Comment suivre les dépenses professionnelles : stratégies éprouvées pour les petites entreprises
Entre le traitement des factures, le tri des reçus et la garantie de remboursements rapides, il est souvent difficile pour les organisations de gérer efficacement leurs dépenses. Ces tâches peuvent être encore plus difficiles pour les petites entreprises dont l'« équipe » comptable se compose en réalité d'une seule personne, avec un bureau encombré, qui crée des notes de frais et suit les dépenses professionnelles à la main.
Le suivi des dépenses est une étape importante pour garantir la conformité fiscale, planifier l'avenir financier de votre entreprise et surveiller les dépenses de vos employés. L'un des meilleurs moyens pour les petites entreprises de gérer tout cela consiste à adopter un logiciel de gestion des dépenses.
Les outils de suivi des dépenses professionnelles permettent de réduire les erreurs et facilitent la vie des comptables des petites entreprises. Ceux qui utilisent les fonctionnalités de gestion des dépenses disponibles sur la plateforme bancaire Slash Business peuvent bénéficier d'un contrôle précis des dépenses, d'une saisie automatisée des données et d'intégrations avec un certain nombre d'outils comptables courants.¹
Dans cet article, nous passerons en revue les éléments essentiels d'un logiciel de gestion des dépenses, notamment les fonctionnalités clés à rechercher, les avantages de la catégorisation des dépenses et les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre. Nous comparerons également certaines des plateformes les plus populaires pour le suivi des dépenses, notamment Freshbooks, Slash, Quickbooks et Expensify.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ? Informations clés pour les petites entreprises
Les logiciels de gestion des dépenses aident les entreprises à rester conformes, à améliorer la gestion de leur trésorerie et à prendre des décisions financières stratégiques en toute confiance. Contrairement aux méthodes traditionnelles de suivi des dépenses, les logiciels spécialisés automatisent souvent les processus fastidieux et offrent une meilleure visibilité sur les dépenses en regroupant les transactions sur un seul tableau de bord.
Grâce à un outil de suivi des dépenses professionnelles, les petites entreprises n'auront plus à se soucier des reçus égarés, des remboursements tardifs et des longues nuits passées à faire des calculs. Vous avez peut-être commencé votre activité en utilisant des outils comptables tels que QuickBooks ou Xero, qui gèrent certains aspects du suivi des dépenses, mais pas tous. Un logiciel dédié au suivi des dépenses peut s'intégrer directement à ces outils comptables, comblant ainsi les lacunes et offrant un aperçu en temps réel des flux de trésorerie.
De nombreuses plateformes de suivi des dépenses, telles que Slash, proposent des cartes d'entreprise et des comptes virtuels qui automatisent directement la catégorisation.
Principales fonctionnalités des logiciels de suivi des dépenses pour les petites entreprises
Si la plupart des outils de suivi des dépenses professionnelles sont conçus pour résoudre les mêmes problèmes, ils n'offrent pas tous les mêmes fonctionnalités. Lorsque vous choisissez un logiciel de suivi des dépenses, recherchez ces solutions et vérifiez qu'elles s'intègrent bien à vos processus et objectifs actuels :
Intégration des cartes de crédit d'entreprise
De nombreuses organisations attribuent des cartes d'entreprise à leurs employés, leur permettant ainsi de dépenser de l'argent pour tout type d'achats, qu'il s'agisse de matériel, de fournitures de bureau, de déjeuners ou d'abonnements à des salles de sport. La gestion de toutes ces dépenses peut être simplifiée en classant les cartes d'entreprise par catégorie et en les regroupant sur un même tableau de bord.
Suivi et rapports en temps réel des dépenses
La possibilité de suivre en temps réel les paiements entrants et sortants vous permet d'établir des rapports de dépenses plus détaillés et de détecter les transactions non conformes dès qu'elles se produisent.
