Logiciel d'analyse des dépenses : comment choisir la meilleure option pour votre entreprise
Pour visualiser les dépenses de votre entreprise, imaginez un arbre. Le tronc représente vos dépenses directes, c'est-à-dire l'argent dépensé pour les biens et services qui permettent à votre entreprise de fonctionner. Chaque branche correspond à un service ou à une équipe, qui utilise des ressources pour alimenter ses propres projets et objectifs. Ensemble, ils produisent le fruit : les produits et services que votre entreprise fournit à ses clients.
Mais sous la surface se cache un vaste réseau de racines, qui représentent vos dépenses indirectes. Ces coûts souterrains ne bénéficient pas toujours de la même attention que vos dépenses directes, mais ils sont tout aussi essentiels à la santé de votre entreprise. Ils comprennent tout, des abonnements logiciels et des frais de fournisseurs aux déplacements, à la logistique et à la maintenance. Comme ces coûts ont tendance à être moins visibles que vos dépenses principales, ils peuvent être truffés d'erreurs et de redondances coûteuses.
Une analyse approfondie des dépenses vous aide à examiner chaque partie de cet arbre (tronc, branches et racines) afin de mettre en évidence les inefficacités, d'optimiser les flux de trésorerie et de renforcer la stratégie d'approvisionnement. En comprenant où va votre argent, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées, améliorer votre fonds de roulement et vous assurer que chaque dollar contribue à la croissance.
Dans ce guide, nous allons décomposer les principes fondamentaux de l'analyse des dépenses afin de vous aider à comprendre où va votre argent, comment il est dépensé et à qui vous le dépensez. Nous vous montrerons également comment une plateforme moderne telle que Slash, un tableau de bord tout-en-un pour l'analyse des dépenses et les opérations bancaires professionnelles, peut rendre ce processus plus rapide, plus facile et plus transparent.¹
Qu'est-ce que l'analyse des dépenses et pourquoi est-elle importante ?
À un niveau élevé, l'analyse des dépenses consiste à collecter et à examiner les données relatives aux dépenses afin d'optimiser les budgets, d'améliorer la stratégie d'approvisionnement, de renforcer la conformité et de réduire les risques. Elle peut aider les entreprises à mieux comprendre où va leur argent et à déterminer si leurs dépenses sont conformes à leurs objectifs financiers.
L'un des principaux résultats de l'analyse des dépenses est la possibilité d'affiner votre stratégie d'approvisionnement. L'approvisionnement est le processus stratégique d'acquisition des biens et services dont votre entreprise a besoin pour fonctionner. Alors que l'achat désigne l'acte d'acheter, l'approvisionnement englobe l'ensemble du cycle de vie : définition des besoins, appel d'offres, négociation des contrats et gestion des paiements.
Voici une analyse plus complète des processus et des résultats issus de l'analyse des dépenses :
- Analyse des dépenses d'approvisionnement : L'examen des données d'achat afin de comprendre les flux de trésorerie de l'entreprise et d'évaluer si les dépenses soutiennent la stratégie commerciale. Les informations obtenues sont utilisées pour renforcer les relations avec les fournisseurs, réduire le nombre de fournisseurs redondants et négocier des prix ou des conditions de paiement plus avantageux.
- Analyse des dépenses fournisseurs : Une composante de l'analyse des dépenses qui consiste à compiler, nettoyer et examiner les données relatives aux fournisseurs. En comparant toutes les données de vos fournisseurs concernant les coûts, les délais d'exécution, les catégories et les profils de risque, vous pouvez trouver des moyens de mieux tirer parti de votre relation de travail et de négocier de meilleures conditions, un processus appelé gestion des relations avec les fournisseurs (SRM).
- Analyse des dépenses informatiques : L'examen de toutes les dépenses liées à la technologie (infrastructure numérique, abonnements SaaS, outils de cybersécurité, fournisseurs de services gérés, etc.) afin d'identifier les inefficacités et les possibilités de réduction des coûts. Ce processus combine les données d'inventaire du système et les commentaires des employés afin de déterminer quels outils sont activement utilisés, qui les utilise et s'il existe des alternatives offrant une meilleure valeur ou une meilleure sécurité.
Il est essentiel de réaliser régulièrement des analyses des dépenses pour garantir la bonne santé financière de votre entreprise. Sans cela, votre entreprise pourrait négliger les habitudes de dépenses irresponsables de certains employés, continuer à payer pour des logiciels inutilisés ou redondants et passer à côté d'économies potentielles dans l'approvisionnement ou la négociation des contrats avec les fournisseurs. Une solution automatisée d'analyse des dépenses telle que Slash peut simplifier ce processus en rationalisant la collecte, l'organisation et l'analyse des données.
