Le guide complet des notes de frais pour les entreprises
La gestion des notes de frais peut être une tâche fastidieuse et peu agréable dans votre entreprise (demandez à votre comptable). Entre la gestion des reçus papier, des feuilles de calcul, des remboursements et bien d'autres tâches, votre équipe financière peut être surchargée par un processus de gestion des notes de frais fastidieux, source d'erreurs et souvent confus.
Heureusement, les outils de gestion et de reporting des dépenses proposés par Slash peuvent vous aider à alléger cette charge, en vous offrant des solutions automatisées qui vous évitent d'avoir à rechercher des justificatifs papier, des feuilles de calcul et des remboursements manquants. Slash repense la manière dont vous gérez vos dépenses professionnelles, en remplaçant le suivi manuel par des systèmes automatisés plus intelligents qui rendent le reporting des dépenses simple, précis et (presque) sans effort : il suffit de cliquer sur quelques boutons de votre tableau de bord Slash.
Les notes de frais sont un élément essentiel de votre gestion financière. Dans ce guide, nous vous aiderons à comprendre le rôle des notes de frais dans votre entreprise et pourquoi des outils modernes tels que Slash peuvent faire la différence pour votre équipe financière.
Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses ?
Un rapport de dépenses est un document utilisé pour consigner les dépenses engagées par les employés dans le cadre de leurs tâches ou activités professionnelles (déplacements, visites chez des clients, etc.). Il permet à l'entreprise de savoir ce qui a été dépensé, à quoi et pourquoi.
Traditionnellement, les employés remplissaient ces rapports à la main ou dans un tableur, en joignant les reçus papier correspondant aux frais de déplacement, aux fournitures de bureau ou aux réunions avec les clients. Ces rapports passaient ensuite par une chaîne d'approbation avant que l'employé ne soit remboursé.
Les systèmes modernes de gestion des notes de frais effectuent cette opération automatiquement ou en beaucoup moins d'étapes. Les employés téléchargent une photo du reçu, et le logiciel extrait les informations telles que le nom du fournisseur, la date et le montant. La dépense est automatiquement classée et ajoutée à un rapport détaillé pour vérification.
Les catégories de dépenses types comprennent :
- Voyages et transports
- Repas et divertissements
- Fournitures et équipement de bureau
- Achats liés à un client ou à un projet
- Logiciels et abonnements
Avec Slash, les notes de frais sont traitées en temps réel. Les achats effectués avec les cartes de crédit de l'entreprise sont enregistrés dans un système que vous pouvez synchroniser avec QuickBooks.1 Chaque transaction est automatiquement classée dans une catégorie, et les reçus peuvent être associés instantanément grâce à des téléchargements mobiles ou à la numérisation.
À quoi servent les notes de frais ?
Les notes de frais remplissent plusieurs fonctions essentielles qui permettent à votre entreprise de rester responsable et organisée :
- Remboursement des employés : les notes de frais garantissent que les employés sont remboursés rapidement et avec précision pour les dépenses professionnelles qu'ils ont engagées.
- Suivi budgétaire : en suivant vos dépenses, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble transparente et en temps réel, ce qui vous permet d'éviter les dépassements budgétaires avant qu'ils ne se produisent.
- Déductions fiscales : des notes de frais bien documentées aident les entreprises à demander des déductions légitimes pendant la période fiscale.
- Conformité et préparation aux audits : les notes de frais peuvent fournir une trace écrite plus claire, ce qui contribue à garantir la conformité et vous aide à vous préparer aux audits et au rapprochement fiscal.
- Visibilité financière : lorsque les données relatives aux dépenses sont à jour, les équipes financières peuvent prendre de meilleures décisions en matière de budgétisation, de dépenses et de relations avec les fournisseurs.
Slash transforme ces rapports traditionnels en informations financières en temps réel. Au lieu de feuilles de calcul statiques, ses outils de gestion des dépenses se connectent directement aux logiciels bancaires et comptables, ce qui permet à chaque rapport de donner une vue en temps réel des dépenses de votre entreprise.
