Como otimizar seu processo de contas a pagar
As contas a pagar (AP) são uma parte importante do conjunto de ferramentas financeiras de uma empresa. Receber faturas de fornecedores e emitir pagamentos consistentes aos vendedores estimula o crescimento, melhora as relações e mantém os fluxos de trabalho funcionando perfeitamente. No entanto, quando os processos de contas a pagar são ineficientes, você terá exatamente o oposto.
Dada a complexidade da gestão de contas a pagar, acompanhar os pedidos de compra e as faturas pode ser uma tarefa exaustiva. Quando feito manualmente por contadores, os processos de contas a pagar podem sofrer erros de entrada de dados, faturas perdidas ou simplesmente lentidão. Otimizar todo o processo de contas a pagar com a automação de contas a pagar pode ajudar as empresas a superar esses pontos críticos.
Neste guia, discutiremos o processo de contas a pagar, suas etapas do início ao fim e como a automação pode economizar tempo e energia das equipes. Também destacaremos como plataformas bancárias modernas, como o Slash, podem automatizar seu processo de contas a pagar com ferramentas que automatizam pagamentos, fornecem visibilidade em tempo real das transações e oferecem transferências globais de baixo custo com criptomoedas.¹, ⁴
Entendendo o processo de contas a pagar
“Contas a pagar”, em termos simples, é a obrigação de uma empresa de pagar por bens e serviços recebidos a crédito. Se as finanças de uma organização estiverem em fluxo, ela pode colocar suas transações comerciais com fornecedores a crédito, em vez de pagá-las na hora. Ao contrário da fatura do cartão de crédito que você ou eu recebemos mensalmente, no entanto, uma empresa pode pagar faturas de inúmeras contas, momentos e departamentos diferentes. É por isso que o processo de contas a pagar precisa ser simplificado e preciso.
O processamento de faturas, as aprovações de pagamentos e os relatórios precisos são apenas algumas das responsabilidades que os profissionais financeiros têm de conciliar ao gerenciar contas a pagar. Garantir que os fornecedores sejam pagos em dia pode ser o seu maior desafio, especialmente quando os processos de contas a pagar são prejudicados por processos de aprovação lentos.
O processo de contas a pagar: 6 etapas principais
Vamos dar uma olhada em uma análise passo a passo típica do processo de contas a pagar:
Criação de ordem de compra (PO)
Uma ordem de compra é um documento emitido por um comprador a um vendedor que descreve as condições de pagamento e os bens ou serviços esperados antes da entrega. Portanto, o primeiro passo é elaborar uma para o seu pedido.
Recebimento de faturas e captura de dados
Reúna as faturas dos fornecedores, seja digitalizando uma cópia física, baixando um PDF de um e-mail ou enviando um arquivo de fatura para o seu sistema de contas a pagar ou contabilidade com tecnologia OCR para capturar automaticamente os detalhes.
Verificação e aprovação de faturas
Mantenha-se em dia com a contabilidade verificando a precisão dos itens, garantindo a conformidade, encaminhando para as pessoas certas para aprovação e inserindo tudo no livro razão.
Agendamento de pagamentos
Planeje as datas de pagamento de acordo com os termos acordados com o seu fornecedor e o fluxo de caixa da sua empresa. A plataforma bancária empresarial da Slash permite que você programe pagamentos nos momentos certos e automatize sua execução, o que significa que você nunca precisará se preocupar em perder essas datas de vencimento.
Execução do pagamento
Pague faturas de bens ou serviços via ACH, transferência bancária ou cartão corporativo. Alguns cartões corporativos, como o cartão Slash Visa® Platinum, oferecem controles detalhados de gastos e informações em tempo real que simplificam o rastreamento e o registro de transações.¹
Manutenção de registros e relatórios
Retorne ao livro razão para documentar os pagamentos para fins de contabilidade, auditorias e manutenção de relações sólidas com os fornecedores.
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Desafios comuns no processo de contas a pagar
Gerenciar o processo de contas a pagar manualmente pode levar a uma série de obstáculos e atrasos, tais como:
Omissões e erros
Quando os contadores inserem manualmente os dados de dezenas de recibos espalhados por caixas de entrada de e-mail, arquivos e plataformas de contabilidade, o erro humano pode aumentar significativamente. Números trocados, entradas duplicadas e transações incompatíveis podem se acumular ao longo do tempo. Isso pode levar a relatórios de despesas imprecisos, deduções fiscais perdidas e até mesmo auditorias.
