Comprendre le principe de comptabilisation des dépenses : pourquoi est-ce important pour les entreprises ?
Certaines règles comptables ne retiennent l'attention que lorsque quelque chose ne va pas. La comptabilisation des dépenses en fait partie. Cela peut sembler insignifiant, mais la comptabilisation des dépenses a une incidence directe sur votre imposition, la conformité de vos déclarations et la clarté de vos états financiers.
Le moment où les dépenses sont comptabilisées détermine quand les déductions s'appliquent, ce qui peut faire passer les obligations fiscales d'une année à l'autre. La comptabilisation des dépenses est étroitement liée au principe de correspondance, l'une des normes comptables fondamentales requises par les PCGR américains et les règles internationales d'information financière. Le fait de ne pas comptabiliser les dépenses au cours de la période appropriée peut entraîner des rapports mensuels incohérents et des fluctuations imprévues des bénéfices, ce qui rend plus difficile de déterminer si les gains de performance sont réels ou simplement liés au moment choisi.
Dans ce guide, nous expliquerons comment fonctionne le principe de comptabilisation des charges, quand les charges doivent être enregistrées selon la méthode de la comptabilité d'exercice et comment les différents types de coûts sont appariés aux revenus. Nous examinerons également les défis courants auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'elles appliquent ce principe dans la pratique, et comment Slash peut relever ces défis en automatisant la saisie des transactions, en s'intégrant aux systèmes comptables, en fournissant des informations en temps réel sur la santé financière de votre entreprise, et plus encore.¹
Qu'est-ce que le principe de comptabilisation des charges et comment fonctionne-t-il ?
Le principe de comptabilisation des charges est un concept comptable qui garantit que les charges sont enregistrées au cours de la même période que les revenus qu'elles contribuent à générer, indépendamment du moment où l'argent change effectivement de mains. L'enregistrement conjoint des revenus et des charges connexes permet d'obtenir une image financière plus précise de la rentabilité d'une entreprise au cours d'une période donnée, ce qui empêche votre entreprise de gonfler artificiellement ses bénéfices ou de faire des déclarations erronées pendant la période fiscale.
La comptabilisation des charges est directement liée au principe de correspondance, qui est l'une des dix normes comptables imposées par les principes comptables généralement reconnus (GAAP) aux États-Unis. Elle est également requise par les normes internationales d'information financière (IFRS) utilisées dans plus de 140 pays à travers le monde.
Quand une dépense est-elle comptabilisée ?
Selon le principe de la comptabilité d'exercice, les dépenses sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice, ce qui signifie qu'elles sont enregistrées lorsqu'elles sont engagées et non lorsqu'elles sont payées. Dans ce contexte, « engagées » signifie que les dépenses sont comptabilisées lorsqu'une obligation de paiement est créée ou lorsqu'un avantage est consommé.
Par exemple, imaginez que votre entreprise reçoive une facture de 10 000 $ pour des services marketing fournis en décembre, mais que vous ne la payiez qu'en janvier. Pour respecter le principe de comptabilisation des charges, vous enregistreriez la charge de 10 000 $ en décembre (lorsque le service a été fourni et a contribué à générer le chiffre d'affaires de décembre), et non en janvier, lorsque la facture est payée.
Les comptables utilisent trois approches différentes pour faire correspondre les dépenses aux recettes. La méthode utilisée dépend du fait que la dépense soit un coût de production (directement lié à la production) ou un coût périodique (lié aux opérations générales plutôt qu'à des ventes spécifiques) :
- Association directe entre cause et effet : Cette méthode relie directement des dépenses spécifiques à des revenus spécifiques. L'exemple le plus clair est le coût des marchandises vendues (COGS). Si vous vendez un produit à 100 $ dont le coût de production est de 60 $, vous comptabilisez la dépense de 60 $ au cours de la même période que le revenu de 100 $.
- Allocation systématique et rationnelle : Lorsqu'une dépense profite à plusieurs périodes comptables, elle est répartie dans le temps. L'amortissement en est l'exemple le plus courant. Si vous achetez un camion de livraison de 120 000 dollars dont la durée de vie prévue est de 10 ans, vous passerez en charges 12 000 dollars par an au lieu d'enregistrer la totalité du coût dès le départ.
