Um guia completo para selecionar o melhor software de contas a pagar e a receber
Manter-se atualizado tanto nas contas a pagar (AP) quanto nas contas a receber (AR) é fundamental para a saúde financeira e a contabilidade de uma empresa. No entanto, empresas de todos os tamanhos enfrentam dificuldades com processos manuais desatualizados, atrasos nos pagamentos recebidos e efetuados e dados fragmentados e incorretos. É extremamente difícil acompanhar as operações em expansão e a infinidade de contas bancárias e fornecedores quando sua equipe financeira ainda rastreia as transações manualmente.
As organizações modernas eliminaram a maioria desses obstáculos ao adotar softwares de contas a pagar e contas a receber. Escolher a plataforma certa simplifica os fluxos de trabalho, melhora a visibilidade do fluxo de caixa, reduz erros e libera as equipes financeiras para se concentrarem em questões que antes estavam sobrecarregadas demais para resolver.
Este guia detalha tudo o que você precisa saber sobre softwares de contas a pagar e contas a receber: recursos essenciais, principais benefícios, critérios de avaliação e comparações entre plataformas. Também discutiremos as maneiras como a Slash fornece infraestrutura bancária integrada, juntamente com recursos de automação de contas a pagar e contas a receber, ajudando as equipes financeiras a executar pagamentos com mais eficiência e obter melhor visibilidade dos gastos.
Quer você esteja substituindo processos manuais antiquados ou atualizando sistemas legados, este guia o ajudará a fazer escolhas informadas, adaptadas às necessidades e à trajetória de crescimento da sua empresa.
O que é um software de contas a pagar e a receber?
Antes de mergulhar na seleção de software, é importante entender as diferenças fundamentais entre AP e AR:
As contas a pagar (AP) representam o dinheiro que sua empresa deve a fornecedores, prestadores de serviços e prestadores de serviços. Isso inclui tudo, desde compras de estoque e pagamentos a prestadores de serviços até contas de serviços públicos e assinaturas de software. As etapas do processo de AP envolvem receber faturas de fornecedores, verificar sua precisão, obter aprovações, programar pagamentos e reconciliar esses pagamentos com seus registros contábeis.
Contas a receber (AR), também chamadas de recebíveis, representam o dinheiro que os clientes devem à sua empresa. Isso inclui faturas de clientes, acompanhamento de pagamentos, cobranças e reconciliação de pagamentos recebidos. O processo de AR inclui a geração e o envio de faturas, o acompanhamento do status dos pagamentos, o acompanhamento de contas vencidas e o registro dos pagamentos quando eles chegam.
Os softwares de contas a receber e contas a pagar automatizam esses fluxos de trabalho financeiros críticos, substituindo processos manuais e baseados em papel por sistemas digitais que reduzem erros e fornecem visibilidade em tempo real do fluxo de caixa.
Enquanto as grandes empresas costumam ter departamentos dedicados a contas a pagar e contas a receber, os proprietários de pequenas empresas frequentemente lidam com esses processos sozinhos ou com uma equipe limitada. Isso pode resultar em erros de entrada de dados, recibos e faturas extraviados e relatórios financeiros imprecisos.
Para pequenas empresas, os softwares de contas a pagar e contas a receber oferecem benefícios particularmente significativos. A automação elimina horas de trabalho manual por semana, liberando os proprietários para se concentrarem no crescimento, em vez de tarefas administrativas. Essas ferramentas também podem se adaptar ao tamanho da sua empresa, pois o software foi desenvolvido para receber e gerenciar grandes quantidades de papelada sem causar cãibras nos pulsos por ficar escrevendo o dia inteiro.
Contas a pagar vs. contas a receber: como funciona o software de contas a pagar e contas a receber
Embora as contas a pagar e a receber representem lados opostos do fluxo de caixa, as plataformas de software modernas geralmente integram ambas as funções em sistemas unificados. Compreender como cada fluxo de trabalho opera ajuda você a avaliar quais recursos são mais importantes para suas necessidades específicas.
