Software de análise de gastos: como escolher a melhor opção para sua empresa
Para visualizar os gastos da sua empresa, imagine uma árvore. O tronco representa suas despesas diretas, ou seja, o dinheiro gasto em bens e serviços que mantêm seu negócio funcionando. Cada galho é um departamento ou equipe, que utiliza recursos para alimentar seus próprios projetos e objetivos. Juntos, eles produzem os frutos: os produtos e serviços que sua empresa oferece aos clientes.
Mas, sob a superfície, existe uma vasta rede de raízes, que representam suas despesas indiretas. Esses custos subterrâneos nem sempre recebem a mesma atenção que seus gastos diretos, mas são igualmente vitais para a saúde da sua empresa. Eles incluem tudo, desde assinaturas de software e taxas de fornecedores até viagens, logística e manutenção. Como esses custos tendem a ser menos visíveis do que seus gastos principais, eles podem estar repletos de erros e redundâncias dispendiosas.
Uma análise minuciosa dos gastos ajuda você a examinar cada parte dessa árvore — tronco, galhos e raízes — para revelar ineficiências, otimizar o fluxo de caixa e fortalecer a estratégia de compras. Ao entender para onde vai o seu dinheiro, você pode tomar decisões mais inteligentes, melhorar o capital de giro e garantir que cada centavo contribua para o crescimento.
Neste guia, vamos detalhar os fundamentos da análise de gastos, ajudando você a entender para onde vai o seu dinheiro, como ele é gasto e com quem você está gastando. Também mostraremos como uma plataforma moderna como o Slash, um painel completo para análise de gastos e serviços bancários empresariais, pode tornar esse processo mais rápido, fácil e transparente.¹
O que é análise de gastos e por que ela é importante?
A análise de gastos, em um nível elevado, é o processo de coletar e revisar dados de gastos para otimizar orçamentos, aprimorar a estratégia de sourcing, melhorar a conformidade e reduzir riscos. Ela pode ajudar as empresas a obter visibilidade sobre para onde seu dinheiro está indo e determinar se os gastos estão alinhados com as metas financeiras.
Um dos principais resultados da análise de gastos é a capacidade de refinar sua estratégia de compras. Compras é o processo estratégico de adquirir os bens e serviços de que sua empresa precisa para operar. Enquanto a aquisição se refere ao ato de comprar, as compras abrangem todo o ciclo de vida: definir requisitos, solicitar propostas, negociar contratos e gerenciar pagamentos.
Aqui está uma análise mais abrangente dos processos e resultados derivados da análise de gastos:
- Análise de gastos com compras: A análise dos dados de compras para compreender o fluxo de caixa da empresa e avaliar se os gastos apoiam a estratégia de negócios. As informações obtidas são utilizadas para fortalecer as relações com os fornecedores, reduzir fornecedores redundantes e negociar preços ou condições de pagamento mais favoráveis.
- Análise de gastos com fornecedores: Um componente da análise de gastos que envolve a compilação, limpeza e análise de dados relacionados aos fornecedores. Ao comparar todos os dados dos seus fornecedores sobre custos, prazos de entrega, categorias e perfis de risco, você pode encontrar maneiras de aproveitar melhor seu relacionamento de trabalho e negociar condições mais favoráveis – um processo chamado gestão de relacionamento com fornecedores (SRM).
- Análise de gastos com TI: A revisão de todas as despesas relacionadas à tecnologia (infraestrutura digital, assinaturas de SaaS, ferramentas de segurança cibernética, provedores de serviços gerenciados e muito mais) para identificar ineficiências e oportunidades de redução de custos. Esse processo combina dados de inventário do sistema com feedback dos funcionários para determinar quais ferramentas são usadas ativamente, quem as usa e se existem alternativas que oferecem melhor valor ou segurança.
Realizar análises regulares de gastos é fundamental para garantir que as finanças da sua empresa estejam em ordem. Sem isso, sua empresa pode ignorar padrões de gastos irresponsáveis dos funcionários, continuar pagando por softwares não utilizados ou redundantes e perder possíveis economias de custos na contratação ou negociação de contratos com fornecedores. Uma solução automatizada de análise de gastos como o Slash pode simplificar esse processo, otimizando a coleta, organização e análise de dados.
