Como a automação de faturas pode otimizar seu processo de contas a pagar
Os fluxos de trabalho antiquados de contas a pagar podem prejudicar significativamente o departamento financeiro de uma empresa. Quando as equipes financeiras dependem de faturas em papel, entrada manual de dados e cadeias de aprovação lentas, surgem obstáculos e o tempo se esgota. Esse estilo ultrapassado de processamento manual de faturas pode levar a atrasos nos pagamentos, prejudicando o relacionamento com os fornecedores, à perda de recibos que passam despercebidos e a erros na entrada de dados que causam dores de cabeça em termos de conformidade.
Essas questões têm um impacto real nos negócios. Atrasos nos pagamentos podem resultar em multas e prejudicar o relacionamento com os fornecedores, enquanto erros na entrada de dados criam pesadelos de reconciliação. Recibos perdidos prejudicam a precisão dos relatórios de despesas e podem levar a auditorias devido a registros financeiros inconsistentes.
A solução para esse problema é a automação de faturas com um software que captura, encaminha, aprova e paga faturas sem intervenção manual. Plataformas bancárias empresariais como o Slash podem eliminar esses pontos críticos com automação de contas a pagar, fluxos de trabalho de pagamento seguros e integrações com seu software de contabilidade atual.¹ O resultado é um processamento mais rápido que oferece visibilidade completa do seu processo de contas a pagar, desde o recebimento da fatura até a confirmação do pagamento.
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O que é automação do processamento de faturas?
A automação do processamento de faturas é o ato de otimizar todo o fluxo de trabalho de contas a pagar e trazê-lo para o mundo digital. Em vez de inserir manualmente os dados das faturas no seu sistema contábil, encaminhar documentos em papel para aprovação e contar recibos, os sistemas automatizados realizam essas tarefas sem a necessidade de esforço humano (ou erros).
Em última análise, a automação de faturas reduz significativamente o trabalho tedioso. Quando uma fatura de um fornecedor chega, o software de processamento de faturas extrai detalhes importantes, como nome do fornecedor, número da fatura e condições de pagamento. Essas informações são então validadas e encaminhadas rapidamente para os responsáveis pela aprovação. O Slash pode otimizar ainda mais esse processo, sincronizando-se com seu software de contabilidade para comparar os registros de transações com as faturas que você recebeu dos fornecedores.
A automação do processamento de faturas funciona em conjunto com a automação das contas a pagar (AP). Se a sua organização ainda está atolada com um processo manual de contas a pagar, a automação das AP é um atalho para pagamentos mais rápidos aos fornecedores e uma contabilidade mais precisa.
Benefícios da automação do processamento de faturas
Aprovações e pagamentos de faturas mais rápidos
O processamento automatizado de faturas pode levar a aprovações mais rápidas, especialmente quando comparado a fluxos de trabalho que envolvem várias pessoas de diferentes setores de uma administração. Os recursos de pagamento em tempo real e criptografia do Slash permitem um recebimento e liquidação mais rápidos das faturas, simplificando todo o processo de faturamento.
Maior visibilidade e previsão do fluxo de caixa
Antes da automação do AP, as faturas eram frequentemente armazenadas em várias plataformas, arquivos e pastas, dificultando às empresas saber exatamente o que deviam. A automação de faturas fornece visibilidade em tempo real das suas faturas pendentes, do seu estado de aprovação e das datas de pagamento programadas. Essas informações permitem uma previsão mais precisa do fluxo de caixa e uma melhor gestão do capital de giro.
Redução de erros manuais e pagamentos duplicados
Com mesas cheias de papelada, é inevitável que os contadores cometam erros durante a entrada manual de dados. Faturas duplicadas, recibos perdidos e erros de digitação podem surgir e causar estragos ao longo do processo de elaboração de relatórios de despesas.
A automação de faturas geralmente vem acompanhada da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que extrai os dados da fatura com precisão e rapidez. Quase não há margem para erros manuais quando o OCR copia os dados diretamente da fonte.
Relações mais sólidas com fornecedores por meio de pagamentos pontuais
Você não quer quebrar a confiança dos seus fornecedores pagando faturas após o vencimento. Quando os fornecedores não podem contar com transações pontuais, eles podem solicitar condições menos favoráveis ou priorizar outros clientes. Plataformas de automação de contas a pagar, como o Slash, oferecem programação automatizada de pagamentos, mantendo suas operações mais organizadas e seus fornecedores satisfeitos.