Fluxos de trabalho de contas a pagar
O software AP transforma a forma como as empresas gerenciam os pagamentos efetuados, automatizando o processo desde o recebimento da fatura até a execução do pagamento:
- Captura de faturasOs sistemas AP modernos recebem automaticamente as faturas dos fornecedores de várias fontes, incluindo anexos de e-mail, portais de fornecedores e uploads diretos.
- Roteamento automatizado de aprovação: Uma vez capturadas, as faturas passam por fluxos de trabalho de aprovação com base em diretrizes relacionadas ao valor da cobrança e à categoria de despesa.
- Pagamentos programados a fornecedoresApós a aprovação, o sistema programa os pagamentos nas datas de vencimento. Com o Slash, as empresas podem pagar fornecedores por meio de vários métodos — transferências ACH, pagamentos eletrônicos, cartões corporativos e criptomoedas.
- Reconciliação com livrosMuitos exemplos de software de AP e AR podem ser integrados ao seu sistema contábil, lançando faturas aprovadas no razão geral, atualizando saldos de fornecedores e comparando pagamentos executados com faturas pendentes. Por exemplo, o Slash se integra a aplicativos populares como Quickbooks, Xero e outros.
Fluxos de trabalho de contas a receber
O software AR simplifica o processo de cobrança de clientes, automatizando tudo, desde a geração de faturas até as cobranças:
- Faturamento e entrega digitaisOs sistemas de contas a receber podem gerar faturas com base no trabalho concluído, cronogramas de faturamento recorrentes ou conquistas de marcos importantes e, em seguida, encaminhá-las diretamente aos clientes.
- Lembretes de pagamento automatizadosEm vez de acompanhar manualmente as datas de vencimento (e esquecê-las manualmente), o software de contas a receber envia automaticamente lembretes de pagamento com base nos prazos acordados.
- Acompanhamento e relatórios de pagamentos dos clientes: Seu sistema pode rastrear o status de pagamento de cada fatura, fornecendo visibilidade em tempo real dos saldos pendentes e gerando relatórios que mostram quais clientes têm saldos vencidos. A correspondência de pagamentos dessa forma também é conhecida como aplicação de caixa.
- Fluxos de trabalho de cobrançasPara contas vencidas, o software de contas a receber pode automatizar processos de cobrança escalonados, tanto para pagamentos um pouco atrasados quanto para aqueles que parecem ter sido esquecidos.
Com o software certo, os fluxos de trabalho de contas a pagar e contas a receber podem ser sincronizados com uma variedade de sistemas contábeis, garantindo que todos os dados financeiros sejam transferidos automaticamente para o seu livro razão. Integrações como essa ajudam a garantir uma contabilidade organizada e previsões financeiras precisas.
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Como o software AP & AR transforma os negócios: casos de uso reais
Como se costuma dizer, ver é acreditar. Aqui estão alguns cenários hipotéticos do mundo real que demonstram como o software de contas a pagar e a receber pode ajudar:
Pequenas empresas reduzindo o tempo do ciclo de faturamento
Uma agência de marketing boutique dedicava mais de 15 horas por semana ao processamento de pagamentos, pois inseria manualmente as faturas dos fornecedores e solicitava aprovações por e-mail.
Após implementar a automação de contas a pagar, o tempo de processamento de faturas caiu para menos de duas horas por semana. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) capturava os dados das faturas automaticamente, os fluxos de trabalho de aprovação enviam as faturas às pessoas certas instantaneamente e os pagamentos ACH eram executados automaticamente nas datas de vencimento. O proprietário conseguiu recuperar 13 horas semanais para se concentrar no trabalho com os clientes e no desenvolvimento dos negócios.
Equipes financeiras capturando pagamentos mais rapidamente
Uma empresa de comércio eletrônico enfrentava dificuldades com cobranças lentas de contas a receber; as faturas enviadas por e-mail eram inconsistentes ou ignoradas, e o acompanhamento dos pagamentos em atraso exigia horas de trabalho em planilhas todas as semanas.