Avantages de l'analyse automatisée des dépenses
L'analyse des dépenses repose sur la collecte et l'analyse de grands volumes de données commerciales. Habituellement, le processus d'organisation, de nettoyage et d'utilisation des données de paiement était lent et fastidieux. Une plateforme numérique d'analyse des dépenses telle que Slash peut simplifier ce travail en capturant et en organisant automatiquement les données relatives aux dépenses, en générant des ventilations détaillées des tendances de dépenses à long terme et en synchronisant les informations de paiement avec vos systèmes comptables et ERP. Voici quelques avantages supplémentaires qui peuvent résulter de l'utilisation d'un système automatisé d'analyse des dépenses :
Visibilité en temps réel sur les dépenses
Les tableaux de bord tels que ceux proposés par Slash fournissent des informations en temps réel sur vos transactions, vos comptes et l'activité de vos cartes de visite, offrant ainsi de puissantes analyses des dépenses sans nécessiter de compilation manuelle des données. En utilisant une plateforme automatisée de gestion des dépenses, votre entreprise peut conserver une visibilité sur les habitudes de dépenses, suivre les performances de tous les services et prendre des décisions financières fondées sur des données.
Gain de temps
Les outils automatisés d'analyse des dépenses permettent de gagner du temps en supprimant le nettoyage manuel des données et le travail sur les feuilles de calcul qui peuvent ralentir les équipes chargées de l'analyse des dépenses et des achats. Au lieu de rechercher les factures ou de corriger les incohérences, les systèmes d'achat et les plateformes de gestion des dépenses modernes nettoient, normalisent et organisent automatiquement les données financières. Ces systèmes utilisent des taxonomies cohérentes (catégories structurées pour les dépenses, les fournisseurs et les services) afin que les transactions soient triées avec précision sans effort manuel. Il en résulte des données plus propres, une analyse plus rapide et des informations financières plus fiables.
Réduction des coûts
Si l'objectif premier de l'analyse des dépenses est de réduire les coûts, la rationalisation de vos processus d'analyse des dépenses et d'approvisionnement peut également générer des économies supplémentaires en minimisant le besoin de supervision manuelle ou de personnel dédié. L'identification des possibilités de réduction des coûts grâce à l'analyse automatisée des dépenses et la suppression des dépenses redondantes peuvent considérablement renforcer votre fonds de roulement, ce qui se traduit par des économies à long terme, une amélioration de l'efficacité des flux de travail et une meilleure santé financière globale.
Renforcement des contrôles de conformité
Sans une analyse complète de vos dépenses, vous risquez de négliger les comportements de dépenses de vos employés qui réduisent inutilement vos résultats financiers. L'analyse automatisée des dépenses peut améliorer la visibilité des dépenses en identifiant à la fois les dépenses non conformes et les activités informatiques parallèles. Les dépenses non conformes désignent les achats effectués en dehors des canaux d'approvisionnement approuvés ou sans respecter les politiques de conformité, tandis que les activités informatiques parallèles désignent les logiciels ou technologies achetés avec les fonds de l'entreprise sans l'autorisation du service informatique. Grâce à des outils permettant de signaler automatiquement les achats erronés, les logiciels d'analyse automatisée des dépenses contribuent à faire respecter les politiques de conformité.
Amélioration de la gestion des relations avec les fournisseurs
L'analyse des dépenses liées aux fournisseurs et aux achats peut vous permettre de renforcer votre stratégie d'approvisionnement, de consolider votre chaîne logistique et de tirer parti de vos relations existantes pour négocier de meilleurs prix ou conditions contractuelles. Le tableau de bord de gestion financière Slash automatise ce processus en organisant tous les paiements aux fournisseurs, partenaires commerciaux ou fournisseurs SaaS et en générant des analyses comparatives détaillées et des aperçus des dépenses à long terme. Ces informations peuvent vous donner le levier nécessaire pour négocier plus efficacement lors des discussions sur la gestion des contrats.
Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel d'analyse des dépenses
Aujourd'hui, les entreprises ne manquent pas d'outils d'analyse des achats et des dépenses, mais toutes les plateformes n'offrent pas le même niveau de visibilité ou de contrôle. Voici quelques fonctionnalités à rechercher :
- Outils basés sur l'IA : L'intelligence artificielle transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs dépenses. Les plateformes qui utilisent l'IA ou des agents d'apprentissage automatique pour automatiser les workflows d'approvisionnement peuvent réduire considérablement le besoin de saisie manuelle de données ou de création de rapports.