Automatisation des flux de travail
Sans un programme qui classe automatiquement les transactions et stocke les reçus numériques, il est difficile de gérer une grande variété d'achats liés à l'entreprise, en particulier pour une petite équipe comptable. Le suivi automatisé des dépenses résout ce problème et garantit que votre comptabilité est toujours précise et à jour.
Contrôle des dépenses et gestion des politiques
Qu'il s'agisse de dépenses inconsidérées d'un employé ou de frais d'abonnement imprévus, certaines transactions non autorisées peuvent passer inaperçues. Grâce à un outil de suivi des dépenses professionnelles doté de contrôles stricts, vous pouvez mettre en place des garde-fous et vous assurer que les éventuels problèmes de conformité sont immédiatement signalés.
Gestion des factures
Le bon logiciel de suivi des dépenses vous permettra de créer, d'envoyer et de suivre vos factures au même endroit où vous gérez le reste de vos opérations financières. Le traitement et la conservation des factures sont une tâche supplémentaire à ajouter à la pile, à moins que vous n'utilisiez une plateforme comme Slash qui regroupe tout cela.
Intégrations avec des logiciels de comptabilité
En parlant de tout regrouper, il est judicieux d'utiliser un système comptable et un outil de suivi des dépenses professionnelles qui se synchronisent. Que vous utilisiez Freshbooks, Expensify ou un autre outil, votre solution de suivi des dépenses doit être capable d'extraire l'intégralité des données de vos outils comptables actuels.
Quels sont les avantages liés à l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses ?
Les petites entreprises qui décident d'utiliser un outil de suivi des dépenses professionnelles constateront qu'il leur permet de gagner du temps, d'optimiser leurs opérations financières et de réduire leur charge de travail comptable globale. Une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie de votre entreprise vous donne accès à des données financières en temps réel et simplifie vos déclarations fiscales.
Sans automatisation, les comptables doivent suivre les dépenses manuellement, ce qui est un processus qui entraîne des erreurs humaines et la perte de reçus. La saisie automatique des données et la synchronisation complète avec les logiciels de comptabilité minimisent ces erreurs.
Un autre avantage est le renforcement de la sécurité des données ; la plupart des systèmes de gestion des dépenses offrent des méthodes de cryptage et des contrôles d'accès sécurisés pour protéger vos données financières les plus sensibles. Grâce aux mises à jour en temps réel des dépenses effectuées avec les cartes d'entreprise, vos propres comptes bancaires professionnels seront également mieux protégés contre les dépenses non autorisées ou les cas de vol de carte.
Comment mettre en œuvre efficacement un logiciel de gestion des dépenses ?
Votre nouveau logiciel ne peut pas rationaliser correctement les processus sans votre leadership et la collaboration de vos employés. Une formation et une mise en œuvre efficaces vous aideront à tirer le meilleur parti de votre outil de suivi des dépenses professionnelles. Voici les étapes à suivre :
- Évaluez les processus et les besoins actuels de votre petite entreprise afin de déterminer les fonctionnalités qui vous intéressent.
- Sélectionnez l'outil qui correspond le mieux au flux de travail de votre équipe (nous reviendrons sur les plateformes spécifiques dans un instant).
- Impliquer les principaux responsables financiers et comptables, en les informant des changements à venir.
- Formez votre équipe à l'utilisation de la plateforme et à tout changement apporté à la politique ou aux directives relatives aux cartes d'entreprise.
- Définissez des indicateurs clés de performance clairs et transparents, conformes aux politiques de dépenses.
- Synchronisation des intégrations de logiciels comptables
- Suivre les progrès et recueillir les commentaires des comptables et des employés qui utilisent souvent leurs cartes d'entreprise.
- Réviser et affiner régulièrement tout en suivant les mises à jour logicielles.
La bonne nouvelle pour les propriétaires de petites entreprises, c'est que l'adoption d'un outil de suivi des dépenses dès le début du cycle de vie de votre entreprise accélère le processus d'intégration. Il est judicieux de se préparer à des processus financiers complexes à l'avenir en adoptant un nouveau logiciel lorsque votre équipe est plus soudée.
