Comment classer les frais de déplacement ?

Que sont les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement couvrent les coûts engagés par votre entreprise lorsque vous ou vos employés voyagez dans le cadre d'activités professionnelles telles que des réunions, des conférences, des visites chez des clients ou des événements d'entreprise. Pour être déductibles, le but principal du déplacement doit être lié à l'activité professionnelle et les dépenses doivent être d'un montant raisonnable.

Comment classer les frais de déplacement

• Enregistrer sous Dépenses d'exploitation dans votre compte de résultat.
• Utilisez un compte « Déplacements » ou « Déplacements et repas » dans votre plan comptable.
• N'incluez que les frais directement liés aux déplacements professionnels ; les frais liés aux déplacements personnels ne sont pas déductibles.
• Pour les voyages à double usage, ne déduisez que la partie liée aux affaires.
• Conservez les registres indiquant l'objet, les dates et les lieux de tous les déplacements.
• Séparez les frais de déplacement (par exemple, les vols, les hôtels) des repas, qui peuvent avoir des limites de déduction différentes.

Exemples de frais de déplacement

• Billets d'avion, de train ou de bus pour les voyages d'affaires.
• Frais d'hébergement tels que les hôtels ou les locations professionnelles.
• Location de voitures, taxis, covoiturage ou kilométrage pour les déplacements professionnels.
• Frais de bagages, stationnement et péages.
• Repas pendant les voyages d'affaires (sous réserve des limites de déduction fixées par l'IRS).
• Frais d'inscription à une conférence ou d'entrée à un événement.
• Accès à Internet, frais téléphoniques ou pourboires liés au voyage.

Conséquences fiscales des frais de déplacement

• Les frais de déplacement professionnels sont généralement 100 % déductible des impôts, sauf pour les repas (généralement Franchise de 50 %).
• Pour être admissible, le déplacement doit vous éloigner de votre lieu de travail habituel et nécessiter une nuitée.
• Les dépenses personnelles (visites touristiques, voyages en famille) sont non déductible.
• Pour les voyages internationaux, seule la partie consacrée aux activités professionnelles est déductible.
• Conservez les reçus, les itinéraires et les documents attestant de la raison professionnelle de chaque déplacement.
• Déduire les frais de déplacement sur Annexe C (pour les entrepreneurs individuels) ou la section correspondante de votre déclaration fiscale professionnelle.