Que comprend un rapport de dépenses ?
Les notes de frais sont particulièrement utiles lorsqu'elles sont détaillées mais faciles à comprendre. Chaque section fournit des informations sur une partie des dépenses :
Date de la dépense
Les entrées de dépenses commencent par la date. Cela permet de classer les transactions, de suivre et de vérifier les délais, et de s'assurer que les déductions sont bien imputées à la période comptable correcte.
Catégorie de dépenses
Chaque élément doit être classé dans la catégorie de dépenses appropriée : frais de déplacement, repas ou fournitures de bureau. Une classification cohérente, ou effectuée avant même que les dépenses ne soient engagées grâce à des groupes de cartes classés, facilite l'analyse des tendances et l'identification des dépenses déductibles des impôts.
Montant et devise
Le sous-total, les taxes et le total sont ensuite indiqués. Ce montant est essentiel pour un remboursement correct et une déclaration précise.
Coordonnées du fournisseur ou du commerçant
La documentation relative au fournisseur garantit la traçabilité et facilite les audits. Dans des systèmes tels que Slash, les données relatives aux fournisseurs sont automatiquement extraites des transactions par carte.
Objectif commercial ou justification
Ce champ explique la raison de la dépense, par exemple un déjeuner avec un client, un déplacement professionnel ou le renouvellement d'un logiciel.
Reçus ou pièces jointes
Qu'ils soient téléchargés numériquement ou scannés à partir de reçus papier, les reçus servent de preuve d'achat.
Dans un tableur traditionnel, vous devriez saisir manuellement chacune de ces informations. Dans Slash, elles sont renseignées automatiquement grâce au suivi des dépenses et à l'intégration des cartes bancaires, ce qui vous évite des heures de saisie et garantit que chaque dépense est enregistrée.
Comment remplir une note de frais (étape par étape)
1. Rassemblez les reçus et les détails des dépenses.
Rassemblez tous les reçus, factures et justificatifs relatifs à vos dépenses professionnelles récentes. Il peut s'agir de frais de déplacement, de déjeuners avec des clients ou de paiements récurrents pour des logiciels.
2. Enregistrez chaque dépense dans la bonne catégorie.
Saisissez chaque élément dans votre modèle de note de frais, en sélectionnant la catégorie de dépenses appropriée. La cohérence dans la manière dont vous classez ces éléments facilite à la fois les déductions fiscales et l'établissement d'un budget précis.
3. Ajouter l'objet social
Chaque entrée doit inclure une brève description de l'objectif commercial, c'est-à-dire la raison qui motive l'achat.
4. Joindre les reçus ou les documents justificatifs
Joignez vos reçus sous forme numérique. Si vous utilisez encore des reçus papier, c'est là que la numérisation ou le téléchargement entre en jeu. Des outils tels que FreshBooks ou QuickBooks via Slash facilitent cette opération.
5. Soumettre pour approbation par le responsable ou le service financier
Une fois votre rapport terminé, soumettez-le pour examen. Les flux de travail automatisés accélèrent ce processus en informant directement les approbateurs et en garantissant la conformité avec la politique de l'entreprise.
6. Suivre l'état du remboursement
Une fois approuvées, suivez les dépenses remboursées. Dans Slash, les employés voient les remboursements déposés automatiquement, ce qui permet aux équipes financières et aux employés de rester synchronisés.
Exemples de notes de frais
Un modèle traditionnel de note de frais ressemble souvent à un tableur comportant des colonnes pour la date, le fournisseur, le type de dépense, le sous-total, les taxes et le total. Chaque ligne est détaillée dans les catégories de dépenses appropriées, avec les reçus joints.
