Gestion des cartes de crédit d'entreprise : meilleures pratiques et conseils d'automatisation pour 2025

Votre entreprise dispose peut-être déjà d'une carte de crédit professionnelle, mais en tirez-vous vraiment le meilleur parti ? Les cartes professionnelles font partie des outils les plus puissants dont dispose un chef d'entreprise, mais de nombreuses sociétés passent à côté de précieuses récompenses ou s'appuient sur des systèmes obsolètes qui limitent le potentiel de leurs cartes professionnelles.

De nos jours, la véritable valeur d'une carte de crédit d'entreprise va bien au-delà des avantages liés aux voyages d'affaires ou des remises sur les fournitures de bureau. Une carte d'entreprise bien choisie peut aider les chefs d'entreprise à se protéger contre la fraude, à établir des règles de dépenses qui favorisent la responsabilisation des employés et à automatiser le travail fastidieux de déclaration des dépenses. En mettant en œuvre des outils avancés de gestion des dépenses dans vos opérations quotidiennes, votre entreprise peut favoriser une culture de responsabilité financière, renforcer la communication au sein de l'équipe et protéger votre entreprise contre les risques de mauvaise gestion financière.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment une gestion intelligente des cartes de crédit d'entreprise peut faciliter vos opérations et vous aider à économiser de l'argent. Nous vous montrerons également comment les cartes de crédit professionnelles Slash s'intègrent parfaitement à notre plateforme de gestion financière, conçue pour aider les chefs d'entreprise à passer moins de temps à suivre leurs dépenses et plus de temps à développer leur activité.1 Avec Slash, votre entreprise peut bénéficier d'une remise en argent pouvant atteindre 2 % sur chaque achat, tout en bénéficiant d'informations en temps réel sur ses dépenses, d'un suivi automatisé de ses dépenses et d'outils financiers avancés qui facilitent la gestion des dépenses.

Qu'est-ce que la gestion des cartes de crédit d'entreprise ?

La gestion des cartes d'entreprise désigne les processus utilisés par une entreprise pour émettre, suivre et contrôler ses cartes de crédit afin de gérer ses dépenses professionnelles. Ci-dessous, nous détaillons certains des processus clés impliqués dans une gestion efficace des cartes d'entreprise, en expliquant ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent et pourquoi ils sont importants :

Gestion des dépenses des employés : La gestion des cartes de crédit professionnelles de vos employés à l'aide de contrôles des dépenses permet d'éviter l'utilisation abusive des fonds de l'entreprise, de simplifier les remboursements, de limiter les dépenses excessives et de favoriser le respect des politiques de l'entreprise.
Analyse des dépenses : Il est important de savoir où va votre argent et comment il est utilisé. Examiner régulièrement vos catégories de dépenses peut vous aider à identifier les coûts inutiles et à découvrir des opportunités de réaffecter vos fonds de manière plus stratégique. Le tableau de bord financier Slash génère des informations en temps réel sur les paiements et les tendances à long terme, aidant ainsi les propriétaires à comprendre comment maximiser le potentiel de dépenses de leur entreprise.
Réconciliation : Le rapprochement est le processus qui consiste à comparer les documents financiers afin de s'assurer qu'ils sont exacts et cohérents. Sans logiciel automatisé de suivi des dépenses ou de comptabilité, le rapprochement manuel des reçus, des relevés bancaires et des grands livres peut être une tâche fastidieuse et chronophage, susceptible d'entraîner des erreurs. L'automatisation du rapprochement grâce aux outils de gestion des dépenses de votre carte d'entreprise peut vous faire gagner des heures de travail et assurer la santé financière de votre entreprise.
Déclaration des dépenses : Autrefois, la déclaration des dépenses était un processus comptable fastidieux, basé sur des documents papier, dans lequel les employés devaient suivre et enregistrer leurs reçus dans un grand livre. Avec Slash, la déclaration des dépenses se fait en temps réel ; les achats effectués avec votre carte de crédit professionnelle Slash sont automatiquement classés et enregistrés ; à partir de là, vos données financières peuvent être synchronisées avec des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks et Xero.
Amélioration des récompenses : L'analyse de vos catégories de dépenses peut vous aider à découvrir de nouvelles opportunités pour maximiser vos récompenses, telles que les remises en argent, les crédits sur relevé et les rabais. De nombreuses cartes offrent des remises et des points supplémentaires sur les achats que vous effectuez régulièrement, comme les fournitures de bureau, la publicité ou les frais de déplacement. Pour les entreprises qui bénéficient de récompenses fixes et régulières, la carte Slash Platinum offre jusqu'à 2 % de remise en argent sur chaque achat.