- Suivi personnalisable et automatisé des dépenses : Tous les systèmes d'approvisionnement n'offrent pas une visibilité en temps réel sur les dépenses. Certains outils ne classent les données relatives aux dépenses qu'après les achats, ce qui peut limiter votre capacité à détecter rapidement les problèmes ou à appliquer les politiques de conformité. Recherchez un système tel que Slash qui vous permet de surveiller les transactions et de contrôler les dépenses des employés à l'avance.
- Tableaux de bord financiers détaillés et faciles à utiliser : Certains logiciels d'analyse des dépenses sont conçus pour les équipes d'approvisionnement professionnelles des grandes entreprises. Bien que ces plateformes offrent des outils puissants, elles peuvent être difficiles à configurer et à utiliser. Pour les petites entreprises, choisissez un logiciel qui offre des analyses puissantes sans nécessiter de configuration ou de formation complexe.
- Intégrations de données : Les outils d'analyse des dépenses qui se connectent à vos systèmes comptables ou ERP peuvent vous faire gagner un temps considérable. Slash, par exemple, vous permet d'exporter directement vos données de dépenses vers QuickBooks et Xero, à l'aide de taxonomies standardisées qui fonctionnent sur toutes les plateformes SaaS et ERP financières.
- Informations et alertes en temps réel : Au lieu d'attendre les rapports mensuels, recherchez un logiciel qui fournit des mises à jour en direct sur les dépenses de l'entreprise. Les alertes en temps réel peuvent vous aider à détecter rapidement les fraudes, les technologies informatiques parallèles ou les dépenses non autorisées, garantissant ainsi une utilisation responsable des fonds de l'entreprise.
Plateformes d'analyse des dépenses pour votre entreprise
Il existe de nombreux outils d'analyse des dépenses et d'approvisionnement sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités et des niveaux de complexité différents. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de certaines plateformes notables et de leur approche en matière de gestion des dépenses et des fournisseurs :
Idéal pour l'analyse globale des dépenses : Barre oblique
Pour les entreprises qui souhaitent bénéficier d'une visibilité et d'un contrôle immédiats sans configuration complexe, Slash offre le moyen le plus rapide de réaliser de réelles économies et de simplifier les opérations financières. Contrairement aux suites d'analyse des dépenses qui ne fournissent des rapports qu'après coup, Slash vous permet de définir des règles prédéfinies et de contrôler l'utilisation des cartes au sein du même système. Cela signifie que votre équipe financière peut non seulement voir comment l'argent est dépensé, mais aussi gérer activement les dépenses au fur et à mesure qu'elles sont effectuées. De plus, grâce à des outils de surveillance basés sur l'intelligence artificielle, vos dépenses sont automatiquement classées et compilées afin de générer des informations en temps réel sur les habitudes de dépenses de l'entreprise.
Idéal pour l'automatisation de l'IA : Zycus approvisionnement électronique
Zycus fournit un logiciel permettant d'examiner et d'organiser les dépenses d'une entreprise. Il utilise l'intelligence artificielle pour trier les données relatives aux fournisseurs, aux produits et aux coûts, et crée des tableaux de bord pour montrer où l'argent est dépensé. La plateforme peut également regrouper les achats de moindre importance, parfois appelés « dépenses marginales », et aider les entreprises à identifier les domaines dans lesquels elles pourraient réaliser des économies ou améliorer leurs décisions d'achat. La plupart des services proposés par Zycus sont axés sur l'optimisation des dépenses plutôt que sur la gestion des achats en temps réel.
Idéal pour les fonctionnalités en suite : Oracle Cloud d'approvisionnement
Oracle Procurement Cloud propose un tableau de bord configurable qui permet de suivre les achats, la facturation, les demandes d'achat et la gestion des fournisseurs dans tous les services. Il fournit des outils d'analyse et de gestion de catalogue afin de garantir que les acheteurs utilisent les fournisseurs et les tarifs approuvés. La force de la plateforme réside dans son intégration à la suite Oracle Cloud plus large, ce qui en fait une bonne option pour les entreprises déjà intégrées à l'écosystème Oracle. Cependant, c'est aussi sa principale limite : Oracle Procurement Cloud peut être complexe à mettre en œuvre, nécessitant une formation dédiée et une bonne connaissance des produits Oracle pour être utilisé efficacement.
