Quelle est la durée d'un cycle de facturation ? Gestion des cartes de visite et facturation des dépenses

Quelle est la durée d'un cycle de facturation ? Guide complet pour les entreprises

Discuter de la durée d'un cycle de facturation peut sembler simple, voire insignifiant. Les cycles de facturation déterminent la date à laquelle votre relevé mensuel est émis, ce qui détermine à son tour la date d'échéance de votre paiement. Cela semble simple. Dans la pratique, cependant, les cycles de facturation peuvent jouer un rôle beaucoup plus important dans la façon dont l'argent circule dans votre entreprise. Ils peuvent influencer la date à laquelle les dépenses doivent être payées, la façon dont vous gérez les relations avec vos clients et la prévisibilité de votre trésorerie d'un mois à l'autre.

Dans ce guide, nous expliquerons l'importance des cycles de facturation pour vos opérations commerciales, en commençant par leur définition, leur fonctionnement et leur durée habituelle. Vous apprendrez également à lire un relevé de facturation, comment les cycles de facturation peuvent influencer les résultats de crédit et comment les équipes financières peuvent utiliser stratégiquement le calendrier des cycles de facturation.

Nous vous montrerons également comment Slash peut améliorer la gestion de vos paiements au mois le mois. Grâce au tableau de bord de gestion financière Slash, vous pouvez automatiser vos paiements sur plusieurs canaux, générer et gérer vos factures, surveiller les dépenses de votre entreprise et gérer des cartes de crédit professionnelles qui peuvent vous rapporter jusqu'à 2 % de remise en argent.¹

Qu'est-ce qu'un cycle de facturation ?

Un cycle de facturation est la période récurrente pendant laquelle les transactions sont enregistrées. Ces transactions peuvent inclure les débits effectués sur le compte, les crédits ou remboursements, et les paiements enregistrés pendant le cycle. Ces transactions sont ensuite organisées et résumées sur un relevé de facturation, qui est envoyé au titulaire du compte avant le paiement.

Dans la plupart des contextes commerciaux, les cycles de facturation s'appliquent à :

• Cartes de crédit et cartes de paiement
• Factures récurrentes des fournisseurs et frais de service
• Loyer et charges
• Plateformes SaaS et abonnements logiciels

Comment fonctionnent les cycles de facturation ?

Un cycle de facturation suit un schéma prévisible. Il commence à une date de début fixe, s'étend sur une période définie et se termine à une date de relevé. Toutes les transactions enregistrées pendant cette période sont incluses dans le relevé généré à la fin du cycle. Une fois le cycle de facturation terminé, toutes les transactions enregistrées après cette date sont incluses dans le cycle suivant.

Après l'envoi des relevés, une date d'échéance de paiement suit. Celle-ci comprend souvent un délai de grâce qui permet aux entreprises d'examiner le relevé et de planifier le paiement. Si le cycle de facturation détermine la date d'envoi des relevés et les transactions qui y figurent, il ne détermine pas nécessairement la date d'échéance du paiement.

Cette distinction peut s'avérer importante lorsque vous utilisez différentes structures de paiement par carte d'entreprise. Par exemple, la carte Slash Visa Platinum est une carte de crédit qui exige que les soldes soient réglés quotidiennement. Malgré cela, le compte peut toujours générer des relevés périodiques qui résument l'activité à des fins de vérification, de rapprochement et d'archivage.

Quelle est la durée d'un cycle de facturation ?

Dans la plupart des cas, les cycles de facturation durent un mois. C'est le cas pour la majorité des cartes de crédit, des loyers, des services publics et des services commerciaux récurrents. Si la durée est généralement constante, la date de clôture exacte peut varier. Certains cycles de facturation se terminent à une date fixe du calendrier, par exemple le premier ou le quinze de chaque mois. D'autres fonctionnent sur une base continue, ce qui signifie que le cycle se termine le même jour chaque mois, en fonction de la date à laquelle le compte ou le service a été activé pour la première fois.

Certains services peuvent avoir des cycles de facturation plus longs ou plus courts, ce qui peut modifier leur incidence sur votre trésorerie. Par exemple, de nombreux fournisseurs de logiciels proposent des abonnements annuels facturés une fois par an. Ces formules ont souvent un coût annuel effectif inférieur à celui des paiements mensuels, mais elles nécessitent de prévoir des dépenses plus importantes et moins fréquentes. D'autres modalités de facturation peuvent être hebdomadaires, bihebdomadaires ou trimestrielles, selon le service et les conditions que vous négociez.

Parfois, les cycles de facturation peuvent être ajustés en négociant avec votre fournisseur. Modifier un cycle de facturation peut aider à aligner les dépenses importantes sur les entrées de revenus ou à répartir les paiements de manière plus uniforme tout au long du mois afin de réduire les tensions de trésorerie. En fin de compte, la structure de cycle de facturation appropriée dépend de la manière dont votre entreprise gagne et dépense généralement son argent. Les entreprises dont les revenus mensuels sont prévisibles peuvent préférer une date de facturation unique consolidée, tandis que celles dont les entrées sont plus variables peuvent tirer profit de cycles échelonnés.