- Reconnaissance immédiate : Certaines dépenses soutiennent l'ensemble des activités commerciales, mais elles n'ont pas de relation directe avec des revenus spécifiques. Le loyer, les salaires et les fournitures de bureau entrent dans cette catégorie et sont simplement comptabilisés dans la période où ils sont engagés.
Slash peut vous aider à garantir que vos dépenses sont comptabilisées au bon moment en enregistrant automatiquement les détails des transactions effectuées avec toutes les cartes et tous les paiements de votre entreprise, ce qui réduit au minimum le recours à la collecte manuelle des reçus ou aux factures en retard pour vérifier le timing.
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Impact sur la comptabilité de caisse par rapport à la comptabilité d'exercice
Le principe de comptabilisation des charges peut avoir une incidence sur le moment où les impôts sont payés ou déductibles, selon votre méthode comptable. Bien qu'il ne modifie généralement pas le montant total de l'impôt dû à long terme, il peut faire varier les obligations fiscales d'une année à l'autre, ce qui a finalement une incidence sur les prévisions de trésorerie et la planification fiscale.
La comptabilité de caisse enregistre les revenus et les dépenses uniquement lorsque l'argent change de mains et ne reconnaît pas les comptes créditeurs ou débiteurs dans les états financiers. Bien qu'elle soit plus simple à gérer et offre une certaine souplesse fiscale, elle peut fausser l'analyse de la santé financière, en affichant des profits ou des pertes qui ne reflètent pas l'activité commerciale sous-jacente. Selon cette méthode, les dépenses ne sont généralement pas comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice à des fins d'information financière.
Le principe de comptabilisation des charges s'applique spécifiquement à la comptabilité d'exercice, où les charges sont enregistrées lorsqu'elles sont engagées plutôt que lorsqu'elles sont payées. Si les services sont reçus en décembre mais payés en janvier, la charge est comptabilisée en décembre, ce qui permet d'aligner les coûts sur la période à laquelle ils se rapportent. Cette approche donne une image plus précise des résultats financiers, mais elle réduit généralement la possibilité de transférer des déductions entre les périodes sur la seule base du moment du paiement.
Voici comment cela se présente dans la pratique. Prenons l'exemple d'une entreprise qui a 50 000 $ de dépenses impayées depuis décembre :
- Comptabilité d'exercice : Déduit la totalité des 50 000 $ sur la déclaration de revenus de l'année dernière, même si le paiement est effectué en janvier.
- Comptabilité de caisse : Les dépenses ne peuvent être déduites avant l'année suivante, ce qui entraîne une augmentation des impôts l'année dernière et une diminution des impôts l'année suivante.
En vertu du principe de cohérence, les entreprises sont tenues d'appliquer la même méthode comptable (qu'il s'agisse de la comptabilité de caisse ou d'exercice) de manière cohérente d'une période comptable à l'autre. Cela garantit la comparabilité des états financiers dans le temps et empêche les entreprises de changer de méthode pour manipuler les revenus déclarés ou les résultats fiscaux.
Principe de comptabilisation des charges vs principe de comptabilisation des produits
La comptabilisation des charges et celle des produits représentent les deux faces d'une même médaille, qui fonctionnent ensemble pour répondre aux exigences du principe de correspondance. Vous trouverez ci-dessous leurs définitions côte à côte afin de mettre en évidence leurs similitudes et leurs différences :
- Principe de comptabilisation des charges : Les dépenses doivent être comptabilisées dans le compte de résultat de la période au cours de laquelle elles sont engagées, indépendamment de la date à laquelle elles sont payées.
- Principe de comptabilisation des produits : Les revenus doivent être comptabilisés dans le compte de résultat au cours de la période où ils sont réalisés et gagnés, et non nécessairement lorsque les fonds sont reçus.
Bien que ces deux principes visent à aligner l'activité financière sur la période comptable appropriée, ils sont appliqués différemment dans le cadre du principe de prudence. Les charges et les passifs sont comptabilisés dès qu'ils sont probables, même en cas d'incertitude. En revanche, les produits et les actifs ne sont comptabilisés que lorsqu'ils sont réalisés ou raisonnablement certains.
