Logiciel de comptabilité automatisé qui simplifiera la gestion de vos finances et de vos dépenses
L'avenir de la finance évolue rapidement, et vos opérations comptables devraient en faire autant. Les logiciels d'automatisation comptable peuvent être des outils utiles pour le processus de gestion financière de toute entreprise. Abandonner les méthodes comptables obsolètes peut améliorer l'efficacité des opérations quotidiennes en automatisant le rapprochement, en minimisant le risque d'erreur lors de la préparation des notes de frais et en rationalisant la préparation des audits internes. La réduction du nombre d'erreurs libère du temps et des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, faisant de la rationalisation des opérations comptables un élément essentiel d'une infrastructure financière moderne.
Les logiciels de comptabilité sont particulièrement efficaces lorsqu'ils sont associés à une plateforme bancaire professionnelle qui centralise les données financières. Ces plateformes peuvent automatiquement collecter et organiser les informations de paiement de l'ensemble de l'entreprise, éliminant ainsi le besoin de recouper plusieurs systèmes. Slash est une plateforme financière qui unifie les données transactionnelles relatives aux paiements, aux cartes et aux comptes, et se synchronise parfaitement avec QuickBooks afin de réduire la saisie manuelle des données.¹ Cependant, avant de choisir une solution d'automatisation comptable, il est important de comparer les différentes options en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Dans ce guide, nous vous présenterons différents logiciels de comptabilité actuellement disponibles pour les entreprises. Nous vous expliquerons les meilleures façons d'automatiser les flux de travail financiers, ce qui peut vous aider à optimiser les processus de reporting et de conformité réglementaire de votre entreprise. Chaque logiciel présente ses propres avantages et inconvénients. Comprendre quels services sont les plus adaptés à votre entreprise peut donc être la première étape vers la rationalisation de vos flux de travail financiers.
Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité automatisé : principales fonctionnalités et importance
Les logiciels de comptabilité automatisés constituent une mise à niveau moderne des méthodes comptables traditionnelles. Ils permettent de rationaliser des processus tels que le rapprochement, la déclaration des dépenses, la gestion des factures, la préparation des audits et la déclaration fiscale en utilisant la technologie pour améliorer l'efficacité des flux de travail financiers.
Voici quelques-uns des avantages majeurs que votre entreprise peut attendre de la mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité automatisé :
- Amélioration de la précision des données. L'automatisation permet de détecter et de minimiser rapidement les erreurs telles que les transactions en double, les reçus manquants ou les transactions mal classées.
- Efficacité temporelle. Le traitement manuel des relevés bancaires et des factures peut ralentir le processus de clôture de vos comptes.
- Rapports financiers simplifiés. Les logiciels de comptabilité peuvent simplifier la création de rapports en générant automatiquement des comptes de résultats, des bilans et les formulaires fiscaux nécessaires.
La comptabilité traditionnelle peut être fastidieuse, les équipes passant des heures à saisir manuellement les données dans des feuilles de calcul pour les notes de frais. Ces processus manuels sont sujets à des erreurs, qui entraînent souvent des corrections fastidieuses par la suite. Les systèmes de comptabilité automatisés contribuent à rationaliser la gestion financière en réduisant ces inefficacités :
Intégrations externes
Pour tirer le meilleur parti d'une configuration financière automatisée, de nombreux systèmes comptables permettent la synchronisation avec des plateformes financières tierces, des systèmes ERP, etc. Ces intégrations permettent aux utilisateurs de transférer des données financières entre les plateformes, ce qui est une fonctionnalité importante pour réduire au minimum la saisie manuelle de données. Quickbooks, par exemple, s'intègre parfaitement à Slash ; les utilisateurs de Slash peuvent transférer toutes les données de transaction directement vers leur plateforme comptable, puis utiliser ces données pour effectuer des rapprochements, rédiger des rapports, etc.
Gestion des factures
L'automatisation de la création et du suivi des factures permet de simplifier le processus de facturation et d'organiser et d'optimiser les achats de produits ou de services. Les plateformes comptables modernes peuvent utiliser l'IA pour prendre en charge les contrôles des comptes fournisseurs, tels que la vérification bidirectionnelle et tridirectionnelle. La vérification bidirectionnelle compare les factures aux bons de commande, tandis que la vérification tridirectionnelle vérifie les factures par rapport aux bons de commande et aux documents de réception, tels que les reçus ou les bordereaux d'expédition, afin de garantir l'exactitude avant le paiement.
