Comprendre les frais généraux et administratifs (FGA)

Les frais généraux et administratifs (FGA) désignent les dépenses d'exploitation nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise, au paiement des salaires et au bon déroulement des opérations. Les FGA ne sont pas directement liés à la création d'un produit ou d'un service spécifique, mais sont essentiels au bon déroulement et à la fiabilité des opérations quotidiennes de l'entreprise.

Comme toutes vos opérations comptables et le suivi de vos dépenses, les frais généraux et administratifs constituent une partie essentielle de vos flux financiers. Ils peuvent potentiellement peser inutilement sur votre trésorerie et vos bénéfices, et limiter votre efficacité à maximiser les revenus de votre entreprise.

Votre entreprise pourrait avoir des difficultés à suivre ses dépenses générales et administratives si le respect des réglementations vous semble être un défi permanent ou si votre trésorerie est trop juste pour couvrir les factures mensuelles, telles que le loyer, les salaires, les services publics et les assurances. Heureusement, les plateformes financières modernes facilitent grandement cette tâche.

Avec Slash, vous pouvez centraliser les flux de travail administratifs, automatiser le suivi des dépenses et obtenir une visibilité immédiate sur les frais généraux et indirects grâce à des analyses comptables et de paiement intégrées. Dans ce guide, nous vous présentons des méthodes pratiques pour maîtriser la gestion de vos frais généraux et administratifs, et vous montrons comment Slash peut vous aider à simplifier ce processus.

Que sont les frais généraux et administratifs ?

Les frais généraux et administratifs (G&A) correspondent aux coûts indirects engagés par une entreprise pour assurer ses opérations quotidiennes et soutenir son administration générale. Ces coûts ne sont pas directement liés à la fabrication d'un produit ou à la fourniture d'un service spécifique, mais correspondent plutôt aux frais généraux nécessaires au fonctionnement de l'infrastructure de l'entreprise, indépendamment du chiffre d'affaires. Généralement, les frais généraux et administratifs sont comptabilisés dans les charges d'exploitation de votre compte de résultat.

Les frais généraux et administratifs contrastent avec le coût des marchandises vendues (COGS) (coûts de production directs) et les frais de vente (le « S » dans SG&A), qui soutiennent la génération de revenus provenant des biens, des services et des ventes. Les différences peuvent sembler déroutantes, mais les intégrations de gestion des dépenses et de comptabilité de Slash aident les équipes financières à classer et à aligner avec précision ces types de dépenses, garantissant ainsi que les états financiers restent clairs et prêts à être audités à l'approche de la saison fiscale. Voici quelques exemples de frais généraux et administratifs et la manière dont ils peuvent apparaître dans votre compte de résultat.

Exemples de frais généraux et administratifs

Loyer de bureau et services publics. Comprend le coût pour garder vos lumières allumées, littéralement.
Salaires et rémunérations. Pour les fonctions administratives, telles que les équipes de direction (par exemple, PDG, directeur technique, directeur des opérations), les équipes financières, les ressources humaines et les équipes juridiques.
Honoraires professionnels. Sous-traitants ou partenaires externes dans les domaines de la comptabilité, du droit et du conseil.
Fournitures de bureau. Équipement de bureau et logiciels administratifs
Assurance et licences. Les coûts liés aux paiements et frais récurrents liés aux assurances, permis et licences.
Amortissement des actifs administratifs. La perte de valeur liée au vieillissement des fournitures et des équipements (par exemple, mobilier de bureau, ordinateurs).

Ces exemples reflètent les catégories de dépenses les plus courantes que les entreprises affectent au pool de coûts généraux et administratifs.

Importance des frais généraux et administratifs dans la gestion financière

La visibilité des frais généraux et administratifs est essentielle pour établir des budgets et des prévisions précis, et pour rendre compte à la direction et aux investisseurs. Comme ces coûts fixes sont souvent indirects, ils peuvent augmenter discrètement à mesure que votre entreprise se développe, notamment avec l'augmentation du nombre d'employés, l'acquisition de nouveaux locaux, la souscription de nouveaux abonnements et la hausse des primes d'assurance. Des frais généraux et administratifs maîtrisés permettent de protéger la rentabilité et de maintenir un flux de trésorerie solide, vous garantissant ainsi de pouvoir couvrir les salaires, les loyers et autres coûts d'exploitation récurrents, même en cas de fluctuations des revenus.

