Contrôlez efficacement les dépenses de vos employés grâce à ces 6 stratégies
En matière de gestion des risques, il existe un principe connu sous le nom de règle des 10-80-10 : 10 % des personnes respectent toujours les règles, 10 % les enfreignent dès qu'elles en ont l'occasion et les 80 % restants se situent quelque part entre les deux. La gestion des dépenses des employés ne consiste pas seulement à surveiller les mauvais acteurs, mais aussi à mettre en place des garde-fous afin que la majorité n'ait jamais l'occasion de commettre une erreur coûteuse. Dans la pratique, cela commence par l'établissement de certaines règles de base.
Votre entreprise dispose peut-être déjà d'une politique en matière de dépenses. Il peut s'agir d'un document détaillé contenant des règles spécifiques à chaque service et des procédures de remboursement officielles, ou d'une série de directives informelles que votre équipe suit de manière approximative. Quoi qu'il en soit, une politique seule ne suffit pas si elle n'est pas appliquée.
Avec la carte Slash Visa® Platinum, les équipes financières peuvent mettre en œuvre la politique de dépenses.¹ Les cartes d'entreprise permettent d'obtenir jusqu'à 2 % de remise en argent tout en offrant un contrôle précis des dépenses, ce qui permet d'éviter les dépenses imprévues avant qu'elles ne se produisent. Définissez des règles de dépenses par personne, par équipe ou par catégorie ; ajustez les limites des cartes pour éviter les dépenses excessives ; et améliorez la visibilité sur toutes les finances de votre entreprise grâce à des analyses en temps réel, des alertes et une surveillance basée sur l'intelligence artificielle. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment Slash aide les entreprises à appliquer de manière cohérente leurs politiques de dépenses à mesure qu'elles se développent.
Qu'est-ce que la gestion des dépenses des employés et pourquoi est-elle importante ?
La gestion des dépenses des employés désigne les processus utilisés par les entreprises pour suivre, contrôler et approuver les dépenses liées au travail.
La première étape consiste à établir une politique de dépenses pour l'entreprise. Ces directives doivent être consignées dans un format facile à partager lors de l'intégration et simple à consulter ultérieurement. Une politique de dépenses pratique couvre généralement les domaines suivants :
- Attentes de la direction : Expliquez pourquoi les règles en matière de dépenses existent et comment elles seront appliquées. Un contexte clair peut aider les employés à comprendre la raison d'être des contrôles et réduire la confusion autour de leur application.
- Limites de dépenses des employés : Si les employés utilisent des cartes d'entreprise ou soumettent des notes de frais pour remboursement, définissez le montant qu'ils sont autorisés à dépenser avant d'atteindre une limite. Les limites peuvent être fixées quotidiennement ou hebdomadairement par le biais d'indemnités journalières ou de contrôles de cartes, avec des seuils différents en fonction du rôle, de l'équipe ou du service.
- Politiques en matière de déplacements et de dépenses : Les déplacements constituent souvent l'une des catégories de dépenses discrétionnaires les plus importantes. Établissez des directives en matière de frais de déplacement et de représentation qui concilient la discipline budgétaire et la flexibilité dont les employés ont besoin pour assister à des réunions avec des clients, à des conférences et à d'autres événements liés à l'entreprise.
- Canaux de remboursement et d'approbation : Certaines achats de l'entreprise peuvent nécessiter une autorisation spéciale. Désignez un responsable (tel qu'un responsable financier ou un cadre supérieur) chargé d'examiner et d'autoriser les dépenses importantes ou à haut risque. Cela est particulièrement important pour les workflows d'approvisionnement ou les canaux de remboursement qui reposent sur la soumission de reçus.
Une politique de dépenses définit les limites d'utilisation des fonds de l'entreprise, mais son impact va au-delà de la documentation ou des autorisations. La manière dont les dépenses sont gérées a une incidence directe sur la prévisibilité des flux de trésorerie, les risques de non-conformité et la confiance avec laquelle les employés prennent leurs décisions d'achat quotidiennes. Slash facilite cette tâche en intégrant des outils de gestion des dépenses à votre plateforme bancaire, de suivi des dépenses, de trésorerie et de paiement international tout-en-un.⁶
Voici quelques-uns des résultats qui peuvent découler d'un processus de gestion des dépenses bien conçu :
Meilleur contrôle des coûts
Un système de gestion des dépenses permet aux entreprises de gérer leurs dépenses de manière proactive plutôt que de traiter les problèmes après coup. Les limites de dépenses peuvent être alignées sur les besoins de trésorerie actuels, les achats peuvent être limités aux catégories approuvées et la visibilité au niveau des transactions permet de s'assurer que les fonds de l'entreprise sont utilisés de manière appropriée. Il est ainsi plus facile de respecter le budget et de garantir la conformité lors du paiement de biens ou de services.
