Comment les systèmes de paiement automatisés améliorent les flux de trésorerie et réduisent les erreurs
Vous vous préparez pour le trimestre le plus chargé de l'année : vous faites le plein de fournitures, coordonnez les plannings et préparez votre équipe à une forte augmentation de la demande. Tout semble se dérouler sans encombre. Puis vous découvrez qu'un chèque destiné à l'un de vos principaux fournisseurs n'a jamais été envoyé. La production est au point mort, les fournisseurs sont frustrés et vous risquez de perdre des clients pendant votre saison la plus importante.
Ce genre de contretemps peut se produire lorsque les entreprises s'appuient sur des procédures de paiement obsolètes. Les paiements en espèces et les chèques papier laissent trop de place à l'erreur. Les factures peuvent être égarées. Les validations peuvent être retardées. La déclaration manuelle des dépenses et le suivi des dépenses peuvent devenir fastidieux lorsque votre équipe financière est obligée de remplir des registres et des feuilles de calcul à la main.
Ces difficultés peuvent être évitées grâce à un système de paiement automatisé moderne. Les entreprises avant-gardistes ont abandonné les tâches manuelles sources d'erreurs que sont le tri des factures, l'approbation des paiements aux fournisseurs et l'envoi de chèques papier. En modernisant votre système de paiement, vous pouvez automatiser vos tâches les plus chronophages et accéder à des outils qui améliorent la visibilité de votre trésorerie, renforcent vos relations avec vos fournisseurs et optimisent votre contrôle financier global.
Dans cet article, nous allons détailler le fonctionnement des systèmes de paiement automatisés et expliquer comment ils aident les chefs d'entreprise à gagner du temps, à réduire les erreurs et à assurer le bon déroulement des opérations. Nous mettrons également en avant les solutions de paiement de pointe proposées par Slash, notamment les paiements automatisés aux fournisseurs, la gestion des flux de trésorerie en temps réel, l'accès au réseau SWIFT pour les paiements internationaux, les options de transfert flexibles via ACH, les virements bancaires, RTP et FedNow, et bien plus encore.¹ Avec Slash, accédez à une plateforme tout-en-un de gestion financière et de services bancaires aux entreprises qui vous libère du stress lié à la gestion de votre argent et vous permet de consacrer plus de temps au développement de votre entreprise.
Qu'est-ce que l'automatisation des paiements ?
L'automatisation des paiements couvre un large éventail d'outils et de fonctionnalités, mais son objectif principal est d'automatiser et de rationaliser la gestion des comptes fournisseurs (AP), c'est-à-dire les dettes à court terme que votre entreprise a envers ses fournisseurs, ses prestataires et ses prestataires de services. Les fonctions principales comprennent souvent le traitement des factures, la validation, les paiements électroniques, le rapprochement et la détection des fraudes.
Traditionnellement, la gestion des comptes fournisseurs consistait à saisir manuellement les factures, à approuver les dépenses et à effectuer les paiements. Les systèmes de paiement automatisés remplacent ces processus manuels par des outils numériques qui améliorent la précision, réduisent les coûts administratifs et offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses de l'entreprise.
Un autre aspect important est la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM), qui vise à maintenir et à négocier des partenariats commerciaux solides. Les systèmes de paiement automatisés peuvent renforcer les relations avec les fournisseurs en accélérant les cycles de paiement, en garantissant des paiements ponctuels et en offrant des informations basées sur les données relatives aux dépenses. Ces informations peuvent accélérer vos chaînes d'approvisionnement et donner à votre entreprise un plus grand pouvoir de négociation.
Un système de paiement automatisé tel que Slash regroupe tous ces processus dans un tableau de bord unique. Vous pouvez transférer automatiquement des fonds à vos fournisseurs via ACH, virement bancaire ou paiement en temps réel ; rationaliser la déclaration des dépenses grâce à la catégorisation automatique ; gérer votre comptabilité en intégrant vos données financières à QuickBooks et Xero ; et vous protéger contre la fraude ou les abus grâce à des contrôles des dépenses personnalisables et à une surveillance basée sur l'IA qui signale les transactions irrégulières.