Relatórios em tempo real para equipes financeiras
É importante que as empresas ajam com agilidade com base em informações atualizadas, mas os processos manuais de contas a pagar dificultam a geração de relatórios oportunos sobre gastos e previsões orçamentárias. As equipes financeiras muitas vezes passam horas compilando dados de várias fontes apenas para responder a perguntas básicas de contabilidade. Sistemas de automação de contas a pagar, como o Slash, oferecem painéis e relatórios em tempo real que dão às equipes financeiras uma visibilidade clara das principais análises. Recursos como categorização automatizada de despesas e integrações de software de contabilidade permitem uma tomada de decisão mais estratégica com base em dados atuais.
Principais recursos do software de automação do processamento de faturas
Seu software de automação de contas a pagar deve oferecer um conjunto abrangente de recursos que atendam a todas as etapas do processo de contas a pagar. Ao procurar uma solução, procure por estes recursos essenciais:
Captura automatizada de faturas e extração de dados
Graças à sua capacidade de carregar informações tanto de faturas em PDF quanto em papel, a tecnologia OCR é um dos recursos mais úteis de um bom sistema de automação de faturas. O OCR pode eliminar horas de entrada manual de dados e a maioria dos erros que isso acarreta.
Roteamento do fluxo de trabalho e aprovações em vários níveis
A automação AP garante que as faturas cheguem aos aprovadores certos o mais rápido possível. O software não apenas acelera o processo e centraliza os documentos em um único local, mas seus recursos de categorização de despesas podem facilitar a determinação de quais faturas são destinadas a quais indivíduos.
Integração com software de ERP e contabilidade
Seu sistema ERP ou contábil deve funcionar em conjunto com seu software de automação de faturas. Graças à sincronização em tempo real, você terá novas faturas, relatórios atualizados e pagamentos reconciliados em um só lugar. Fique atento a plataformas como o Slash, que se conectam a aplicativos populares como o QuickBooks.
Agendamento e execução de pagamentos
Assim que uma fatura for aprovada, seu sistema deve agendar automaticamente a transação e, posteriormente, executar os pagamentos na data de vencimento através do método escolhido: ACH, transferência bancária ou cartão virtual.
Trilhas de auditoria e relatórios
Para fins de conformidade fiscal, todas as ações, desde a criação do pedido de compra até o pagamento, devem ser registradas com carimbos de data/hora e informações importantes. Isso cria um registro completo para auditorias e facilita o rastreamento de discrepâncias. Softwares de contas a pagar, como o Slash, oferecem visibilidade detalhada e ferramentas de relatórios que permitem que as equipes financeiras otimizem continuamente suas operações de processamento de faturas.
Com o Slash, você obtém processamento automatizado de faturas, fluxos de trabalho de aprovação e execução de pagamentos, tudo conectado às suas contas bancárias e cartões comerciais. Essa integração elimina a necessidade de reconciliar dados em vários sistemas e oferece visibilidade incomparável de todo o seu fluxo de caixa. O relatório de despesas e a preparação de impostos tornam-se muito fáceis quando as equipes financeiras podem acompanhar o status das faturas, o andamento da aprovação e a execução dos pagamentos em tempo real, tudo a partir de um único painel.
Desafios comuns no processamento automatizado de faturas
Embora a automação de faturas geralmente traga benefícios significativos, a implementação e otimização desses sistemas podem apresentar dificuldades iniciais. Aqui estão alguns obstáculos que sua empresa pode encontrar, juntamente com maneiras de superá-los:
Entrada de dados incorreta ou dados de fatura de baixa qualidade
Mesmo a melhor tecnologia OCR pode ter dificuldades com faturas mal formatadas, notas manuscritas ou digitalizações de baixa resolução. Faturas desorganizadas dificultam muito a extração de dados, tornando os uploads imprecisos e frustrando o objetivo do software.
Corrija assim: Trabalhar com fornecedores para padronizar formatos de faturas e priorizar documentos eletrônicos sempre que possível. Também é útil enviar lembretes de que todos os documentos manuscritos devem estar limpos e legíveis, assim como nos lembravam quando preenchíamos testes padronizados na escola.
Fluxos de trabalho complexos de aprovação
Os fluxos de trabalho de aprovação podem ser excessivamente complicados; se cada fatura exigir várias aprovações, independentemente do valor, todo o processo muitas vezes fica atrasado e parado.
