Suivi des dépenses professionnelles : outils et conseils pour les propriétaires de petites entreprises
Le suivi des dépenses professionnelles vous permet de mieux comprendre le fonctionnement de votre entreprise, la manière dont l'argent est dépensé et les investissements qui génèrent le plus de croissance. Cependant, une gestion inefficace de vos dépenses peut vous empêcher de tirer parti des informations contenues dans vos notes de frais, qui vous fournissent des indications précieuses.
À mesure que les entreprises se développent et que leurs activités se diversifient, il devient plus difficile, mais aussi plus important, de suivre leurs dépenses. C'est pourquoi il est judicieux pour les propriétaires de petites entreprises et les créateurs d'entreprise novices de mettre en place un système efficace de suivi des dépenses. Cela vous permettra de gagner du temps, d'éviter les erreurs et de conserver ces informations avant qu'elles ne se perdent dans une multitude de fichiers archivés.
La plateforme bancaire Slash pour les entreprises peut automatiser la catégorisation des dépenses et la saisie des données à votre place, vous permettant ainsi de gagner du temps et de réduire les erreurs.¹ Avant d'en arriver là, examinons les raisons pour lesquelles il est important de suivre les dépenses professionnelles, les stratégies pratiques pour rationaliser le processus, les logiciels qui peuvent vous aider et, avant tout, ce que sont les dépenses professionnelles.
Suivi des dépenses des petites entreprises - Concepts clés
Les dépenses professionnelles correspondent aux paiements que vous effectuez pour acquérir du matériel, embaucher des personnes et des équipes, et assurer le bon fonctionnement de votre organisation. Les propriétaires de petites entreprises qui se lancent tête baissée dans leurs activités découvrent souvent qu'entre les services publics, le coût des marchandises, les embauches, les assurances et bien d'autres choses encore, les finances de l'entreprise peuvent rapidement devenir difficiles à contrôler.
Le suivi des dépenses professionnelles est un excellent moyen de tout mettre à plat et d'éviter que votre tête ne tourne à toute vitesse. Au-delà de cela, il offre également de nombreux autres avantages à votre entreprise :
Optimisation des déductions fiscales
Faites quelques recherches pour déterminer quelles dépenses professionnelles sont déductibles afin de réaliser des économies d'impôt, car l'IRS autorise plus de déductions fiscales que vous ne le pensez.
Découvrir les oublis
Qu'il s'agisse d'une modification des tarifs d'assurance, d'une utilisation suspecte de la carte de crédit de l'entreprise ou d'un abonnement que vous pensiez être un paiement unique, un examen plus approfondi de vos notes de frais et factures peut révéler des frais inattendus qui doivent être traités.
Prévision des dépenses futures
Savoir où vont les fonds et à quelle fréquence les paiements cycliques ont lieu peut grandement faciliter la planification future et la détermination de vos dépenses en aval.
Améliorer la planification budgétaire
Une meilleure compréhension des flux de trésorerie de votre entreprise peut vous aider à identifier les domaines dans lesquels des économies sont possibles, ce qui vous permettra d'établir un budget plus réaliste.
L'importance de la catégorisation des dépenses
La première étape pour accéder à ces informations consiste à développer des catégories de dépenses, qui sont des catégories distinctes englobant tous les achats, frais et commissions professionnels. Votre organisation peut créer un grand nombre de catégories de dépenses, mais voici quelques exemples parmi les plus courants :
- Marketing et publicité
- Paie
- Fournitures de bureau (toutes tailles)
- Charges et loyer
- Abonnements et licences
- Frais bancaires et frais de traitement
Compte tenu de la diversité des catégories de dépenses potentielles auxquelles votre entreprise peut être confrontée, déchiffrer et trier d'innombrables reçus devient souvent fastidieux. C'est pourquoi le logiciel de suivi des dépenses Slash automatise la saisie des données et classe automatiquement les transactions.
Comment puis-je suivre les dépenses d'une petite entreprise ?
Avant d'élaborer un plan pour suivre les dépenses professionnelles, il est judicieux d'ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité. Non seulement cela vous permettra de regrouper vos flux de trésorerie en un seul endroit, mais de nombreux comptes bancaires professionnels offrent des fonctionnalités et des avantages qui vous permettront de tirer le meilleur parti de votre capital.
Parallèlement, vous devrez également choisir une carte de crédit d'entreprise afin de séparer vos dépenses personnelles et professionnelles, tout en facilitant le suivi de vos dépenses. Slash propose des cartes de crédit d'entreprise dotées de contrôles de dépenses précis, d'un suivi automatisé des dépenses et de la possibilité d'attribuer un nombre illimité de cartes physiques et virtuelles aux membres de votre équipe. Vous pouvez également bénéficier d'une remise en argent pouvant atteindre 2 % sur toutes vos dépenses professionnelles, ce qui vous permet d'économiser du capital et de le réinvestir lorsque vous en avez besoin.
