Comment l'automatisation de la gestion des dépenses simplifie les dépenses et la conformité

À mesure que votre entreprise se développe, la gestion des dépenses quotidiennes de votre équipe peut devenir compliquée. De plus en plus d'employés effectuent des achats : déplacements, logiciels, fournitures, repas, frais liés aux clients. Très vite, les détails des transactions se retrouvent dispersés entre les relevés de carte de crédit, les boîtes de réception des e-mails et les reçus papier, ce qui rend difficile de voir comment l'argent de votre entreprise est réellement dépensé.

Sans système de gestion des dépenses, votre équipe doit passer au crible les relevés, rechercher les reçus enfouis dans les boîtes de réception et copier manuellement les détails des transactions dans des feuilles de calcul. Des autorisations importantes peuvent être oubliées, des reçus peuvent ne pas être soumis ; au fil du temps, la gestion des dépenses devient plus réactive que proactive.

Un logiciel automatisé de gestion des dépenses peut structurer le processus. Plutôt que de s'appuyer sur un ensemble d'outils disparates et d'étapes manuelles, les entreprises peuvent centraliser les remboursements, les cartes d'entreprise, l'application des politiques de dépenses et les workflows d'approbation dans un seul système. Dans ce guide, nous passerons en revue les meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un système automatisé de gestion des dépenses. Nous expliquerons les outils qui permettent d'automatiser les processus manuels et les moyens pratiques de suivre leur efficacité au fil du temps.

Des plateformes telles que Slash appliquent ces principes grâce à un système unifié de gestion quotidienne des dépenses. Avec la carte Slash, les entreprises peuvent définir des contrôles de dépenses précis, enregistrer automatiquement les reçus au moment de l'achat et classer les transactions en temps réel.¹ Toutes les activités sont regroupées dans le tableau de bord Slash, ce qui permet aux équipes financières d'avoir une meilleure visibilité sur les dépenses et de produire des données structurées qui se synchronisent directement avec les logiciels de comptabilité. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Qu'est-ce que l'automatisation de la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses englobe toute une série de processus au sein d'une organisation, notamment la déclaration des dépenses, les approbations, les remboursements, l'application des politiques, etc. L'automatisation de la gestion des dépenses regroupe ces activités à l'aide d'un logiciel qui relie les canaux de dépenses de l'entreprise à des contrôles intégrés, permettant ainsi une surveillance plus rapide et plus cohérente.

Dans la pratique, l'automatisation de la gestion des dépenses ne se limite pas à un simple logiciel. Elle combine des outils interconnectés tels que les cartes d'entreprise, les services bancaires et la trésorerie dans un système unique afin de simplifier la gestion financière de bout en bout. Par exemple, un achat effectué avec une carte d'entreprise peut être vérifié par rapport à des règles de dépenses prédéfinies ; une fois approuvé, le reçu et les détails de la transaction sont automatiquement téléchargés vers un tableau de bord de gestion des dépenses où ils sont automatiquement classés ; ensuite, cette transaction peut être exportée vers un logiciel de comptabilité sans qu'il soit nécessaire de reformater les détails.

Voici quelques avantages liés à la mise en place d'un système de gestion des dépenses bien structuré :

Réduction de la saisie manuelle des données : La catégorisation automatisée et la numérisation des reçus peuvent éliminer le besoin de copier les détails des transactions à partir des reçus et des cartes d'entreprise dans des feuilles de calcul. Cela peut permettre d'économiser des heures de travail manuel et de réduire le risque d'erreurs telles que les doublons.
Soumission plus rapide des dépenses : Les employés peuvent soumettre leurs dépenses professionnelles personnelles en téléchargeant leurs reçus, qui sont ensuite numérisés et intégrés dans le registre général des transactions de l'entreprise.
Meilleure conformité et application des politiques : Les systèmes automatisés appliquent les politiques de l'entreprise au point de vente grâce à des cartes d'entreprise dotées de contrôles intégrés. Les dépenses non conformes à la politique peuvent être bloquées avant qu'elles ne soient effectuées, tandis que les transactions inhabituelles sont signalées pour examen, ce qui renforce à la fois la conformité et la prévention de la fraude.
Visibilité et rapports améliorés sur les dépenses : Les transactions sont unifiées sur tous les canaux, des cartes aux virements bancaires sortants. Les dépenses sont automatiquement classées par catégorie, ventilées par mode de paiement et facilement organisées pour être incluses dans les bilans et les comptes de résultat en vue d'un examen financier régulier.
Gain de temps pour les équipes financières et comptables : En synchronisant les données financières avec des systèmes comptables ou ERP intégrés, les entreprises peuvent rationaliser le rapprochement, le reporting, la déclaration fiscale et la préparation des audits.