Idéal pour la gestion des relations avec les fournisseurs : Ivalua
Ivalua utilise des outils d'IA pour analyser les dépenses et améliorer les relations avec les fournisseurs. Il se concentre sur la cartographie des dépenses à l'échelle de l'entreprise et l'aide à la prise de décisions en matière d'approvisionnement, mais ce n'est pas une plateforme tout-en-un pour gérer les comportements de dépenses quotidiens. Bien qu'il soit utile pour les achats stratégiques, il offre moins de fonctionnalités pour le suivi des dépenses en temps réel ou le contrôle direct des dépenses.
Idéal pour les achats au niveau de l'entreprise : SAP Ariba
SAP Ariba, qui a remplacé IBM Emptoris, suit les achats des employés, leurs dépenses dans chaque catégorie et leur recours à des fournisseurs agréés. Il permet d'identifier les économies potentielles et de consolider les données d'achat dans des rapports plus clairs et plus exploitables. Il intègre également des systèmes d'approvisionnement qui contribuent à optimiser les dépenses, la gestion des contrats et l'approvisionnement de votre entreprise. Cependant, la complexité d'Ariba peut le rendre moins agile pour les équipes qui souhaitent un déploiement rapide ou des contrôles de dépenses flexibles.
Idéal pour une facturation plus intelligente : Basware
Basware est surtout connu pour ses outils automatisés de traitement des factures et de gestion des comptes fournisseurs. Il aide les entreprises à numériser les factures des fournisseurs et à normaliser les approbations de paiement, mais il se concentre principalement sur les flux de travail financiers en arrière-plan plutôt que sur la gestion directe des dépenses. Par conséquent, Basware peut compléter les systèmes existants, mais ne peut pas servir de solution autonome pour gérer les dépenses à l'échelle de l'entreprise.
Obtenez des informations financières en temps réel avec Slash
Slash est une plateforme tout-en-un dédiée à l'analyse des dépenses et aux opérations bancaires professionnelles, conçue pour offrir aux entreprises une visibilité totale sur leurs opérations financières. Alors que d'autres plateformes peuvent se spécialiser dans des fonctions spécifiques telles que la gestion des fournisseurs ou la facturation, Slash combine plusieurs fonctionnalités d'analyse des dépenses au sein d'un système unique et connecté.
Le tableau de bord financier Slash organise les transactions, les paiements aux fournisseurs et les paiements par carte d'entreprise en temps réel. Il automatise le suivi des dépenses, rationalise la création de rapports et synchronise les données de paiement directement avec des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks et Xero. De plus, des analyses et des tendances claires peuvent aider les chefs d'entreprise à identifier les inefficacités, à découvrir des économies et à tirer parti des négociations avec les fournisseurs.
Mais Slash est bien plus qu'un simple outil d'analyse des dépenses. La carte Slash Visa® Platinum s'intègre directement à la plateforme, permettant aux entreprises de définir des limites de dépenses personnalisées, de surveiller les achats et d'obtenir jusqu'à 2 % de remise en argent sur les achats. Slash prend également en charge les virements ACH et électroniques rapides, ainsi que les options de paiement en temps réel via RTP et FedNow. Et pour les entreprises situées en dehors des États-Unis, la cryptomonnaie stable de Slash, l'USDSL, indexée sur le dollar américain, permet d'effectuer des paiements transfrontaliers sans frais de transaction à l'étranger grâce à notre compte Global USD, offrant ainsi un moyen plus rapide et plus rentable de transférer de l'argent dans le monde entier.⁴
Les systèmes d'approvisionnement complexes peuvent nécessiter des équipes spécialisées pour fonctionner, mais Slash rend la gestion financière accessible.
Questions fréquentes
Que sont les indicateurs et les KPI d'analyse des dépenses ?
Les indicateurs d'analyse des dépenses et les KPI (indicateurs clés de performance) sont des repères mesurables utilisés pour suivre l'efficacité avec laquelle une entreprise gère ses dépenses. Ces indicateurs aident les entreprises à comprendre non seulement combien elles dépensent, mais aussi si ces dépenses correspondent aux objectifs de l'entreprise et aux priorités budgétaires.
Comment les outils d'analyse des dépenses peuvent-ils favoriser la conformité dans les secteurs hautement réglementés ?
Dans les secteurs hautement réglementés tels que la santé, la finance ou l'administration publique, les outils d'analyse des dépenses jouent un rôle essentiel dans le maintien de la conformité. Les plateformes peuvent suivre automatiquement les transactions, les informations sur les fournisseurs et les enregistrements de paiement, créant ainsi une trace écrite qui répond aux normes réglementaires en matière de reporting. Elles peuvent également signaler les achats effectués en dehors des canaux approuvés, identifier les fournisseurs ne disposant pas des certifications appropriées et garantir que les dépenses sont conformes à la politique de l'entreprise ou aux exigences légales.
