Guide sur l'automatisation des comptes fournisseurs pour les petites entreprises
Les petites équipes jonglent avec des ressources limitées. Sans solutions d'automatisation intelligentes, les tâches routinières peuvent s'accumuler, faire perdre un temps précieux et compliquer la gestion des flux de trésorerie. Les bons outils peuvent aider votre entreprise à gérer ses charges de travail financières et opérationnelles en transformant les tâches manuelles en flux de travail rationalisés, avec des délais d'exécution plus courts, moins d'erreurs et une meilleure efficacité globale.
Il existe plusieurs façons d'automatiser vos processus métier. L'automatisation des comptes fournisseurs est l'une des méthodes clés. Les comptes fournisseurs (AP) concernent vos dettes courantes et les sommes que vous devez à vos fournisseurs, ce qui en fait un processus financier essentiel pour votre entreprise. Dans ce guide, nous nous intéresserons à l'automatisation des comptes fournisseurs : ce que c'est, comment cela fonctionne et comment cela peut faire gagner du temps et de l'énergie à votre entreprise.
Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs et pourquoi est-elle importante pour les petites entreprises ?
Les comptes fournisseurs (AP) désignent les sommes que votre entreprise doit à ses fournisseurs après l'achat et la réception d'un bien ou d'un service. Les comptes fournisseurs sont essentiellement l'opposé des comptes clients (AR), qui reflètent les sommes que vos clients vous doivent après que vous leur ayez fourni un bien ou un service. Ces deux éléments sont importants dans votre bilan, mais peuvent devenir complexes en raison du traitement des factures, des validations et des paiements à effectuer dans les délais.
Les comptes fournisseurs constituent une responsabilité courante pour votre entreprise. Il est important de les surveiller, de les traiter correctement et de payer les fournisseurs dans les délais convenus. Par conséquent, s'appuyer sur un traitement manuel peut être risqué, car cela expose votre entreprise à des erreurs coûteuses et limite le temps que vous pourriez consacrer à d'autres tâches essentielles. L'automatisation des solutions relatives aux comptes fournisseurs permettra de rationaliser l'ensemble du processus en réduisant le travail manuel dans plusieurs domaines :
Principales tâches liées aux comptes fournisseurs que vous pouvez automatiser
L'automatisation des comptes fournisseurs rationalise les tâches manuelles répétitives, réduit les erreurs et vous offre des flux de travail plus clairs. Voici quelques-uns des principaux domaines dans lesquels vous constaterez les avantages de l'automatisation :
- Rapprochement des factures. Utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de l'apprentissage automatique pour extraire des données (fournisseurs, dates, montants, taxes, etc.) à partir de documents numériques, de factures et de reçus papier numérisés. La saisie automatisée des données permet ensuite de traiter ces informations à votre place et d'accélérer votre processus de rapprochement.
- Rapprochement automatique. Tout comme la correspondance des factures, le rapprochement automatisé classe automatiquement vos dépenses par catégorie pour une plus grande efficacité.
- Relations avec les fournisseurs. Informez automatiquement les fournisseurs lorsque les factures sont reçues, approuvées ou programmées pour paiement. Souvent, vous pouvez également automatiser le processus de correction des factures, les rappels et la création de formulaires et de factures pour les fournisseurs.
- Circuit d'approbation. L'automatisation des approbations permet de filtrer les correspondances pour vous, ce qui facilite le processus. L'automatisation peut également être utilisée pour suivre les approbations. Cela s'avère utile pour les pistes d'audit ou, plus généralement, pour suivre l'historique des approbations.
- Calendrier des paiements. L'automatisation vous permet de programmer vos paiements afin d'optimiser votre trésorerie tout en vous assurant de ne manquer aucune échéance importante.
- Traitement des paiements. Définissez des conditions et limitez le nombre d'approbations manuelles que vous devez émettre, afin de faciliter le travail des approbateurs.
Les principaux défis auxquels sont confrontées les petites entreprises en matière de comptes fournisseurs
Les maux de tête sont fréquents pour les petites équipes chargées de gérer les flux de travail organisationnels liés aux factures, aux contrats fournisseurs, etc. Connaître les défis auxquels vous pouvez être confronté dans le cadre de la gestion des comptes fournisseurs vous aidera à améliorer votre flux de travail automatisé :
- Saisie manuelle des données fastidieuse. L'ajout manuel des dates, des montants, des taxes et autres informations est une tâche courante dans le domaine de la comptabilité fournisseurs. Heureusement, l'OCR et d'autres outils automatisés facilitent considérablement cette tâche fastidieuse. Les fonctionnalités cloud et numérisées limitent en outre les difficultés liées au stockage et à la conservation des reçus ou documents physiques.