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6 composantes clés de l'automatisation de la gestion des dépenses

L'automatisation complète de la gestion des dépenses nécessite l'utilisation de plusieurs outils interconnectés. Ensemble, ils peuvent prendre en charge l'ensemble du cycle de vie des dépenses, de l'achat à l'approbation en passant par le rapprochement, tout en réduisant le travail manuel pour les employés et les équipes financières. Voici quelques-unes des fonctionnalités et des outils essentiels d'un système automatisé de gestion des dépenses :

Capture numérique des reçus et OCR

La reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait les informations des images des reçus et les saisit directement dans votre système de gestion des dépenses. Lorsque les employés téléchargent un reçu, le système lit automatiquement les noms des commerçants, les dates et les montants, ce qui évite la saisie manuelle des données. Les dépenses peuvent ensuite être classées par catégorie et transmises pour approbation selon des règles prédéfinies, ce qui permet aux équipes financières de se concentrer sur les exceptions plutôt que sur les transactions courantes.

Application automatisée des politiques et contrôle des dépenses

Lorsque les cartes de crédit d'entreprise sont intégrées à un logiciel de gestion des dépenses, les contrôles des dépenses peuvent être appliqués au moment de l'achat. Avec Slash, des cartes virtuelles peuvent être émises avec des limites prédéfinies, des catégories de commerçants approuvées et des restrictions au niveau des catégories. Les transactions qui enfreignent les politiques de l'entreprise peuvent être bloquées avant qu'elles ne se produisent, ce qui permet d'éviter les dépenses non conformes plutôt que de les signaler plus tard lors du rapprochement.

Workflows d'approbation et routage conditionnel

Les workflows d'approbation déterminent la manière dont les transactions sont transmises au sein de votre organisation pour examen. Les systèmes automatisés peuvent acheminer les dépenses vers le responsable approprié en fonction de seuils de montant, de catégories de dépenses, de services ou de codes de projet. Un achat de fournitures de bureau d'une valeur de 50 dollars peut être approuvé automatiquement, tandis qu'une location d'équipement d'une valeur de 5 000 dollars est transmise au responsable du service. La même logique s'applique à d'autres opérations financières telles que les virements bancaires sortants, les débits et autres transactions afin de garantir une application cohérente des politiques pour toutes les transactions.

Intégration avec les outils comptables et ERP

Les logiciels de gestion des dépenses peuvent s'intégrer à des plateformes comptables telles que QuickBooks ou Xero, ainsi qu'à des systèmes ERP comme Oracle NetSuite. Ces intégrations permettent de synchroniser automatiquement les données de dépenses classées par catégorie avec le grand livre général, ce qui réduit le travail de rapprochement manuel et permet de tenir les registres financiers à jour. Slash s'intègre à des plateformes de premier plan telles que QuickBooks et Xero pour un partage transparent des données entre vos systèmes financiers et comptables.

Tableaux de bord et analyses en temps réel

Les tableaux de bord de gestion des dépenses permettent de regrouper les données provenant des cartes d'entreprise, des virements bancaires, des remboursements et d'autres modes de paiement dans une vue unique. Toutes vos activités financières étant stockées au même endroit, vous pouvez utiliser les outils d'analyse intégrés pour suivre les habitudes de dépenses afin d'identifier les commerçants les plus rentables, les domaines dans lesquels les coûts augmentent et les employés ou équipes qui approchent les limites budgétaires. Cette visibilité sur les flux de trésorerie permet de prendre des décisions plus proactives et fondées sur des données en matière de budgétisation, de mise à jour des politiques et de contrôle des coûts.

Systèmes de remboursement

Les employés paient parfois leurs dépenses professionnelles de leur poche. Un processus de remboursement structuré facilite la vérification de ces dépenses par rapport aux politiques de l'entreprise et simplifie les remboursements sur les comptes bancaires des employés. Grâce à la fonctionnalité de remboursement de Slash, les employés peuvent associer directement leur compte bancaire personnel au tableau de bord. Lorsque les reçus sont téléchargés, la reconnaissance optique de caractères (OCR) capture les détails de la transaction et remplit automatiquement les notes de frais. Les administrateurs peuvent ensuite vérifier les remboursements en attente et approuver les remboursements pour qu'ils soient versés directement sur les comptes des employés.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre de l'automatisation des dépenses

L'automatisation de la gestion des dépenses ne se limite pas à l'adoption d'un nouveau logiciel. Les organisations qui obtiennent les meilleurs résultats prennent souvent le temps d'établir des politiques claires, de configurer des systèmes adaptés à leurs flux de travail et de s'assurer que leurs employés comprennent comment utiliser efficacement les nouveaux outils. Ces bonnes pratiques peuvent aider à maximiser les avantages de l'automatisation tout en minimisant les perturbations pendant la transition :

Normaliser les catégories de dépenses et les politiques

Des catégories de dépenses bien définies peuvent faciliter l'analyse des habitudes de dépenses, le respect des budgets et la préparation des déclarations fiscales. Les catégories doivent correspondre à votre plan comptable et aux exigences fiscales, en distinguant les dépenses déductibles telles que les déplacements professionnels et les repas, les dépenses d'investissement pour l'équipement et les coûts non déductibles. Des catégories standardisées contribuent également à garantir la cohérence entre les services, ce qui facilite la comparaison des dépenses et l'identification des possibilités de réduction des coûts.