Corrija assim: Desenvolver fluxos de trabalho de aprovação mais eficientes que equilibrem controle e eficiência. Se você classificar os pagamentos por valor em dólares e categoria de despesas, idealmente reduzirá seus envios para uma única pessoa por fatura, em vez de duas.
Complexidade dos pagamentos entre várias entidades ou transfronteiriços
As empresas com múltiplas entidades ou clientes internacionais enfrentam uma série de desafios. Os pagamentos transfronteiriços envolvem taxas de câmbio e tempos de processamento mais longos, e as empresas com várias subsidiárias têm de lidar com diferentes contas bancárias e obrigações fiscais.
Corrija assim: Escolha uma plataforma de automação de faturas criada para lidar com essas complexidades. A Slash facilita os pagamentos internacionais com taxas de transferência baixas, suporte a criptomoedas e stablecoins e visibilidade em tempo real das taxas de câmbio.⁴ Organizações com várias subsidiárias também podem utilizar o painel de controle único da Slash para rastrear e relatar atividades financeiras entre entidades e contas.
Resistência à adoção de novas tecnologias
Nem todos se sentem confortáveis com mudanças, especialmente se você tem uma equipe veterana que trabalha “à sua maneira” há anos. Algumas pessoas não são tecnologicamente experientes, enquanto outras não têm interesse algum em experimentar ferramentas automatizadas.
Corrija assim: Integração, treinamento e foco nos aspectos positivos. Mostre à sua equipe financeira como a automação elimina o trabalho manual tedioso, acelera o processamento de pagamentos e permite que eles se concentrem em questões mais urgentes. Quando virem a tecnologia OCR extrair e carregar dados em segundos, eles podem mudar de ideia.
Otimize a automação de faturas com o Slash
O faturamento deve estar alinhado com todos os outros aspectos financeiros da sua empresa. Com a plataforma bancária empresarial Slash, você pode enviar e acompanhar faturas no mesmo lugar em que gerencia os gastos com cartão, pagamentos internacionais e outros elementos financeiros. Nossa plataforma de automação de contas a pagar combina visibilidade em tempo real com controles granulares, oferecendo controle total sobre seu fluxo de caixa e simplificando os processos de contas a pagar que costumavam ser um fardo.
O Slash permite que você acompanhe todas as faturas, desde o recebimento até o pagamento, em tempo real. Veja quando os pedidos de compra foram criados, quais faturas estão pendentes de aprovação e quando os pagamentos estão programados para serem executados. Graças às nossas integrações com softwares de contabilidade como o Quickbooks, você poderá sincronizar seus dados contábeis nos dois sentidos, utilizar a tecnologia OCR e gerenciar faturas de fontes externas em um só lugar.
Com nossa solução de automação, os pagamentos internacionais que você está rastreando também se tornam mais eficientes. A Slash oferece suporte a ACH global, transferências internacionais para mais de 180 países e pagamentos domésticos em tempo real por meio do RTP e do FedNow. Para empresas que trabalham com criptomoedas, também é possível converter fundos em stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDT ou USDC, para enviar transferências de forma rápida e econômica.
Economize tempo, dinheiro e dores de cabeça para sua equipe financeira modernizando seus recursos de processamento de faturas com o Slash.
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Perguntas frequentes
Quais sistemas ERP/contábeis são os melhores para pequenas empresas?
O tamanho da sua empresa pode ser um fator significativo na escolha da solução de automação mais adequada. O Quickbooks é um software de contabilidade que oferece um plano de preços para iniciantes, ajudando equipes menores a automatizar a contabilidade, o faturamento e o controle de despesas. Por outro lado, uma plataforma como o Sage Intacct é mais adequada para grandes empresas, com ferramentas para múltiplas entidades e relatórios avançados.
O que são ordens de compra e como elas se encaixam no fluxo de trabalho de faturas?
As ordens de compra são documentos juridicamente vinculativos emitidos por um comprador a um vendedor que descrevem as condições de pagamento e os bens ou serviços esperados antes da entrega. Uma ordem de compra é o primeiro passo no fluxo de trabalho de uma fatura; uma empresa inicia a compra e a fatura é criada e registrada.
Existe alguma diferença entre a automação das contas a pagar e a automação do processamento de faturas?
A automação de contas a pagar normalmente se refere a uma gama mais ampla de fluxos de trabalho do que a automação do processamento de faturas. O processamento de faturas se concentra especificamente nas etapas automatizadas relacionadas às faturas, enquanto a automação de contas a pagar pode incluir ações como categorização de despesas e programação de pagamentos.