Rapports générés
Les rapports financiers, notamment la rédaction des comptes de résultat et des bilans, sont essentiels à la santé à long terme d'une entreprise, car ils éclairent la prise de décision et les prévisions. Certains logiciels de comptabilité automatisés peuvent générer ces rapports automatiquement, offrant ainsi aux chefs d'entreprise une vision plus précise et actualisée de la situation financière de leur société.
Suivi du temps et approbations des flux de travail
Le suivi du temps est un outil essentiel pour comprendre la répartition des coûts de main-d'œuvre, car il permet aux entreprises de voir comment les heures travaillées par les employés se traduisent en coûts pour différents rôles, projets ou tâches. La manière dont ces coûts sont répartis a une incidence directe sur la rentabilité et peut permettre d'établir des budgets et des prévisions plus précis. L'automatisation du suivi du temps dans un système de comptabilité ou de paie peut contribuer à garantir la cohérence des données relatives à la main-d'œuvre, alors que la saisie manuelle des heures peut être plus sujette à des erreurs.
Quels sont les outils efficaces d'automatisation comptable ?
Il existe de nombreux outils d'automatisation comptable sur le marché, dont les fonctionnalités et les capacités peuvent varier. En fonction de votre modèle commercial et de vos besoins opérationnels, certaines fonctionnalités peuvent être plus importantes que d'autres. Voici notre sélection des meilleurs systèmes comptables automatisés à prendre en considération :
Xero
Xero est une plateforme logicielle de comptabilité qui permet aux utilisateurs d'utiliser des intégrations d'applications tierces et des fonctionnalités de rapprochement alimentées par l'IA. Un autre atout majeur de Xero réside dans sa comptabilité automatisée et l'accent mis sur les modules complémentaires dédiés aux comptes fournisseurs et à la paie.
À qui s'adresse ce produit ? Les comptables de petites entreprises qui gèrent plusieurs entités et ont besoin d'intégrations d'applications tierces.
Prix de l'abonnement : À partir de 25 $ par mois ; le forfait Established, le plus élevé de Xero, coûte 90 $ par mois.
Intuit Quickbooks
Reconnu pour son système comptable complet, Quickbooks est un autre logiciel d'automatisation comptable qui intègre les données provenant de services bancaires tels que Slash. Les transactions peuvent être synchronisées et les flux de travail spécifiques à chaque secteur peuvent être modifiés en fonction des besoins de votre entreprise grâce à des fonctionnalités telles que la catégorisation des dépenses et la génération de rapports.
À qui s'adresse ce produit ? Les petites et moyennes entreprises qui ont besoin d'un logiciel de comptabilité fiable et facile à prendre en main.
Prix de l'abonnement : Les tarifs de QuickBooks Online varient entre 19 $ et 137,50 $ par mois. Chaque entité supplémentaire nécessite un abonnement supplémentaire.
Oracle NetSuite
NetSuite est un système de gestion des ressources d'entreprise (ERP) destiné aux start-ups et aux entreprises ; ses fonctionnalités de comptabilité automatisée s'associent à diverses ressources basées sur le cloud pour aider à faire évoluer les opérations commerciales. Il s'agit principalement d'une suite de gestion d'entreprise qui comprend des outils de comptabilité automatisés, mais elle inclut également d'autres offres commerciales telles que la gestion de la relation client (CRM) et la gestion du capital humain.
À qui s'adresse ce produit ? Entreprises en pleine croissance comptant entre 3 et 10 entités ou plus qui ont besoin d'un système comptable facilement évolutif.
Prix de l'abonnement : À partir de 999 $ par mois pour la licence de base, plus 99 $ par utilisateur et par mois. Le coût total varie généralement entre 20 000 $ et plus de 100 000 $ par an, en fonction des modules et du nombre d'utilisateurs.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 est une plateforme multi-solutions qui relie les données issues des ventes, des opérations, des finances et d'autres fonctions commerciales. Dans le cadre de sa suite ERP (Enterprise Resource Planning), elle comprend des fonctionnalités comptables automatisées telles que la comptabilité générale, la comptabilité de projet et la budgétisation.