Définissez à l'avance des règles et des limites automatisées.

Les systèmes automatisés fonctionnent mieux lorsque les règles sont configurées de manière exhaustive dès le départ. Prenez le temps de définir les contrôles des dépenses, les seuils d'approbation et les procédures de routage avant d'émettre des cartes ou de déployer le système. Des règles claires réduisent le besoin de supervision manuelle et peuvent aider à prévenir les violations des politiques avant qu'elles ne se produisent.

Former les employés aux processus d'automatisation

Créez une documentation complète qui explique vos politiques en matière de dépenses afin de communiquer à votre équipe la manière dont les règles sont appliquées et de définir des attentes claires en matière de dépenses. Ajoutez également des informations sur le fonctionnement des règles automatisées de gestion des dépenses, avec des instructions étape par étape pour les tâches courantes telles que la soumission des reçus, les demandes de remboursement ou l'utilisation des cartes d'entreprise.

Surveiller les performances et affiner les processus au fil du temps

L'automatisation des dépenses n'est pas une solution que l'on peut mettre en place une fois pour toutes. Le suivi des bons indicateurs peut aider à identifier les goulots d'étranglement persistants, les politiques trop restrictives ou trop laxistes, et les domaines dans lesquels une formation supplémentaire pourrait être nécessaire. L'examen régulier des habitudes de dépenses peut également révéler les catégories de dépenses qui dépassent ou n'atteignent pas systématiquement le budget, ce qui permet aux équipes d'ajuster les contrôles et les processus avant que les petits problèmes ne deviennent plus importants.

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Mesurer le succès : indicateurs clés de performance et mesures

Une partie importante d'une gestion efficace des dépenses consiste à surveiller les performances de votre système au fil du temps. Le suivi des indicateurs clés permet de déterminer si votre système prend en charge les politiques de dépenses, réduit les retards et s'adapte à la croissance de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous quelques indicateurs couramment utilisés par les entreprises pour évaluer l'efficacité de leurs politiques et automatisations en matière de gestion des dépenses :

Délai de traitement des dépenses : Mesure le temps nécessaire pour qu'une dépense passe du stade de la soumission à celui de l'enregistrement complet dans votre système comptable. Cet indicateur met en évidence les gains de temps réalisés grâce à l'automatisation et doit être surveillé en permanence, car les ralentissements soudains indiquent souvent des problèmes au niveau de la réception des rapports ou du processus d'approbation.
Taux de conformité aux politiques : Suivi du pourcentage des dépenses conformes aux politiques de l'entreprise par rapport à celles qui nécessitent des exceptions ou qui sont signalées comme étant non conformes. De faibles taux de conformité peuvent indiquer que les politiques ne sont pas claires, que les limites de dépenses sont trop restrictives ou que certaines catégories de dépenses doivent être affinées.
Taux d'erreurs ou d'exceptions : Mesure la fréquence à laquelle les dépenses contiennent des erreurs, des informations manquantes ou nécessitent une intervention manuelle. Des taux d'erreur élevés peuvent indiquer des problèmes tels que la mauvaise qualité des reçus, des règles de catégorisation peu claires ou la nécessité d'une formation supplémentaire des employés sur les workflows de soumission.
Délai de remboursement : Suivi du délai entre la soumission des dépenses personnelles par les employés et leur remboursement. Bien que liée au délai de traitement des dépenses, cette mesure se concentre spécifiquement sur les remboursements et reflète à la fois la rapidité d'approbation et l'effort administratif.
Coût par dépense : Calcule le coût administratif du traitement de chaque transaction de dépenses, y compris le temps de travail du personnel et les coûts liés au système. La comparaison de cet indicateur entre les différents types de dépenses peut aider à identifier les domaines dans lesquels l'automatisation a le plus d'impact et ceux dans lesquels des améliorations supplémentaires du flux de travail pourraient réduire les frais généraux.

