Comment classer les dépenses pour une comptabilité d'entreprise précise
La catégorisation des dépenses professionnelles ne sert pas seulement à maîtriser votre budget, elle vous permet également de déclarer et de déduire avec précision les taxes liées à vos dépenses professionnelles dans votre déclaration annuelle auprès de l'IRS. Les dépenses professionnelles déductibles sont déterminées par cette catégorisation, ce qui allège votre charge fiscale et libère des capitaux pour une plus grande flexibilité. Afin de bénéficier de ces déductions et de suivre les dépenses au sein de votre entreprise, il est utile de mettre en place un processus précis de catégorisation des dépenses.
Le développement de catégories de dépenses vous permet de mieux comprendre où, quand et pourquoi les paiements sont effectués, ce qui vous permet d'obtenir des rapports financiers plus clairs et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Sans la possibilité de suivre les dépenses par catégorie, les organisations en pleine croissance peuvent rapidement se retrouver submergées par des frais provenant de sources inattendues. Les organisations modernes utilisent des logiciels de gestion des dépenses pour automatiser la saisie des données, bénéficier d'une meilleure visibilité et contrôler leurs dépenses professionnelles. La question reste toutefois posée : quel est le logiciel le plus adapté ?
Slash enregistre automatiquement les transactions et classe les dépenses effectuées avec les cartes d'entreprise et les paiements de votre société sur une seule et même plateforme.¹ Grâce à la possibilité de classer instantanément les dépenses et de les synchroniser avec des outils tels que Quickbooks et Xero, vous bénéficierez d'un contrôle accru sur les flux de trésorerie de votre organisation et d'une vision plus claire des dépenses professionnelles déductibles. Examinons quelques dépenses courantes auxquelles les entreprises sont confrontées, la manière dont elles doivent être organisées et les cas dans lesquels elles peuvent donner lieu à des déductions fiscales.
Comprendre les catégories de dépenses professionnelles
La catégorisation des dépenses professionnelles consiste à identifier et à trier différents types de paiements afin d'améliorer la visibilité, de rester organisé et de profiter des déductions fiscales. Par exemple, le coût de l'assurance maladie des employés doit être enregistré séparément dans le bilan, indépendamment des salaires des employés.
Pour mémoire, il ne faut pas confondre la catégorisation des dépenses et la budgétisation : la budgétisation réduit les dépenses, tandis que la catégorisation les clarifie et les rend compte.
Un tri efficace des dépenses professionnelles est bénéfique pour les entreprises en pleine croissance et les équipes financières qui cherchent à tenir des registres précis et à tirer le meilleur parti de leurs dépenses.
Types courants de dépenses professionnelles
Les catégories de dépenses professionnelles sont souvent très détaillées ; votre entreprise peut se retrouver avec plusieurs dizaines de types de dépenses différents dans son bilan. Certaines sont fixes, d'autres variables, certaines sont courantes, d'autres imprévues. Certaines dépenses professionnelles sont déductibles des impôts, mais uniquement dans certains cas. Bonne nouvelle : nous avons spécialement conçu le logiciel de suivi des dépenses Slash pour vous éviter les maux de tête liés au tri manuel de ces dépenses.
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Comment classer les dépenses : 15 catégories standard de dépenses professionnelles
Examinons 15 des catégories de dépenses les plus courantes. Bon nombre d'entre elles peuvent être divisées en sous-catégories distinctes, ce qui vous permet d'obtenir des informations spécifiques et exploitables sur les habitudes de dépenses de votre entreprise.
Matériaux
L'achat de matières premières est un facteur déterminant pour les marges bénéficiaires de tout fabricant ou entreprise de construction. Connaître le coût des marchandises, le montant que vous dépensez en matériaux et la fréquence des transactions est un excellent moyen de garder vos opérations organisées. Les matériaux font également partie des nombreuses catégories de dépenses professionnelles pouvant être déductibles des impôts.