À qui s'adresse ce produit ? Les grandes entreprises qui ont besoin de workflows comptables multi-entités puissants, étroitement intégrés à leur système Microsoft.
Prix de l'abonnement : À partir de 80 $ par utilisateur/mois, les modules financiers étant proposés à partir de 210 $ par utilisateur/mois.
BlackLine
BlackLine est une plateforme logicielle financière et cloud basée sur l'IA, avec une orientation stratégique. Grâce à l'automatisation, leur plateforme permet d'automatiser les processus de comptabilisation et de facturation. BlackLine dispose également d'un hub central pour la gouvernance et la gestion des risques, ainsi que d'un tableau de bord qui permet aux utilisateurs de visualiser les données.
À qui s'adresse ce produit ? Entreprises de taille moyenne ou grande, généralement utilisées par les équipes de finance d'entreprise.
Prix de l'abonnement : BlackLine ne propose pas de tarifs fixes, mais établit plutôt des tarifs personnalisés en fonction de détails tels que le nombre d'utilisateurs ou le nombre d'intégrations.
FreshBooks
FreshBooks est un logiciel tout-en-un destiné aux petites entreprises, qui comprend des outils tels que la saisie des reçus, la création de rapports financiers, la gestion des flux de trésorerie, la facturation et la comptabilité. Son outil de comptabilité SaaS est particulièrement adapté aux freelances et aux petites entreprises de services.
À qui s'adresse ce produit ? Petites entreprises de services, travailleurs indépendants et consultants gérant 1 à 3 entités simples avec des besoins comptables simples.
Prix de l'abonnement : À partir de 252 $/an et jusqu'à 700 $/an. Les entreprises multiples nécessitent des abonnements distincts.
Deltek
Pour les entreprises davantage axées sur les projets, Deltek fournit des outils de planification financière et de conformité destinés aux moyennes et grandes entreprises. Ces entreprises peuvent appartenir à des secteurs allant de l'architecture à la construction ou aux marchés publics.
À qui s'adresse ce produit ? Entreprises axées sur des projets qui suivent des cycles de vie longs plutôt que des transactions ponctuelles.
Prix de l'abonnement : Nécessite un devis personnalisé.
Spendesk
Spendesk est une plateforme de gestion des dépenses qui offre une visibilité en temps réel sur les dépenses et un rapprochement automatisé. Elle est particulièrement adaptée aux équipes financières au sein de l'UE pour contrôler et suivre les budgets des équipes, les flux de dépenses et les tableaux de bord de reporting.
À qui s'adresse ce produit ? Les petites et moyennes entreprises qui souhaitent aider les sociétés à centraliser la gestion de leurs dépenses.
Prix de l'abonnement : Nécessite un devis personnalisé.
La meilleure plateforme bancaire pour les entreprises en matière d'intégration comptable : Barre oblique
Slash offre plusieurs fonctionnalités clés indispensables aux petites et moyennes entreprises, réunies au sein d'une plateforme unique. Avec Slash, vous pouvez synchroniser vos données comptables provenant d'autres sources avec vos comptes bancaires professionnels, utiliser un nombre illimité de cartes virtuelles et physiques avec des contrôles de dépenses intelligents, et gérer les paiements des fournisseurs, y compris les paiements internationaux, le tout à partir d'un seul tableau de bord.
- Automatiser la synchronisation des données : Transférez les données transactionnelles directement vers votre logiciel de comptabilité en temps réel grâce à l'API Slash, ce qui élimine la saisie manuelle et réduit les erreurs. Configurez des mappages automatisés pour classer vos transactions dans des catégories de dépenses conformes à la réglementation fiscale.
- Transactions fractionnées : Divisez une seule transaction en plusieurs éléments comptables pour une répartition adéquate avant la saison des impôts.
- Prise en charge multi-entités : Organisez les finances de vos filiales en centralisant vos relevés et vos comptes tout en conservant une visibilité unifiée.
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Quels processus comptables se prêtent le mieux à l'automatisation ?
Ci-dessous, nous aborderons les tâches comptables qui se prêtent le mieux à l'automatisation et les raisons pour lesquelles elles ont tendance à prendre plus de temps lorsqu'elles sont effectuées manuellement :
Traitement des factures fournisseurs et gestion des dettes
Travailler avec des fournisseurs est courant pour de nombreuses entreprises, mais il arrive parfois que les factures comportent des anomalies ou nécessitent des autorisations légales. L'automatisation permet de vérifier rapidement ces informations et de payer les fournisseurs avec précision.
