Que faire lorsqu'un employé utilise la carte de crédit de l'entreprise à des fins personnelles ?
L'un des avantages les plus utiles d'une carte de crédit d'entreprise est également l'un des plus risqués : la possibilité pour les employés de dépenser l'argent du compte de leur employeur.
Il existe plusieurs raisons courantes pour lesquelles vos employés peuvent utiliser leur carte de crédit professionnelle de manière indépendante, notamment pour régler des repas et des déplacements professionnels, ou pour acheter des matériaux destinés à la fabrication ou à l'expédition. Cependant, des problèmes surviennent lorsque les membres de votre équipe utilisent leur carte de crédit professionnelle pour effectuer des achats personnels. Cela peut être considéré comme une fraude, un vol ou un détournement de fonds, ce qui peut entraîner des conséquences juridiques.
Cependant, des erreurs peuvent toujours se produire, et il est toujours possible que l'employé ait pris la mauvaise carte par inadvertance. Par exemple, si la carte de visite de l'entreprise est de la même couleur que la sienne, il dispose d'un alibi valable. Cependant, des incidents répétés et des frais élevés sont un signe évident que l'utilisation abusive est probablement intentionnelle. Cela entraîne non seulement des sanctions sévères pour l'employé fautif, mais peut également coûter à l'entreprise des milliers de dollars en pertes financières si cela n'est pas détecté immédiatement.
Les entreprises qui utilisent la carte de crédit Slash Visa® Platinum pour entreprises peuvent avoir davantage confiance dans la sécurité de leurs comptes grâce à des contrôles précis qui facilitent la surveillance des transactions et bloquent les frais non autorisés avant qu'ils ne soient effectués.¹ Dans ce guide, nous examinerons ce qu'il convient de faire lorsqu'un employé utilise la carte de crédit de son entreprise à des fins personnelles, les conséquences d'un tel acte et les meilleures pratiques à adopter pour éviter qu'il ne se reproduise à l'avenir.
Comprendre les risques liés à l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise
Il existe des lois clairement définies concernant l'utilisation abusive intentionnelle des cartes de crédit d'entreprise. Par définition, les cartes de crédit d'entreprise sont destinées à l'achat de biens et de services liés à l'entreprise, de sorte que toute exception qui semble être à des fins personnelles peut enfreindre ces lois.
Ces cas relèvent généralement du détournement de fonds, que la législation américaine définit comme l'appropriation frauduleuse de biens personnels par une personne à qui ils ont été confiés. Si vous avez confié à un employé les « biens personnels » que sont votre carte de crédit professionnelle et votre compte employeur, et qu'il a utilisé cet argent à des fins personnelles plutôt que pour des dépenses professionnelles, cela constitue généralement une fraude à la carte de crédit. Si vous n'avez pas réellement confié cette carte d'entreprise à cet employé (peut-être l'a-t-il subtilement dérobée à un collègue au bureau), cela constituerait alors probablement une exception relevant de la définition du vol.
Si cela se produit, les conséquences vont au-delà de la rupture de confiance et de la résiliation des contrats. Si votre entreprise a l'intention de récupérer les fonds, vous devrez peut-être intenter une action en justice contre l'employé. Des abus répétés peuvent également nuire à la cote de crédit de votre entreprise, en particulier si les dépenses inconsidérées de l'employé ont dépassé vos limites de crédit.
L'utilisation abusive des cartes de crédit d'entreprise peut également entraîner un contrôle fiscal, car l'IRS peut détecter des activités suspectes dans les finances de votre compte. Les dépenses mal classées peuvent également perturber les déductions fiscales légitimes de l'entreprise et causer des maux de tête.
En cas d'utilisation abusive : accidentelle ou délibérée
Avant de prendre toute mesure directe, l'employeur doit déterminer si l'utilisation abusive de la carte de crédit professionnelle était accidentelle ou intentionnelle.