Fournitures de bureau
Outre les stylos et le papier classiques, les fournitures de bureau peuvent inclure les ordinateurs, Internet, le Wi-Fi, les imprimantes, l'encre, les fournitures pour les toilettes, les téléphones et toute une série d'autres articles divers utilisés à des fins professionnelles. Tout comme pour les entreprises et les petites entreprises, l'IRS autorise également les travailleurs disposant d'un bureau à domicile à déduire ces dépenses dans leur déclaration d'impôts.
Services publics et entretien
L'entretien de votre lieu de travail entraîne un certain nombre de dépenses cycliques, notamment le loyer, les services publics, la mise à jour des infrastructures, les réparations et le nettoyage. Un entretien régulier est encore plus essentiel pour les entrepôts et les usines.
Marketing et publicité
Certaines entreprises considèrent le marketing et la publicité comme une réflexion après coup, tandis que d'autres s'appuient fortement sur des campagnes à long terme. Dans tous les cas, la publicité doit être incluse dans la catégorie des dépenses, qu'il s'agisse de simples publications sur les réseaux sociaux ou d'éléments plus complexes tels que des stands lors de salons professionnels.
Recherche et développement
La R&D désigne les mesures prises par les entreprises pour innover dans leurs produits actuels, développer de nouveaux produits et rester à la pointe dans leur domaine. Ce processus varie d'une organisation à l'autre, mais entraîne généralement des dépenses propres à l'entreprise.
Recrutement et formation des employés
Les dépenses professionnelles liées au recrutement et à l'intégration des employés peuvent prendre les organisations au dépourvu ; perdre, remplacer et former un employé peut coûter environ la moitié du salaire de ce dernier. Le roulement du personnel coûte cher, il est donc judicieux de veiller à la satisfaction de votre équipe, mais c'est un sujet qui mérite d'être abordé à un autre moment.
Cette catégorie de dépenses comprend également les formations et les études récurrentes suivies par les employés au fur et à mesure de leur évolution au sein de votre entreprise, ce qui est courant dans des domaines tels que les sciences/la santé, ainsi que dans le cadre des directives OSHA.
Salaire et avantages sociaux des employés
De nos jours, les salaires ne constituent qu'une partie de la rémunération et du revenu imposable d'un employé. Vous bénéficiez des avantages classiques que sont l'assurance maladie et les plans 401k, mais les avantages peuvent également s'étendre aux stock-options, aux plans de retraite, aux programmes de bien-être, aux repas, à la garde d'enfants, etc.
Paiements aux entrepreneurs
À l'inverse, les salaires versés aux agences et aux entrepreneurs indépendants constituent généralement la totalité de leur rémunération. Cela peut s'appliquer aux services d'experts-comptables, aux agences de recrutement, aux frais juridiques, aux freelances ou à toute autre personne que votre entreprise rémunère pour effectuer un travail temporaire.
Assurance
Il existe de nombreux types d'assurances qu'une entreprise peut souscrire pour elle-même, telles que l'assurance des biens, l'assurance responsabilité civile et l'assurance accidents du travail, et même l'assurance cyber. Veillez à ne pas inclure l'assurance maladie des employés dans ce groupe - c'est l'une des erreurs courantes de classification des dépenses que nous examinerons plus tard.
Véhicules/Amortissement
Un autre type d'assurance est l'assurance automobile, qui est un facteur important pour les entreprises disposant d'une flotte de camions ou de fourgonnettes. L'un des coûts liés à la possession d'un véhicule qui est plus caché que l'achat, l'assurance et l'essence est la dépréciation.
On dit souvent que votre voiture perd de la valeur dès qu'elle quitte le concessionnaire, et cela vaut également pour les véhicules d'une entreprise. Il est essentiel de suivre la dépréciation progressive des camions et des fourgonnettes pour connaître la valeur réelle de votre flotte et savoir quand vous aurez besoin de renforts. Cette approche ne s'applique pas uniquement aux véhicules, car les machines, les ordinateurs et d'autres types de matériel de bureau se déprécient de la même manière.