Após a implementação da automação de contas a receber, o prazo médio de recebimento (DSO) caiu de 42 para 28 dias. O faturamento automatizado com links de pagamento facilitou o pagamento imediato pelos clientes, os lembretes programados melhoraram as taxas de cobrança e os painéis de contas a receber em tempo real ajudaram a equipe financeira a priorizar os esforços de cobrança. Essa melhoria no fluxo de caixa permitiu um reabastecimento mais rápido do estoque e o lançamento de novos produtos.
Principais recursos do software de contas a pagar e a receber
Captura de faturas e reconhecimento óptico de caracteres (OCR): a tecnologia OCR é um software que digitaliza e extrai dados de faturas de fornecedores em formato PDF, imagem, e-mail ou papel.
Fluxos de trabalho de aprovação
O software AP pode encaminhar faturas através de cadeias de aprovação apropriadas com base nas regras comerciais que você definir.
Controles de gastos
Alguns cartões corporativos, como o Slash Visa® Platinum Card, vêm com controles de gastos granulares que fornecem proteções para compras específicas e sinalizam transações suspeitas para revisão.
Faturamento digital e portais do cliente
As plataformas de RA incluem a geração profissional de faturas com modelos personalizáveis, bem como o envio automatizado por e-mail. Algumas também oferecem portais de clientes com a marca da empresa, que simplificam a comunicação com os clientes e tornam as transferências de fundos mais seguras.
Pagamentos programados e automatizados a fornecedores
Assim que as faturas são aprovadas, o sistema agenda automaticamente os pagamentos nas datas de vencimento.
Painéis e relatórios em tempo real
Os painéis financeiros podem fornecer visibilidade instantânea das principais métricas, incluindo contas a pagar pendentes, previsões e relatórios de fluxo de caixa e tempos médios de ciclo de pagamento. O painel multifuncional da Slash também oferece suporte a organizações com várias entidades, permitindo que elas monitorem cada uma de suas contas em um único local.
Reconciliação de pagamentos e sincronização contábil
A integração perfeita com os sistemas contábeis garante que todas as transações de contas a pagar e contas a receber sejam lançadas automaticamente no razão geral, atualizem os saldos de fornecedores e clientes e reconciliem os pagamentos com as faturas. Isso elimina a necessidade de lançamentos manuais no diário, reduz o tempo de reconciliação de dias para minutos e garante que seus registros financeiros estejam sempre atualizados e precisos.
Integração com sistemas ERP e contábeis
Integrações pré-construídas com plataformas populares como QuickBooks, Xero, NetSuite e Sage Intacct permitem uma implementação rápida sem precisar lidar com várias ferramentas. Quando seu software de contas a pagar e contas a receber se conecta aos seus aplicativos de contabilidade, as transações podem ser lançadas automaticamente no razão geral, atualizar os saldos de fornecedores e clientes e reconciliar pagamentos com faturas.
Relatórios e análises para insights sobre fluxo de caixa
A análise avançada transforma dados transacionais em insights estratégicos. Acompanhe métricas como dias de pagamento pendentes (DPO), dias de vendas pendentes (DSO), comportamento de pagamento dos clientes e tendências de capital de giro. Sistemas de gestão financeira como o Slash oferecem painéis abrangentes onde você pode visualizar obrigações financeiras atuais e futuras, prazos de pagamento e análises. Essa visibilidade oferece uma visão mais clara de onde seu dinheiro está agora e onde estará no futuro.
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Quais são os benefícios da automação de contas a pagar e contas a receber?
Reduza a entrada manual de dados e os erros
A entrada manual de dados é demorada, propensa a erros e extremamente incômoda. A automação de contas a pagar e contas a receber elimina erros de digitação e perda de tempo ao capturar e validar automaticamente os dados das faturas, eliminando quase todos os erros e liberando a equipe de tarefas repetitivas de entrada de dados.
