Les meilleurs logiciels de suivi des dépenses pour les entreprises

Logiciel de suivi des dépenses : les meilleurs outils et alternatives intelligentes pour les entreprises

Le suivi des dépenses professionnelles, en particulier si votre entreprise est jeune ou vient de se lancer, peut sembler anodin. Mais lorsque votre entreprise commence à se développer et que vos opérations deviennent de plus en plus complexes, le montant des dépenses et l'historique financier que vous devez suivre peuvent devenir trop importants pour être gérés seul. Entre les reçus de déplacement, les abonnements logiciels, les factures des fournisseurs, les remboursements des employés, etc., le montant que votre équipe doit organiser et superviser peut être trop important.

C'est pourquoi les logiciels de suivi des dépenses sont devenus indispensables dans les opérations commerciales modernes. Le bon outil peut automatiser la saisie des données, classer automatiquement les transactions et générer des rapports en quelques secondes. Pour les petites entreprises, cela peut se traduire par moins de temps consacré à la paperasse et plus de temps pour se développer.

Pourtant, choisir le bon logiciel de gestion des dépenses n'est pas aussi simple que de parcourir un classement des « 10 meilleurs ». De nombreuses plateformes peuvent proposer des interfaces utilisateur peu pratiques ou vous obliger à jongler entre plusieurs applications pour les cartes de crédit, les remboursements et les intégrations comptables. Vous avez besoin de résultats adaptés à votre flux de travail et aux réalités des entreprises modernes. Savoir ce qu'il faut rechercher avant de vous engager peut vous éviter les maux de tête liés à l'adoption d'un logiciel qui n'est pas idéal.

Dans ce guide, nous allons passer en revue certaines des fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de suivi des dépenses performant. Nous mettrons également en avant certains de nos meilleurs choix. En résumé, nous vous montrerons pourquoi Slash est actuellement le meilleur choix sur le marché pour combiner cartes, paiements en temps réel et services bancaires avec un logiciel de suivi des dépenses conçu par des experts.1 Plutôt que de vous obliger à combiner plusieurs services, Slash vous permet de gérer toutes vos finances en un seul endroit grâce à des intégrations avec des outils familiers tels que QuickBooks et des analyses financières intégrées. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus :

Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des dépenses et comment fonctionne-t-il ?

Les logiciels de suivi des dépenses peuvent inclure divers outils destinés à vous aider à mieux gérer, enregistrer, classer et déclarer vos dépenses. Grâce à des outils automatisés et à des logiciels numériques, ce processus peut s'apparenter à l'embauche d'un comptable numérique, qui se connecte directement aux cartes d'entreprise ou aux comptes bancaires de votre société pour suivre et enregistrer vos dépenses. À l'approche de la saison des impôts, les bons outils de suivi des dépenses peuvent vous faire gagner du temps, de l'énergie et de l'argent.

Voici comment fonctionne le suivi des dépenses avec Slashh :

• Vos employés effectuent des achats à l'aide de cartes de crédit d'entreprise ou de comptes bancaires connectés.
• Le logiciel enregistre ces transactions.
• Les intégrations comptables peuvent faire correspondre les transactions aux reçus (à l'aide de fonctionnalités telles que la numérisation des reçus ou le téléchargement de photos) et les attribuer automatiquement aux bonnes catégories de dépenses.
• Synchronisation avec des plateformes telles que QuickBooks, Xero ou NetSuite pour un rapprochement en temps réel.

Les meilleurs systèmes le font sans presque aucune saisie manuelle de données. Ils extraient automatiquement les informations de vos cartes, signalent les problèmes de conformité potentiels et génèrent des rapports prêts à être approuvés ou vérifiés.

Slash simplifie encore davantage ce processus. Les dépenses sont automatiquement classées par catégorie dès qu'elles sont effectuées. Les achats par carte d'entreprise, les frais de déplacement et les dépenses professionnelles sont tous synchronisés avec des outils comptables tels que QuickBooks et Xero. Au lieu de passer d'une application de suivi à l'autre, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble connectée des flux de trésorerie de votre entreprise.

Principales fonctionnalités du logiciel de suivi des dépenses

Lorsque vous comparez différentes plateformes de suivi des dépenses, certaines fonctionnalités font toute la différence entre un processus manuel et un système véritablement automatisé :