L'IRS vous permet également de déduire les frais liés à la possession d'un véhicule et à l'essence, à condition que le véhicule soit utilisé strictement à des fins professionnelles.
Abonnements et licences
Les paiements récurrents tels que les taxes foncières, les licences et les permis ne disparaissent jamais, mais peuvent être faciles à oublier lors du classement des dépenses. Les abonnements logiciels sont tout aussi importants à surveiller, car de nombreuses entreprises s'appuient sur des plateformes de gestion des ressources humaines, de conception et de gestion de projets.
Intérêt
Les intérêts peuvent provenir de nombreuses sources différentes, notamment les prêts hypothécaires immobiliers, les prêts commerciaux, les lignes de crédit, les cartes de crédit professionnelles ou les dettes en cours. Les paiements d'intérêts peuvent rapidement devenir incontrôlables, il est donc essentiel d'avoir une bonne visibilité sur ce qui vous attend et à quel moment.
Sécurité
Certaines organisations sont dotées de contrats de cybersécurité très coûteux, tandis que d'autres utilisent des systèmes de haute technologie dans leurs locaux. Que vous vous protégiez contre les piratages et les violations ou que vous protégiez une technologie exclusive, la sécurité est un poste de dépenses qui peut être important pour votre entreprise.
Voyages d'affaires et hébergement
De nombreuses organisations participent régulièrement à des congrès nationaux, ce qui implique de réserver des vols et des hôtels pour chaque employé qui y participe. Les repas, les frais de covoiturage et les séminaires contribuent souvent au coût total du voyage. Il est intéressant de noter que, selon l'IRS, les repas pris dans le cadre d'un voyage d'affaires sont déductibles à 50 % et non à 100 %.
Frais bancaires et traitement des paiements
Enfin, toute entreprise disposant de plusieurs comptes financiers et d'un flux de trésorerie régulier peut s'attendre à devoir payer de nombreux frais bancaires et frais de transaction. Les frais de virement bancaire, les frais de transaction internationale, les frais de service marchand et les frais bancaires sont quelques exemples de petits frais qui s'ajoutent à tous les types de paiements. Pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs frais mensuels et leurs frais de virement bancaire, le Slash Pro Ce plan pourrait être la solution qu'il vous faut.
Erreurs courantes à éviter dans les rapports
Il est facile de commettre des erreurs lors de l'organisation des catégories de dépenses, ce qui entraîne souvent des complications par la suite. Voici quelques erreurs courantes :
- Regrouper l'assurance maladie des employés avec les assurances de l'entreprise.
- Ignorer les petits achats de fournitures de bureau au profit d'achats plus importants.
- Manquer des possibilités de déduction fiscale et/ou identifier à tort des dépenses qui ne sont en réalité pas déductibles.
- Négliger l'élément de dépréciation.
- Combiner les paiements des travailleurs contractuels avec les salaires des employés.
- Oublier de suivre le coût de recrutement (environ la moitié du salaire d'un employé).
Qu'est-ce qu'un processus d'approbation des dépenses ?
Organiser chaque dépense n'est que la moitié du travail. Bon nombre de ces dépenses doivent passer par un processus d'approbation impliquant plusieurs personnes et des reçus vérifiables. Il s'agit le plus souvent de frais de déplacement et de travail engagés par les employés, mais cela peut également concerner d'autres domaines tels que les fournitures de bureau et les véhicules. Dans tous les cas, ces processus d'approbation sont fastidieux dans le meilleur des cas, et difficiles lorsque les reçus sont manquants ou que les membres de l'équipe ne sont pas dignes de confiance.
Ces dépenses sont soumises avec leur contexte, examinées pour vérifier leur conformité avec la politique et le budget, approuvées ou rejetées, puis documentées à des fins de reporting. Parallèlement à votre catégorisation, il est judicieux de mettre en place un workflow structuré pour les approbations.
Ce processus est simplifié grâce à l'outil de gestion des dépenses Slash, qui vous permet d'approuver automatiquement les dépenses en fonction de leur catégorisation. Chaque transaction est synchronisée avec votre système comptable existant, ce qui garantit un accès consolidé sur un tableau de bord unique.