Gestion des dépenses et des remboursements des employés
Si chaque employé doit créer manuellement une note de frais, cela lui fait perdre un temps précieux qu'il pourrait consacrer à ses responsabilités professionnelles quotidiennes. L'automatisation du processus de remboursement permet aux équipes de se concentrer sur l'essentiel.
Rapprochement des relevés bancaires et des transactions
Vérifier manuellement les transactions pour détecter les incohérences peut être une tâche répétitive. La nature mécanique de ce travail rend les erreurs humaines plus fréquentes, c'est pourquoi l'automatisation de ce processus permet de réduire le risque d'erreurs.
Préparation des rapports financiers et clôture des comptes
Pour clôturer des comptes ou préparer des rapports financiers en toute confiance, il est essentiel de standardiser le processus. L'automatisation permet de garantir la cohérence des rapports et de les documenter facilement, ce qui réduit la dépendance aux feuilles de calcul.
Gestion des bons de commande et des flux de travail liés aux achats
À mesure que les entreprises se développent, le volume des bons de commande peut également augmenter. Pour suivre le rythme des commandes, l'automatisation peut alléger la charge de travail des membres de l'équipe et garantir une augmentation de la vitesse sans perte de contrôle.
Quels facteurs devez-vous prendre en compte lors du choix d'un logiciel d'automatisation comptable ?
Avant de choisir le logiciel d'automatisation comptable qui convient à votre entreprise, tenez compte des critères et fonctionnalités suivants :
- Saisie simplifiée des données : Améliorez la précision des tâches comptables essentielles telles que les comptes fournisseurs ou la catégorisation des dépenses.
- Catégorisation des factures : Votre plateforme comptable doit être équipée d'une technologie OCR afin de saisir automatiquement les informations contenues dans les factures téléchargées. Certains systèmes utilisent également l'intelligence artificielle pour associer les factures aux bons de commande et aux transactions correspondants, ce qui facilite considérablement le rapprochement.
- Workflows d'approbation flexibles : Les systèmes comptables peuvent acheminer les documents financiers vers l'équipe ou l'administrateur approprié en fonction de la personne qui doit les autoriser ou les examiner ; envoyer automatiquement les factures à votre équipe chargée des comptes fournisseurs et les reçus à votre équipe financière.
- Toutes les transactions dans un seul tableau de bord : Certaines entreprises peuvent superviser plusieurs entités qui ont besoin de gérer leurs transactions, leurs dépenses et le solde de leurs cartes. Les logiciels d'automatisation comptable peuvent suivre toutes ces données dans un seul tableau de bord, réduisant ainsi la charge de travail liée au suivi manuel.
Mettre en place l'automatisation comptable en 5 étapes faciles
Avant de mettre en œuvre des outils automatisés, envisagez les étapes suivantes qui aideront les entreprises à évaluer comment intégrer ces changements :
Évaluer les processus comptables existants
Identifiez les aspects de votre flux de travail comptable actuel qui pourraient être optimisés. Quels sont les systèmes impliqués, quand les entrées sont-elles effectuées et quand les approbations sont-elles nécessaires ? Ces informations vous permettront de déterminer quels sont les systèmes d'approbation qui prennent trop de temps et ralentissent le processus. En procédant à un examen interne complet de votre système actuel, vous serez mieux à même de comprendre quelles parties du processus doivent être réorganisées.
Assurez-vous de disposer de la plateforme comptable adaptée à l'automatisation.
Assurez-vous de bien comprendre les principales différences entre les différents logiciels de comptabilité. Par exemple, certaines plateformes sont mieux adaptées aux grandes équipes qu'aux petites équipes. Évaluer ces priorités opérationnelles peut donc vous aider à affiner votre prise de décision.
Lancer des implémentations pilotes pour tester l'automatisation
Les tests vous donnent un aperçu plus précis de l'impact de l'automatisation sur vos finances. Un test pilote est l'occasion idéale d'utiliser des sources de données réelles plutôt que des informations fictives avant de vous engager pleinement dans un service. Cela permet aux entreprises d'évaluer la précision du rapprochement par rapport à un rapport manuel.