Comment fonctionne un système de paiement automatisé ?
Au lieu d'expliquer le fonctionnement des paiements automatisés de manière globale, examinons de plus près chaque processus impliqué dans le paiement et l'approvisionnement. En décomposant ces systèmes internes, nous pouvons mieux comprendre comment chacun d'entre eux contribue au flux de travail financier global :
Saisie des factures
Lorsque des factures sont envoyées ou reçues, un système de paiement automatisé peut faciliter leur traitement en extrayant et en numérisant les données de chaque document, qu'il s'agisse d'un fichier PDF, d'une pièce jointe à un e-mail ou d'une copie numérisée. Les fonctionnalités comptables intégrées de Slash, optimisées par QuickBooks et Xero, utilisent l'IA et la technologie OCR pour associer les factures aux bons de commande correspondants, signaler automatiquement les divergences et éliminer la saisie manuelle des données.
Routage automatisé des approbations
Il est important que les demandes d'approbation et les factures soient examinées par les bonnes personnes. L'acheminement automatisé des approbations permet de garantir la rapidité et la cohérence du processus. Par exemple, votre système de paiement pourrait automatiquement transmettre toute facture supérieure à 5 000 dollars pour approbation, tandis que les achats récurrents auprès de fournisseurs de confiance pourraient être préapprouvés dans le cadre de limites de dépenses définies. Ce niveau de contrôle élimine les goulots d'étranglement, favorise la conformité et permet à votre argent de continuer à circuler.
Exécution du paiement
Les paiements électroniques peuvent être programmés via plusieurs canaux différents, notamment les virements ACH (Automated Clearing House), les virements bancaires et les réseaux de paiement en temps réel tels que RTP et FedNow. En fonction des préférences de chaque fournisseur, vous pouvez automatiser les paiements aux fournisseurs en utilisant la méthode qui correspond le mieux à leurs besoins. Pour les transactions internationales, les entreprises s'appuient généralement sur le réseau SWIFT pour faciliter les virements transfrontaliers. Slash permet d'utiliser chacune de ces méthodes de transfert et offre la possibilité d'effectuer des paiements en stablecoins indexés sur le dollar américain, tels que l'USDC, l'USDT et l'USDSL, qui ne sont pas soumis aux frais de transaction à l'étranger traditionnels.⁴
Réconciliation
Lorsque des transactions ont lieu, votre logiciel de comptabilité peut importer automatiquement les données de vos comptes bancaires, cartes et systèmes de paiement connectés. Slash s'intègre à QuickBooks et Xero, qui utilisent l'intelligence artificielle et une logique basée sur des règles pour faire correspondre les paiements aux factures ou aux notes de frais correspondantes, en comparant des détails tels que les montants des transactions, les fournisseurs et les dates. Le système classe ensuite automatiquement chaque transaction dans le compte de dépenses ou de recettes approprié et met à jour vos rapports financiers en temps réel. En éliminant la saisie manuelle des données et en assurant une synchronisation continue des données financières, ces intégrations permettent aux équipes financières de clôturer les comptes plus rapidement et de garantir que tous les comptes fournisseurs et clients sont exacts, conformes et à jour.
5 avantages de l'automatisation des paiements pour les entreprises
De la gestion des comptes fournisseurs à la réalisation des transactions, chaque étape de la gestion des paiements offre des possibilités d'amélioration. Voici quelques avantages que l'automatisation des paiements peut apporter à votre entreprise :
Réduction des coûts opérationnels et gain de temps
Les méthodes obsolètes de suivi des factures, d'approbation des paiements et de gestion des comptes peuvent coûter à votre entreprise un temps et des ressources précieux. La saisie manuelle des données et la vérification constante des feuilles de calcul ralentissent vos opérations et nécessitent souvent l'embauche de personnel comptable supplémentaire. Une plateforme de paiement telle que Slash automatise la catégorisation des dépenses, accélère les transferts de fonds et simplifie la gestion des factures afin que votre équipe puisse consacrer moins de temps aux tâches administratives et plus de temps à la croissance.