Une autre étape consiste à mettre en place un processus d'approbation des dépenses. Les entreprises qui disposent d'une multitude de cartes de crédit professionnelles appartenant à différents employés ont souvent du mal à suivre les transactions. Les processus d'approbation des dépenses impliquent de vérifier les reçus et d'obtenir l'accord de plusieurs personnes avant de confirmer définitivement un achat. C'est un moyen intelligent de contrôler les dépenses tout en bénéficiant d'une meilleure visibilité sur certaines catégories de dépenses.
En fin de compte, le meilleur moyen de suivre vos dépenses est d'adopter un logiciel dédié. Autrefois, les comptables passaient leur temps à examiner les factures, les reçus et autres documents afin d'enregistrer et de classer manuellement les dépenses. Nous avons largement dépassé ce stade. Aujourd'hui, il existe toute une gamme de solutions permettant d'automatiser le suivi des dépenses, qui sont à la fois plus rapides et plus précises que tout autre moyen.
Pourquoi l'automatisation est le meilleur moyen de suivre les dépenses professionnelles
L'automatisation du suivi des dépenses professionnelles n'est pas seulement une méthode « facile ». Certes, elle l'est, mais elle offre bien plus que cela. L'automatisation peut apporter les avantages suivants :
- Moins d'erreurs: La méthode manuelle de suivi des dépenses est source d'erreurs, en particulier lorsque les entreprises se développent et que les reçus commencent à s'accumuler. La saisie automatique des informations transactionnelles et leur synchronisation avec la comptabilité permettent de réduire ces erreurs au minimum.
- Contrôles de conformité renforcés: Le respect des obligations fiscales est une priorité absolue pour les comptables. Lorsque votre logiciel automatise la saisie des données, vous n'avez plus à vous soucier des fautes de frappe et des erreurs lors du rapprochement qui pourraient entraîner une déclaration fiscale non conforme. Vous pourrez également rester cohérent dans vos déclarations fiscales tout au long de l'année, ce qui signifie que vous n'aurez plus à attendre la saison des impôts pour tout rassembler à la hâte.
- Protections de sécurité renforcéesLes données financières de votre entreprise doivent être entièrement protégées à tout moment. La plupart des systèmes automatisés offrent des contrôles d'accès sécurisés et des méthodes de cryptage conformes aux réglementations en matière de protection des données, garantissant ainsi la sécurité de vos informations les plus importantes.
- Conçu pour être mis à l'échelleContrairement aux comptables traditionnels qui passent de longues nuits à travailler à mesure que leur entreprise se développe, les logiciels de suivi des dépenses traitent aussi facilement 10 reçus que 1 000. Les plateformes qui prennent en charge la saisie instantanée des données et les cartes virtuelles illimitées permettent une mise à l'échelle rapide sans les ajustements qui l'accompagnent.
- Une plus grande efficacité opérationnelleEnfin, et c'est peut-être le plus important, l'automatisation permet de gagner beaucoup de temps et d'efforts. Cela vous permet d'agir avec plus de souplesse, de réaffecter vos ressources et même de vous détendre un peu.
Il est facile de comprendre comment l'adoption d'un logiciel de suivi des dépenses peut donner un coup de pouce aux propriétaires de petites entreprises. Mais maintenant que vous connaissez l'importance de ce logiciel, il est temps de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Quel est le meilleur logiciel pour suivre les dépenses professionnelles ?
Les outils de suivi des dépenses sont disponibles dans divers logiciels de comptabilité et plateformes financières, mais ils ne sont généralement pas universels. Lorsque vous cherchez à choisir une solution pour suivre les dépenses de votre entreprise, vous devez tenir compte de la taille de votre entreprise, de votre budget et des cas d'utilisation courants.
Voici quelques-unes de nos suggestions parmi les meilleures options de logiciels de suivi des dépenses en 2026 :
Barre oblique
La plateforme bancaire Slash offre aux entreprises un moyen puissant et intégré de classer et de gérer leurs dépenses. Notre logiciel prend non seulement en charge la saisie automatisée des données et le classement des dépenses, mais il vous permet également de suivre en temps réel les paiements ACH, les virements bancaires et les paiements cryptés.⁴ Vous pouvez enfin émettre des cartes, approuver les dépenses et suivre les dépenses automatiquement sur un tableau de bord complet.
Même lorsque plusieurs applications de comptabilité et de gestion des dépenses sont parfaitement intégrées, il peut être fastidieux de travailler avec plusieurs d'entre elles simultanément. Grâce à sa solution de gestion unique et à son tableau de bord intuitif, Slash élimine le besoin de recourir à plusieurs outils différents.
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Freshbooks
Bien qu'il soit plus souvent utilisé comme système comptable, FreshBooks offre également des fonctionnalités intégrées de suivi des dépenses qui conviennent parfaitement aux petites entreprises et aux créateurs d'entreprise débutants. Il se synchronise avec votre carte de crédit et vos comptes bancaires pour importer automatiquement les données, et sa combinaison d'outils de numérisation des reçus et de gestion des factures facilite le suivi des dépenses.