Comprendre votre relevé de facturation

Votre relevé de facturation est un résumé de tout ce qui s'est passé au cours d'un cycle de facturation spécifique. Pour les entreprises, savoir lire un relevé de facturation peut être utile pour suivre précisément les dépenses, planifier les flux de trésorerie et effectuer les paiements dans les délais. Chaque section du relevé a un objectif spécifique et influe directement sur le montant à payer et la date d'échéance :

Solde initial

Le relevé commence généralement par le solde reporté du cycle précédent. Ce chiffre correspond au montant impayé restant à la clôture de la dernière période de facturation. Si le compte a été intégralement réglé, le solde initial sera nul. Dans le cas contraire, ce solde est reporté et s'ajoute au total actuel.

Activité pendant le cycle actuel

Ensuite, le relevé répertorie toutes les activités enregistrées au cours du cycle de facturation actuel. Cela peut inclure les achats effectués avec la carte ou le compte, les frais d'abonnement récurrents, les frais (tels que les frais de retard ou les frais de service) et les intérêts. Seules les transactions enregistrées avant la date de clôture du cycle de facturation apparaîtront sur votre relevé. Les frais engagés après la date de clôture seront reportés au cycle suivant, même s'ils ne surviennent qu'un jour plus tard.

Paiements et crédits appliqués

Cette section indique tous les paiements ou crédits qui ont réduit le solde au cours du cycle de facturation. Il peut s'agir de paiements manuels, de paiements automatiques, de remboursements ou de crédits sur relevé. Les paiements effectués avant la date de clôture réduisent le solde indiqué sur le relevé, tandis que les paiements effectués après cette date apparaissent sur le relevé suivant. Ce calendrier est important pour planifier les sorties de trésorerie et comprendre ce qui sera dû.

Solde du compte à la date de clôture

Le relevé se termine par le solde à la date de clôture. Ce montant reflète toutes les sommes dues pour le cycle de facturation et correspond généralement au chiffre utilisé par les entreprises pour vérifier les frais, rapprocher les comptes et préparer les paiements.

Paiement minimum et date d'échéance

Enfin, le relevé indique le montant minimum à payer et la date d'échéance. Cela s'applique plus particulièrement aux relevés de carte de crédit. Le paiement du montant minimum avant la date d'échéance permet d'éviter les frais de retard et les antécédents de paiement négatifs.

Si votre entreprise utilise des cartes de crédit, vous n'aurez pas de paiement minimum à effectuer, car celles-ci exigent que les titulaires paient la totalité du solde plutôt qu'un minimum. Comprendre cette section vous permet de savoir exactement combien vous devez payer et à quelle date, ce qui permet à votre équipe financière de planifier les paiements sans perturber la trésorerie.

Comment le cycle de facturation influe-t-il sur votre cote de crédit ?

Les cycles de facturation peuvent avoir une incidence directe sur le processus de déclaration de crédit. Au cours de chaque cycle de facturation de carte de crédit, les frais s'accumulent jusqu'à la fin du cycle et l'émission d'un relevé de carte de crédit. Le solde indiqué sur ce relevé correspond généralement à ce que les sociétés émettrices de cartes de crédit déclarent aux agences d'évaluation du crédit.

Ce solde déclaré est comparé à la limite de crédit de la carte afin de calculer votre taux d'utilisation du crédit. Si un solde élevé apparaît sur le relevé, votre crédit disponible peut sembler plus faible, même si vous remboursez le solde peu après. Par conséquent, l'utilisation peut temporairement augmenter simplement en raison du moment où la facturation de la carte de crédit est effectuée.

L'utilisation du crédit est l'un des facteurs les plus influents dans l'évaluation de la solvabilité. Utiliser une grande partie de votre crédit disponible peut avoir un impact négatif sur votre solvabilité, en particulier si vos relevés de carte de crédit affichent régulièrement des soldes élevés. Cela peut arriver même si les entreprises paient la totalité de leurs factures chaque mois.

L'historique des paiements est également lié aux cycles de facturation. Chaque relevé de carte de crédit comprend une date d'échéance fixée par l'émetteur de la carte, et le non-respect de cette date peut entraîner des frais de retard et une inscription négative au registre de crédit. Connaître la date de clôture des cycles de facturation et la date d'échéance des paiements aide les entreprises à gérer leur utilisation, à préserver leur crédit disponible et à maintenir une bonne réputation auprès des agences d'évaluation du crédit.

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Pourquoi les cycles de facturation sont importants pour vos finances et comment les utiliser efficacement

Les cycles de facturation jouent un rôle important dans la gestion des flux de trésorerie. En suivant la date d'enregistrement des dépenses et celle d'échéance des paiements, les équipes financières peuvent mieux anticiper les besoins de trésorerie à court terme et éviter les situations où plusieurs paiements importants doivent être effectués simultanément. Cela est particulièrement important lors du suivi des comptes clients ; les retards dans les paiements entrants de votre entreprise peuvent aggraver l'impact négatif des obligations de facturation importantes.