Réduction du risque de fraude et d'utilisation abusive
À mesure que votre entreprise se développe, il devient de plus en plus difficile de surveiller manuellement chaque transaction, et le risque d'utilisation abusive augmente. Slash simplifie la surveillance et la détection des fraudes en vous permettant d'émettre des moyens de paiement avec des règles et des limites de dépenses prédéfinies. Les options de paiement électronique, telles que les cartes virtuelles, peuvent également renforcer la sécurité grâce au cryptage et à la tokenisation des données, protégeant ainsi vos informations financières contre le skimming lors des transactions. De plus, les informations en temps réel sur les dépenses et la surveillance basée sur l'IA permettent de détecter les activités irrégulières dès qu'elles se produisent, ce qui vous permet de traiter les fraudes potentielles avant qu'elles ne causent de graves dommages.
Meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et les budgets
Une compréhension claire de la manière dont l'argent circule dans votre entreprise est essentielle pour prendre des décisions financières éclairées. Avec Slash, vous pouvez analyser les flux de trésorerie et les budgets grâce à un tableau de bord analytique complet qui ventile les dépenses par fournisseur, mode de paiement et équipe. En un instant, vous pouvez vérifier l'efficacité de vos flux de trésorerie et déterminer où vos fonds sont les plus fortement alloués. Ces informations transforment les données financières en conseils pratiques, vous aidant à identifier les tendances en matière de dépenses, à ajuster les budgets de manière proactive et à renforcer votre stratégie financière à long terme.
Meilleure conformité et préparation aux audits
Se préparer aux audits et maintenir la conformité peut être stressant lorsque les données financières sont dispersées entre plusieurs sources. Les fonctionnalités comptables intégrées de Slash permettent d'organiser et d'enregistrer les transactions en quelques secondes, garantissant ainsi l'exactitude et la mise à jour de vos livres comptables. Le rapprochement automatisé et l'analyse des dépenses facilitent la vérification des informations financières, renforcent les contrôles internes et garantissent que votre entreprise est toujours prête pour un audit.
Comment automatiser efficacement les paiements
Un système de paiement automatisé peut gérer un large éventail de tâches financières complexes, mais son utilisation ne doit pas être compliquée. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour mettre en place avec succès un système de paiement automatisé dans votre entreprise.
- Cartographiez vos flux de paiement existants : Commencez par établir une base de référence pour l'amélioration et identifiez les domaines qui doivent être optimisés. Inspectez chaque étape de votre processus d'approvisionnement, de la rédaction des ordres de paiement à la facturation, en passant par l'exécution des paiements. À chaque étape, notez ce qui se passe et les méthodes de paiement utilisées. Vérifiez également s'il existe des retards, des doublons dans les données ou des dépenses inutiles susceptibles de causer des problèmes.
- Choisissez un logiciel qui s'intègre à vos outils existants : Pour tirer pleinement parti de votre système de paiement, assurez-vous qu'il s'intègre à vos plateformes comptables, bancaires et ERP. Pour plus de flexibilité, recherchez des solutions de paiement telles que Slash avec connectivité API, qui permettent le partage de données en temps réel entre les systèmes.
- Établir des politiques d'approbation claires : Définissez les politiques de conformité de votre entreprise en matière de facturation, d'approvisionnement et de dépenses. Une fois toutes les règles mises en place, vous pouvez utiliser votre plateforme Slash pour fixer des limites de dépenses, créer des groupes de cartes et attribuer des niveaux d'approbation hiérarchisés. Une fois que tout est opérationnel, le processus d'approbation automatisé se charge du reste.
