Faut-il externaliser la gestion des comptes fournisseurs ? Guide pratique pour prendre la bonne décision
Si votre équipe financière croule sous les factures impayées, peine à répondre aux besoins de vos fournisseurs et prend du retard dans la saisie des données, vous pouvez envisager d'externaliser la gestion de vos comptes fournisseurs à un prestataire tiers.
Les avantages de l'externalisation peuvent sembler évidents à première vue : moins de travail pour votre équipe, pas besoin d'embaucher du personnel supplémentaire et accès à une expertise spécialisée en matière de comptabilité fournisseurs. Cependant, avant de vous engager à payer pour un service de comptabilité fournisseurs externalisé, il est important de savoir dans quoi vous vous embarquez. L'externalisation de vos processus de comptabilité fournisseurs comporte des inconvénients : contrôle réduit sur vos finances, intermédiaire entre vous et vos fournisseurs, et coûts de traitement élevés pour un travail qui peut souvent être effectué en interne avec les bons outils.
Explorer d'autres solutions pourrait donner de meilleurs résultats à long terme. La mise en œuvre d'un logiciel financier interne tel que Slash peut vous aider à rationaliser vos processus de gestion des comptes fournisseurs sans perdre le contrôle de vos finances. Avec Slash, vous pouvez programmer des paiements récurrents, obtenir des informations en temps réel sur votre trésorerie et accéder à des systèmes de paiement internationaux modernes qui vous aideront à réaliser des économies et à répondre aux préférences de vos fournisseurs.¹ Comprendre les différences réelles entre les services d'externalisation et les logiciels d'automatisation peut vous aider à prendre la bonne décision pour les besoins de votre entreprise et à mettre votre équipe financière sur la voie d'un succès durable.
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Qu'est-ce que l'externalisation des comptes fournisseurs ? Définition et principaux avantages
Avant d'aborder la question de l'externalisation des comptes fournisseurs, il est utile de définir ce que sont les comptes fournisseurs. Les comptes fournisseurs (AP) désignent les obligations à court terme d'une entreprise pour les biens et services qu'elle a reçus. Par exemple, si vous passez une commande de 10 000 dollars de matériaux de fabrication auprès d'un fournisseur, ces 10 000 dollars sont enregistrés dans les comptes fournisseurs jusqu'à ce que la facture soit payée.
Les comptes fournisseurs sont la contrepartie des comptes clients (AR). Alors que les comptes fournisseurs représentent les sorties d'argent de votre entreprise, les comptes clients représentent les entrées d'argent. Les comptes clients correspondent aux montants à court terme dus à votre entreprise par vos clients pour des biens ou des services livrés mais non encore payés.
L'externalisation des comptes fournisseurs consiste à confier à un prestataire de services tiers la gestion d'une partie ou de l'ensemble des fonctions AP de votre entreprise. Ces prestataires s'occupent généralement des tâches suivantes :
- Traitement des factures
- Traitement des paiements
- Codage des factures et saisie des données dans les systèmes comptables
- Gestion des fournisseurs pour le compte de votre organisation
Lorsque vous confiez ces tâches à un prestataire de services AP, celui-ci devient en quelque sorte une extension de votre équipe financière, supervisant le traitement quotidien des factures et les paiements aux fournisseurs conformément à vos workflows d'approbation et à vos contrôles internes.
Des workflows AP efficaces permettent de garantir que les fournisseurs sont payés dans les délais, que les bons de commande et les factures sont correctement appariés et que le suivi des dépenses reste précis. Si l'externalisation est un moyen de répondre à ces besoins, de nombreuses équipes peuvent également résoudre les problèmes liés à l'AP en améliorant leurs processus internes ou en adoptant des outils d'automatisation AP qui réduisent la charge de travail de votre équipe sans lui faire perdre le contrôle.
Comparaison entre l'externalisation des comptes fournisseurs et l'automatisation des comptes fournisseurs
L'externalisation présente des avantages pour certaines organisations, en particulier celles qui ont des exigences de conformité complexes ou des volumes de transactions extrêmement élevés. Cependant, elle ne convient pas toujours à toutes les entreprises. Avant de vous engager auprès d'un prestataire d'externalisation, il peut être utile de comparer l'externalisation à un logiciel d'automatisation avant d'évaluer quelle option vous convient le mieux :
Comparaison des coûts
Le facteur le plus important, et l'un des plus dissuasifs, est le coût. L'externalisation des comptes fournisseurs peut être coûteuse, et vous payez pour des tâches qui peuvent souvent être effectuées en interne. De nombreuses sociétés d'externalisation des comptes fournisseurs facturent des frais de service mensuels qui peuvent aller de quelques centaines à plusieurs milliers de dollars par mois. Vous pouvez également être facturé à un prix fixe par facture, qui peut dépasser 10 dollars par facture traitée.