Dificuldade em rastrear pagamentos
Para equipes financeiras que trabalham com uma combinação de recibos digitais e físicos, obter visibilidade em tempo real dos gastos pode ser quase impossível. Analisar o fluxo de caixa da sua empresa e planejar orçamentos pode exigir a reconciliação manual de recibos em papel, PDFs digitais, confirmações por e-mail e extratos bancários. Esse é um processo lento — quando tudo estiver reunido, pode já estar desatualizado ou incompleto.
Categorização inconsistente ou pouco clara das despesas
Uma categorização inadequada das despesas comerciais pode tornar o acompanhamento dos pagamentos e os relatórios financeiros ainda mais difíceis. Quando as despesas não são categorizadas adequadamente — como distinguir entre material de escritório, assinaturas de software e despesas de viagem —, você e sua equipe podem ter dificuldade para analisar os padrões de gastos ou preparar relatórios precisos. Classificar as compras com um software moderno como o Slash pode economizar tempo e melhorar a precisão dos relatórios.
Processamento e aprovação lentos de faturas
Algumas empresas exigem aprovações sequenciais de gerentes, chefes de departamento e executivos antes de processar pagamentos. Esses atrasos podem se prolongar significativamente quando as solicitações de aprovação dependem de documentos físicos que precisam ser encaminhados entre diferentes escritórios ou locais. É melhor organizar as faturas em uma plataforma digital centralizada, onde vários aprovadores podem revisar e assinar simultaneamente.
A vantagem de automatizar as contas a pagar
Por uma questão de rapidez, precisão e escalabilidade, as equipes financeiras devem considerar o uso de softwares especializados criados para automatizar seus processos de contas a pagar. Aqui estão algumas das vantagens da automação de contas a pagar em relação aos métodos manuais:
Eficiência e economia de tempo
Em termos simples, a automação de AP economiza tempo para sua equipe. Quando seu departamento financeiro consegue se antecipar ao fluxo de trabalho diário, ele fica livre para gerenciar orçamentos e prever despesas que, de outra forma, seriam difíceis demais de acompanhar.
Facilidade de geração de relatórios
Um aspecto importante da contabilidade é manter seus relatórios de despesas em conformidade com as normas fiscais no seu livro razão e aproveitar as deduções sempre que possível. Graças a ferramentas de relatórios robustas e à capacidade de categorizar suas despesas, a automação de contas a pagar pode tornar isso muito mais fácil. Plataformas como o Slash adicionam a capacidade de registrar transações de saída por ACH, transferências eletrônicas e até mesmo por meio de criptomoedas.
Escalabilidade para organizações com várias entidades
Uma empresa em rápido crescimento muitas vezes ultrapassa sua própria força de trabalho, resultando em um punhado de contadores ficando responsáveis por montanhas de recibos e uma variedade de contas bancárias comerciais diferentes. A automação de contas a pagar gerencia toda essa papelada e classifica os pagamentos sem esforço. Para aqueles com organizações com várias entidades, o Slash permite que os usuários configurem visualizações separadas do painel para suas subsidiárias, permitindo que o software de contas a pagar funcione de forma organizada em cada entidade.
Precisão e consistência
Quando o seu software de automação de contas a pagar se integra ao seu sistema de contabilidade atual, ele extrai os dados diretamente da fonte, permitindo que você pule a entrada manual de dados e evite erros dispendiosos. As plataformas de contas a pagar também podem categorizar as despesas comerciais automaticamente, economizando tempo e eliminando o elemento de julgamento humano. O Slash se integra a sistemas de contabilidade como Quickbooks e Xero, permitindo que os usuários sincronizem suas transações de contas a pagar, contas bancárias e outros dados financeiros em ambas as direções.
Como implementar a automação de contas a pagar na sua empresa
Aqui estão as etapas que você deve seguir para introduzir a automação completa do ciclo de contas a pagar em seu departamento financeiro:
Revise seu fluxo de trabalho de contas a pagar
Você vai querer ter uma visão geral de como é o seu processo de contas a pagar atualmente e como ele pode mudar. Esteja atento ao custo por fatura, quanto você está pagando por taxas de transferência bancária ou ACH, quanto tempo leva o seu processo de aprovação e o que é documentado no final do processo.
Identifique os pontos fracos
Ao avaliar seu fluxo de trabalho, pergunte-se duas coisas: “Onde estão sendo cometidos erros?” e “Alguma dessas etapas é redundante?”. As tarefas propensas a erros humanos podem ser fáceis de identificar, mas você também deve ficar atento às etapas que podem ser eliminadas por serem repetitivas ou desnecessárias.