Formez votre équipe aux nouveaux processus
Aidez votre équipe à apprendre et à intégrer le nouveau processus de transition. Une fois que les équipes financières auront été formées, elles pourront évaluer quels processus gagnent en efficacité grâce à l'automatisation et comment leur nouveau rôle et leurs nouvelles responsabilités évoluent pour travailler en tandem avec le logiciel plutôt que séparément.
Automatisation à grande échelle dans d'autres flux de travail
Une fois que vous avez testé et formé votre équipe, vous pouvez commencer à étendre l'automatisation à d'autres workflows en ajoutant de nouveaux utilisateurs et en mettant à jour la documentation et la formation afin de refléter les nouveaux processus. Il est particulièrement utile d'étendre les workflows qui ont donné de bons résultats lors de la phase pilote et qui ont globalement réduit l'effort manuel de l'équipe.
Optimisez dès aujourd'hui votre gestion financière avec Slash
La séparation des registres comptables et des activités financières quotidiennes entraîne souvent des allers-retours inutiles et un travail manuel supplémentaire. Slash comble cette lacune en synchronisant de manière transparente vos données transactionnelles avec vos flux comptables.
Slash permet aux entreprises de simplifier leurs processus comptables grâce à des transactions classées automatiquement, des mappages personnalisables et des intégrations transparentes avec des plateformes telles que QuickBooks et Xero. Le suivi en temps réel et les données unifiées offrent également une meilleure visibilité sur les dépenses et les tendances en matière de dépenses, ce qui facilite le suivi des performances financières au fur et à mesure. En bref, les équipes financières peuvent clôturer les comptes plus rapidement et avec moins d'efforts manuels.
Slash propose des outils supplémentaires conçus pour moderniser les opérations financières des entreprises, notamment :
- Paiements en cryptomonnaie : Les entreprises peuvent envoyer et recevoir des stablecoins indexés sur le dollar américain, tels que l'USDC et l'USDT. Cela leur permet de bénéficier d'avantages potentiels, tels que des règlements plus rapides et des coûts de traitement réduits, tout en évitant la volatilité des prix associée à de nombreuses autres cryptomonnaies.⁴
- Compte mondial en USD : Le compte Slash Global USD permet aux chefs d'entreprise étrangers d'envoyer et de recevoir des dollars américains partout dans le monde sans avoir besoin d'un compte bancaire aux États-Unis ou d'une société à responsabilité limitée enregistrée.³
- Contrôles financiers multi-entités : Slash aide les entreprises qui gèrent plusieurs entités en leur offrant une visibilité consolidée sur tous leurs comptes. Consultez tous vos relevés en un seul endroit et séparez les différents flux de trésorerie grâce à des comptes virtuels configurables.
- Financement du fonds de roulement : Le fonds de roulement Slash est conçu pour les entreprises en croissance qui ont besoin d'un financement flexible. Les utilisateurs peuvent choisir entre des délais de remboursement flexibles de 30, 60 ou 90 jours, ce qui permet aux entreprises de continuer à se développer tout en conservant leur liquidité pour leurs opérations quotidiennes.⁵
Simplifiez la gestion financière de votre entreprise. Commencez à utiliser Slash pour unifier vos paiements et simplifier votre comptabilité. Pour en savoir plus, rendez-vous sur slash.com aujourd'hui.
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Questions fréquentes
Les logiciels de comptabilité automatisés remplaceront-ils les comptables ?
Non, la comptabilité automatisée ne remplacera pas les comptables, mais elle changera leur processus de travail quotidien. Les comptables resteront nécessaires pour superviser l'automatisation et fournir des conseils stratégiques.
Quelle est la meilleure IA à utiliser pour la comptabilité ?
Slash s'intègre à Quickbooks, qui utilise la technologie OCR pour aider à faire correspondre les transactions bancaires avec les factures, les reçus ou les quittances associés. Ces outils peuvent également aider à identifier les éventuelles divergences dans la comptabilité, aidant ainsi les équipes à vérifier et à corriger les erreurs plus efficacement.
Combien de temps l'automatisation peut-elle réellement faire gagner à mon équipe comptable ?
En fonction des processus comptables les plus importants pour votre entreprise, un logiciel de comptabilité peut réduire considérablement le temps consacré aux tâches manuelles. Le gain de temps réel dépend de la complexité de vos processus comptables et de la taille de votre entreprise.
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