Ensemble, ces principes garantissent que les revenus sont déclarés parallèlement aux coûts nécessaires pour les générer, réduisant ainsi le risque de distorsion des résultats financiers causé par les différences temporelles dans les flux de trésorerie.
5 exemples de comptabilisation des dépenses : choisir la bonne méthode de rapprochement et la bonne période de comptabilisation
Les exemples ci-dessous illustrent comment différents types de dépenses sont comptabilisés selon la méthode de la comptabilité d'exercice, ainsi que les méthodes de rapprochement utilisées par les comptables pour garantir que les états financiers reflètent fidèlement l'activité de l'entreprise :
Loyer des bureaux et frais liés aux services publics enregistrés mensuellement
Le loyer et les charges des bureaux sont des dépenses d'exploitation courantes qui soutiennent les activités commerciales quotidiennes plutôt qu'un produit ou une vente spécifique. Comme ces coûts profitent à l'entreprise de manière uniforme dans le temps et n'ont pas de lien direct avec la génération de revenus, ils sont traités comme des coûts périodiques.
Type de coût : Coût périodique
Méthode d'appariement : Reconnaissance immédiate
Quand reconnaître : Au cours du mois où le loyer et les charges s'appliquent
Salaire et avantages sociaux des employés correspondant à la période travaillée
Les salaires, traitements et avantages sociaux des employés sont engagés au fur et à mesure que les employés effectuent leur travail. Même si la paie est traitée après la fin de la période de travail, ces coûts sont comptabilisés dans la période au cours de laquelle le travail a été effectué, car c'est à ce moment-là que l'avantage économique a été perçu.
Type de coût : Coût périodique
Méthode d'appariement : Reconnaissance immédiate
Quand reconnaître : Au cours de la période pendant laquelle le travail de l'employé est effectué, quel que soit le moment où la paie est versée.
Abonnements logiciels attribués au mois concerné
Les abonnements logiciels donnent accès à des outils et à des services pendant une période définie, généralement facturée mensuellement ou annuellement. Étant donné que l'avantage est consommé au fil du temps, le coût est comptabilisé progressivement plutôt que d'un seul coup.
Type de coût : Coût périodique
Méthode d'appariement : Allocation systématique et rationnelle
Quand reconnaître : Chaque mois, pendant la période d'abonnement, le logiciel est utilisé.
Coût des marchandises vendues comptabilisé lorsque les stocks sont vendus
Le coût des marchandises vendues représente les coûts directs liés à la production ou à l'achat des stocks. Ces coûts sont initialement comptabilisés comme des actifs et ne sont comptabilisés comme des charges que lorsque les stocks correspondants sont vendus et que les produits sont comptabilisés.
Type de coût : Coût du produit
Méthode d'appariement : Association directe entre cause et effet
Quand reconnaître : Au cours de la même période, le stock est vendu et les revenus correspondants sont comptabilisés.
Charges payées d'avance amorties sur la durée de service
Les charges payées d'avance surviennent lorsqu'une entreprise paie à l'avance des biens ou des services qui seront reçus au cours de périodes futures, tels que des assurances ou des loyers. Ces coûts sont d'abord enregistrés comme des actifs, puis passés en charges au fur et à mesure que l'avantage est consommé.
Type de coût : Coût périodique
Méthode d'appariement : Allocation systématique et rationnelle
Quand reconnaître : Progressivement, pendant la période où le service prépayé est utilisé
Défis courants et meilleures pratiques pour l'application du principe de comptabilisation des charges
Même les entreprises qui comprennent la comptabilité d'exercice en théorie peuvent avoir du mal à appliquer le principe de comptabilisation des charges de manière cohérente dans la pratique. Les sections ci-dessous décrivent certains des défis auxquels les entreprises peuvent être confrontées lors de l'application de ce principe, ainsi que les meilleures pratiques pour maintenir une comptabilisation précise et cohérente des charges sur l'ensemble des périodes comptables :
Défis communs
Comprendre quand une dépense doit être comptabilisée selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Votre équipe peut avoir du mal à déterminer si une dépense doit être enregistrée lorsqu'elle est engagée, lorsqu'elle est payée ou répartie dans le temps. Cela est particulièrement fréquent pour les services d'abonnement, les charges payées d'avance et les salaires courus.