Des processus d'approbation désorganisés, des paiements récurrents, des frais imprévus et des rapports incohérents empêchent une organisation de suivre ses paiements et de préparer ses déclarations fiscales. C'est pourquoi Slash est intervenu.
Une catégorisation plus intelligente des dépenses pour les entreprises en pleine croissance avec Slash
Votre logiciel de suivi des dépenses devrait faire plus que simplement surveiller vos dépenses. Notre plateforme est conçue pour gérer à la fois vos transactions et les systèmes qui les sous-tendent.
Slash trie vos dépenses pour vous ; après avoir défini vos catégories, tous les achats et frais sont affichés au bon endroit en temps réel, ce qui facilite vos rapports, organise votre comptabilité et garantit la conformité fiscale de vos dépenses. Chaque transaction apparaît instantanément sur le tableau de bord, qu'il s'agisse de paiements entrants ou sortants ou d'achats effectués par les employés avec la carte d'entreprise Slash.
La plupart des entreprises qui adoptent un logiciel de suivi des dépenses doivent l'ajouter à leur arsenal d'outils, ce qui entraîne des problèmes en aval. Plus il y a d'applications et de comptes, plus il y a de déconnexions et d'erreurs, ce qui rend difficile l'établissement de rapports financiers cohérents et clairs. C'est pourquoi Slash centralise les cartes d'entreprise, les comptes bancaires, les transactions multi-entités et la catégorisation automatisée des dépenses sur une seule plateforme financière.
Vous aurez également une vision claire de ce qui est déductible aux yeux de l'IRS. Les dépenses professionnelles déductibles et les déductions fiscales sont parmi les principaux avantages liés à l'identification des catégories de dépenses professionnelles.
En plus des solutions pour les dépenses et les déductions, Slash propose également :
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- Virements ACH gratuits et illimités, virements nationaux et paiements sortants FedNow/RTP en temps réel pour les membres Pro.
Les entreprises leaders abandonnent complètement les saisies manuelles obsolètes et les rapports désorganisés, et recherchent des solutions pour automatiser les catégories de dépenses professionnelles et rendre les flux de trésorerie transparents. Avec Slash, vous pouvez connecter ces fonctionnalités à vos comptes bancaires d'entreprise, à vos analyses financières et à d'autres outils comptables.
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Foire aux questions
Slash peut-il s'intégrer à mes solutions comptables actuelles ?
Absolument. Les entreprises qui utilisent des plateformes telles qu'Intuit Quickbooks et Xero n'ont pas à s'inquiéter d'éventuels conflits de fonctionnalités, car Slash est conçu pour s'intégrer à ces outils et les compléter. Slash capture automatiquement les données commerciales issues des transactions par carte et synchronise les catégories de dépenses directement dans votre logiciel actuel, ce qui réduit le travail de nettoyage manuel. Nos fonctionnalités de services bancaires aux entreprises, de cartes d'entreprise, de gestion des dépenses et de traitement des paiements alimentent également vos outils comptables.
La catégorisation des dépenses devient encore plus facile grâce à la fonctionnalité de numérisation des reçus de Quickbooks, qui permet aux employés de télécharger instantanément les achats effectués avec des cartes autres que la carte d'entreprise Slash. (Mais franchement, pourquoi utiliseriez-vous autre chose ?)
Quelles catégories de dépenses sont déductibles d'impôt ?
La plupart des 15 catégories énumérées ci-dessus donnent droit à des déductions fiscales, notamment la publicité, les avantages sociaux, le loyer, les services publics, la cybersécurité, les déplacements et même les fournitures de bureau. Les télétravailleurs peuvent bénéficier de déductions pour leur bureau à domicile afin d'obtenir les mêmes avantages pour leur revenu imposable. Avec l'IRS, les situations concernant les déductions fiscales varient, il est donc recommandé de toujours consulter un fiscaliste avant de prendre des décisions en matière de déclaration fiscale basées sur les dépenses professionnelles déductibles.