• Saisie automatisée des dépenses. Logiciel de suivi capable d'enregistrer automatiquement les transactions effectuées à partir des cartes d'entreprise et des comptes bancaires, tout en offrant la possibilité de numériser les reçus pour toutes les dépenses personnelles. Cela réduit les erreurs et garantit que chaque transaction est prise en compte.
• Catégorisation intelligente. Des outils utiles utilisent l'apprentissage automatique ou l'automatisation basée sur des règles pour attribuer les dépenses aux catégories appropriées, telles que les déplacements, les repas, les abonnements, etc., sans intervention de l'employé. Les groupes de cartes peuvent également vous aider à classer les dépenses avant même qu'elles ne soient effectuées.
• Fonctionnalité mobileLes applications de suivi des dépenses telles que QuickBooks permettent aux employés de prendre des photos de leurs reçus, de soumettre leurs notes de frais et d'obtenir leur remboursement directement depuis leur téléphone.
• Intégrations. Votre logiciel peut aller au-delà d'une seule fonctionnalité et se connecter de manière transparente à vos logiciels de comptabilité et systèmes ERP existants, en se synchronisant avec QuickBooks, Xero ou NetSuite. Cette intégration garantit que les dépenses apparaissent automatiquement dans vos comptes de résultat et bilans, ce qui réduit le travail manuel et améliore la précision.

Parmi les autres fonctionnalités utiles, citons :

• Workflows d'approbation pour une conformité et une supervision de gestion plus rapides
• Prise en charge multi-entités pour les entreprises opérant dans plusieurs départements ou filiales
• Outils de conformité et d'application des politiques qui signalent les dépenses inhabituelles.
• Suivi des dépenses pour une visibilité en temps réel des flux de trésorerie.
• Outils de suivi budgétaire et de prévision

Toutes ces fonctionnalités contribuent à réduire la charge administrative des équipes financières ; pour de nombreuses entreprises, elles font la différence entre se débattre avec des feuilles de calcul et fonctionner en toute clarté.

Meilleur logiciel de suivi des dépenses de 2025

Il existe actuellement plusieurs outils de suivi des dépenses sur le marché, mais tous n'offrent pas le contrôle complet nécessaire pour maintenir une surveillance claire des dépenses. Ci-dessous, nous avons rassemblé certaines des meilleures options pour les entreprises en 2025 :

Barre oblique

La plupart des outils de suivi des dépenses sont conçus pour gérer les transactions, et non les systèmes qui les sous-tendent. Slash réinvente ce modèle en combinant la gestion des dépenses, les cartes d'entreprise, les paiements en temps réel et les intégrations comptables au sein d'une plateforme connectée unique.

Vous pouvez émettre des cartes, approuver les dépenses et suivre les dépenses automatiquement, chaque transaction étant synchronisée directement dans votre système comptable. Slash élimine le besoin de multiples applications en les consolidant en une seule solution de gestion sur un tableau de bord intuitif.

Cela signifie moins d'intégrations à gérer, moins de tâches manuelles et une meilleure visibilité sur les dépenses de votre entreprise.

Expensify

Expensify est un nom bien connu dans le domaine du suivi des dépenses. Il offre des outils performants pour la déclaration des dépenses, la numérisation des reçus et la gestion des remboursements. Simple et intuitif, il s'intègre aux principaux systèmes comptables tels que QuickBooks, Xero et NetSuite.

Cependant, si Expensify convient parfaitement aux petites entreprises et aux particuliers, les grandes organisations peuvent le trouver limité pour la gestion des cartes d'entreprise ou des budgets multi-entités. La plateforme nécessite toujours des systèmes distincts pour la gestion des cartes et les paiements, ce qui peut ajouter des étapes supplémentaires à vos flux de travail.

FreshBooks

Connu avant tout comme une plateforme logicielle de comptabilité, FreshBooks offre également des fonctionnalités intégrées de suivi des dépenses qui séduisent les freelances et les petites entreprises. Ses outils de numérisation des reçus et de gestion des factures sont simples à utiliser et s'intègrent parfaitement aux comptes bancaires et aux cartes de crédit pour une importation automatique.

L'inconvénient ? Il convient mieux aux petites équipes. Les entreprises comportant plusieurs services ou ayant des volumes de dépenses plus importants peuvent avoir besoin d'un logiciel de gestion plus robuste pour la conformité et les approbations à plusieurs niveaux.

Rampe

Ramp combine les cartes d'entreprise avec le suivi automatisé des dépenses. La plateforme met l'accent sur l'automatisation, offrant aux équipes financières une visibilité en temps réel sur les dépenses dans toutes les catégories. Elle est particulièrement populaire auprès des start-ups et des entreprises technologiques qui privilégient les outils financiers axés sur l'automatisation.

Les fonctionnalités de Ramp comprennent la catégorisation automatique, les contrôles d'approbation et les intégrations comptables. Cependant, certains utilisateurs peuvent trouver ses options de récompenses limitées par rapport à des options de cashback plus élevées.

Dépenses ondulantes

Conçu pour les entreprises qui utilisent déjà Rippling pour la gestion des salaires et des employés, Rippling Spend intègre le suivi des dépenses dans les flux de travail RH et les programmes de cartes.

C'est une option pratique si votre entreprise utilise déjà Rippling, mais moins idéale en tant qu'outil autonome de suivi des dépenses professionnelles.