Acelere os ciclos de faturamento a pagamento
Processos de aprovação manuais que atrasam os ciclos de pagamento, especialmente quando há muitos responsáveis envolvidos. A automação simplifica esses fluxos de trabalho com encaminhamento instantâneo, lembretes automatizados e execução programada de pagamentos.
Melhore a visibilidade e a previsão do fluxo de caixa
Quando os dados financeiros estão espalhados por e-mails, arquivos em papel e vários sistemas, é quase impossível gerenciar contas e obter uma visão precisa da situação financeira da sua empresa. A automação de contas a pagar e contas a receber consolida todos os dados financeiros em painéis unificados que fornecem visibilidade em tempo real das faturas pendentes, obrigações de pagamento futuras e cobranças esperadas. Isso também facilita e consolida os relatórios para as equipes financeiras.
Fortalecer a conformidade e as trilhas de auditoria
Com e-mails desestruturados e registros em papel desorganizados, os processos manuais criam riscos de conformidade e tornam as auditorias dolorosas. O software de processamento de pagamentos cria trilhas de auditoria abrangentes que registram todas as ações e correspondem os pagamentos com carimbos de data/hora e atribuição do usuário.
Melhore as relações com fornecedores e clientes
No caso das contas a pagar, os atrasos nos pagamentos aos fornecedores prejudicam as relações comerciais e podem resultar em interrupções na cadeia de abastecimento ou em condições de pagamento menos favoráveis. No que diz respeito às contas a receber, processos inconsistentes de faturamento e cobrança frustram os clientes e podem custar-lhe dinheiro. A automação das contas a pagar e a receber garante pagamentos confiáveis e pontuais aos fornecedores, bem como um faturamento profissional e consistente aos clientes.
Aqui está mais um exemplo real: considere um distribuidor atacadista regional com 25 funcionários que passava a maior parte da semana realizando tarefas de contas a pagar e contas a receber — processando manualmente mais de 100 faturas de fornecedores por mês, gerando e enviando mais de 200 faturas de clientes e cobrando pagamentos atrasados.
Após implementar a automação integrada de contas a pagar/receber, o tempo de processamento de faturas caiu para menos de 5 horas por semana. A gerente financeira, que antes dedicava a maior parte do tempo a tarefas administrativas, agora se concentra em iniciativas estratégicas, como negociar melhores condições com fornecedores, implementar programas de descontos por pagamento antecipado e analisar a lucratividade por linha de produtos. A satisfação do cliente também melhorou devido a um faturamento mais consistente e a uma melhor comunicação sobre o status dos pagamentos.
Principais plataformas recomendadas para contas a pagar e a receber
O mercado de software AP/AR inclui tudo, desde plataformas empresariais abrangentes até soluções pontuais especializadas. Aqui está uma visão geral das principais opções de software de automação para diferentes tamanhos e necessidades de negócios:
Oracle NetSuite
O Netsuite é uma plataforma robusta de gestão empresarial que oferece automação de contas a pagar e contas a receber, integrações ERP abrangentes e recursos avançados de personalização. No entanto, seu tamanho e escala também podem ser uma fraqueza; às vezes, é considerado excessivamente complexo e difícil para a pessoa comum adotar rapidamente. É mais indicado para empresas de médio porte e grandes empresas que buscam um ERP abrangente.
Quadient
O ponto forte do Quadient é o processamento de faturas, pois inclui ferramentas dedicadas ao rastreamento de faturas e uma tecnologia OCR robusta. Também inclui portais de pagamento que simplificam a visualização de faturas e o rastreamento de pagamentos. No entanto, o Quadient não é o mais personalizável e não inclui a ampla gama de recursos que outros produtos do setor oferecem.
Tipalti
A Tipalti funciona como um ERP que se concentra principalmente no processamento de faturas e fluxos de trabalho de aprovação. Semelhante à Quadient, eles oferecem portais de pagamento ao cliente que permitem que os fornecedores enviem informações de faturas diretamente e as encaminhem através de fluxos de trabalho. Eles também são considerados uma ótima opção para transações globais, embora as ferramentas de pagamento internacional só estejam disponíveis no nível Avançado.