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Pourquoi la gestion des cartes de crédit d'entreprise est-elle importante ?

Au-delà de l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la gestion des cartes d'entreprise peut également protéger votre entreprise contre les risques liés à une mauvaise gestion financière. En restant organisé, vous pouvez réduire le risque d'erreurs et mieux préparer votre entreprise aux audits internes. Voici quelques domaines dans lesquels une gestion proactive des cartes peut renforcer des pratiques commerciales plus sûres et plus responsables :

Audits

Les audits consistent en un examen approfondi des finances et de la structure organisationnelle de votre entreprise afin de confirmer la conformité aux réglementations locales, régionales et nationales. La réalisation d'audits internes réguliers, facilitée par la gestion automatisée des dépenses, peut aider à identifier les problèmes potentiels avant qu'un audit externe n'ait lieu. Les audits externes, réalisés par des tiers indépendants, évaluent vos opérations et communiquent leurs conclusions à des organismes externes ou à des organismes de réglementation. Un rapport d'audit externe défavorable peut entraîner des sanctions financières coûteuses, nuire à votre réputation et accroître la surveillance réglementaire.

Fraude

Bien qu'aucun système ne puisse éliminer complètement le risque de fraude ou d'usurpation d'identité, il existe plusieurs bonnes pratiques commerciales qui peuvent protéger les informations financières de votre entreprise. Les cartes virtuelles, par exemple, sont stockées en toute sécurité dans un portefeuille numérique basé sur le cloud, ce qui les rend moins susceptibles d'être perdues ou volées. Les cartes virtuelles de Slash ajoutent une couche de protection supplémentaire grâce à la tokenisation et au cryptage, qui masquent les données du compte pendant les transactions afin de les protéger contre le skimming. De plus, le fait de disposer d'un tableau de bord accessible en temps réel sur les flux de trésorerie de votre entreprise vous permet de détecter rapidement les irrégularités, ce qui vous donne la possibilité de prévenir les activités malveillantes avant qu'elles ne causent de graves dommages.

Préparation des déclarations fiscales

Il est important de vous assurer que vos déductions sont valides et vérifiables en cas de contrôle fiscal. Chaque dépense professionnelle liée à une carte d'entreprise doit être correctement documentée et classée ; des registres incohérents ou incomplets peuvent entraîner le refus de déductions, des amendes ou des rappels d'impôts. Le tableau de bord financier de Slash facilite le classement des achats professionnels, l'ajout de reçus et la génération de rapports exportables conformes aux normes de documentation de l'IRS.

Meilleures pratiques pour une gestion efficace des cartes d'entreprise

Pour gérer efficacement les cartes d'entreprise, il faut d'abord comprendre comment elles s'intègrent dans la stratégie financière de votre entreprise. Les bons systèmes et les bonnes habitudes peuvent vous aider à contrôler les dépenses, à simplifier la comptabilité et à éviter les problèmes de conformité à l'avenir. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques qui vous aideront à tirer le meilleur parti de votre programme de cartes de crédit d'entreprise :

Identifiez les besoins et les contraintes financières de votre entreprise.

Chaque entreprise a des priorités différentes lorsqu'elle choisit une carte de crédit professionnelle. Votre entreprise peut avoir besoin d'une meilleure intégration avec un logiciel de comptabilité, d'un programme de récompenses pour les voyages fréquents ou d'une carte conçue pour promouvoir des habitudes financières plus responsables. Avant de demander une nouvelle carte de crédit d'entreprise, vous devez identifier certaines informations qui peuvent vous aider à prendre votre décision, notamment la cote de crédit de votre entreprise, ses revenus et sa trésorerie, ou les catégories de dépenses fréquentes. Enfin, examinez attentivement les conditions et les critères d'éligibilité de chaque carte d'entreprise, en vérifiant des éléments tels que les garanties personnelles, les dépôts de garantie et les frais annuels.

Définissez des politiques de dépenses et des processus d'approbation clairs.