Benefícios da análise automatizada de gastos
A análise de gastos depende da coleta e análise de grandes volumes de dados comerciais. Normalmente, o processo de organização, limpeza e utilização de dados de remessas era lento e tedioso. Uma plataforma digital de análise de gastos como o Slash pode simplificar esse trabalho, capturando e organizando automaticamente os dados de despesas, gerando análises detalhadas das tendências de gastos a longo prazo e sincronizando as informações de remessas com seus sistemas contábeis e ERP. Aqui estão alguns benefícios adicionais que podem resultar do uso de um sistema automatizado de análise de gastos:
Visibilidade em tempo real dos gastos
Painéis como os oferecidos pela Slash fornecem informações em tempo real sobre suas transações, contas e atividades com cartões de crédito, oferecendo análises poderosas de gastos sem a necessidade de compilação manual de dados. Ao usar uma plataforma automatizada de gerenciamento de despesas, sua empresa pode manter a visibilidade dos padrões de gastos, acompanhar o desempenho entre departamentos e tomar decisões financeiras baseadas em dados.
Economia de tempo
As ferramentas automatizadas de análise de gastos economizam tempo ao eliminar a limpeza manual de dados e o trabalho com planilhas, que podem retardar as equipes de análise de gastos e compras. Em vez de rastrear faturas ou corrigir inconsistências, os sistemas modernos de compras e as plataformas de gerenciamento de despesas limpam, padronizam e organizam automaticamente os dados financeiros. Esses sistemas usam taxonomias consistentes (categorias estruturadas para despesas, fornecedores e departamentos) para que as transações sejam classificadas com precisão, sem esforço manual. O resultado são dados mais limpos, análises mais rápidas e insights financeiros mais confiáveis.
Redução de custos
Embora o objetivo principal da análise de gastos seja reduzir custos, simplificar seus processos de análise de gastos e compras também pode gerar economias adicionais, minimizando a necessidade de supervisão manual ou pessoal dedicado. Identificar oportunidades de redução de custos por meio da análise automatizada de gastos e eliminar despesas redundantes pode fortalecer significativamente seu capital de giro, levando a economias de longo prazo, maior eficiência do fluxo de trabalho e melhor saúde financeira geral.
Controles de conformidade reforçados
Sem uma análise abrangente dos seus gastos, você pode estar ignorando o comportamento de gastos dos funcionários que reduz desnecessariamente os seus resultados financeiros. A análise automatizada de gastos pode melhorar a visibilidade dos gastos, identificando tanto gastos não autorizados quanto atividades de TI paralelas. Gastos não autorizados referem-se a compras feitas fora dos canais de aquisição aprovados ou sem seguir as políticas de conformidade, enquanto TI paralela descreve software ou tecnologia comprados com fundos da empresa sem a autorização do departamento de TI. Com ferramentas para sinalizar compras erradas automaticamente, o software de análise automatizada de gastos ajuda a garantir a conformidade com as políticas.
Melhoria na gestão do relacionamento com fornecedores
A realização de análises de gastos com fornecedores e compras pode revelar oportunidades para fortalecer sua estratégia de sourcing de fornecedores, consolidar sua cadeia de suprimentos e aproveitar os relacionamentos existentes para negociar melhores preços ou termos contratuais. O painel de gerenciamento financeiro da Slash automatiza esse processo, organizando todos os pagamentos a fornecedores, parceiros comerciais ou provedores de SaaS e gerando análises comparativas detalhadas e visões gerais de despesas de longo prazo. Essas informações podem lhe dar a vantagem necessária para negociar de forma mais eficaz nas discussões de gerenciamento de contratos.
O que procurar em um software de análise de gastos
Atualmente, as empresas têm à sua disposição uma grande variedade de ferramentas de análise de compras e gastos, mas nem todas as plataformas oferecem o mesmo nível de visibilidade ou controle. Aqui estão algumas características a serem consideradas:
- Ferramentas com tecnologia de inteligência artificial: A inteligência artificial está transformando a forma como as empresas gerenciam suas despesas. Plataformas que utilizam IA ou agentes de aprendizado de máquina para automatizar fluxos de trabalho de compras podem reduzir drasticamente a necessidade de entrada manual de dados ou criação de relatórios.