Comparez cela à une solution AP automatisée comme Slash. Inclus dans l'offre gratuite, vous pouvez générer des factures professionnelles, gérer les factures en attente par statut et suivre vos paiements grâce à des envois programmés et à la saisie des transactions. Avec l'offre Pro à seulement 25 $ par mois, votre entreprise peut envoyer et recevoir un nombre illimité de virements ACH nationaux, de virements bancaires ou de paiements en temps réel sans frais supplémentaires.
Contrôle et surveillance
Lorsque vous externalisez votre comptabilité fournisseurs, vous confiez à un tiers le soin de respecter les politiques de votre entreprise et de gérer vos relations avec vos fournisseurs sans aucun contrôle direct sur le processus. Bien que les prestataires externes soient formés pour répondre à vos besoins en matière de comptabilité fournisseurs, rien ne garantit que vous puissiez résoudre facilement les problèmes sans supervision directe. Si un fournisseur a une question sur le délai de paiement ou conteste une facture, il devra passer par votre prestataire de services plutôt que de s'adresser directement à votre équipe. Cela peut entraîner des retards et nuire aux relations avec les principaux fournisseurs.
évolutivité
En raison des coûts élevés liés à l'externalisation des processus AP, ces services sont généralement destinés aux grandes entreprises disposant des fonds nécessaires pour financer un service spécialisé ou aux secteurs hautement réglementés qui ont besoin d'un soutien expert en matière d'approvisionnement.
En d'autres termes, l'externalisation de votre AP n'est pas un service qui vous aidera à développer votre entreprise à partir de zéro ; il s'adresse plutôt aux entreprises qui ont déjà atteint un stade de croissance mature. Slash, en revanche, est une solution d'automatisation AP conçue pour évoluer avec votre entreprise. Elle est accessible aux entreprises à n'importe quel stade de croissance, que vous traitiez 50 factures par mois ou 5 000.
Calendrier de mise en œuvre
Selon l'ampleur de vos activités, le recours à un tiers pour gérer vos comptes fournisseurs peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Vous devrez fournir une documentation détaillée de vos processus actuels, former l'équipe d'externalisation à vos flux de travail et hiérarchies d'approbation spécifiques, migrer les données des fournisseurs, établir des protocoles de communication et effectuer des tests avant la mise en service. Cette période de transition peut perturber vos cycles de paiement habituels et nécessiter une implication importante de la part de votre équipe financière.
En revanche, une solution AP telle que Slash peut être mise en œuvre beaucoup plus rapidement qu'un contrat d'externalisation. Slash offre une interface intuitive pour les équipes financières, s'intègre aux systèmes comptables courants et permet l'automatisation des paiements sans processus d'intégration fastidieux.
Visibilité financière
Vous souhaitez savoir quelles factures sont traitées cette semaine ou quand le paiement d'un fournisseur spécifique sera effectué ? Vous voulez vérifier si une facture contestée a été résolue ? Vous devrez contacter votre prestataire de services et attendre sa réponse. Ce manque d'informations immédiates peut compliquer la planification de la trésorerie et vous rend dépendant des rapports programmés ou des demandes manuelles.
Slash vous offre une visibilité en temps réel sur tous les aspects de vos finances. Vous pouvez consulter en un clin d'œil les factures en attente, les paiements prévus, l'historique des transactions et les prévisions de trésorerie depuis votre tableau de bord. Inutile de contacter qui que ce soit ou d'attendre des mises à jour : toutes vos données financières sont disponibles dès que vous en avez besoin.
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Avantages et inconvénients de l'externalisation des comptes fournisseurs
Lorsque vous évaluez l'opportunité d'externaliser la gestion des comptes fournisseurs, vous devez tenir compte de l'impact qu'aura un prestataire de services externalisés sur vos processus métier, vos relations avec les fournisseurs et l'ensemble de vos opérations financières.