La gestion des dépenses des employés peut s'avérer fastidieuse. Une approche plus intelligente consiste à utiliser le tableau de bord de gestion de votre carte d'entreprise pour garder le contrôle sur les fonds de l'entreprise. Grâce à des limites de dépenses ajustables, des groupes de cartes personnalisables et la possibilité de geler ou de révoquer instantanément les comptes utilisés de manière abusive, vous pouvez renforcer la responsabilité sans avoir à microgérer. Slash offre tous ces outils et bien plus encore, notamment des autorisations utilisateur à plusieurs niveaux qui aident les chefs d'entreprise à déléguer la supervision, éliminant ainsi le besoin de décaissements manuels ou d'autorisations de dépenses uniformes.

Émettre des cartes virtuelles pour les paiements en ligne et les abonnements

La gestion des dépenses récurrentes telles que les abonnements à des logiciels ou à des services en ligne peut s'avérer difficile lorsqu'elles sont toutes réglées à l'aide d'une seule carte de crédit d'entreprise. En émettant des cartes virtuelles dédiées pour chaque fournisseur ou abonnement, vous pouvez facilement suivre les dépenses, empêcher les frais non autorisés et limiter les risques en cas de compromission d'un numéro de carte. Avec Slash, vous pouvez générer instantanément des cartes virtuelles et les attribuer à des employés ou à des services spécifiques, ce qui vous permet de contrôler chaque transaction en ligne.

Examinez régulièrement les dépenses afin d'ajuster les budgets et de maximiser les récompenses.

Sans une vision claire des habitudes de dépenses de votre entreprise, vous risquez de passer à côté de gains potentiels. Un outil d'analyse intuitif, tel que Slash, peut vous révéler où va réellement votre argent en vous indiquant les fournisseurs auprès desquels vous effectuez le plus souvent vos achats, les dépenses des différentes équipes et la comparaison des dépenses mensuelles selon les modes de paiement. Grâce à cette visibilité, vous pouvez identifier les frais inutiles, découvrir les opportunités de récompenses manquées et prendre des décisions fondées sur des données concernant la stratégie financière de votre entreprise.

Utilisez vos cartes de crédit d'entreprise de manière responsable.

Enfin, montrez l'exemple à votre équipe en adoptant des habitudes responsables en matière d'utilisation des cartes de crédit. Les principes fondamentaux sont importants : payez votre solde à temps, maintenez votre taux d'utilisation à un niveau bas et surveillez de près la cote de crédit de votre entreprise. Outre une utilisation cohérente et sans faille, le suivi rigoureux des dépenses et le respect des règles permettront à votre entreprise d'éviter les ennuis. Grâce à la catégorisation des dépenses, à la saisie des reçus et aux outils permettant d'effectuer des contrôles internes réguliers, vous disposerez de tous les documents nécessaires pour justifier vos déductions et étayer vos déclarations en cas de contrôle fiscal.

Peut-on automatiser la gestion des cartes de crédit d'entreprise ?

Oui, c'est possible. Le bon fournisseur de cartes de crédit d'entreprise peut vous faire gagner des heures de travail manuel par rapport au suivi des dépenses à l'aide de tableurs ou de registres papier.

Les plateformes modernes de cartes d'entreprise telles que Slash automatisent une grande partie du processus de gestion des cartes en synchronisant directement les données transactionnelles avec des outils comptables sécurisés. Cette automatisation réduit la saisie manuelle des données, améliore la précision des rapports financiers et vous offre des informations plus claires pour vos prévisions et votre planification.

Avantages de l'automatisation de la gestion des cartes d'entreprise

Les bons outils financiers peuvent vous aider à gagner du temps, à mieux contrôler les fonds de votre entreprise et à réduire les risques de fraude ou de mauvaise gestion financière. Ci-dessous, nous expliquons comment l'automatisation améliore bien plus que la simple comptabilité dans vos opérations :

Amélioration de la précision des notes de frais

La rédaction manuelle des notes de frais peut être un processus imparfait. Sans un programme de carte qui classe automatiquement les transactions et stocke les reçus numériques, le suivi et l'enregistrement de chaque achat peuvent se transformer en une fastidieuse course aux papiers. Le suivi automatisé des dépenses élimine ces tracas et garantit que vos comptes sont exacts et toujours à jour. Avec Slash, chaque transaction est automatiquement enregistrée, classée et prête à être examinée.