- Paiements manqués ou retardés. Les paiements manqués peuvent entraîner des frais élevés, nuire à votre crédit et à vos relations avec vos fournisseurs, et avoir un impact sur l'ensemble de votre flux de travail comptable. L'automatisation des calendriers de transactions peut vous éviter de risquer des paiements manqués à l'avenir.
- Manque d'intégration avec les outils comptables. Lorsque votre comptabilité est séparée du traitement de vos comptes fournisseurs, cela peut vous obliger à effectuer beaucoup de travail manuel et à tenir une comptabilité désordonnée. Les plateformes de gestion financière telles que Slash¹ offrent des outils intégrant le suivi des dépenses, le traitement des factures et l'intégration avec des outils comptables. Grâce à un tableau de bord unique, cela simplifie la comptabilité et les comptes fournisseurs, ce qui facilite le travail de vos équipes comptables.
- Difficulté à gérer les flux de trésorerie. Il est fréquent que les factures soient réparties de manière inégale, que les approbations soient retardées, que des remises soient manquées ou que des paiements de dernière minute entraînent des frais. L'automatisation centralise les factures, indique les échéances et planifie automatiquement les paiements au moment opportun. Cela vous aidera non seulement à optimiser votre trésorerie, mais aussi à éviter les frais de retard et à bénéficier éventuellement de remises.
Principaux avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs.
- Traitement et validation plus rapides des factures. L'automatisation peut utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'apprentissage automatique pour lire des documents papier numériques et numérisés afin d'extraire et de stocker des données.
- Moins d'erreurs ont amélioré la précision. Les erreurs sont inévitables. Les outils automatisés permettent de détecter les erreurs telles que les doublons, les incohérences et les fraudes. De plus, les outils d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent être utilisés pour prévenir les erreurs avant qu'elles ne se produisent, en proposant une saisie standardisée des données et une mise en correspondance des données basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou l'apprentissage automatique à partir des factures, des reçus et des bons de commande.
- Meilleure visibilité sur les flux de trésorerie. Les systèmes de gestion financière tels que Slash proposent des tableaux de bord qui vous permettent de visualiser vos obligations actuelles et futures, les échéances de paiement et l'état actuel de votre trésorerie, vous offrant ainsi une vision plus claire de votre situation financière actuelle et future.
- Des relations plus solides avec les fournisseurs. Des paiements réguliers et ponctuels ainsi que des avis de paiement automatisés améliorent la communication et réduisent les litiges, ce qui peut favoriser l'obtention de meilleures conditions au fil du temps.
- Intégration comptable. La synchronisation bidirectionnelle avec le grand livre général permet de synchroniser les dossiers des fournisseurs, les factures et les paiements, et de conserver une piste d'audit complète.
- Retour sur investissement tangible et économies à long terme. La réduction des coûts de traitement, la diminution des frais de retard, l'amélioration de la capture des remises et la réduction de la charge de travail contribuent à réaliser des économies au fil du temps. Les résultats tangibles de l'automatisation des comptes fournisseurs peuvent être observés d'autres manières :
Résultats tangibles de l'automatisation des paiements fournisseurs
En réduisant le travail manuel et en raccourcissant les délais d'exécution, l'automatisation des processus comptables offre de nombreux avantages concrets à votre entreprise. La liste ci-dessous présente les avantages concrets dont votre entreprise peut bénéficier, ce qui permettra à vos équipes de gagner du temps, de l'argent et de l'énergie :
- Réduisez jusqu'à 80 % la durée du cycle de facturation. Le routage automatisé, les rappels, les achats et la correspondance des factures réduiront le temps de traitement des comptes fournisseurs à toutes les étapes, de la commande à la facture, en passant par la réception, l'approbation, le paiement et la satisfaction des fournisseurs.
- Augmentez vos paiements sans agrandir votre équipe. L'automatisation AP peut se traduire par une meilleure gestion de la charge de travail par des équipes de taille identique, ce qui vous permet de réduire vos coûts de main-d'œuvre.
- Le temps. Grâce à l'automatisation, le traitement des comptes fournisseurs devient plus simple, plus rapide et plus efficace. En d'autres termes, cela vous permet de gagner du temps.