Slash soutient la gestion des frais généraux et administratifs de trois manières principales :

Transferts en temps réel (RTP/FedNow). Transférez instantanément des fonds pour couvrir les dépenses urgentes liées aux services publics ou aux salaires, améliorant ainsi la gestion de la trésorerie.
Compte à haut rendement. Obtenez actuellement jusqu'à 4,04 % de rendement sur les liquidités inutilisées entre les périodes de paiement, ce qui vous permet de compenser vos frais généraux et d'économiser intelligemment.⁶
Tableaux de bord en direct. Utilisez les outils d'analyse ou de comptabilité intégrés de Slash pour surveiller les dépenses dans toutes les catégories et détecter rapidement les anomalies.

Une supervision approfondie des frais généraux et administratifs avec Slash peut renforcer votre compte de résultat, stabiliser votre trésorerie et vous tenir informé afin de prendre des décisions financières stratégiques.

G&A ; vs SG&A ; : quelle est la différence ?

Vous verrez souvent apparaître les termes SG&A dans les états financiers, ce qui peut prêter à confusion si vous ne connaissez pas la différence entre les dépenses SG&A et G&A. SG&A fait référence aux dépenses liées à la vente, aux frais généraux et administratifs. Voici comment les distinguer :

G&A (frais généraux et administratifs)Soutien indirect (ou non directement lié à la création de biens et services) à l'échelle de l'entreprise, y compris les salaires des cadres, la comptabilité, les ressources humaines, les services juridiques, les fournitures de bureau, les assurances, l'amortissement des actifs administratifs, le loyer et les services publics.
Vente (le « S » dans SG&A ;). Coûts liés aux ventes, ou coûts liés à l'acquisition et au service des clients, y compris la publicité, les salaires et commissions de l'équipe commerciale, les déplacements, les frais de représentation et les outils marketing.
COGS (Coût des marchandises vendues). Dépenses directes liées à la fabrication ou à la livraison de biens et services, y compris les matières premières, la main-d'œuvre directe et les dépenses variables liées aux biens produits.

Si votre entreprise exploite plusieurs entités ou divisions commerciales, la segmentation des coûts est très utile pour assurer un contrôle financier précis. La prise en charge multi-entités de Slash vous aide à répartir les coûts administratifs et commerciaux par entité afin que vous puissiez analyser les types de dépenses appropriés par division et calculer des indicateurs de dépenses et de revenus plus précis.

Comment enregistrer les frais généraux et administratifs

Dans la plupart des systèmes comptables, les frais généraux et administratifs sont enregistrés et déclarés comme des charges d'exploitation dans le compte de résultat. Il est essentiel de classer les dépenses avec précision et cohérence, afin de pouvoir suivre les dépenses fixes et variables au fil du temps et préparer des déclarations fiscales exactes. Voici un processus simple pour identifier les frais généraux et administratifs afin d'établir des rapports précis :

Identifier la dépense

Suivez les dates auxquelles les frais généraux et administratifs sont engagés. Cela inclut le paiement du loyer, des salaires, des assurances, des services publics, des fournitures de bureau, des abonnements et des honoraires comptables ou juridiques professionnels. Utilisez les intégrations comptables de Slash pour identifier le fournisseur et ajouter les autorisations ou les notes de frais nécessaires.

Classer comme G&A (et non comme COGS ou vente)

Les coûts que vous déclarez sont-ils directement liés à la création d'un produit ou ont-ils une incidence sur les ventes ? Si ce n'est pas le cas, il s'agit probablement de frais généraux et administratifs. Une classification cohérente et précise améliore les états financiers, facilite la prise de décision et vous aide dans le cadre des audits et des déclarations fiscales.

Entrer dans le système comptable

Déclarez la transaction dans les catégories de dépenses appropriées (par exemple, assurance, fournitures de bureau, services publics, amortissement). Les intégrations comptables de Slash (QuickBooks, Xero) peuvent vous faire gagner du temps en automatisant le processus.

Inclure dans le compte de résultat en tant que charges d'exploitation

Veillez à ce que les frais généraux et administratifs soient déclarés dans la section des dépenses d'exploitation (sous le coût des ventes et la marge brute), ce qui vous permettra de visualiser les tendances en matière de frais généraux et d'allouer avec précision les budgets par service.

Réconcilier mensuellement

Faites correspondre les transactions bancaires aux écritures comptables et résolvez les éventuelles différences. Des rapprochements réguliers garantissent l'exactitude et la conformité de vos comptes de résultat.

Stratégies pour gérer et réduire les frais administratifs

Ces stratégies vous aident à réduire les dépenses inutiles sans compromettre les frais généraux essentiels :

Audit des coûts récurrents

Vérifiez régulièrement (chaque mois ou chaque trimestre) vos abonnements, vos services logiciels et vos factures récurrentes. Annulez les doublons et résiliez les abonnements ou services inutilisés en fonction de votre utilisation réelle.