Gestion des décalages temporels entre les opérations de trésorerie et l'enregistrement des dépenses. Les mouvements de trésorerie peuvent intervenir à une période différente de celle où les dépenses sont réellement engagées. Sans une visibilité claire sur le calendrier des paiements, les dépenses peuvent facilement être classées dans le mauvais mois. Slash enregistre les transactions en temps réel, offrant ainsi aux équipes financières une visibilité plus claire sur le calendrier, même lorsque les règlements ou les remboursements interviennent plus tard.
Gestion des transactions multi-entités ou transfrontalières. Les entreprises qui possèdent plusieurs filiales ou qui exercent des activités à l'international doivent suivre les dépenses de toutes leurs entités juridiques, devises et juridictions. La prise en charge multi-entités de Slash permet aux entreprises de suivre les dépenses de plusieurs entités juridiques dans un tableau de bord unifié, ce qui facilite la reconnaissance des dépenses au sein de votre organisation.
Rapprochement des charges payées d'avance et des charges à payer. Les assurances prépayées, les contrats logiciels annuels et les charges à payer nécessitent un suivi et une répartition continus. La gestion manuelle de ces calendriers augmente le risque d'oublier des ajustements ou de comptabiliser deux fois certaines dépenses.
Assurer la cohérence entre les périodes de reporting et les états financiers. Une catégorisation incohérente des dépenses ou une saisie tardive des données peut fausser les comparaisons d'un mois à l'autre et les états financiers. Slash catégorise automatiquement vos dépenses sur l'ensemble des cartes et des paiements de votre entreprise ; les données transactionnelles catégorisées sont directement transférées vers QuickBooks, ce qui permet de maintenir une comptabilisation et un reporting cohérents d'une période à l'autre.
Meilleures pratiques
Établir des politiques internes claires, conformes aux normes comptables. Définissez quand les dépenses doivent être comptabilisées en fonction de votre méthode comptable, comment les coûts prépayés doivent être amortis et comment les charges à payer sont enregistrées. Des politiques claires peuvent réduire le besoin de prendre des décisions discrétionnaires, améliorant ainsi la cohérence de vos livres comptables.
Utilisez des outils automatisés pour réduire les erreurs de chronométrage manuelles. Les cartes d'entreprise et les systèmes de paiement Slash enregistrent automatiquement les données transactionnelles dès leur utilisation, garantissant ainsi que les dépenses sont consignées en temps réel et centralisées dans un seul système. Cela vous évite d'avoir à vous fier aux reçus et aux factures pour vérifier la date.
Rapprochez fréquemment les comptes afin de détecter rapidement les écarts. Grâce à l'intégration de Slash à QuickBooks, les données transactionnelles sont synchronisées directement dans votre système comptable. Cela facilite le rapprochement des dépenses, la vérification des charges à payer, la gestion des factures et la préparation des déclarations fiscales sans duplication du travail entre les différentes plateformes.
Normaliser la manière dont les charges payées d'avance et les charges à payer sont suivies. L'utilisation de catégories et de workflows cohérents pour les dépenses prépayées garantit leur répartition correcte dans le temps. Avec Slash, vous pouvez prédéfinir des règles de catégorisation des dépenses afin que les transactions soient enregistrées correctement dès le départ, ce qui réduit au minimum le besoin de reclassification ou de nettoyage manuel ultérieur.
Former le personnel à la comptabilité d'exercice et à la documentation. Les systèmes automatisés peuvent réduire la complexité, mais la formation permet à votre équipe de comprendre pourquoi les dépenses sont enregistrées à tel ou tel moment. Fournir des conseils sur la documentation, le calendrier et la catégorisation peut aider à maintenir une reconnaissance cohérente des dépenses à mesure que les équipes s'agrandissent et que les responsabilités changent.