Les avantages de l'externalisation peuvent inclure une réduction de la charge de travail pour votre équipe interne, l'accès à une expertise spécialisée dans le traitement des factures et la gestion des fournisseurs, ainsi que la capacité à gérer des volumes de transactions croissants sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire. Cependant, l'externalisation peut également entraîner des compromis importants en matière de contrôle, de sécurité des données, de coûts de traitement et de votre capacité à maintenir une visibilité sur les flux de trésorerie :
Avantages de l'externalisation des comptes fournisseurs
- Accès à une expertise spécialisée : Les sociétés d'externalisation emploient des professionnels qualifiés en matière d'AP qui connaissent les meilleures pratiques, les exigences de conformité et les réglementations spécifiques à votre secteur d'activité, ce qui n'est pas forcément le cas de votre équipe interne.
- Se concentrer sur les activités principales : L'externalisation des tâches courantes liées aux comptes fournisseurs permet à votre équipe actuelle de se concentrer sur des initiatives stratégiques telles que la planification financière, l'analyse et le développement commercial.
- Réduction des besoins en personnel interne : Vous pouvez éviter les coûts et la complexité liés à l'embauche, à la formation et à la gestion de personnel financier supplémentaire pour traiter le volume croissant de factures.
- Réseaux de fournisseurs établis : Certains prestataires de services externalisés ont déjà établi des relations avec des prestataires de services de paiement et des fournisseurs, ce qui peut faciliter le bon déroulement des transactions.
Inconvénients de l'externalisation des comptes fournisseurs
- Frais élevés et coûts de traitement : Les frais de service mensuels, les frais par facture et les coûts supplémentaires liés aux paiements urgents ou aux demandes spéciales peuvent rapidement dépasser les estimations initiales et compliquer la gestion budgétaire.
- Perte de contrôle direct : Vous renoncez au contrôle des processus financiers critiques, ce qui rend plus difficile l'application des politiques de l'entreprise, la réaction aux exceptions ou l'ajustement rapide des flux de travail. De plus, l'ajout d'un intermédiaire entre vous et vos fournisseurs peut ralentir la communication et créer des tensions avec vos partenaires commerciaux.
- Risques liés à la sécurité et à la confidentialité des données : Le partage d'informations financières sensibles, de coordonnées bancaires et de données fournisseurs avec un prestataire externe augmente votre exposition à des risques potentiels de violation de la sécurité des données, de fraude ou d'utilisation abusive.
- Visibilité en temps réel limitée : Vous ne disposerez pas d'informations immédiates sur l'état des paiements, les factures en souffrance et les flux de trésorerie, ce qui vous obligera à demander des mises à jour à votre fournisseur de services au lieu d'accéder aux informations à la demande.
- Processus de mise en œuvre long : La mise en place d'un service d'externalisation peut prendre des semaines, voire des mois, et nécessite une documentation exhaustive, une formation et une cartographie des processus avant sa mise en service.
- Réduction des connaissances organisationnelles : Lorsque les fonctions AP sont externalisées, votre équipe perd sa connaissance des habitudes de paiement, des préférences des fournisseurs et des subtilités des processus qui permettent de prendre de meilleures décisions financières.
- Obligations et coûts de transfert : Les contrats de service à long terme peuvent vous enfermer dans des arrangements qui ne répondent plus à vos besoins, et la transition vers un nouveau fournisseur ou la réinternalisation de certaines fonctions est longue et coûteuse.
Externalisation des comptes fournisseurs : comment déterminer si cela convient à votre entreprise
L'externalisation des comptes fournisseurs est particulièrement judicieuse pour un certain type d'entreprises :
- Les grandes entreprises qui traitent chaque mois des dizaines de milliers de factures dans plusieurs pays et devises peuvent tirer parti de l'infrastructure spécialisée et de la portée mondiale offertes par les prestataires d'externalisation établis.
- Les entreprises évoluant dans des secteurs hautement réglementés, tels que la santé ou les marchés publics, peuvent avoir besoin de l'expertise en matière de conformité qu'apportent les prestataires de services AP spécialisés.
- Les entreprises qui connaissent des transitions importantes (fusions, acquisitions ou refontes de systèmes) peuvent également trouver utile de recourir à l'externalisation temporaire pour maintenir leurs activités pendant les périodes de changement important.
Pour la grande majorité des petites et moyennes entreprises, l'externalisation n'est tout simplement pas le bon choix lorsqu'il existe des outils d'automatisation modernes. Si vos principales préoccupations sont de réduire la saisie manuelle des données, d'améliorer la précision des paiements, de maintenir une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie ou d'adapter vos processus de comptabilité fournisseurs à mesure que vous vous développez, l'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs peut vous offrir ces avantages sans les inconvénients de l'externalisation.