Automatiser les processus manuels

Utilisez des outils tels que Slash pour automatiser la gestion des salaires, des dépenses et bien plus encore, ce qui vous permettra souvent de gagner du temps et de réduire les erreurs. Slash réduit le travail manuel grâce à la catégorisation automatique et à la synchronisation intégrée de la comptabilité.

Négocier des contrats

Collaborez avec les fournisseurs et les propriétaires pour revoir les conditions ; cela peut réduire considérablement les frais généraux, depuis la baisse du loyer mensuel jusqu'à la réduction du prix des logiciels.

Externaliser de manière sélective

Pour les fonctions administratives telles que les ressources humaines, l'informatique ou la comptabilité, les partenaires externes peuvent offrir une meilleure qualité à un coût fixe inférieur à celui du recrutement de personnel interne.

Centraliser la gestion multi-entités

Si vous gérez plusieurs divisions ou filiales, regroupez le suivi de vos dépenses et la gestion financière pour faciliter la supervision. Slash offre une visibilité multi-entités dans un seul tableau de bord afin que vous puissiez voir l'ensemble de vos coûts et les réaffecter rapidement.

Surveillez les budgets en temps réel

Les tableaux de bord qui suivent les dépenses générales et administratives quotidiennes peuvent fournir des alertes en temps réel en cas de changements dans les dépenses (par exemple, augmentation des coûts des fournitures de bureau ou des charges mensuelles), vous aidant ainsi à intervenir et à ajuster la gestion de trésorerie le plus tôt possible, et à réaliser des économies.

Comment Slash contribue à la mise en œuvre de tout ce qui précède : suivi automatisé des dépenses (moins d'erreurs), consolidation des dépenses d'exploitation multi-entités, tableaux de bord en temps réel pour une détection rapide des anomalies et cartes d'entreprise avec remise en argent pour vous récompenser sur les dépenses administratives récurrentes.¹

Une gestion plus intelligente des frais généraux et administratifs grâce à Slash

Grâce à des outils intelligents, vous pouvez transformer votre gestion des frais généraux et administratifs. Voici comment Slash peut vous faire économiser de l'argent et vous aider à fonctionner avec des contrôles plus stricts :

Comptes à haut rendement maximiser les liquidités inutilisées et réduire le coût net des frais généraux.
Cartes d'entreprise avec remise en argent qui vous récompensent jusqu'à 2 % de votre loyer habituel, de vos charges, de vos fournitures de bureau et de vos dépenses d'abonnement.
Transferts en temps réel (RTP/FedNow) pour des paiements plus rapides et sécurisés aux fournisseurs, abonnements, propriétaires, etc.
Intégrations comptables (QuickBooks, Xero) pour un mappage précis et automatisé du compte de résultat et une préparation plus facile pour la saison des impôts.

Slash vous permet de contrôler vos dépenses d'exploitation, renforce vos états financiers et libère des ressources pour la croissance. Le tout à partir d'un seul tableau de bord. Découvrez comment Slash peut vous aider à rationaliser la gestion de vos frais généraux et administratifs sur slash.com.

1 Slash Financial, Inc. est une société de technologie financière et n'est pas une banque. Les comptes de dépôt sont fournis par Piermont Bank, membre de la FDIC, et Column National Association, membre de la FDIC. Vos fonds sont assurés par la FDIC jusqu'à 250 000 dollars par l'intermédiaire de Piermont Bank, membre de la FDIC. La carte de débit Mastercard® de Slash Financial, Inc. est émise par Piermont Bank, membre de la FDIC, conformément à une licence de Mastercard, et peut être utilisée partout où les cartes de débit Mastercard sont acceptées. La carte Slash Platinum est une carte de crédit Visa® émise par Column National Association, conformément à une licence de Visa U.S.A. L'approbation est soumise à des conditions d'éligibilité. Le solde du compte doit être réglé intégralement chaque jour. Des frais d'adhésion mensuels peuvent s'appliquer. Les achats effectués avec la carte peuvent donner droit à une remise en argent, voir Conditions générales du cashback pour plus d'informations.

6 Reflète le rendement net le plus élevé disponible au dernier jour ouvrable dans Slash Treasury, par Atomic Invest LLC (« Atomic »), un conseiller en investissement enregistré auprès de la SEC. Chiffres du rendement net au dernier jour ouvrable, en supposant un dépôt total de 500 000 $ ou plus dans Slash Treasury. Consultez la page Treasury pour obtenir le détail des options d'investissement, des rendements du marché et des tarifs associés au compte Slash Treasury.