Payhawk

Payhawk est un choix judicieux pour les moyennes et grandes entreprises qui ont besoin de capacités internationales. Il prend en charge plusieurs devises, les cartes de crédit d'entreprise et la création automatisée de notes de frais, avec une intégration poussée dans SAP Concur et NetSuite.

L'orientation de Payhawk vers les grandes entreprises et les entreprises de grande taille signifie que certaines de ses fonctionnalités complètes et ses tarifs peuvent ne pas convenir aux petites entreprises et aux start-ups.

Logiciels gratuits ou payants pour le suivi des dépenses : éléments à prendre en considération

Comme pour la plupart des choses, les outils gratuits peuvent être extrêmement attrayants, mais ils ne couvrent pas toujours toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Les outils gratuits peuvent souvent être très intéressants pour les start-ups ou les petites entreprises, mais ils offrent des fonctionnalités limitées qui vous obligent finalement à effectuer davantage de tâches manuelles.

Les logiciels payants, quant à eux, vous donnent accès à des fonctionnalités plus sophistiquées, notamment l'automatisation, une meilleure intégration, la conformité aux politiques et des données en temps réel qui vous aident à gérer vos dépenses professionnelles de manière proactive. Bien qu'ils impliquent un coût initial, le gain de temps et de précision qu'ils vous apportent peut largement compenser cet investissement.

De nombreux services, tels que Slash, proposent à la fois des versions gratuites et payantes avec des descriptions claires pour chaque offre. Cependant, cela n'est pas toujours le cas. Certaines plateformes peuvent inclure des coûts cachés, notamment des frais liés aux erreurs, à la synchronisation ou à l'extraction de données. Envisagez des options telles que Slash pour des solutions à long terme, offrant des tarifs fixes et la possibilité d'évoluer grâce à l'automatisation et à des fonctionnalités avancées. Vous pouvez également commencer par un forfait gratuit qui fournit tout de même un ensemble d'outils robustes pour une gestion efficace des dépenses.

Comment choisir le logiciel de suivi des dépenses adapté à votre entreprise

Le choix du logiciel de suivi approprié dépend du mode de fonctionnement de votre entreprise et du niveau de contrôle dont vous avez besoin. Voici une méthode pratique pour affiner votre recherche :

• Définissez votre taille et votre échelle. Un entrepreneur indépendant n'a pas besoin d'outils destinés aux grandes entreprises comme SAP Concur, tandis qu'une start-up en pleine croissance pourrait rapidement dépasser les capacités d'une simple application de suivi des dépenses.
• Identifiez les fonctionnalités indispensables. Déterminez s'il s'agit de la numérisation des reçus, de l'accès mobile, de la création automatisée de notes de frais, des cartes ou d'autres fonctionnalités. Si votre entreprise dépend des déplacements, recherchez des modules performants pour la gestion des déplacements et des dépenses.
• Vérifiez les intégrations. Assurez-vous que l'outil fonctionne avec votre logiciel de comptabilité ou votre ERP existant, tel que QuickBooks, Xero ou NetSuite.
• Évaluez l'expérience utilisateur. Ce sont vos employés qui l'utiliseront le plus, donc la facilité d'utilisation est importante. Les meilleurs systèmes rendent la déclaration des dépenses intuitive et sont conçus en tenant compte des besoins réels des utilisateurs.
• Prenez en compte le retour sur investissement et l'évolutivité. Les outils gratuits peuvent fonctionner aujourd'hui, mais une solution de gestion évolutive comme Slash grandit avec votre entreprise. Ses cartes bancaires et d'entreprise intégrées vous permettent de gagner du temps en vous évitant d'avoir à assembler plusieurs systèmes par la suite.

Slash coche toutes ces cases : une plateforme unique qui intègre automatiquement les paiements, les dépenses et les rapports.

Découvrez comment Slash peut aider votre entreprise à suivre et gérer ses dépenses, clôturer ses comptes, et bien plus encore sur slash.com.

Foire aux questions

Pourquoi les propriétaires de petites entreprises devraient-ils suivre leurs dépenses ?

Le suivi des dépenses professionnelles aide les chefs d'entreprise à comprendre leur trésorerie, à rester en conformité fiscale et à prendre de meilleures décisions financières. Grâce à un logiciel de suivi automatisé tel que Slash expense tracking, vous pouvez conserver des registres précis sans perdre de temps à saisir manuellement les données.

Quelles sont les tendances en matière de logiciels de suivi des dépenses ?

L'automatisation est une tendance actuelle dans le domaine du suivi des dépenses. Les entreprises délaissent la saisie manuelle au profit de systèmes qui intègrent les opérations bancaires, les paiements par carte et la comptabilité. Des outils tels que Slash sont à l'avant-garde de cette évolution en combinant les paiements en temps réel, la catégorisation des dépenses et l'analyse dans une seule plateforme de gestion.