Efficacité opérationnelle accrue
L'automatisation élimine une grande partie de la coordination manuelle nécessaire à l'application d'une politique de dépenses. Les équipes financières peuvent définir à l'avance des règles de dépenses et des workflows d'approbation, ce qui permet de traiter les dépenses courantes sans vérification manuelle. Les transactions non conformes à la politique sont automatiquement signalées ou bloquées, ce qui réduit le temps consacré à la vérification des reçus et au suivi tout en préservant une surveillance adéquate.
Instaurer la confiance et créer une culture d'entreprise
Traiter les dépenses non conformes après coup peut créer des tensions inutiles. Des directives claires, associées à des systèmes cohérents, permettent de définir des attentes communes à l'ensemble de l'organisation et de réduire les incertitudes liées à la prise de décision. Lorsque les employés comprennent les limites et ont confiance dans l'application uniforme des règles, la gestion des dépenses peut contribuer à une culture d'entreprise plus saine.
Comment contrôler les dépenses des employés : 6 stratégies pour réussir
La documentation des politiques de l'entreprise est une première étape importante, mais les règles écrites seules ont leurs limites. Une fois les attentes définies, les entreprises ont besoin de systèmes qui appliquent ces règles de manière cohérente dans les décisions quotidiennes en matière de dépenses. Les stratégies ci-dessous visent à transformer les politiques de dépenses en contrôles pratiques qui fonctionnent à grande échelle :
Définir et appliquer les budgets
La création d'un budget nécessite un certain équilibre. Les dépenses doivent être suffisamment prudentes pour protéger les flux de trésorerie, mais suffisamment souples pour soutenir la croissance. Le suivi des entrées et sorties récurrentes, l'évaluation de la liquidité et la gestion des comptes fournisseurs et clients peuvent tous contribuer à une budgétisation plus précise. Des outils tels que le tableau de bord analytique de Slash permettent de mettre en évidence les tendances en matière de dépenses sur l'ensemble des comptes, des paiements, des cartes d'entreprise et des activités de trésorerie, ce qui facilite l'identification des schémas contribuant aux dépenses excessives.
Limiter les achats aux fournisseurs agréés
Limiter les dépenses à une liste restreinte de fournisseurs agréés permet de réduire le risque de fraude et de simplifier la surveillance. Les employés ayant accès aux paiements peuvent transférer des fonds à des destinataires non vérifiés ou inappropriés, que ce soit intentionnellement ou par erreur. Slash permet aux équipes financières d'acheminer les paiements sortants via des parcours d'approbation prédéfinis, garantissant ainsi que les paiements aux fournisseurs sont examinés, validés et conformes aux politiques de l'entreprise avant d'être envoyés.
Émettez des cartes d'entreprise avec des contrôles de dépenses intégrés.
Les cartes d'entreprise modernes permettent aux équipes financières de prédéfinir des règles de dépenses conformes aux politiques de l'entreprise. Avec la Slash Card, les règles peuvent être configurées par catégorie de dépenses, type de commerçant, montant de la transaction ou rôle de l'employé, ce qui permet de garantir que l'utilisation de la carte reste conforme aux utilisations approuvées. De plus, vous n'aurez plus besoin de rembourser vos employés en recherchant leurs reçus papier ; votre équipe pourra accéder directement aux fonds de l'entreprise, avec des contrôles qui empêchent les dépenses excessives.
Mettre en place une surveillance en temps réel
De nombreuses cartes de crédit proposent des alertes de fraude basiques, mais ces alertes fonctionnent souvent indépendamment du reste de l'activité financière de l'entreprise. La surveillance en temps réel est plus efficace lorsque les dépenses par carte, les virements ACH, les virements électroniques et les autres types de paiement sont visibles en un seul endroit. Slash centralise les transferts de fonds et les transactions par carte dans un tableau de bord unique, offrant aux équipes financières un aperçu immédiat des dépenses dès qu'elles sont effectuées, grâce à des contrôles de notification.
Utilisez les informations issues des rapports pour ajuster les contrôles au fil du temps.
À mesure que les effectifs augmentent et que les revenus progressent, les habitudes de dépenses évoluent. La production régulière de rapports sur les dépenses aide les équipes financières à identifier les domaines dans lesquels les politiques doivent être renforcées, élargies ou rééquilibrées. Les rapports tels que les comptes de résultats, les résumés des dépenses par catégorie et les analyses des dépenses des fournisseurs fournissent le contexte nécessaire pour affiner les contrôles. Grâce à l'intégration de Slash à QuickBooks, les données relatives aux dépenses sont directement transférées dans votre système comptable, ce qui réduit la saisie manuelle des données et garantit l'exactitude des rapports.