Exemple 1 : un rapport mensuel des dépenses peut inclure les fournitures de bureau achetées au cours du trimestre, les remboursements de frais de déplacement et les coûts liés aux réunions avec les clients. Chaque dépense doit mentionner le fournisseur, la date, l'objet professionnel et le justificatif correspondant, le tout aboutissant à un total général final.
Exemple 2 : Un rapport de frais de déplacement peut inclure les billets d'avion, les hôtels, les repas et les transports locaux. Le rapport répertorie chaque coût remboursable, classé par type et étiqueté pour faciliter son examen lors d'un audit.
Au lieu de les gérer manuellement dans Excel, Slash avec QuickBooks génère automatiquement des notes de frais, en reliant les transactions, les reçus et les données d'approbation dans un tableau de bord unique.
Rapports de dépenses automatisés avec Slash
La gestion automatisée des notes de frais transforme la manière dont les chefs d'entreprise et les équipes financières travaillent. En éliminant la saisie manuelle, elle améliore la précision, fait gagner du temps et garantit la conformité, tout en préparant vos documents pour la saison fiscale.
Avec Slash, l'automatisation se fait en temps réel. Chaque achat effectué avec une carte d'entreprise ou via votre compte bancaire lié est enregistré dans le système. Les transactions sont classées par catégorie en quelques secondes, en synchronisation avec les reçus et les rapports automatisés dans QuickBooks.
Voici quelques-uns des moments forts de Slash :
- Intégrations directes avec QuickBooks, Xero et d'autres plateformes comptables
- Prise en charge multi-entités pour les opérations financières complexes
- Analyses en temps réel qui montrent où vont vos dépenses entre les projets et les catégories
- Cartes d'entreprise avec suivi des dépenses en temps réel, groupes de cartes et notifications personnalisables pour que vous soyez toujours informé.
Avec Slash, la gestion des notes de frais va au-delà de la simple documentation et offre une vue d'ensemble de la santé financière de votre entreprise.
Découvrez comment Slash peut vous aider à répondre à vos besoins en matière de rapports de dépenses sur slash.com.
Foire aux questions
Que doit contenir une note de frais ?
Un rapport de dépenses complet doit inclure : la date de chaque dépense, la catégorie de dépense (déplacement, repas, fournitures, etc.), le montant et la devise, les coordonnées du fournisseur ou du commerçant, un objectif professionnel ou une justification expliquant pourquoi la dépense était nécessaire, ainsi que les reçus ou les pièces justificatives. Une classification et une documentation claires accélèrent le processus d'approbation et de remboursement.
Comment remplir correctement une note de frais ?
Commencez par rassembler tous les reçus et les détails des dépenses. Enregistrez chaque dépense dans la catégorie appropriée, ajoutez une brève description de l'objectif commercial expliquant la dépense, joignez les reçus ou les documents justificatifs, puis soumettez le tout à l'approbation de votre responsable ou du service financier. Après la soumission, suivez l'état d'avancement de votre remboursement. L'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses permet d'automatiser une grande partie de ce processus.
Quelles sont les catégories courantes de notes de frais ?
Les catégories courantes comprennent : les frais de déplacement (vols, hôtels, location de voitures), les repas et les divertissements, les fournitures de bureau, les logiciels et les abonnements, le développement professionnel et la formation, le remboursement des frais kilométriques et les dépenses liées aux clients. L'utilisation de catégories cohérentes dans toute votre organisation facilite le suivi des habitudes de dépenses et permet d'établir un budget précis.
Comment automatiser la gestion des notes de frais ?
La gestion automatisée des notes de frais utilise un logiciel pour enregistrer les reçus, classer les dépenses et synchroniser les transactions directement depuis les cartes d'entreprise vers les systèmes comptables. Des fonctionnalités telles que la numérisation automatique des reçus, le suivi des transactions en temps réel et les workflows d'approbation intégrés éliminent la saisie manuelle des données et réduisent le temps de traitement. Des plateformes telles que Slash connectent directement les transactions par carte au logiciel comptable pour un suivi transparent des dépenses.