- Acompanhamento personalizável e automatizado de despesas: Nem todos os sistemas de compras oferecem visibilidade em tempo real dos gastos. Algumas ferramentas apenas organizam os dados de despesas após as compras serem feitas, o que pode limitar sua capacidade de identificar problemas antecipadamente ou aplicar políticas de conformidade. Procure um sistema como o Slash, que permite monitorar transações e controlar os gastos dos funcionários com antecedência.
- Painéis financeiros detalhados e fáceis de usar: Alguns softwares de análise de gastos são projetados para equipes de compras profissionais em grandes corporações. Embora essas plataformas possam oferecer ferramentas poderosas, elas podem ser difíceis de configurar e utilizar. Para empresas menores, escolha um software que ofereça análises poderosas sem exigir configuração ou treinamento complexos.
- Integrações de dados: Ferramentas de análise de gastos que se conectam aos seus sistemas contábeis ou ERP podem economizar muito tempo. O Slash, por exemplo, permite exportar dados de despesas diretamente para o QuickBooks e o Xero, usando taxonomias padronizadas que funcionam em plataformas financeiras SaaS e ERP.
- Informações e alertas em tempo real: Em vez de esperar pelos relatórios mensais, procure um software que forneça atualizações em tempo real sobre os gastos da empresa. Alertas em tempo real podem ajudá-lo a detectar rapidamente fraudes, TI paralela ou gastos indevidos, garantindo que os fundos da empresa sejam usados de forma responsável.
Plataformas de análise de gastos para sua empresa
Existem muitas ferramentas de análise de gastos e compras no mercado, cada uma oferecendo diferentes recursos e níveis de complexidade. Abaixo está uma visão geral de algumas plataformas notáveis e como elas abordam os gastos comerciais e a gestão de fornecedores:
Ideal para análise de gastos completa: Slash
Para empresas que desejam visibilidade e controle imediatos sem configurações complexas, o Slash oferece o caminho mais rápido para economias reais e operações financeiras simplificadas. Ao contrário dos pacotes de análise de gastos que apenas relatam os gastos após o fato, o Slash permite definir regras predefinidas e controlar o uso do cartão dentro do mesmo sistema. Isso significa que sua equipe financeira pode não apenas ver como o dinheiro está sendo gasto, mas também gerenciar ativamente os gastos à medida que eles ocorrem. Além disso, com ferramentas de monitoramento baseadas em IA, suas despesas são automaticamente categorizadas e compiladas para gerar insights em tempo real sobre os hábitos de gastos da empresa.
Melhor para automação de IA: Zycus Compras eletrônicas
A Zycus fornece software para analisar e organizar os gastos da empresa. Ela usa inteligência artificial para classificar dados sobre fornecedores, produtos e custos, e cria painéis para mostrar onde o dinheiro está sendo gasto. A plataforma também pode agrupar compras menores, às vezes chamadas de gastos secundários, e ajudar as empresas a identificar áreas onde podem economizar dinheiro ou melhorar as decisões de compra. A maior parte do que a Zycus oferece se concentra na otimização das atividades de gastos, em vez de gerenciar compras em tempo real.
Ideal para funcionalidade na suíte: Oracle Nuvem de compras
O Oracle Procurement Cloud oferece um painel configurável que acompanha as compras, faturamento, requisições e gestão de fornecedores em todos os departamentos. Ele fornece ferramentas de análise e gestão de catálogos para garantir que os compradores utilizem fornecedores e preços aprovados. O ponto forte da plataforma reside na sua integração com o conjunto mais amplo de soluções Oracle Cloud, tornando-a uma boa opção para empresas já integradas no ecossistema Oracle. No entanto, essa é também a sua principal limitação: o Oracle Procurement Cloud pode ser complexo de implementar, exigindo formação dedicada e familiaridade com os produtos Oracle para ser utilizado de forma eficaz.
