Wat kwalificeert als zakelijke uitgave?

Zakelijke uitgaven zijn de normale en noodzakelijke kosten voor het runnen van een bedrijf. Ze omvatten alles wat een bedrijf betaalt om te kunnen functioneren, inkomsten te genereren en aan de regels te voldoen. Als je weet wat als legitieme zakelijke uitgaven geldt, kun je je boekhouding goed bijhouden en je belastingaftrek maximaliseren.

Wat kwalificeert als zakelijke uitgave?

Een zakelijke uitgave is elke kostenpost die zowel gewoon (gebruikelijk in uw branche) en noodzakelijk (nuttig en passend voor bedrijfsactiviteiten). Deze uitgaven moeten rechtstreeks verband houden met het bedrijf, mogen niet van persoonlijke aard zijn en moeten bijdragen aan het genereren van inkomsten of het voortbestaan van het bedrijf.

Hoe zakelijke uitgaven categoriseren

Registreer onder Bedrijfskosten in uw resultatenrekening, tenzij deze rechtstreeks verband houden met de productie (in dat geval opnemen onder Kosten van verkochte goederen).
Gebruik duidelijke categorieën in uw rekeningstelsel, zoals Huur, Nutsvoorzieningen, Loonlijst, Marketing of Benodigdheden.
Houd zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden; persoonlijke kosten zijn nooit aftrekbaar.
Voor gemengde kosten (zoals een telefoon of auto) mag u alleen het percentage voor zakelijk gebruik aftrekken.
Bewaar alle bonnen en documentatie van alle uitgaven ter ondersteuning van belastingaftrek.

Voorbeelden van veelvoorkomende zakelijke uitgaven

Huur- of leasebetalingen voor kantoor- of magazijnruimte.
Nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water en internet.
Kantoorbenodigdheden, meubilair en apparatuur.
Lonen, secundaire arbeidsvoorwaarden en loonbelastingen van werknemers.
Marketing- en advertentiekosten.
Verzekeringspremies (aansprakelijkheid, eigendom of gezondheid).
Professionele diensten zoals boekhoudkundige, juridische of advieskosten.
Reiskosten, maaltijden en representatiekosten (onderworpen aan IRS-limieten).
Softwareabonnementen en digitale tools.
Zakelijke autokosten of kilometervergoeding.

Fiscale gevolgen voor zakelijke uitgaven

Zakelijke uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar als ze gewoon, noodzakelijk en direct gerelateerd zijn aan uw bedrijf.
Uitgaven die langetermijnwaarde creëren (zoals apparatuur of voertuigen) moeten met hoofdletter geschreven en afgeschreven in plaats van in één keer afgetrokken.
Persoonlijke of hobbygerelateerde uitgaven zijn niet aftrekbaar.
Bewaar uw administratie en bonnen goed, zodat u alle aftrekposten kunt onderbouwen in geval van een controle door de belastingdienst.
Als een uitgave zowel zakelijk als privé ten goede komt, mag u alleen het zakelijke deel aftrekken.
Raadpleeg IRS-publicatie 535 voor specifieke aftrekcategorieën en regels.

Volg en categoriseer automatisch al uw zakelijke uitgaven met Slash Analytics

Krijg automatisch realtime inzicht in de uitgaven van verschillende afdelingen of locaties, synchroniseer alles met QuickBooks en houd uw boekhouding klaar voor de belastingdienst.