Quels sont les meilleurs outils pour suivre les dépenses des petites entreprises ?
Il existe une multitude d'outils pouvant aider les petites entreprises à suivre leurs dépenses et à tenir leur comptabilité, chacun ayant ses propres spécificités. Voici quelques-uns de nos coups de cœur :
Barre oblique
Slash est une solution unique qui combine paiements, cartes d'entreprise à cashback élevé, gestion des dépenses, et plus encore. Les rapports en temps réel et les approbations automatisées des dépenses vous permettent de suivre de près les flux de trésorerie de votre entreprise. Grâce à l'intégration de logiciels de comptabilité, toutes vos données financières peuvent être synchronisées en un seul clic.
Rampe
Ramp est un choix populaire parmi les start-ups technologiques qui cherchent à automatiser leur flux de travail, car la plateforme est spécialisée dans la catégorisation automatique, les contrôles d'approbation et les cartes d'entreprise. Cependant, ceux qui recherchent des cartes offrant des remises en argent élevées sur leurs achats quotidiens pourraient être déçus par leurs offres.
Xero
Xero offre de nombreuses fonctionnalités comptables essentielles, telles que des outils de facturation et des rapports en temps réel, mais les petites entreprises peuvent se trouver freinées par ses niveaux de tarification. La fonctionnalité « demande de remboursement des frais » de Xero est réservée à son niveau le plus cher, « Established », ce qui constitue un obstacle pour les petites entreprises qui souhaitent, justement, demander le remboursement de leurs frais.
Sap Concur Dépenses
Sap Concur dispose d'un solide portefeuille d'intégrations comptables et de fonctionnalités de numérisation des reçus, mais il est également réputé pour son interface utilisateur peu conviviale. Une interface utilisateur peu intuitive est plus qu'ennuyeuse : elle peut nuire à l'adoption du logiciel par votre équipe et entraîner des erreurs lors de la déclaration des dépenses. Concur Expense est également considéré comme mieux adapté aux grandes entreprises qu'aux petites.
Freshbooks
Freshbooks propose également la numérisation des reçus ainsi que des outils fiables de suivi des dépenses, et convient parfaitement aux petites entreprises. D'une certaine manière, il est peut-être un peu trop adapté aux petites entreprises : le prix de Freshbooks augmente régulièrement à mesure que vous ajoutez des membres à votre équipe, vous ne réaliserez donc pas d'économies importantes à mesure que votre entreprise se développe.
Expensify
Expensify présente de nombreux atouts uniques, notamment des intégrations avec des plateformes RH et une application mobile de suivi des dépenses. Cependant, votre flux de travail avec la plateforme Expensify risque de ne pas être des plus fluides, car des systèmes distincts sont nécessaires pour la gestion des cartes et les paiements.
Zoho Dépenses
Les fonctionnalités de suivi des dépenses de Zoho Expense sont basées sur le cloud, ce qui signifie qu'elles sont disponibles aussi bien sur mobile que sur ordinateur. L'application propose également des fonctionnalités peu courantes, telles que des outils d'avance de fonds et de budgétisation. À l'instar de Sap Concur, de nombreux utilisateurs décrivent Zoho Expense comme difficile à utiliser et peu intuitive.
Intuit Quickbooks
Quickbooks est l'une des plateformes les plus utilisées pour le suivi des dépenses professionnelles. Elle offre une visibilité claire sur les flux de trésorerie, des intégrations utiles, la numérisation des reçus et des solutions pour la conformité fiscale. Elle est toutefois assez coûteuse et les utilisateurs peuvent se retrouver bloqués dans différents silos lorsqu'ils essaient de travailler sur plusieurs cartes, analyses et paiements.
Quels facteurs faut-il prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion des dépenses ?