Melhor para gestão de relacionamento com fornecedores: Ivalua
A Ivalua utiliza ferramentas de IA para analisar gastos e melhorar as relações com fornecedores. Ela se concentra em mapear as despesas de toda a empresa e apoiar decisões de sourcing, mas não é uma plataforma completa para gerenciar comportamentos de gastos diários. Embora seja útil para compras estratégicas, ela oferece menos funcionalidades para acompanhamento de despesas em tempo real ou controle direto de gastos.
Ideal para compras em nível empresarial: SAP Ariba
O SAP Ariba, que substituiu o IBM Emptoris, rastreia o que os funcionários compram, quanto gastam em cada categoria e se estão usando fornecedores aprovados. Ele pode ajudar a identificar oportunidades potenciais de economia e consolidar dados de compras em relatórios mais claros e úteis. Ele também possui sistemas de compras integrados para ajudar a otimizar os gastos, o gerenciamento de contratos e o abastecimento da sua empresa. No entanto, a complexidade do Ariba pode torná-lo menos ágil para equipes que desejam uma implantação rápida ou controles de gastos flexíveis.
Ideal para um faturamento mais inteligente: Basware
A Basware é mais conhecida por suas ferramentas automatizadas de processamento de faturas e gerenciamento de contas a pagar. Ela ajuda as empresas a digitalizar as faturas dos fornecedores e padronizar as aprovações de pagamento, mas seu foco principal são os fluxos de trabalho financeiros de back-end, e não o gerenciamento direto de despesas. Como resultado, a Basware pode complementar os sistemas existentes, mas pode não servir como uma solução autônoma para gerenciar as despesas de toda a empresa.
Obtenha informações financeiras em tempo real com o Slash
O Slash é uma plataforma completa para análise de gastos e serviços bancários empresariais, projetada para oferecer às empresas visibilidade total sobre suas operações financeiras. Enquanto outras plataformas podem se especializar em funções específicas, como gestão de fornecedores ou faturamento, o Slash combina vários recursos de análise de gastos em um único sistema conectado.
O painel financeiro Slash organiza transações, pagamentos a fornecedores e pagamentos com cartões corporativos em tempo real. Ele automatiza o acompanhamento de despesas, simplifica a geração de relatórios e sincroniza dados de remessas diretamente com softwares de contabilidade como QuickBooks e Xero. Além disso, análises e tendências claras podem ajudar os empresários a identificar ineficiências, descobrir economias e obter vantagem nas negociações com fornecedores.
Mas o Slash é mais do que apenas uma ferramenta de análise de gastos. O cartão Slash Visa® Platinum integra-se diretamente à plataforma, permitindo que as empresas definam limites de gastos personalizados, monitorem compras e ganhem até 2% de reembolso nas compras. O Slash também oferece suporte a transferências bancárias e ACH rápidas, além de opções de pagamento em tempo real por meio do RTP e do FedNow. E para empresas fora dos EUA, a stablecoin do Slash, USDSL, atrelada ao dólar americano, permite pagamentos internacionais sem taxas de transação estrangeiras por meio de nossa conta Global USD, oferecendo uma maneira mais rápida e econômica de transferir dinheiro em todo o mundo.⁴
Sistemas complexos de aquisição podem exigir equipes especializadas para operar, mas o Slash torna a gestão financeira acessível.
Perguntas frequentes
O que são métricas e KPIs de análise de gastos?
As métricas de análise de gastos e os KPIs (indicadores-chave de desempenho) são referências mensuráveis utilizadas para acompanhar a eficiência com que uma empresa gerencia seus gastos. Essas métricas ajudam as empresas a entender não apenas quanto estão gastando, mas também se esses gastos estão alinhados com os objetivos da empresa e as prioridades orçamentárias.
Como as ferramentas de análise de gastos podem apoiar a conformidade em setores altamente regulamentados?
Em setores altamente regulamentados, como saúde, finanças ou governo, as ferramentas de análise de gastos desempenham um papel vital na manutenção da conformidade. As plataformas podem rastrear automaticamente transações, detalhes de fornecedores e registros de pagamentos, criando um rastro documental que atende aos padrões regulatórios de relatórios. Elas também podem sinalizar compras feitas fora dos canais aprovados, identificar fornecedores sem as certificações adequadas e garantir que os gastos estejam alinhados com a política da empresa ou os requisitos legais.