Des solutions telles que Slash permettent d'améliorer l'efficacité sans sacrifier le contrôle de vos finances, de vos relations avec les fournisseurs ou de la transparence des prix à mesure que votre entreprise se développe.
Rationalisez vos processus de gestion des comptes fournisseurs avec Slash
Que vous soyez une start-up traitant ses premiers paiements fournisseurs ou une entreprise établie gérant des centaines de factures chaque mois, Slash est conçu pour être accessible à toutes les étapes de votre croissance.
La plateforme Slash permet d'automatiser les processus de gestion des comptes fournisseurs grâce à des fonctionnalités telles que les paiements programmés, qui garantissent que les fournisseurs sont payés à temps, à chaque fois. Des outils complets de gestion des factures classent les factures en attente par statut, ce qui vous permet de garder le contrôle sur tous les paiements en attente. Grâce à ses capacités de paiement international couvrant plusieurs devises et canaux de paiement, y compris la prise en charge native des cryptomonnaies, Slash accélère les délais de traitement tout en réduisant les coûts de transaction.⁴ Avec Slash, vous pouvez tirer parti de l'efficacité de l'externalisation de la gestion des comptes fournisseurs sans renoncer au contrôle de vos finances.
Au-delà de la rationalisation des comptes fournisseurs, Slash offre une suite complète d'outils de gestion financière pour soutenir votre entreprise :
- Divers modes de paiement : Envoyez et recevez des paiements de la manière qui convient le mieux à vous et à vos fournisseurs, tant au niveau national qu'international. Slash prend en charge les virements ACH et les virements électroniques internationaux via le réseau SWIFT vers plus de 180 pays, les systèmes en temps réel tels que RTP et FedNow, ainsi que les paiements en cryptomonnaies utilisant des stablecoins indexés sur le dollar américain sur huit blockchains prises en charge.
- Outils bancaires modernes pour les entreprises : Planifiez des paiements récurrents, gérez les dépenses de votre entreprise grâce à des contrôles précis des cartes et accédez à des fonds de roulement pour améliorer votre liquidité lorsque cela est nécessaire.⁵ Créez des comptes bancaires virtuels distincts pour séparer les flux de trésorerie et améliorer la visibilité sur les différents aspects de vos opérations, grâce à des analyses en temps réel couvrant les activités comptables et les flux de trésorerie pour tous les paiements et tous les comptes.
- Trésorerie à haut rendement : Faites fructifier votre argent inutilisé grâce à des comptes de trésorerie adossés aux fonds monétaires Morgan Stanley et BlackRock, qui offrent un rendement annualisé pouvant atteindre 3,86 %.⁶
- Carte Visa Platinum Slash : Obtenez jusqu'à 2 % de remise en argent sur toutes les dépenses effectuées avec la carte d'entreprise ; définissez des règles de dépenses par catégorie, commerçant ou équipe ; et émettez un nombre illimité de cartes virtuelles pour les paiements récurrents aux fournisseurs ou pour contrôler l'accès des employés.
- Intégrations comptables : Synchronisez vos transactions directement avec QuickBooks pour mettre automatiquement à jour votre comptabilité. Slash se connecte également via Plaid et prend en charge l'importation de données à partir d'outils tels que Xero, ce qui facilite son intégration dans les flux de travail comptables existants.
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Questions fréquentes
Comment les outils d'automatisation AP s'intègrent-ils aux autres systèmes d'entreprise ?
Les outils d'automatisation des comptes fournisseurs s'intègrent en synchronisant directement les données relatives aux paiements, aux factures et aux fournisseurs avec vos systèmes financiers existants, ce qui réduit la saisie manuelle des données et le travail de rapprochement. Slash offre une synchronisation bidirectionnelle avec QuickBooks et prend en charge l'importation de données depuis Xero, permettant ainsi aux entreprises d'intégrer l'automatisation des comptes fournisseurs dans leurs workflows comptables et bancaires existants.
Comment les prestataires garantissent-ils la conformité et la déclaration dans le cadre des activités liées aux comptes fournisseurs ?
Les fournisseurs de services de comptabilité fournisseurs facilitent la conformité et la production de rapports en mettant en œuvre des workflows d'approbation, en conservant des pistes d'audit et en standardisant les processus de facturation et de paiement. Slash intègre ces contrôles directement dans notre plateforme, offrant ainsi aux équipes les outils dont elles ont besoin pour assurer la cohérence des rapports et la centralisation des enregistrements nécessaires aux processus de conformité et d'audit.