Passer en revue tous ces outils de suivi des dépenses professionnelles peut s'avérer fastidieux, surtout lorsqu'il s'agit de les comparer au flux de travail de votre propre entreprise. Examinons les principales fonctionnalités à prendre en compte :
- Convivialité
- Capacités d'automatisation
- Intégration de logiciels comptables
- Compatibilité des cartes d'entreprise
- Accès mobile
- évolutivité
- Tarification
- Sécurité renforcée des données
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Organisez vos dépenses avec la plateforme bancaire Slash Business Banking
Les petites entreprises ont souvent du mal à donner un sens aux données de dépenses dispersées entre les cartes, les factures et les comptes bancaires. Slash est une excellente solution pour rationaliser la gestion des dépenses et surveiller les dépenses en temps réel tout en restant en conformité fiscale.
Nos outils de catégorisation des dépenses aident les équipes à organiser automatiquement les transactions par type (par exemple, déplacements, fournitures de bureau, logiciels), ce qui facilite le suivi des dépenses sans tri manuel. Cela permet une comptabilité plus claire, une déclaration fiscale plus rapide et une meilleure visibilité sur le respect du budget. En catégorisant les dépenses à la source, notre plateforme offre une visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie et simplifie le rapprochement avec les systèmes comptables.
Les cartes de crédit d'entreprise Slash font partie intégrante de notre solution de gestion des dépenses. Les contrôles granulaires des dépenses et les informations en temps réel fournis par notre plateforme vous permettent de surveiller les dépenses effectuées avec les cartes et de signaler les éventuels problèmes de conformité ou les achats non autorisés. Grâce aux limites par commerçant et aux restrictions d'approbation, vous n'avez plus à vous soucier des mouvements sur votre compte bancaire professionnel.
Une dernière chose ? Ces cartes offrent jusqu'à 2 % de remise en argent, ce qui vous permet de bénéficier d'une valeur inégalée dans le secteur chaque fois que vous ou votre équipe effectuez un achat lié à votre activité professionnelle.
Avec la plateforme bancaire professionnelle Slash, vous n'aurez plus à passer de longues nuits à rassembler vos reçus et à saisir des chiffres. Notre logiciel de gestion des dépenses automatise tout, vous libérant ainsi du temps, du capital et beaucoup de stress inutile.
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Questions fréquentes
Quel logiciel de comptabilité est le mieux adapté à Slash ?
Le gestionnaire de dépenses professionnelles Slash s'intègre parfaitement à plusieurs plateformes comptables, mais nous recommandons particulièrement Quickbooks et Xero. Avec Quickbooks, vous pouvez consulter les données détaillées de vos transactions, programmer des synchronisations avec Quickbooks Online et utiliser l'API Slash pour partager vos données en temps réel entre les différentes plateformes. Les utilisateurs de Xero peuvent quant à eux maintenir leurs comptes à jour tout en automatisant la gestion de leur trésorerie et en optimisant leur fonds de roulement.
Quelle est la règle de l'IRS concernant les reçus de dépenses ?
Selon les règles de l'IRS, les employés doivent présenter des reçus pour :
1. Toute dépense supérieure à 75 $ dont la nature n'est pas clairement indiquée sur le reçu électronique.
2. Toutes les factures d'hébergement pour lesquelles la société émettrice de la carte de crédit ne fournit pas le détail électronique de chaque dépense effectué par le commerçant.
3. Toutes les dépenses payées par l'employé sans utiliser la carte de crédit professionnelle.
De nombreux paiements ne sont pas accompagnés de reçus, comme dans le cas du suivi du kilométrage, mais ceux qui devraient raisonnablement l'être doivent être consignés.
Que doit contenir votre note de frais ?
Un rapport de dépenses complet doit inclure la date de chaque achat, la catégorie de dépenses, le montant, le fournisseur, l'objectif commercial (la justification de la nécessité de l'achat) et les reçus ou documents pertinents. Une catégorisation et une documentation claires accélèrent le remboursement et garantissent la conformité fiscale de votre comptabilité.