Cependant, certains pourraient qualifier Freshbooks de « logiciel pour débutants », car il est mieux adapté aux petites équipes qu'aux organisations comportant plusieurs services qui doivent jongler avec des notes de frais complexes tout en respectant leurs obligations fiscales.
Expensify
Avec des outils tels que la numérisation des reçus et la gestion des remboursements, Expensify est une autre option pour le suivi des dépenses. Il s'intègre également à des plateformes comptables telles que Xero et Netsuite, ce qui en fait une solution prête à l'emploi pour certaines organisations qui souhaitent conserver leur logiciel actuel.
Tout comme Freshbooks, Expensify n'est pas toujours la solution la mieux adaptée aux grandes entreprises. Les organisations qui utilisent des cartes de crédit d'entreprise, en particulier, pourraient être gênées par le fait que la plateforme nécessite toujours des systèmes distincts pour la gestion des cartes et les paiements.
Intuit Quickbooks
Quickbooks est l'un des logiciels de comptabilité les plus utilisés sur le marché, grâce à ses fonctionnalités robustes et à sa polyvalence. L'une de ses principales caractéristiques est son ouverture aux intégrations : Quickbooks s'intègre aux données de dizaines de services bancaires et s'adapte à une grande variété d'outils financiers.
Le succès de Quickbooks peut varier selon les cas, car les organisations peuvent l'utiliser à des fins différentes et avec de nombreuses applications tierces. Des problèmes peuvent survenir lorsque ces plateformes fonctionnent en silos séparés, ce qui oblige les comptables à surveiller les cartes dans un système, les analyses dans un autre et les paiements dans un troisième. Heureusement, Quickbooks s'intègre à votre système de suivi des dépenses dans Slash, ce qui vous permet de synchroniser facilement vos dépenses et de rester à jour dans votre comptabilité.
Découvrez à quel point il est facile de suivre vos dépenses avec Slash
Les petites entreprises comme les grandes sociétés peuvent tirer profit des outils de suivi des dépenses proposés par Slash. L'un des avantages de notre plateforme réside dans sa facilité d'utilisation. Ce sont vos employés qui l'utiliseront le plus, c'est pourquoi son accessibilité est importante. Examinons le processus étape par étape :
- Votre employé effectue un achat avec une carte d'entreprise ou via un compte Slash connecté, et notre logiciel enregistre la transaction.
- Votre logiciel de comptabilité actuel peut utiliser des outils tels que des scanners de reçus pour trier automatiquement les reçus dans les catégories de dépenses appropriées au fur et à mesure qu'ils sont enregistrés.
- Grâce à des contrôles granulaires des dépenses, vous pouvez mettre en place des garde-fous et vous assurer que les problèmes de conformité potentiels sont immédiatement signalés.
- Vous pouvez également attribuer un nombre illimité de cartes virtuelles et les associer à différentes catégories de dépenses, ce qui vous permet de suivre n'importe quel type de transaction sur un seul écran.
L'adoption de notre logiciel de suivi des dépenses réduit les frictions, fournit aux équipes des informations exploitables et aide les chefs d'entreprise à prendre des décisions financières proactives qui leur permettent de réaliser des économies à long terme. Avec des virements nationaux gratuits et illimités, un suivi approfondi des dépenses, plusieurs stablecoins et l'accès à des comptes de trésorerie à haut rendement rapportant jusqu'à 3,93 % par an, la plateforme Slash est peut-être exactement ce qu'il vous faut pour faire passer votre petite entreprise au niveau supérieur.⁶
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Questions fréquentes
Quelles dépenses puis-je déclarer sans justificatifs ?
Lorsque vous déclarez vos impôts et demandez des déductions fiscales sur vos dépenses professionnelles, l'IRS (administration fiscale américaine) exige généralement de voir les reçus correspondants. Cependant, ce n'est pas toujours le cas, car certaines transactions ne donnent pas lieu à des reçus faciles à enregistrer, comme les achats quotidiens. Les dons caritatifs, les frais liés aux véhicules, les impôts sur le travail indépendant, les primes d'assurance maladie et les cotisations à un plan de retraite font partie des dépenses professionnelles qui ne nécessitent pas de reçus pour être incluses dans vos déductions fiscales.
Quelles sont les erreurs courantes commises par les SARL dans la classification des dépenses ?
Les propriétaires de petites entreprises peuvent facilement commettre certaines erreurs lorsqu'ils établissent leurs catégories de dépenses professionnelles. Par exemple, l'assurance est une catégorie courante, mais il est important de veiller à ce que l'assurance maladie des employés ne soit pas enregistrée au même endroit que les assurances de l'entreprise, telles que l'assurance immobilière.
D'autres erreurs comptables potentielles incluent le fait d'ignorer les petits achats de fournitures de bureau, de combiner les paiements des travailleurs contractuels avec les salaires des employés et d'oublier de suivre le coût total des embauches.