- Mettre en œuvre des protocoles de sécurité : Utilisez des alertes en temps réel pour surveiller les paiements ; activez des autorisations basées sur les rôles afin que seuls les responsables autorisés puissent approuver ou exécuter les paiements ; appliquez des contrôles des dépenses pour plafonner les dépenses des employés et des services ; et utilisez des méthodes de paiement telles que les cartes virtuelles pour protéger les informations sensibles relatives aux comptes ou séparer les dépenses par fournisseur.
- Réconciliez automatiquement et vérifiez régulièrement : Avec Slash, vous pouvez connecter votre plateforme de paiement à votre logiciel de comptabilité afin de faire correspondre automatiquement les transactions aux factures ou aux notes de frais. La rationalisation de la gestion des dépenses et de la comptabilité vous incite à prendre des décisions financières plus judicieuses, comme la réalisation d'audits internes réguliers, l'analyse des dépenses ou le rapprochement.
- Perfectionnez continuellement votre système : À mesure que l'automatisation s'intègre davantage dans les flux de travail de votre entreprise, vous devriez prendre le temps de former vos employés à la meilleure façon d'exploiter ces fonctionnalités. Revoyez régulièrement les plateformes de gestion des paiements, effectuez des analyses des achats et recueillez les commentaires de votre équipe financière afin d'améliorer continuellement votre système. Slash peut simplifier la manière dont vous apportez des améliorations grâce à des alertes en temps réel et des analyses détaillées.
Comment choisir un logiciel d'automatisation des paiements
Le choix d'une solution de paiement dépend de la taille de votre entreprise, du volume et de l'importance de vos transactions, du nombre d'employés dont vous disposez pour gérer un système de paiement automatisé complexe, etc. Quel que soit le stade de croissance de votre entreprise, voici quelques caractéristiques universelles à rechercher qui peuvent vous aider à prendre votre décision :
Intégration avec les logiciels bancaires et comptables
L'automatisation des paiements fonctionne mieux lorsque votre système est directement connecté à vos plateformes bancaires et comptables. Grâce à son intégration avec des outils tels que QuickBooks ou Xero, Slash synchronise les transactions, les factures et les dépenses, réduisant ainsi la saisie manuelle des données et les erreurs de rapprochement. Le partage des données en temps réel garantit l'exactitude de vos registres financiers et la visibilité de votre trésorerie sur tous les systèmes.
Fonctions de sécurité robustes
Étant donné que les systèmes de paiement traitent des données financières sensibles, il est préférable de choisir une plateforme dotée de fonctionnalités telles que le chiffrement de bout en bout, la tokenisation ou l'authentification multifactorielle. La conformité aux normes PCI DSS garantit une protection adéquate des données tant au niveau du stockage que du transit, tout en appliquant des protocoles de gestion des risques continus. Slash intègre ces mesures de sécurité à des protections supplémentaires, telles qu'une surveillance basée sur l'IA et une équipe d'assistance disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin de vous aider à repérer rapidement toute activité irrégulière avant qu'elle ne cause des dommages importants.
Plusieurs modes de paiement pris en charge
Un système de paiement doit prendre en charge divers modes de paiement afin de répondre aux besoins des fournisseurs et des entreprises. Les virements ACH sont fiables pour les paiements récurrents, les virements électroniques conviennent aux transactions importantes ou urgentes, et les cartes virtuelles ou physiques permettent de contrôler et de suivre les dépenses quotidiennes. De nouvelles options telles que RTP et FedNow permettent d'effectuer des paiements quasi instantanés, améliorant ainsi la trésorerie et la gestion des relations fournisseurs (SRM).
Évolutivité et flexibilité
Un système de paiement performant doit être capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise. À mesure que vos activités se développent, vous pouvez être confronté à de nouveaux défis : gérer de nouvelles devises, effectuer des paiements transfrontaliers ou accepter des paiements provenant de plusieurs filiales et entités. Avec Slash, vous pouvez effectuer et recevoir des paiements dans le monde entier grâce à des virements rapides et gérer facilement plusieurs sources de paiement grâce à notre prise en charge multi-entités.
