Prévention de la fraude commerciale : les contrôles essentiels dont chaque entreprise aura besoin en 2025
La fraude n'est pas un risque limité aux grandes entreprises ou aux secteurs à haut risque. Il s'agit d'une menace persistante et discrète qui peut toucher les entreprises de toutes tailles. Les fraudeurs ont tendance à rechercher les points faibles des opérations financières, tels que des contrôles internes insuffisants, une visibilité limitée sur les transactions et des mesures de protection obsolètes. Les petites entreprises peuvent être des cibles particulièrement attrayantes, car elles peuvent manquer de ressources dédiées à la prévention de la fraude ou de mécanismes de contrôle formels.
L'impact financier de la fraude dépasse généralement largement la perte initiale. Les activités frauduleuses peuvent perturber les opérations quotidiennes, nuire aux relations avec les fournisseurs et les clients, et exposer les chefs d'entreprise à des risques juridiques ou de conformité. Dans de nombreux cas, la fraude n'est découverte que plusieurs semaines ou mois après qu'elle a été commise, en particulier lorsque les processus de rapprochement sont lents ou très manuels.
Souvent, les risques les plus importants peuvent provenir d'une dépendance continue à des flux de travail obsolètes. Les approbations par e-mail, les chèques papier, les feuilles de calcul et les comptes bancaires déconnectés peuvent rendre plus difficile la détection des activités suspectes au moment où elles se produisent. De plus, les retards dans la détection peuvent donner aux fraudeurs plus de temps pour transférer des fonds ou dissimuler leurs agissements.
Dans ce guide, nous vous présenterons des moyens pratiques pour protéger votre entreprise contre la fraude. Nous expliquerons les concepts réglementaires clés tels que KYC, KYB et AML, détaillerons les stratagèmes de fraude courants et présenterons les mesures de protection que vous pouvez mettre en œuvre de manière réaliste. Nous montrerons également comment un système bancaire moderne tel que Slash peut aider à réduire la dépendance aux processus manuels en offrant une visibilité en temps réel des transactions, une détection des fraudes assistée par l'IA, des contrôles granulaires des cartes et une vérification d'identité conforme, sans obliger les entreprises à utiliser des systèmes complexes réservés aux grandes entreprises.¹
Qu'est-ce que la prévention de la fraude ? Concepts clés et importance
La prévention de la fraude désigne les stratégies, les contrôles et les processus mis en place par les entreprises afin de réduire à la fois la probabilité et l'impact des activités frauduleuses. Cela peut inclure des contrôles internes, la vérification d'identité, la surveillance des transactions, la formation des employés, des procédures claires pour réagir aux activités suspectes, etc.
Plutôt que d'essayer d'éliminer complètement la fraude, ce qui est rarement réaliste, la prévention de la fraude vise à réduire les occasions de fraude, à améliorer la détection et à réagir plus rapidement en cas de problème. Dans la pratique, cela signifie combiner des contrôles préventifs, des contrôles de détection et des protocoles d'intervention. Les contrôles préventifs sont conçus pour réduire les occasions de fraude ; les contrôles de détection aident à identifier les activités suspectes ; et les protocoles d'intervention décrivent les mesures à prendre en cas de suspicion ou de confirmation de fraude.
Les entreprises s'appuient également sur des cadres réglementaires pour définir leurs mesures de prévention de la fraude, notamment :
- Connaissez votre client (KYC) : Processus utilisés pour vérifier l'identité des clients avant d'établir des relations financières.
- Connaissez votre entreprise (KYB) : Des vérifications similaires ont été effectuées auprès des entreprises, des fournisseurs et des contreparties afin de confirmer leur légitimité et leur propriété.
- Lutte contre le blanchiment d'argent (AML) : Exigences en matière de surveillance et de déclaration continues visant à détecter et à prévenir les activités financières illicites.
Au-delà de la conformité, la prévention de la fraude soutient des objectifs opérationnels plus larges. Elle peut contribuer à protéger les revenus, à préserver la confiance des fournisseurs et des clients, à limiter les pertes liées au vol ou au détournement et à améliorer la discipline financière globale.
Comment fonctionne la prévention de la fraude : tout ce que vous devez savoir
La prévention de la fraude fonctionne différemment selon l'endroit où le risque apparaît dans l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous certains des types de fraude les plus courants qui touchent les entreprises aujourd'hui, ainsi que les raisons pour lesquelles chacun d'entre eux nécessite une approche légèrement différente :
Fraude bancaire
La fraude bancaire peut inclure des virements ACH non autorisés, des fraudes électroniques ou des prises de contrôle de comptes. Ces incidents surviennent souvent après que les identifiants ont été compromis par des attaques de phishing ou des pratiques d'authentification insuffisantes. Une fois que les fonds ont quitté un compte bancaire, leur récupération peut s'avérer difficile et urgente, en particulier pour les virements électroniques.