Choisir la bonne solution automatisée de gestion des dépenses

Toutes les plateformes de gestion des dépenses n'offrent pas les mêmes fonctionnalités et ne conviennent pas à tous les modèles commerciaux. La solution adaptée dépend de la taille de votre entreprise, de ses habitudes de dépenses, des systèmes comptables existants et du niveau de contrôle dont vous avez besoin sur les dépenses de vos employés. Cependant, certaines fonctionnalités importantes doivent être prises en compte, quelle que soit votre configuration actuelle. Lorsque vous évaluez les différentes options, recherchez les éléments suivants :

Émission facile de cartes de crédit d'entreprise avec des règles de dépenses qui appliquent automatiquement les politiques de l'entreprise.
Visibilité en temps réel des transactions, soutenue par des tableaux de bord analytiques qui améliorent la surveillance financière et des alertes qui aident à détecter les fraudes potentielles.
Catégorisation automatisée qui identifie les fournisseurs et les détails des dépenses afin d'appliquer des balises cohérentes à toutes les transactions.
Des workflows de remboursement qui simplifient la soumission des reçus pour les employés et leur examen et leur traitement pour les équipes financières.
Intégrations avec les systèmes comptables et ERP pour rationaliser le rapprochement, le reporting et la préparation des déclarations fiscales.
Des workflows d'approbation personnalisables qui réduisent les frictions pour les achats courants tout en acheminant les transactions de plus grande valeur vers un examen supplémentaire.

Automatisez la gestion des dépenses avec Slash

La gestion des dépenses fonctionne mieux lorsque les dépenses, les vérifications et les rapports sont centralisés au même endroit. Slash aide les entreprises à gérer les dépenses de leurs employés en combinant les cartes d'entreprise, la capture automatisée des reçus et les contrôles de politique dans un seul système. Au lieu de vérifier les dépenses après coup, les équipes financières peuvent suivre les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent, ce qui permet un contrôle plus clair et réduit le nombre de problèmes à résoudre après coup.

Slash combine l'automatisation à une infrastructure bancaire complète pour les entreprises, offrant ainsi aux équipes financières un système unique pour contrôler les dépenses, suivre les frais et transférer des fonds efficacement. Ses principales fonctionnalités sont les suivantes :

Carte Visa Platinum Slash : Obtenez jusqu'à 2 % de remise en argent grâce à des contrôles granulaires des dépenses, des limites configurables, la capture automatisée des reçus et l'émission illimitée de cartes pour les employés.
Suivi des dépenses en temps réel : La surveillance basée sur l'IA signale les activités inhabituelles, empêche les dépenses non conformes avant qu'elles ne se produisent et envoie des alertes directement aux administrateurs.
Workflows d'approbation : Acheminez les paiements et les débits pour les transactions importantes ou sensibles vers les responsables compétents avant que les fonds ne soient transférés.
Outils de remboursement : Organisez les reçus et les détails des dépenses personnelles et effectuez des virements automatiques vers les comptes bancaires des employés connectés.
Intégrations comptables: Synchronisez automatiquement les données transactionnelles avec QuickBooks, connectez-vous à des outils supplémentaires via Plaid ou importez des données depuis Xero pour simplifier le rapprochement et la création de rapports.
Divers modes de paiement : Envoyez des paiements via ACH mondial, des virements internationaux vers plus de 180 pays via SWIFT et des réseaux nationaux en temps réel tels que RTP et FedNow. Comprend la prise en charge native des cryptomonnaies pour convertir des fonds en stablecoins indexés sur l'USD, tels que l'USDC ou l'USDT, pour les transferts basés sur la blockchain.⁴
Trésorerie à haut rendement : Obtenez jusqu'à 3,86 % de rendement annualisé grâce aux fonds monétaires soutenus par BlackRock et Morgan Stanley.⁶

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Questions fréquentes

Quel est le meilleur logiciel de gestion des dépenses ?

Le meilleur logiciel de gestion des dépenses dépend de la taille de votre entreprise, du volume de transactions et des systèmes financiers existants. Des solutions performantes telles que Slash combinent le suivi automatisé des dépenses, les contrôles des politiques, les cartes d'entreprise et les intégrations comptables afin de réduire le travail manuel tout en améliorant la visibilité et la conformité.

Combien de temps faut-il généralement pour mettre en œuvre des solutions de gestion des dépenses ?

Le temps de mise en œuvre varie en fonction de la complexité, mais de nombreuses plateformes modernes peuvent être configurées en quelques jours plutôt qu'en plusieurs mois. Les systèmes basés sur le cloud, avec des intégrations comptables préconfigurées et des flux de travail configurables, permettent aux équipes de commencer rapidement à automatiser les dépenses sans modifier en profondeur leurs processus.

Avec quels systèmes les logiciels de gestion des dépenses doivent-ils s'intégrer ?

Les logiciels de gestion des dépenses doivent s'intégrer à des systèmes comptables tels que QuickBooks et Xero ou à des plateformes ERP telles que Netsuite ou Sage Intacct. Pour les opérateurs de commerce électronique, recherchez des plateformes telles que Slash qui proposent des services marchands pour les principales places de marché telles que Shopify ou Amazon.

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