Si l'employé signale rapidement à quelqu'un qu'il a utilisé la mauvaise carte pour un achat et montre son reçu, il s'agit probablement d'une erreur involontaire. Si vous constatez une dépense insignifiante sur la carte de crédit de l'entreprise lors de la comptabilité, comme l'achat d'une bouteille d'eau dans une station-service un dimanche soir, vous pouvez vérifier auprès de la personne concernée pour vous assurer qu'il s'agit bien d'un accident.
En fin de compte, c'est à votre organisation de décider comment réagir en cas d'utilisation abusive accidentelle d'une carte. Une brève réunion et un remboursement suffisent généralement pour inciter la plupart des employés à faire preuve de plus de vigilance lorsqu'ils ont leur carte de crédit professionnelle sur eux.
Une utilisation délibérée ou malveillante se présente toutefois généralement sous une forme très différente. Il peut s'agir de frais répétés pour toutes sortes d'articles, ou d'un achat important qu'un employé peu fiable a imputé au compte de l'entreprise. Même s'il s'agit d'une seule erreur, vous pouvez utiliser votre jugement pour déterminer l'intention. Par exemple, un employé pourrait « accidentellement » associer sa carte de crédit professionnelle à l'un de ses services de streaming à domicile, mais nous savons à quel point il est fastidieux de saisir les informations de carte sur votre téléviseur. Ce paiement ne serait donc pas un accident.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Détermination de la responsabilité en cas de frais non autorisés
Lorsque votre employé utilise la carte de crédit professionnelle pour effectuer un achat important non autorisé, qui est responsable du paiement de cette somme ? Eh bien... c'est votre entreprise. L'entreprise est responsable des dépenses effectuées sur le compte professionnel, que la transaction soit légitime ou qu'il s'agisse d'un vol.
Cependant, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas récupérer les fonds volés par votre employé. Dans certains cas, il existe des voies légales que vous pouvez emprunter pour obliger l'employé à rembourser.
Mesures à prendre en cas d'utilisation personnelle d'une carte de crédit d'entreprise
Voici les mesures à prendre lorsque vous constatez des frais non autorisés sur votre carte d'entreprise :
- Confirmer l'utilisation abusive: Après avoir évalué les accusations et discuté avec l'employé, déterminez s'il s'agit d'une erreur ponctuelle ou d'une décision intentionnelle.
- Enregistrez tous les détails pertinents.: L'heure, le lieu et les reçus des transactions sont tous des éléments importants à documenter afin de fournir une image claire de ce qui s'est passé et des mesures à prendre. Cela permet également de clarifier les finances pour les notes de frais.
- Déterminer les prochaines étapes appropriées: S'il s'agit d'un accident, les mesures suivantes peuvent inclure des réunions et un remboursement rapide. S'il s'agit d'un acte délibéré, vous pouvez toutefois choisir de prendre des mesures disciplinaires sévères, de licencier l'employé ou même d'engager des poursuites judiciaires si les transactions sont importantes et que l'employé refuse de rembourser les fonds.
- Revoir et clarifier les politiques en matière de dépenses: Espérons que votre organisation a élaboré une politique de dépenses détaillée qui définit les limites d'utilisation des cartes de crédit professionnelles et les mesures à prendre en cas de non-respect des règles. Si ces politiques sont en place, passez-les en revue avec l'équipe, mais si elles ne sont pas explicitement consignées, vous devriez les créer.
- Renforcez la surveillance grâce à des outils d'automatisation adaptésCertaines cartes d'entreprise sont fournies avec un logiciel qui permet un contrôle total, une visibilité et des informations détaillées sur les dépenses et les notes de frais des employés. Chez Slash, nous nous y connaissons un peu en matière de cartes de ce type.
Comment prévenir l'utilisation abusive des cartes de crédit d'entreprise
Voici quelques moyens d'atténuer le risque d'utilisation abusive des cartes de crédit professionnelles avant que la fraude, le vol ou le détournement de fonds ne se produisent :
- Choisissez des cartes de crédit d'entreprise dotées de contrôles permettant de bloquer les achats non autorisés avant qu'ils ne soient effectués.