Simplifiez la comptabilisation des dépenses avec Slash
Slash élimine les approximations dans la comptabilisation des dépenses en regroupant toutes les transactions de votre entreprise dans un tableau de bord unique qui se met à jour en temps réel. Vous pouvez suivre les paiements entrants et sortants, organiser les dépenses par statut ou par période, et classer les dépenses par fournisseur ou par type de dépense. Au final, l'automatisation du suivi des dépenses permet de mieux comprendre quand les dépenses sont engagées et comment elles doivent être comptabilisées.
Slash peut également vous aider à rationaliser vos processus comptables grâce à son intégration transparente avec QuickBooks. Vous pouvez exporter toutes vos données transactionnelles depuis Slash vers votre plateforme comptable, ce qui vous évite d'avoir à tout saisir manuellement dans les différents systèmes, un processus qui peut être source d'erreurs et prendre beaucoup de temps. QuickBooks vous permet également de basculer entre les rapports basés sur la comptabilité de caisse et ceux basés sur la comptabilité d'exercice, ce qui facilite l'application de différents paramètres de comptabilisation en fonction de la structure de votre entreprise.
Mais Slash ne se contente pas de vous aider à appliquer un simple principe comptable. Slash modernise la manière dont votre entreprise gère ses dépenses, ses paiements et ses opérations financières grâce à des fonctionnalités telles que :
- Des services bancaires aux entreprises conçus pour offrir une grande flexibilité : Ouvrez plusieurs comptes virtuels pour séparer les fonds d'exploitation, les réserves ou les budgets de projet, afin de donner aux équipes une visibilité plus claire sur les flux de trésorerie. Gérez plusieurs entités commerciales, sites ou filiales à partir d'un tableau de bord unique, avec des rapports consolidés et une visibilité claire sur tous les comptes.
- Intégrations comptables : Synchronisez directement vos transactions avec QuickBooks pour tenir automatiquement vos comptes à jour. Slash se connecte également via Plaid et prend en charge l'importation de données à partir d'outils tels que Xero, ce qui facilite son intégration dans les flux de travail comptables existants.
- Carte Visa® Platinum Slash : Une carte de crédit d'entreprise qui offre jusqu'à 2 % de remise en argent sur les dépenses de l'entreprise, avec des règles de dépenses configurables, des contrôles de carte, une surveillance alimentée par l'IA et une protection contre la fraude de niveau cryptographique.
- Divers modes de paiement : Slash prend en charge un large éventail de paiements, notamment les dépenses par carte, les virements ACH internationaux, les virements internationaux vers plus de 180 pays via SWIFT et les paiements nationaux en temps réel via RTP et FedNow.
- Prise en charge native des cryptomonnaies : Convertissez vos fonds en stablecoins indexés sur le dollar américain, tels que l'USDT ou l'USDC, afin d'effectuer des transferts sur la blockchain. Vous bénéficierez ainsi d'un moyen de paiement alternatif qui permet de réduire les coûts et les délais de règlement.⁴
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Questions fréquentes
Quels types de dépenses doivent être comptabilisés selon la méthode de la comptabilité d'exercice ?
Une dépense doit être enregistrée lorsque l'entreprise reçoit le bien ou le service, et non lorsque la facture est payée. Cela permet d'aligner les dépenses sur la période à laquelle elles se rapportent réellement.
En quoi les charges payées d'avance diffèrent-elles des charges à payer ?
Les charges payées d'avance sont des coûts que vous payez à l'avance et que vous déduisez progressivement à mesure que vous en bénéficiez, comme les assurances annuelles ou les abonnements à des logiciels. Les charges à payer sont des coûts que vous avez déjà engagés mais que vous n'avez pas encore payés, comme les salaires gagnés par les employés avant le traitement de la paie.
La comptabilisation des dépenses peut-elle avoir une incidence sur les audits ou les examens financiers ?
Oui. Si les dépenses ne sont pas enregistrées dans la période appropriée, les états financiers peuvent être erronés. Les auditeurs et les réviseurs se concentrent souvent sur le moment où les dépenses sont enregistrées, car cela a une incidence sur les bénéfices déclarés et la conformité aux normes comptables.