Une autre utilisation courante de la gestion du cycle de facturation consiste à traiter les cas de clients ou de partenaires en retard de paiement. Si un client paie régulièrement ses factures avec une semaine ou plus de retard, le raccourcissement du cycle de facturation peut aider à compenser ce retard. Au lieu de réagir a posteriori aux retards de paiement, les entreprises peuvent ajuster de manière proactive les délais afin de protéger leur trésorerie sans avoir à recourir immédiatement à des pénalités ou à des mesures coercitives plus strictes.

Des cycles de facturation raccourcis ou ajustés peuvent également s'avérer utiles lorsque vous travaillez avec des clients importants, gérez l'exposition au risque de crédit ou imposez des conditions de paiement plus strictes à un client. Bien que ces approches ne soient pas nécessaires dans toutes les relations, elles peuvent aider les équipes financières à adapter les structures de facturation des clients au comportement de paiement réel.

Découvrez des solutions plus intelligentes pour la gestion du capital avec Slash

La gestion des cycles de facturation devient beaucoup plus facile lorsque vous disposez des bons outils. Slash vous offre une visibilité claire sur l'ensemble du flux de travail financier de votre entreprise à partir d'un tableau de bord unique : cartes d'entreprise, comptes professionnels, paiements, factures, etc. Grâce à une vision plus complète de votre situation financière, les équipes financières peuvent prendre des décisions plus éclairées sur la manière de structurer et de gérer les cycles de facturation, tant pour les dépenses d'exploitation que pour la perception des recettes.

Contrairement aux cartes de crédit traditionnelles, la carte Slash Visa Platinum est remboursée quotidiennement, ce qui aide les entreprises à mieux contrôler leurs soldes tout en bénéficiant d'une remise en argent pouvant atteindre 2 %. Slash facilite également la gestion des dépenses des employés en vous permettant de définir des règles de dépenses personnalisées par catégorie ou par transaction, de créer des groupes de cartes par équipe et d'intégrer automatiquement l'activité des cartes dans votre tableau de bord analytique global afin que les dépenses restent en adéquation avec votre situation financière globale.

Slash contribue également à optimiser la gestion financière de plusieurs autres façons, notamment :

• Prise en charge multi-entités : Consolidez les relevés de plusieurs entités, filiales ou points de vente dans un tableau de bord unique pour faciliter la supervision.
• Gestion des factures : Bientôt disponible : gérez vos comptes clients grâce à un tableau de bord intuitif dédié à la gestion des factures. Générez des factures à partir des coordonnées et des données bancaires enregistrées, suivez l'état des paiements et acceptez les paiements via plusieurs canaux, y compris les cryptomonnaies.
• Divers modes de paiement : Choisissez les options de paiement qui correspondent à vos besoins en matière de rapidité et de coût, notamment Global ACH, les virements internationaux vers plus de 180 pays et les systèmes en temps réel tels que RTP et FedNow.
• Financement flexible : Répondez à vos besoins de liquidités à court terme grâce au financement du fonds de roulement de Slash, une ligne de crédit sur mesure qui prend en charge les prélèvements à la demande avec des conditions de remboursement flexibles de 30, 60 ou 90 jours.⁵
• Prise en charge native des cryptomonnaies : Conservez, envoyez et recevez des stablecoins libellés en USD, tels que l'USDC et l'USDT, grâce à des rampes d'accès et de sortie faciles et à des transferts internationaux quasi instantanés qui contournent les délais bancaires traditionnels et les frais de transaction à l'étranger.⁴

Si vous souhaitez bénéficier d'une meilleure visibilité sur vos dépenses et éviter les mauvaises surprises à la fin de chaque cycle de facturation, Slash vous offre un meilleur contrôle sur les finances de votre entreprise. Pour en savoir plus, rendez-vous sur slash.com.

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Questions fréquentes

Que signifie « facturation à double cycle » ?

La facturation à double cycle est une méthode qui consiste à calculer les intérêts à partir des soldes du cycle de facturation actuel et du cycle précédent, ce qui peut entraîner des frais d'intérêt plus élevés. Pour éviter de payer plus d'intérêts que prévu, envisagez d'utiliser une carte de crédit comme la carte Slash Visa Platinum.

Un cycle de facturation correspond-il à une date d'échéance ?

Non. Un cycle de facturation définit la période d'activité résumée sur un relevé, tandis que la date d'échéance est la date limite de paiement.

Qu'est-ce que la règle 15-3 ?

La règle 15-3 est une stratégie de paiement par carte de crédit. Elle vise à réduire l'utilisation du crédit déclarée en effectuant un paiement avant la fin du cycle de facturation et un autre avant la date d'échéance.