Slash Financial, Inc. a engagé Atomic Invest LLC (« Atomic »), un conseiller en investissement enregistré auprès de la SEC, afin de vous offrir la possibilité d'ouvrir un compte de conseil en investissement auprès d'Atomic. Les sociétés engagées par Atomic reçoivent une rémunération comprise entre 0 % et 0,85 % des actifs sous gestion annualisés, payable mensuellement, pour chaque client référé qui ouvre un compte Atomic et peuvent recevoir un pourcentage de la marge et des intérêts en espèces libres gagnés par les clients, ce qui crée un conflit d'intérêts. Les services de courtage pour Atomic sont fournis par Atomic Brokerage LLC, un courtier enregistré et membre de la FINRA et de la SIPC, et une filiale d'Atomic, ce qui crée un conflit d'intérêts. Pour plus de détails sur Atomic, veuillez consulter le formulaire CRS, le formulaire ADV partie 2A et la politique de confidentialité. Pour plus de détails sur Atomic Brokerage, veuillez consulter le formulaire CRS et les informations générales. Vous pouvez vérifier les antécédents d'Atomic Brokerage sur le site BrokerCheck de la FINRA. Ni Atomic Invest, ni Atomic Brokerage, ni aucune de leurs filiales ne sont des banques. Investissements en titres : non assurés par la FDIC, non garantis par une banque, susceptibles de perdre de la valeur. Investir comporte des risques, y compris la perte potentielle du capital. Avant d'investir, tenez compte de vos objectifs d'investissement et des frais et dépenses facturés. Les services de conseil fournis par Atomic ne doivent pas être interprétés comme des conseils fiscaux ou de planification financière et ne prennent pas en considération les investissements que les clients peuvent détenir en dehors d'Atomic.

Le rendement SEC d'un fonds monétaire est calculé en annualisant ses distributions de revenus quotidiennes pour les 7 jours précédents. Vous devez examiner attentivement les objectifs d'investissement, les risques, les frais et les dépenses d'un fonds monétaire avant d'investir. Ces informations, ainsi que d'autres, figurent dans le prospectus du fonds. Veuillez lire le prospectus avant d'investir. Un investissement dans un fonds monétaire n'est ni assuré ni garanti par la Federal Deposit Insurance Corporation ou toute autre agence gouvernementale. Bien qu'un fonds monétaire cherche à préserver la valeur de votre investissement à 1,00 $ par action, il est possible de perdre de l'argent en investissant dans un fonds monétaire. Les rendements fluctuent et les performances passées ne garantissent pas les résultats futurs.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre les frais généraux et administratifs (G&A) et les frais généraux, administratifs et commerciaux (SG&A) ?

Les frais généraux et administratifs (G&A) correspondent aux frais généraux nécessaires au fonctionnement de votre entreprise, tels que le loyer, les salaires, les assurances et les services publics. Les frais généraux, commerciaux et administratifs (SG&A) comprennent les frais généraux et administratifs, ainsi que les frais commerciaux tels que les commissions sur les ventes, le marketing et la publicité. Les frais généraux et administratifs constituent un sous-ensemble de la catégorie plus large des frais généraux, commerciaux et administratifs qui apparaît dans les comptes de résultat.

Où apparaissent les frais généraux et administratifs dans les états financiers ?

Les frais généraux et administratifs sont comptabilisés dans les charges d'exploitation du compte de résultat, généralement sous le coût des marchandises vendues (COGS) et la marge brute. Ils sont classés comme des coûts indirects, car ils ne sont pas directement liés à la production d'un produit ou d'un service spécifique, mais sont nécessaires au fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Quels sont les exemples courants de frais généraux et administratifs ?

Les frais généraux courants comprennent : le loyer et les charges des bureaux, les salaires et rémunérations administratifs, les honoraires professionnels (juridiques, comptables), les fournitures de bureau, les assurances et licences commerciales, les abonnements logiciels et l'amortissement des actifs administratifs tels que le matériel de bureau et le mobilier.

Comment les entreprises peuvent-elles réduire leurs frais généraux et administratifs ?

Les stratégies clés comprennent : l'audit régulier des coûts récurrents et l'annulation des abonnements inutilisés, l'automatisation des processus manuels afin de réduire les coûts de main-d'œuvre et les erreurs, la négociation de meilleures conditions avec les fournisseurs et les propriétaires, l'externalisation sélective de fonctions telles que les ressources humaines ou la comptabilité, la centralisation du suivi des dépenses multi-entités pour une meilleure visibilité, et l'utilisation de tableaux de bord en temps réel pour surveiller les dépenses et détecter rapidement les anomalies.