Comment mettre en œuvre l'automatisation des paiements fournisseurs dans votre entreprise
Étape 1 : Évaluez votre flux de travail AP actuel
Commencez par dresser un tableau clair de votre processus actuel. Pour ce faire, il peut être utile de décomposer les étapes d'un flux de travail type de traitement des comptes fournisseurs :
- Admission : Les factures peuvent être envoyées par e-mail, au format PDF, par courrier postal ou par tout autre moyen. Identifiez d'où proviennent les données de facturation et où elles sont stockées.
- Critique : Vérifiez les informations, ajoutez les informations relatives aux bons de commande, aux fournisseurs, aux projets et autres informations pertinentes.
- Match : Faites correspondre les factures aux reçus ou aux bons de commande et signalez toute anomalie.
- Approuver : Signature des paiements une fois que toutes les informations ont été saisies et vérifiées.
- Rémunération : Déterminez une date et un calendrier de paiement optimisés, puis envoyez les paiements corrects via les virements pris en charge, généralement ACH, virement bancaire, RTP ou chèques physiques.
- Rapport : Conservez les données pour les audits futurs et les déclarations fiscales.
Étape 2 : Identifier les tâches répétitives ou sujettes à erreurs
Si votre équipe manque des paiements, gère mal les correspondances ou rencontre des difficultés à une autre étape du processus, il est important d'identifier où se situe le problème afin de pouvoir aller de l'avant avec la bonne automatisation.
Étape 3 : Choisissez un logiciel adapté à votre échelle et à vos intégrations
Il existe plusieurs outils de gestion financière et d'automatisation à votre disposition. Slash est une option qui vous offre une plateforme financière intégrée à des outils comptables, permettant le suivi des factures et facilitant les virements ACH et électroniques. De plus, le tableau de bord unique de Slash vous permet de gérer facilement les différentes étapes de votre processus AP, afin d'identifier les problèmes et de mettre en place l'automatisation appropriée là où cela est nécessaire.
Étape 4 : Assurer l'intégration et la formation de l'équipe
L'automatisation ne peut pas tout faire à la place de votre équipe. Il est essentiel de trouver les bonnes personnes pour surveiller et gérer les processus financiers, notamment les comptes fournisseurs. Une fois votre équipe constituée, équipez-la des outils et des accès appropriés pour qu'elle puisse réussir. Cela aidera votre entreprise à réduire les risques et à éviter les impayés.
Étape 5 : Surveillez les performances et optimisez régulièrement
Il ne faut pas s'attendre à trouver immédiatement les solutions adaptées à vos processus financiers et de comptabilité fournisseurs. Faire preuve de patience, surveiller en permanence les performances et mettre en œuvre de nouvelles solutions dès qu'elles se présentent sont d'excellentes méthodes pour garder le contrôle de vos finances et continuer à optimiser votre flux de travail.
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Les meilleurs outils d'automatisation AP pour les petites entreprises
Les logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs peuvent être très utiles. Heureusement, il existe plusieurs outils intégrant des fonctionnalités d'automatisation des comptes fournisseurs. Voici un aperçu des meilleurs choix actuellement disponibles :
1. QuickBooks
Offres clés : un système comptable avec des options de gestion des factures et de traitement des paiements.
Suivi des factures, approbations de base, intégration avec des outils AP et AR tels que Quadient. Généralement pris en charge par des plateformes bancaires tierces telles que Slash, qui offre une intégration Quickbooks avec des logiciels de gestion financière générale.
2. Xero
Offres clés : systèmes comptables avec factures, approbations et saisie automatisée des données.
Protection contre la fraude (détection des doublons, validation des fournisseurs), suivi des factures, intégration avec des outils et prise en charge par des plateformes bancaires tierces telles que Slash.
3. NetSuite
Principales offres : système ERP complet, gestion des comptes fournisseurs, rapports basés sur le cloud.
Propose une large gamme de services financiers, notamment des logiciels ERP et de gestion des comptes fournisseurs. Ce dernier permet le suivi des bons de commande et des factures, les paiements automatisés et la gestion des dossiers fournisseurs.
4. Trancher
Offres clés : intégrations comptables, cartes d'entreprise², suivi des dépenses.
Intégrations comptables avec QuickBooks et Xero, tout en proposant un logiciel de gestion financière, un suivi automatisé des dépenses, des outils pour les stablecoins³ et une assistance bancaire avec Column, N.A.
La banque intelligente simplifiée : pourquoi choisir Slash pour l'automatisation des comptes fournisseurs ?