- Réviser les politiques relatives aux dépenses afin de s'assurer qu'elles couvrent de manière exhaustive les directives, les règles et les conséquences.
- Tirez parti des cartes virtuelles qui limitent les dépenses et offrent une transparence totale sur les dépenses.
- Utilisez un système de gestion des dépenses qui prend en charge le processus d'approbation et permet de limiter les achats aux catégories approuvées.
Prenez le contrôle des dépenses de votre entreprise avec Slash
Des politiques claires, une surveillance proactive et des outils puissants aident les entreprises à prévenir l'utilisation abusive des cartes de crédit d'entreprise avant qu'elle ne se produise et à la gérer efficacement si elle se produit. Il vous appartient peut-être d'élaborer les politiques de l'entreprise, mais vous pouvez confier le reste à la plateforme bancaire Slash.
Nous proposons la carte d'entreprise Slash Visa® Platinum, qui donne accès à un tableau de bord financier permettant de définir des limites de dépenses, de classer les dépenses professionnelles par catégorie, d'imposer des restrictions aux commerçants et de personnaliser les niveaux d'autorisation, ce qui contribue à apaiser les craintes d'une utilisation abusive par les employés.
La carte d'entreprise Slash est adaptée aux fondateurs et facilement accessible, ne nécessitant qu'un numéro EIN (numéro d'identification fiscale) - aucun numéro de sécurité sociale, garantie personnelle ou vérification de solvabilité n'est requis. Elle est sécurisée et bénéficie d'une assistance 24h/24 et 7j/7. Elle permet également d'obtenir jusqu'à 2 % de remise en argent, favorise la constitution d'un crédit professionnel et offre des virements ACH gratuits - des fonctionnalités qui pourraient inciter vos employés à l'utiliser correctement.
Au-delà de la carte d'entreprise, la plateforme bancaire Slash propose des comptes mondiaux en dollars américains pour les entités non américaines, une prise en charge native des cryptomonnaies, des virements nationaux gratuits et illimités, ainsi que des intégrations avec des solutions comptables telles que Quickbooks et Xero.³ ,⁴
Protégez les finances de votre entreprise et rationalisez la gestion des dépenses grâce à notre gamme de solutions financières. Grâce à des contrôles sophistiqués des dépenses et à une visibilité accrue, les achats non autorisés et les fraudes à la carte de crédit peuvent être évités avant même qu'ils ne se produisent.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Questions fréquentes
Les cartes de crédit professionnelles virtuelles et physiques sont-elles plus sûres que les cartes de crédit traditionnelles ?
Dans la plupart des cas, oui. La « sécurité » d'une carte de crédit d'entreprise dépend de sa visibilité et des contrôles des dépenses. Bien que ces deux éléments puissent être utilisés à mauvais escient, les cartes professionnelles virtuelles et physiques classiques (en particulier la carte d'entreprise Slash Visa® Platinum) offrent davantage d'options de contrôle. Elles constituent donc souvent un choix plus judicieux que les cartes traditionnelles.
Quelle est la différence entre une carte de crédit et une carte de crédit professionnelle ?
Ces deux types de cartes sont couramment utilisés pour les dépenses professionnelles, mais il existe une différence fondamentale entre elles : les cartes de crédit professionnelles offrent une ligne de crédit renouvelable qui génère des intérêts au fil du temps, tandis que les cartes de paiement exigent que vous régliez l'intégralité de votre solde à la fin de chaque mois. Le choix entre les deux dépend en grande partie de la manière dont une organisation souhaite gérer ses finances et des dépenses professionnelles les plus courantes.
L'utilisation d'une carte de crédit plutôt que d'une carte prépayée réduit-elle le risque financier pour les entreprises ?
Les cartes prépayées sont directement alimentées par les fonds de l'entreprise qui ont été préchargés sur la carte, tandis que les cartes de crédit accordent un crédit à court terme qui est remboursé intégralement à chaque cycle de facturation. En ce qui concerne le risque financier pour les entreprises, celui-ci peut simplement dépendre du montant que l'employeur confie à un employé sur une carte prépayée.
En savoir plus sur nous
