Soc 2 Tipo II que segue todos os regulamentos KYC, KYB e AML necessários para pagamentos nacionais e internacionais. As empresas de saúde devem verificar a conformidade com a HIPAA para qualquer fornecedor que lide com informações de saúde protegidas. Os contratantes governamentais podem garantir que os fornecedores cumpram os regulamentos federais de aquisição e os requisitos de habilitação de segurança, quando aplicável.

3. Configure um sistema de gerenciamento de fornecedores

Um sistema centralizado de gerenciamento de fornecedores pode transformar a integração de um processo manual e propenso a erros em um fluxo de trabalho simplificado que se adapta ao seu negócio. Alguns sistemas modernos de gerenciamento de fornecedores oferecem recursos como portais multilíngues para fornecedores internacionais, aplicação automática de conformidade com verificações integradas, assistência em compras por meio de ferramentas integradas de requisição e aprovação e muito mais.

4. Enfatize a clara responsabilidade entre as partes interessadas

A integração de novos fornecedores pode envolver várias equipes diferentes: compras, finanças, jurídico, segurança, TI, operações. É importante definir o relacionamento de cada equipe com os novos fornecedores, estabelecendo fluxos de trabalho de aprovação e centralizando a comunicação para que várias equipes possam gerenciar os fornecedores sem duplicar esforços.

5. Elaborar acordos de nível de serviço abrangentes

Os acordos de nível de serviço descrevem as expectativas em relação ao desempenho, tempo de atividade, prazos de entrega e responsabilidade. Um SLA bem elaborado protege ambas as partes, estabelecendo padrões mensuráveis que regem a parceria e fornecem uma estrutura para a resolução de disputas. Os principais elementos de um SLA eficaz podem incluir:

Métricas e metas de desempenho específicas
Cronogramas de entrega e prazos de entrega
Padrões de qualidade e critérios de aceitação
Tempos de resposta para solicitações de suporte ou resolução de problemas
Consequências pelo não cumprimento das normas acordadas
Procedimentos para denúncia, escalonamento e revisão.

6. Automatize fluxos de trabalho manuais

Depois que os fornecedores são integrados, depender de processos manuais para enviar pagamentos, registrar transações e documentar faturas pode aumentar a probabilidade de erros na cadeia de gerenciamento de fornecedores e retardar processos que poderiam ser otimizados.

O Slash permite que as empresas desbloqueiem uma série de automações para gerenciar pagamentos a fornecedores, ao mesmo tempo em que fornece ferramentas para aumentar a precisão dos registros de transações e melhorar a visibilidade em todas as suas operações financeiras. Alguns recursos habilitados pelo Slash que podem otimizar o gerenciamento de fornecedores incluem:

Automação de pagamentos programados: Para pagamentos recorrentes a fornecedores, você pode programar transferências em qualquer um dos canais disponíveis do Slash para eliminar o processamento manual e garantir pagamentos pontuais a cada ciclo.
Contas virtuais: Separe os diferentes canais de fluxo de caixa entre diferentes equipes e entidades usando várias contas virtuais, que podem separar os fundos para melhorar a visibilidade e o controle sobre os gastos relacionados aos fornecedores.
Acompanhamento de pagamentos em tempo real: Monitore todos os pagamentos a fornecedores em tempo real, acompanhe o status dos pagamentos e mantenha total visibilidade sobre o fluxo de caixa para evitar surpresas e melhorar as previsões.
Gerenciamento de faturas: Em lançamento agora, o Slash permitirá que os usuários gerem faturas a partir de suas informações de contato armazenadas e gerenciem pagamentos de faturas pendentes a partir do painel do Slash.

Descubra soluções mais inteligentes para a gestão de fornecedores com a Slash

Embora o Slash não seja uma ferramenta independente de integração ou aquisição de fornecedores, é uma plataforma bancária empresarial abrangente que pode melhorar significativamente a parte dos pagamentos na gestão de fornecedores. Depois de os fornecedores serem integrados, o Slash facilita o pagamento rápido e económico, com maior visibilidade sobre o fluxo de caixa de saída da sua empresa.

A Slash oferece diversas opções de pagamento e ferramentas financeiras projetadas para simplificar as operações de pagamento a fornecedores:

Diversos métodos de pagamento: Acesse transferências ACH globais, transferências internacionais para fornecedores em mais de 180 países e pagamentos em tempo real via RTP ou FedNow. Controle os gastos diários com o cartão Slash Visa Platinum, que pode gerar até 2% de reembolso nas compras. Escolha o meio de transporte mais eficiente para cada fornecedor com base na localização, urgência e considerações de custo.
Suporte nativo para criptomoedas: Tenha acesso às transferências mais eficientes e econômicas possíveis com transferências usando stablecoins atreladas ao dólar americano, USDC ou USDT. Isso pode ser particularmente valioso para empresas que gerenciam uma base global de fornecedores com diferentes requisitos de pagamento. O suporte nativo a criptomoedas evita as taxas tradicionais de processamento e câmbio, ao mesmo tempo em que oferece tempos de liquidação mais rápidos.
Análise em tempo real: As informações de pagamento sincronizadas permitem que as equipes financeiras acompanhem os gastos com fornecedores, monitorem o status dos pagamentos e mantenham um controle mais rigoroso sobre as finanças da empresa com nosso painel de análise abrangente.
Contabilidade integrada: Conecte-se perfeitamente ao QuickBooks, reduzindo o trabalho de reconciliação manual e garantindo registros financeiros precisos em todas as transações com fornecedores.
Contas do Tesouro de alto rendimento: Coloque o dinheiro ocioso para trabalhar por meio de fundos integrados do mercado monetário da BlackRock e da Morgan Stanley, obtendo um rendimento anualizado de até 4,1% e mantendo-o acessível para pagamentos a fornecedores quando necessário.⁶

Ao simplificar o processo de pagamento e melhorar a visibilidade financeira, o Slash ajuda as empresas a aprimorar suas operações de gestão de fornecedores. Saiba mais visitando slash.com hoje.

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Perguntas frequentes

Como as ferramentas de integração de fornecedores simplificam o processo de integração?

As ferramentas de integração de fornecedores geralmente oferecem recursos para centralizar a documentação, automatizar verificações de conformidade e proporcionar visibilidade entre as partes interessadas. Elas podem reduzir o trabalho manual e criar consistência entre as diferentes equipes da empresa.

Quanto tempo normalmente leva para integrar novos fornecedores?

Os prazos de integração variam de acordo com a complexidade e os requisitos de conformidade, variando de alguns dias para relações simples a várias semanas para fornecedores complexos.

Quais métodos de pagamento funcionam melhor para pagamentos a fornecedores internacionais?

Os pagamentos internacionais a fornecedores funcionam melhor quando você tem várias opções de canais de pagamento à sua escolha. As transferências bancárias SWIFT oferecem amplo alcance global, enquanto as stablecoins em USD, como USDC ou USDT, podem fornecer alternativas mais rápidas e econômicas, que contornam as taxas bancárias tradicionais e as margens de câmbio. Plataformas como a Slash oferecem suporte a ambos os métodos, dando a você flexibilidade para selecionar o canal de pagamento ideal para cada fornecedor com base em sua localização, moeda preferida e requisitos de urgência.

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