Escolha um software de automação de contas a pagar
A solução AP certa complementará seu fluxo de trabalho e se integrará ao seu software de contabilidade atual. A plataforma bancária empresarial Slash é um bom exemplo de um sistema que automatiza o rastreamento de pagamentos, o gerenciamento de despesas e os pagamentos a fornecedores, ao mesmo tempo em que se sincroniza com muitos aplicativos de contabilidade populares.
Treine e integre sua equipe
Embora essas plataformas possam automatizar os processos de contas a pagar, elas não podem automatizar a integração de seus próprios funcionários. Certifique-se de ter as pessoas certas responsáveis pelo seu software de contas a pagar e que elas estejam totalmente equipadas com o conhecimento necessário para utilizá-lo com eficiência.
Monitorar e otimizar
Você vai querer revisar seu novo fluxo de trabalho da mesma forma que fez com o antigo. Compare seu processo automatizado de contas a pagar com o método antigo, garantindo que os problemas anteriores tenham sido resolvidos e ficando atento a possíveis contratempos que possam surgir à medida que sua equipe se adapta às novas ferramentas.
Otimize seu processo de contas a pagar com o Slash
Um sistema de contas a pagar moderno e automatizado pode mudar completamente o fluxo de trabalho financeiro de uma empresa. Nossas ferramentas de automação de contas a pagar ajudam as equipes financeiras a processar pagamentos mais rapidamente, melhorar os relatórios, reduzir erros e manter relacionamentos sólidos com fornecedores.
O Slash permite que os usuários automatizem os pagamentos a fornecedores e a organização de faturas, permitindo minimizar pagamentos pendentes e obter maior visibilidade sobre aqueles que precisam ser resolvidos. Com os recursos de pagamento global e suporte nativo a criptomoedas da nossa plataforma, essas transações podem ser feitas para qualquer local sem as altas taxas que normalmente acompanham esse tipo de operação.
Graças às nossas integrações com sistemas de contabilidade como o Quickbooks e outros, seus dados financeiros atuais podem ser sincronizados e centralizados em um único local. Nossas ferramentas de automação oferecem às empresas acesso a dados transparentes de faturas e pagamentos, acompanhamento e relatórios em tempo real e melhor controle financeiro. Você terá os benefícios da automação sem a sobrecarga de ter que lidar com vários sistemas.
A plataforma bancária empresarial Slash também oferece acesso a:
- Cartão Slash Visa Platinum: Automatize a categorização de despesas e aproveite os controles granulares de gastos – enquanto ganha até 2% de reembolso.
- Pagamentos globais simplificados: Envie e receba pagamentos para mais de 180 países em mais de 35 moedas
- Sistemas de pagamento em tempo realO suporte para RTP e FedNow permite transferências domésticas quase instantâneas, proporcionando maior velocidade e flexibilidade para o seu negócio.
Automatize seus processos de contas a pagar, acompanhe melhor seu fluxo de caixa e descubra novas oportunidades de economia com o Slash.
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Perguntas frequentes
Qual é um exemplo do processo de contas a pagar?
Aqui está uma visão passo a passo típica de um processo completo de contas a pagar através dos olhos de uma empresa imaginária de lâmpadas:
- A Fantastic Lamps Inc. cria uma ordem de compra (PO) para adquirir linho para abajures ao seu fornecedor de linho.
- Eles não pagam imediatamente, mas inserem a fatura do pedido de compra em seu sistema.
- Os responsáveis financeiros da Fantastic Lamps verificam a exatidão e a conformidade das faturas.
- Os contadores determinam que a empresa poderá pagar pela roupa de cama em 60 dias.
- Passados 60 dias, eles enviam os pagamentos através do método preferido.
- Eles registram os detalhes dessa compra e o fluxo de trabalho subsequente em seu livro razão.
Qual é a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
Contas a receber é simplesmente o inverso de contas a pagar. Enquanto contas a pagar é o dinheiro que você deve aos fornecedores por bens ou serviços recebidos, contas a receber é o valor que as empresas devem a você por bens ou serviços entregues. Dependendo das operações da sua empresa, você pode depender mais de um fluxo de trabalho do que do outro.
Como a automação mudou o processo de contas a pagar?
Embora tenhamos analisado como a automação melhorou as tarefas diárias de contas a pagar e fortaleceu as relações com os fornecedores, também podemos abordar a forma como ela mudou as contas a pagar em todos os setores. Graças à automação, muitas organizações gerenciam seu razão geral e o processamento de faturas de forma mais rápida e eficiente do que nunca. A automação de contas a pagar costumava ser a forma de ficar à frente da concorrência – agora é a forma de evitar ficar para trás.
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