Fraude comptable
La fraude comptable peut impliquer la manipulation des états financiers, la dissimulation de passifs ou la classification erronée de dépenses. Ce type de fraude peut souvent se produire en interne ; elle peut être liée à une surveillance limitée, à des audits peu fréquents ou à un manque de séparation des tâches au sein des équipes financières.
Fraude à la carte de crédit
Les entreprises peuvent être victimes de fraude à la carte de crédit par le biais d'une utilisation non autorisée, de rétrofacturations frauduleuses ou d'une utilisation abusive des cartes des employés. Le skimming des cartes au point de vente peut également exposer des informations financières sensibles. Sans contrôles au niveau des transactions et sans tokenisation, deux fonctionnalités standard des cartes de crédit Slash, ces problèmes peuvent persister sans être détectés.
Fraude en matière d'investissement
La fraude à l'investissement peut se produire lorsque des entreprises sont la cible d'opportunités fausses ou trompeuses, telles que des systèmes de Ponzi, des systèmes pyramidaux ou des offres de titres non enregistrés. Certains systèmes s'appuient sur les relations sociales, tandis que d'autres impliquent l'usurpation d'identité d'organismes de réglementation ou d'institutions financières.
Usurpation d'identité
Les fraudeurs peuvent utiliser des identités volées ou falsifiées pour ouvrir des comptes, initier des transactions ou rediriger des paiements. Il est essentiel de respecter scrupuleusement les procédures KYC, KYB et de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle afin de réduire ce risque. Les entreprises doivent vérifier les documents d'identité, recouper les informations avec des bases de données fiables et surveiller les incohérences dans les détails des demandes. Les processus de vérification à plusieurs niveaux rendent beaucoup plus difficile pour les fraudeurs de réussir avec des identités synthétiques ou volées.
Fraude par chèque
La fraude par chèque a augmenté ces dernières années, alors même que l'utilisation globale des chèques a diminué. Les stratagèmes courants comprennent les chèques contrefaits, les signatures falsifiées et les chèques sans provision, où les fraudeurs exploitent le délai entre le dépôt et le règlement. Les entreprises qui continuent à utiliser des chèques sans mesures de protection telles que le paiement positif peuvent être exposées à un risque accru. C'est pourquoi de nombreuses entreprises passent à des méthodes de paiement numériques dotées de protocoles de sécurité plus stricts.
Malgré la grande diversité des stratagèmes frauduleux, plusieurs mesures de protection permettent généralement d'améliorer la sécurité dans tous les domaines :
- Contrôles internes clairs et processus d'approbation
- Vérification d'identité via KYC et KYB
- Surveillance continue des transactions et alertes
- Accès restreint au système et autorisations basées sur les rôles
- Procédures définies pour réagir à des activités suspectes
Comment protéger votre entreprise contre la fraude : 6 moyens de minimiser les risques
Pour protéger votre entreprise contre la fraude, vous n'avez pas besoin d'un budget colossal ni d'une équipe dédiée à la sécurité. L'approche la plus efficace consiste à combiner des contrôles proactifs, une surveillance constante et les outils adéquats pour détecter les problèmes à un stade précoce. Voici six moyens pratiques pour renforcer votre stratégie de prévention de la fraude :
1. Renforcer les contrôles internes et réduire les processus manuels
Les contrôles internes fonctionnent mieux lorsqu'ils sont appliqués de manière cohérente. Lorsque les approbations, les paiements et les rapprochements sont gérés dans des systèmes déconnectés, il devient plus facile pour les activités frauduleuses de passer inaperçues. La centralisation des activités financières facilite la détection des irrégularités.
Une plateforme telle que Slash offre aux chefs d'entreprise une visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie de leurs comptes bancaires, cartes et méthodes de paiement. Des autorisations granulaires garantissent que les employés n'ont accès qu'aux informations dont ils ont besoin, tandis que des règles de dépenses configurables empêchent les transactions non autorisées. La saisie numérique des données transactionnelles réduit également le risque que des informations soient dissimulées ou modifiées, en particulier lorsqu'elles sont synchronisées avec des outils comptables tels que QuickBooks.
2. Vérifier les informations concernant les employés, les clients et les fournisseurs
Sans processus KYC et KYB rigoureux, les entreprises peuvent s'exposer à des risques d'usurpation d'identité, de fraudeurs ou de fraude par virement bancaire ou par chèque. Il est particulièrement important de vérifier l'identité de la partie adverse dans le cadre d'une transaction lorsque les paiements sont importants, urgents ou inhabituels.