Intuit Quickbooks
O Quickbooks é um popular software de contabilidade com tecnologia OCR e ferramentas robustas de gerenciamento de faturas para pequenas empresas e grandes corporações. Ele se integra totalmente ao Slash, permitindo que você exporte dados de transações facilmente entre os dois. Entre suas integrações e profunda configurabilidade, é uma das opções mais flexíveis disponíveis para contas a pagar e contas a receber.
Xero
O Xero é um software de contabilidade baseado na nuvem que também se integra ao Slash. Suas soluções de contas a pagar e contas a receber incluem lembretes de pagamento úteis que podem ser enviados por e-mail e SMS, além de integrações de pagamento online com o Paypal, Stripe e os principais processadores de cartão de crédito. O Xero também oferece a divertida possibilidade de aplicar marcas personalizadas e esquemas de cores aos seus modelos de fatura.
Como o Slash complementa os fluxos de trabalho de contas a pagar e contas a receber
Enquanto as plataformas acima se concentram especificamente na automação de AP e AR, a Slash opera como uma plataforma bancária empresarial complementar que fortalece esses fluxos de trabalho por meio da integração de contas bancárias e gestão de despesas.
O Slash oferece visibilidade das transações em tempo real, cartões corporativos com controles granulares de gastos e integrações contábeis perfeitas com aplicativos como QuickBooks e Xero. Essa combinação ajuda as equipes financeiras a gerenciar a execução dos pagamentos das contas a pagar com mais eficiência, enquanto monitoram todas as atividades financeiras em um painel completo.
Escolhendo o software certo para contas a pagar e contas a receber: critérios fundamentais
Com dezenas de plataformas competindo pela sua atenção, como selecionar a solução certa para suas necessidades específicas? Concentre-se nestes critérios práticos para orientar sua avaliação:
Facilidade de uso e implementação
O software só tem valor se sua equipe realmente o utilizar. A interface do usuário é intuitiva ou exigirá um treinamento extenso? Procure plataformas com processos de configuração guiados, atendimento ao cliente ágil e boas avaliações dos usuários.
Integração com ferramentas de contabilidade
A integração perfeita com seu sistema contábil existente pode ser uma grande ajuda. Se você usa QuickBooks, Xero, NetSuite ou outra plataforma, verifique se o software de contas a pagar/receber oferece integração robusta e bem mantida.
Escalabilidade e profundidade da automação
Avalie se a plataforma pode ser dimensionada para lidar com volumes crescentes de faturas, oferecer suporte a várias entidades ou locais e acomodar fluxos de trabalho mais complexos. Procure plataformas que possam crescer com você, em vez daquelas que você acabará superando.
Suporte para vários métodos de pagamento
Diferentes fornecedores e clientes preferem diferentes métodos de pagamento. Certifique-se de que a plataforma suporta os métodos de pagamento relevantes para o seu negócio: transferências ACH, pagamentos eletrônicos, cartões de crédito, cartões virtuais e até mesmo criptomoedas. A plataforma bancária Slash oferece cada um desses métodos com taxas baixas e total visibilidade.
Relatórios e painéis em tempo real
As melhores plataformas de AP e AR oferecem visibilidade instantânea das principais métricas, faturas ativas, painéis personalizáveis e ferramentas de relatórios robustas. As análises só podem ter impacto na sua previsão orçamentária se forem facilmente acessíveis e atualizadas.
Modelo de custos e preços
O software AP/AR não tem um preço único – seu preço varia muito com base nos recursos, no volume de faturas e no número de usuários. Determine se o preço é mensal ou por usuário, se há taxas de configuração e contrato de longo prazo e se há níveis com vários recursos.