Détection plus efficace des fraudes et respect des politiques

Au lieu d'avoir des conversations délicates sur ce que les employés peuvent ou ne peuvent pas facturer à la carte de crédit de l'entreprise, vous pouvez éviter les dépenses inutiles avant qu'elles ne se produisent en définissant des limites et des règles de dépenses personnalisables pour chaque carte ou groupe de cartes.

Gain de temps et réduction des frais administratifs

L'utilisation d'un logiciel de comptabilité automatisé pour la gestion des dépenses peut réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au rapprochement de vos finances. Au lieu de passer au crible les grands livres et les feuilles de calcul, les cartes d'entreprise modernes génèrent et exportent automatiquement les données transactionnelles, ce qui rend le rapprochement plus rapide et plus précis. Ce niveau d'automatisation réduit également le recours à des comptables tiers ou à de grandes équipes d'audit interne, ce qui permet à votre entreprise de réaliser des économies tout en maintenant des pratiques responsables.

Meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et les budgets

Il peut être difficile d'avoir une vue d'ensemble de vos finances sans les bons outils. Les informations en temps réel sur vos dépenses et les analyses budgétaires mensuelles issues de l'utilisation de votre carte de crédit vous permettent de prévoir plus facilement vos budgets, d'optimiser votre trésorerie et d'identifier les meilleures opportunités de dépenses pour vos équipes.

Simplifiez la gestion de vos cartes d'entreprise avec Slash

Une gestion intelligente des cartes d'entreprise peut considérablement améliorer l'efficacité opérationnelle de votre entreprise grâce à l'automatisation, aux outils de conformité et à une meilleure gestion des dépenses. La carte de crédit Slash Platinum, associée au tableau de bord financier Slash, réunit tous ces avantages, offrant aux entreprises un moyen puissant et intégré de gérer leurs dépenses et de renforcer leurs bases financières.

La carte Slash Platinum peut être délivrée aux employés sous forme physique ou virtuelle. Elle est dotée de puissants outils de contrôle des dépenses et permet d'obtenir jusqu'à 2 % de remise en argent sur chaque achat. En tant que carte de crédit, elle encourage les dépenses responsables en exigeant le paiement intégral à chaque cycle de facturation, ce qui aide votre entreprise à établir sa solvabilité et à maintenir de saines habitudes financières. Grâce à son intégration transparente avec QuickBooks et Xero, vous pouvez rapprocher automatiquement les transactions, ce qui vous permet d'être toujours prêt pour un audit.

Si vous continuez à suivre manuellement vos dépenses ou à utiliser des outils obsolètes, il est temps de moderniser vos opérations financières avec Slash. Notre demande de carte d'entreprise rapide et gratuite ne nécessite pas de vérification de solvabilité traditionnelle et peut être remplie en quelques minutes. Cliquez ici pour rejoindre le nombre croissant d'entreprises qui modernisent leurs finances avec Slash.

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Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une carte d'entreprise et une carte de crédit professionnelle ?

Bien que les termes « carte de visite » et « carte d'entreprise » puissent être utilisés de manière interchangeable, il existe différents types de cartes qu'il convient de souligner. Les cartes de crédit professionnelles offrent aux entreprises un pouvoir d'achat sur une ligne de crédit renouvelable ; si vous payez moins que le solde total, le solde restant est reporté sur le cycle de facturation suivant avec des intérêts. Les cartes de paiement professionnelles accordent aux titulaires une ligne de crédit, mais exigent le paiement intégral à la fin de chaque cycle de facturation.

Quels sont les avantages d'un programme de cartes d'entreprise ?

Un programme de cartes d'entreprise doté de fonctionnalités d'automatisation peut vous aider à gagner du temps, à réduire les frais administratifs, à améliorer la précision des notes de frais, à vous protéger contre la fraude, à obtenir des récompenses, à garantir la conformité des dépenses des employés et à obtenir des informations pertinentes sur les budgets et les flux de trésorerie.

Qui est responsable des cartes de crédit d'entreprise ?

L'administrateur du compte, qui peut être le propriétaire de l'entreprise ou une équipe financière, est chargé de superviser les paiements, de gérer les autorisations et de vérifier les relevés de crédit. Pour plus d'informations sur les responsabilités de Slash envers ses clients, cliquez ici. ici.