Examiner et contrôler régulièrement les dépenses
Les examens périodiques permettent de vérifier que les contrôles fonctionnent comme prévu et que les politiques restent adaptées aux besoins de l'entreprise. Les audits internes peuvent mettre en évidence des exceptions récurrentes, des règles d'approbation obsolètes ou des catégories de dépenses qui nécessitent une surveillance plus étroite. Avec Slash, les documents nécessaires à l'examen interne sont automatiquement enregistrés et centralisés, notamment les reçus, les détails des transactions B2B, les factures et les données relatives aux dépenses, qui sont synchronisés dans QuickBooks pour la création de rapports officiels.
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Contrôlez les dépenses non conformes à la politique avant qu'elles ne se produisent grâce à Slash.
La règle des 10-80-10 explique pourquoi les politiques écrites et les bonnes intentions ne suffisent pas à elles seules pour gérer les dépenses des employés. Même les employés bien intentionnés qui se situent dans les 80 % intermédiaires peuvent effectuer des achats non conformes à la politique lorsque les systèmes reposent sur un examen manuel ou une application a posteriori.
Avec Slash, les contrôles des dépenses sont appliqués au moment de la transaction, ce qui signifie que 100 % des dépenses de l'entreprise sont soumises aux mêmes règles, approbations et visibilité. Au lieu de réagir aux exceptions, les équipes financières décident à l'avance de ce qui est autorisé et laissent le système l'appliquer de manière cohérente.
En regroupant les cartes et les activités de paiement dans un tableau de bord unique, Slash facilite l'application des politiques sans alourdir votre charge de travail. Les équipes financières peuvent acheminer les paiements sortants via des processus d'approbation prédéfinis, appliquer des contrôles granulaires des dépenses sur les cartes d'entreprise et organiser les documents transactionnels en vue de leur examen. Au moment de clôturer les comptes, l'intégration de Slash à QuickBooks vous permet d'exporter les données relatives aux dépenses sans saisie manuelle, ce qui rend la préparation des rapports et des audits plus précise et plus efficace.
Slash ne se contente pas de surveiller les dépenses professionnelles. Voici plusieurs fonctionnalités supplémentaires qui facilitent les opérations financières quotidiennes :
- Méthodes de paiement dynamiques : Accès au règlement ACH mondial, aux virements bancaires vers plus de 180 pays et aux systèmes de paiement nationaux en temps réel.
- Prise en charge native des cryptomonnaies : Envoyez et recevez des stablecoins sur huit blockchains prises en charge pour régler vos paiements en quelques minutes et réduire les frais bancaires.⁴ Rampes d'accès et de sortie pour USDC, USDT et USDSL avec des frais de conversion inférieurs à 1 %.
- Comptes de trésorerie à haut rendement : Obtenez jusqu'à 3,87 % de rendement annualisé sur vos fonds inutilisés grâce aux fonds monétaires Morgan Stanley ou BlackRock adossés à des bons du Trésor américain.
- Carte Visa® Platinum Slash : Émettez un nombre illimité de cartes virtuelles, organisez les cartes par équipe, fixez des limites de dépenses individuelles et restreignez les catégories non approuvées tout en bénéficiant d'une remise en argent pouvant atteindre 2 %.
- Compte mondial en USD : Permet aux entrepreneurs étrangers d'accéder aux systèmes de paiement et de cryptomonnaie de Slash sans avoir à créer une société à responsabilité limitée enregistrée aux États-Unis, ce qui facilite les paiements en dollars américains dans le monde entier.³
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Questions fréquemment posées
Comment comptabilisez-vous les charges liées aux avantages sociaux ?
Les charges liées aux avantages sociaux des employés sont généralement comptabilisées comme des charges d'exploitation dans la catégorie appropriée, telle que la masse salariale, les assurances ou les avantages sociaux, en fonction du type d'avantage fourni. Ces coûts sont suivis à l'aide de logiciels de paie, de ressources humaines ou de comptabilité afin de garantir l'exactitude des rapports et la conformité.
Comment vérifiez-vous les dépenses des employés ?
L'audit des dépenses des employés consiste à examiner les transactions par rapport aux politiques de l'entreprise, à vérifier les pièces justificatives telles que les reçus ou les factures, et à identifier les tendances ou les exceptions qui nécessitent un suivi.
À quelle fréquence les dépenses des employés doivent-elles être examinées ?
Les examens des dépenses peuvent être effectués sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, selon la taille de l'entreprise et le volume des dépenses. La mise en œuvre d'un logiciel de gestion des dépenses tel que Slash, qui surveille les dépenses en temps réel, peut aider à détecter les problèmes à un stade précoce et à ajuster les contrôles à mesure que les habitudes de dépenses évoluent.