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Questões a considerar antes de comprar
Antes de tomar sua decisão final, reflita sobre estas questões importantes:
- Quais são os pontos críticos específicos que estamos tentando resolver? Seja claro sobre se você está lidando principalmente com contas a pagar, contas a receber ou ambos. Esse foco ajudará você a evitar pagar por recursos desnecessários.
- Quantas faturas processamos mensalmente e como esse número provavelmente crescerá? O volume tem um impacto significativo na definição de preços e na seleção da plataforma. Escolha uma solução que lide confortavelmente com o seu volume atual e tenha espaço para crescimento.
- Qual o nível de complexidade de aprovação que precisamos? Aprovações simples de um único nível exigem recursos diferentes dos fluxos de trabalho complexos que transitam entre níveis administrativos.
- Precisamos de recursos multientidades ou internacionais agora ou em um futuro próximo? Esses recursos aumentam a complexidade e os custos, portanto, você só deve optar por eles se sua empresa realmente precisar deles.
Veja como o Slash pode otimizar suas operações financeiras
As plataformas modernas de contas a pagar e a receber automatizam fluxos de trabalho manuais, eliminam erros, aceleram ciclos de pagamento e fornecem visibilidade em tempo real, o que permite uma gestão financeira estratégica. A Slash oferece às empresas uma abordagem complementar para gerenciar contas a pagar e a receber, fornecendo infraestrutura bancária integrada juntamente com esses recursos. Em vez de competir diretamente com plataformas dedicadas de contas a pagar e a receber, a Slash trabalha em conjunto com elas e ajuda as equipes financeiras a executar pagamentos com mais eficiência e obter melhor visibilidade dos gastos.
Nossa plataforma oferece integrações contábeis com QuickBooks e Xero, permitindo uma reconciliação mais suave e relatórios mais precisos. Os recursos de rastreamento de faturas ajudam as equipes a monitorar o status dos pagamentos, enquanto o suporte a vários métodos de pagamento oferece flexibilidade na forma como você paga aos fornecedores. Nosso painel consolida as atividades financeiras em um único lugar, ajudando as equipes a identificar gargalos, gerenciar contas e implementar a automação onde faz sentido para seus fluxos de trabalho específicos. As equipes financeiras podem enviar e receber pagamentos, monitorar tendências de gastos e acessar os dados necessários para tomar decisões financeiras informadas.
A categorização automática de despesas, a sincronização de transações em tempo real e o agendamento de pagamentos do Slash oferecem suporte aos processos de contas a pagar e a receber. Quer você trabalhe com dezenas ou milhares de faturas mensalmente, nós oferecemos as ferramentas para gerenciar suas operações financeiras com mais eficiência e economizar tempo ao fazê-lo.
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Perguntas frequentes
O software de contas a receber pode ser integrado aos sistemas contábeis existentes?
Sim, a maioria das soluções modernas de automação de contas a receber oferece integrações com plataformas de contabilidade populares, como QuickBooks, Xero, NetSuite e Sage Intacct. Essas integrações normalmente sincronizam automaticamente informações de contas a receber, como dados de faturas, informações de pagamento e registros de clientes entre os sistemas, embora isso varie de caso para caso.
O que é aplicação de dinheiro?
A aplicação de dinheiro é o processo de contas a receber que consiste em associar os pagamentos dos clientes às faturas pendentes correspondentes nos sistemas ERP. Sem um processo de aplicação de dinheiro eficiente, a cobrança de pagamentos pode tornar-se desorganizada e as faturas esquecidas podem não ser encontradas até uma reconciliação posterior.
O que é o prazo médio de recebimento (DSO)?
O prazo médio de recebimento (DSO) é uma fórmula que mede o tempo médio que uma empresa leva para receber o pagamento após uma venda a crédito. Para empresas que lidam mais com contas a receber, o DSO ilustra por quanto tempo o lucro potencial permanece flutuando no ar. É verdade que seus clientes muitas vezes dependem do crédito para fazer negócios, mas é aconselhável ficar atento e garantir que o DSO permaneça baixo.
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