Tarifs et frais transparents
Il existe de nombreuses solutions de paiement à différents prix. Cependant, payer plus cher pour votre plateforme ne signifie pas nécessairement que vous aurez accès à plus de fonctionnalités. Slash propose des tarifs flexibles pour les entreprises de toutes tailles, avec une formule gratuite qui comprend les principaux outils d'automatisation et une formule Platinum offrant des frais moins élevés et des récompenses plus importantes.
Optimisez vos paiements et votre trésorerie avec Slash
Des procédures de paiement obsolètes peuvent ralentir vos opérations, générer des coûts inutiles et compliquer le maintien d'une bonne visibilité financière. Slash peut éliminer ces problèmes en automatisant vos paiements, vous offrant ainsi une meilleure visibilité et une plus grande confiance dans la gestion des finances de votre entreprise.
Avec Slash, vous pouvez surveiller vos dépenses en temps réel et garantir l'exactitude de votre comptabilité grâce à des intégrations comptables intégrées. Le suivi automatisé des dépenses réduit la saisie manuelle des données, tandis que les contrôles personnalisables des cartes et les virements programmés simplifient les paiements aux fournisseurs. De plus, grâce à la prise en charge multi-entités, notre tableau de bord peut gérer les flux de trésorerie de plusieurs entités ou filiales sur un tableau de bord unifié, vous offrant ainsi des capacités de traitement des paiements qui peuvent contribuer à la croissance de votre entreprise.
Voici quelques autres façons dont Slash peut améliorer vos opérations bancaires professionnelles et l'automatisation de vos paiements :
- Avec le Carte Visa® Platinum Slash, vous pouvez offrir à vos employés un pouvoir d'achat flexible grâce à une carte de crédit qui permet d'obtenir jusqu'à 2 % de remise en argent sur les achats effectués par l'entreprise.
- Que vous gériez des paiements ACH, électroniques ou en temps réel, tout passe par un tableau de bord connecté, vous offrant ainsi une vue d'ensemble complète des activités financières de votre entreprise.
- Effectuez des paiements vers plus de 160 pays à travers le monde grâce à l'accès aux virements sur le réseau SWIFT, et évitez les frais traditionnels liés aux transactions à l'étranger avec Stablecoins indexés sur le dollar américain comme USDC, UDST et USDSL.
Découvrez comment Slash peut aider votre entreprise à automatiser, organiser et adapter ses opérations financières à l'adresse suivante : slash.com.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un exemple de paiement automatique ?
Un exemple de paiement automatique est la programmation d'un virement électronique. À l'aide de votre système de paiement, vous pouvez choisir le canal par lequel le paiement sera traité et la date à laquelle il sera versé au fournisseur. Une fois votre paiement programmé, il peut être automatiquement approuvé et exécuté par votre système de paiement.
Les petites entreprises peuvent-elles tirer profit de l'automatisation des paiements ?
Tout à fait. Souvent, les propriétaires de petites entreprises assument des tâches de gestion financière qui les détournent de leurs activités principales. Et, sans équipe financière à disposition, les processus tels que le rapprochement et l'audit peuvent s'avérer plus difficiles. Un système d'automatisation des paiements peut réduire considérablement le temps et l'expertise nécessaires pour acquérir de saines habitudes financières et maintenir un flux de trésorerie stable.
Quels sont les défis liés à la mise en œuvre de plateformes d'automatisation des paiements ?
Sans une planification adéquate, la mise en place de paiements automatisés peut entraîner des difficultés telles que des perturbations dans les flux de trésorerie, des goulots d'étranglement ou des erreurs dans les règles d'automatisation. Il est également important de choisir un logiciel qui s'intègre à vos outils de gestion financière, tels que les services comptables ou bancaires tiers.