Slash est une plateforme technologique financière conçue pour offrir des outils financiers adaptés à votre secteur d'activité. Les principales offres de Slash comprennent des intégrations comptables, des cartes de crédit, des journaux détaillés des transactions par carte et le suivi de l'historique des dépenses, ainsi que des comptes professionnels.
La plateforme financière est conçue pour rendre vos tâches de gestion financière et de comptabilité, telles que les comptes fournisseurs, plus rapides, plus faciles et plus automatisées. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de Slash qui vous aideront à travailler plus intelligemment et plus rapidement grâce à des outils automatisés :
- Gestion des dépenses. Sur le tableau de bord Slash, vous pouvez émettre des cartes physiques et virtuelles, définir des limites de dépenses et des contrôles des commerçants, et surveiller les transactions en temps réel grâce à des outils automatisés de paiement et de détection des fraudes.
- Modes de paiement. Les outils de paiement automatisés et basés sur le cloud vous permettent d'autoriser des virements via ACH, virement bancaire, RTP et stablecoin sur le tableau de bord de Slash.
- Comptabilité. Slash automatise votre processus AP grâce à de meilleurs flux de travail et à des outils d'intégration comptable. Sur le même tableau de bord, les utilisateurs peuvent automatiser leurs approbations, planifier leurs paiements, suivre leurs dépenses et dupliquer leurs données dans votre page comptable, intégrée à QuickBooks. Associé au logiciel de comptabilité de Slash, il est facile à utiliser et efficace.
Pour les petites entreprises, les entrepreneurs, les comptables indépendants ou même les experts-comptables, Slash peut vous aider à suivre vos comptes et à accomplir vos tâches plus facilement et avec moins de risques d'erreurs.
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¹ Slash Financial, Inc. est une société de technologie financière et n'est pas une banque. Les services bancaires sont fournis par Column N.A., membre de la FDIC.
² La carte Slash Platinum est une carte de crédit Visa® émise par Column N.A., conformément à une licence accordée par Visa U.S.A. L'approbation est soumise à des conditions d'éligibilité. Le solde du compte doit être réglé intégralement chaque jour. Des frais d'adhésion mensuels peuvent s'appliquer. Les achats effectués avec la carte peuvent donner droit à une remise en argent. Pour plus d'informations, consultez le site https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms.
³Les services de conversion, de transfert et de conservation de cryptomonnaies sont fournis par Bridge, et non par Column, N.A. ou Slash. Les cryptomonnaies ne sont conservées par aucune banque, ne sont pas assurées par la FDIC, peuvent fluctuer en valeur et sont susceptibles de subir des pertes. Des conditions générales s'appliquent.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre les comptes fournisseurs et les comptes clients ?
Les comptes fournisseurs (AP) correspondent aux sommes que votre entreprise doit à ses fournisseurs pour les biens ou services reçus. Ils apparaissent comme un passif courant dans votre bilan. Les comptes clients (AR) sont l'inverse : il s'agit des sommes que vos clients vous doivent pour les biens ou services que vous leur avez fournis. Les AR apparaissent comme un actif courant.
Quelles tâches AP peuvent être automatisées ?
Les tâches clés de la gestion des comptes fournisseurs qui peuvent être automatisées comprennent : la saisie et la mise en correspondance des données des factures, la mise en correspondance à trois voies (bon de commande, reçu, facture), les workflows d'approbation, la planification et le traitement des paiements, les notifications de paiement aux fournisseurs et le rapprochement automatique avec les systèmes comptables. L'automatisation réduit les erreurs de saisie manuelle et accélère les délais de traitement.
Dans quelle mesure l'automatisation AP peut-elle réduire le temps de traitement des factures ?
L'automatisation des paiements fournisseurs peut réduire jusqu'à 80 % la durée du cycle de facturation par rapport au traitement manuel. En éliminant la saisie manuelle des données, en automatisant les approbations et en planifiant les paiements, les entreprises peuvent traiter les factures en quelques jours plutôt qu'en plusieurs semaines. Ce gain de rapidité permet également de bénéficier de remises pour paiement anticipé et d'éviter les pénalités de retard.
Quels sont les principaux avantages de l'automatisation des paiements pour les petites entreprises ?
Les principaux avantages sont les suivants : traitement et validation plus rapides des factures, réduction des erreurs liées à la saisie manuelle des données, meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et les dettes en cours, renforcement des relations avec les fournisseurs grâce à des paiements effectués dans les délais, intégration transparente avec des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks et Xero, et possibilité d'augmenter le volume des dettes sans augmenter les effectifs.
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