Il convient de vérifier les antécédents des employés avant de leur accorder l'accès aux systèmes financiers ou aux informations sensibles. Lors de l'intégration de nouveaux employés, prenez le temps de confirmer leur légitimité par plusieurs moyens : un appel téléphonique à un numéro connu, la vérification des adresses professionnelles et l'examen des documents constitutifs peuvent tous contribuer à établir la confiance avant que l'argent ne change de mains.
3. Sécurisez vos comptes bancaires et votre accès aux services bancaires en ligne.
Les comptes bancaires sont souvent la cible des fraudeurs. Limiter les personnes autorisées à effectuer des transactions, mettre en place une authentification multifactorielle et vérifier régulièrement les autorisations d'accès peuvent contribuer à réduire les risques.
Slash permet aux entreprises de gérer les accès en fonction des rôles, de révoquer instantanément les autorisations et de fixer des limites de transaction au niveau du compte. Les cartes virtuelles peuvent ajouter un niveau de protection supplémentaire en tokenisant les informations au point de vente, réduisant ainsi le risque de clonage de carte lors des transactions. La prise en charge native des stablecoins par Slash peut offrir une protection supplémentaire lors des transferts par rapport aux virements bancaires traditionnels, car les transactions sur la chaîne peuvent être plus difficiles à falsifier ou à modifier une fois qu'elles ont été réglées.³
4. Surveillez les transactions et signalez rapidement toute activité suspecte.
La détection précoce est l'un des moyens les plus efficaces pour limiter les pertes liées à la fraude. La surveillance des transactions en temps réel permet aux entreprises de détecter les anomalies, telles que des montants de paiement inattendus, de nouveaux fournisseurs ou des délais inhabituels, avant que les fonds ne quittent complètement un compte.
Slash utilise un système de surveillance des transactions basé sur l'intelligence artificielle pour identifier les activités potentiellement suspectes et accélérer leur examen. Des flux d'approbation configurables et des alertes instantanées aident les entreprises à suspendre les transactions douteuses avant qu'elles ne soient finalisées, plutôt que de découvrir les problèmes après coup.
5. Protégez-vous contre les tentatives d'hameçonnage et les courriels frauduleux
De nombreux escrocs ciblent les employés en se faisant passer pour des dirigeants de l'entreprise ; un escroc intelligent et convaincant peut facilement tromper un employé et lui soutirer des informations commerciales importantes. Il est important d'organiser régulièrement des formations pour les employés sur les dangers des escroqueries par hameçonnage et sur la manière de les repérer. Et, pour les nouveaux employés, veillez à aborder ce sujet dès leur arrivée, car ils sont les plus exposés au risque d'être ciblés et de tomber dans le piège. Pour les grandes entreprises, envisagez de mettre en place des tests d'hameçonnage par e-mail afin de voir comment vos employés réagissent à une éventuelle arnaque.
6. Effectuer régulièrement des audits et des rapprochements
Les audits et les rapprochements sont plus efficaces lorsqu'ils sont effectués régulièrement. Attendre qu'un problème survienne peut permettre à la fraude de se poursuivre plus longtemps que nécessaire. Grâce à une configuration bancaire et comptable intégrée, telle que Slash associée à QuickBooks, l'examen des transactions, le rapprochement des comptes et la préparation des états financiers peuvent devenir une partie intégrante des opérations plutôt qu'une tâche trimestrielle fastidieuse.
Que faire si votre entreprise est victime d'une fraude ?
Si vous soupçonnez ou confirmez une fraude, il est essentiel d'agir rapidement avec votre prestataire bancaire. Le temps peut avoir une incidence considérable sur la possibilité de geler ou de récupérer les fonds. Voici la marche à suivre :
- Contactez immédiatement votre banque : Signalez toute activité suspecte à votre prestataire financier dès que possible. Votre prestataire pourra peut-être bloquer les transactions, geler les comptes concernés ou lancer des procédures de recouvrement. Les banques peuvent parfois annuler les virements électroniques ou ACH si elles en sont informées dans les heures qui suivent la transaction, avant que les fonds ne soient entièrement réglés.
- Sécurisez tous les points d'accès : Réinitialisez tous les identifiants de connexion pertinents, révoquez les autorisations des utilisateurs, activez une authentification plus forte et examinez les modifications récentes apportées aux détails du compte. Votre fournisseur bancaire peut souvent vous aider à vérifier les activités de connexion récentes et l'historique des transactions.
- Documentez tout : Conservez les enregistrements des transactions frauduleuses, des communications, des horodatages et des conclusions internes. Les banques et les réseaux de paiement exigent généralement une documentation détaillée pour enquêter sur les plaintes pour fraude.
- Ajustez les commandes pour l'avenir : Après l'incident, revoyez et renforcez vos mesures de prévention de la fraude. Mettez à jour les processus d'approbation, modifiez les limites de dépenses et mettez en place une surveillance supplémentaire si nécessaire afin de réduire les risques futurs.
Au lieu de perdre du temps au téléphone avec votre agence bancaire, des plateformes telles que Slash permettent aux entreprises de prendre immédiatement des mesures dès les premiers signes de fraude depuis leur tableau de bord. Slash conservant des enregistrements détaillés des transactions et des journaux d'accès, les entreprises sont mieux à même de documenter rapidement les activités frauduleuses et de collaborer avec les réseaux de paiement ou les autorités si nécessaire.
Bénéficiez d'une visibilité totale sur vos paiements et transactions avec Slash.
En cas de fraude, chaque minute compte. Grâce au tableau de bord Slash, ce qui prenait auparavant des heures ne prend désormais que quelques minutes. Dès les premiers signes d'anomalie, vous recevez une alerte instantanée. Il vous suffit d'ouvrir l'application et de geler les comptes en un seul clic. Vous accédez à votre tableau de bord analytique pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les transactions de l'entreprise, ventilées par équipe, destinataire, type de paiement, etc. Tous les détails des transactions sont automatiquement enregistrés et facilement accessibles. Une fois le problème identifié, vous pouvez révoquer les autorisations des utilisateurs et fermer instantanément les comptes compromis, sans avoir à passer d'appel téléphonique.
Slash propose également une suite complète d'outils financiers conçus pour offrir aux entreprises un meilleur contrôle, une plus grande visibilité et une sécurité accrue :
- Carte Visa Platinum Slash : Une carte de crédit avec remise en argent de 2 % qui permet un contrôle précis des dépenses, des regroupements de cartes personnalisables et des informations en temps réel sur les transactions. Enregistrez toutes les données transactionnelles de vos équipes pour une meilleure visibilité et ajustez facilement les autorisations des employés qui utilisent leur carte d'entreprise de manière abusive.
- Prise en charge native des cryptomonnaies : Les paiements en cryptomonnaie bénéficient de la technologie blockchain qui rend les transactions extrêmement difficiles à falsifier, dupliquer ou modifier. En effet, ils s'effectuent sur un réseau décentralisé qui utilise des clés cryptographiques pour sécuriser les informations de paiement. Slash permet aux utilisateurs de détenir, d'envoyer et de recevoir des stablecoins comme l'USDC et l'USDT sur 8 blockchains différentes.
- Comptes d'épargne à haut rendement : Centralisez davantage les comptes de votre entreprise grâce à des comptes à haut rendement qui s'intègrent directement dans le tableau de bord Slash. Obtenez jusqu'à 4,1 % de rendement annualisé grâce aux comptes du marché monétaire Morgan Stanley ou BlackRock liés aux bons du Trésor américain.⁶
- Comptes virtuels : Séparez les différents pools de paiement par fournisseur, catégorie et plus encore, selon vos besoins, grâce à des comptes bancaires virtuels facilement configurables.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce que la règle des 10-80-10 en matière de fraude ?
La règle des 10-80-10 s'applique à de nombreux contextes différents, mais lorsqu'il s'agit de fraude commerciale, elle signifie que 10 % des personnes ne commettront probablement jamais de fraude, 10 % des personnes commettront toujours de la fraude si elles en ont l'occasion, et les 80 % restants se situent quelque part entre les deux. La prévention de la fraude vise généralement à limiter les chances que les 80 % du milieu commettent une fraude, car des mesures de protection appropriées peuvent dissuader efficacement les personnes généralement honnêtes de commettre des actes malhonnêtes.
Quels sont les 4 « P » de la fraude ?
Les 4 « P » font référence à la méthode couramment utilisée par les fraudeurs pour manipuler leurs victimes. Les 4 « P » sont : prétendre, problème, pression et paiement ; un escroc prétendra être quelqu'un d'autre, il vous présentera un problème qui peut être résolu par une compensation financière, il vous mettra la pression en créant un sentiment d'urgence ou en vous trompant avec de fausses promesses, et enfin, vous finirez par le payer, après quoi la transaction autorisée ne pourra plus être annulée.
Puis-je mettre une alerte à la fraude sur mon numéro EIN ?
Il n'existe pas de système centralisé d'alerte à la fraude pour les EIN. La surveillance étroite des comptes bancaires et la mise en place d'une vérification d'identité rigoureuse constituent les protections les plus efficaces. Si vous soupçonnez que votre EIN a été compromis à des fins frauduleuses, envoyez le formulaire IRS 14039-B et contactez les principales agences de crédit afin qu'elles placent une alerte sur vos profils et vos identifiants.
